Ukrywanie wrażliwych danych w pliku PDF

Chcą Państwo udostępnić plik PDF, ale zawiera on dane, których odbiorca nie powinien widzieć: numer PESEL, IBAN, adres lub wysokość wynagrodzenia. Narysowanie czarnego prostokąta na tekście nie wystarczy: tekst nadal znajduje się pod spodem i można go skopiować. To ryzyko w kontekście RODO. Dlatego należy skorzystać z funkcji Redaguj: wtedy tekst zostaje rzeczywiście usunięty z pliku PDF.

Krok 1: edycja pliku PDF

1. Najpierw proszę zrobić kopię pliku PDF, aby zachować oryginał.
2. Proszę otworzyć kopię i wybrać w prawym górnym rogu Edytuj (lub kliknąć na Edytuj PDF).
3. Proszę kliknąć na zakładkę Redaguj (1).

Krok 2: oznaczanie tego, co ma zostać usunięte

• Ręcznie: proszę kliknąć na Oznacz do redakcji i zaznaczyć przeciągnięciem tekst lub obszar, który ma zostać usunięty.
• Wyszukiwanie: proszę kliknąć na Znajdź i zredaguj, wpisać na przykład numer PESEL lub nazwisko i zaznaczyć wszystkie znalezione miejsca jednocześnie. Przydatne, gdy coś pojawia się wielokrotnie.
• Całe strony: proszę wybrać Redaguj strony i podać numery stron, na przykład 2, 5-7.

Zaznaczone fragmenty otrzymują ramkę. Nie są jeszcze usunięte: zaznaczenie można jeszcze cofnąć.

Krok 3: zastosowanie zmian

1. Proszę kliknąć na Zastosuj redakcje.
2. Euro-Office ostrzega, że informacje zostaną trwale usunięte. Proszę kliknąć na Zatwierdź.
3. W miejscu tekstu pojawia się teraz czarny prostokąt. Tekst pod spodem rzeczywiście zniknął.

Pułapki

• Redagowania nie można cofnąć po zapisaniu. Dlatego należy zawsze pracować na kopii i przechowywać oryginał w bezpiecznym miejscu.
• Proszę sprawdzić również to, czego nie widać: czy nazwisko znajduje się także w nazwie pliku, tytule dokumentu lub w komentarzu? Proszę usunąć komentarze i nadać plikowi neutralną nazwę.
• W przypadku zeskanowanego pliku PDF (zdjęcia papierowego dokumentu) wyszukiwanie niczego nie znajdzie, ponieważ nie ma tam tekstu. W takim przypadku proszę zaznaczyć ręcznie.
• Jeśli następnie wysyłają Państwo plik PDF mailem lub w formie linku, proszę udostępnić wyłącznie zredagowaną kopię.