Udostępnianie osobie spoza Państwa organizacji

Klient, Państwa księgowy lub wolontariusz nie posiada konta w Państwa WebOké Nextcloud. Mimo to mogą Państwo z nimi współpracować. Istnieją dwa sposoby.

Sposób 1: link publiczny (najczęściej używany)

Proszę utworzyć link publiczny tak jak w Tworzenie linku publicznego (do odczytu lub edycji), najlepiej zabezpieczyć go hasłem i ustawić datę wygaśnięcia (Hasło i data wygaśnięcia linku), a następnie wysłać link do odbiorcy. Jeśli odbiorca ma mieć możliwość współedytowania, proszę wybrać Może modyfikować.

Odbiorca klika w link i dokument otwiera się w Euro-Office w przeglądarce. Nie jest potrzebne żadne konto ani program. Jeśli link jest zabezpieczony hasłem, odbiorca najpierw je wpisuje. Następnie Euro-Office prosi o podanie imienia (1). To imię pojawia się przy zmianach, komentarzach i w czacie. Jeśli odbiorca nic nie wpisze, zostanie wyświetlony jako Gość.

Jeśli znajdują się Państwo w tym samym dokumencie w tym samym czasie, współpraca przebiega tak jak ze współpracownikiem: zmiany widoczne są na bieżąco (zob. Jednoczesna praca nad dokumentem).

Sposób 2: udostępnianie przez Udostępnienia zewnętrzne

W polu pod Udostępnienia zewnętrzne na pasku bocznym udostępniania proszę wpisać adres e-mail (1) i wybrać adres z listy za pomocą ikony koperty (2). Podobnie jak w przypadku współpracownika, proszę wybrać uprawnienia dla danej osoby i kliknąć Zapisz udostępnienie. Państwa WebOké Nextcloud utworzy spersonalizowany link dla tej osoby i wyśle go e-mailem. Dzięki temu na pasku bocznym udostępniania widzą Państwo dokładnie, z kim udostępniono plik, i mogą Państwo zatrzymać udostępnianie dla danej osoby.

Jeśli druga osoba również korzysta z Nextcloud, na przykład w innej firmie, proszę wpisać jej federacyjny identyfikator Cloud ID, który wygląda jak nazwa@cloud.przyklad.nl. Plik pojawi się wówczas po prostu w Nextcloud tej osoby.

Bezpieczne udostępnianie osobom spoza organizacji

• Prawa do edycji proszę nadawać tylko wtedy, gdy jest to naprawdę konieczne. Do samego odczytu wystarczy opcja Tylko podgląd.
• Proszę zabezpieczyć link hasłem i ustawić datę wygaśnięcia (Hasło i data wygaśnięcia linku).
• Proszę udostępniać sam plik, a nie cały folder, chyba że druga osoba rzeczywiście powinna widzieć wszystko w tym folderze.
• Jeśli dokument jest poufny, proszę zastosować znak wodny (Używanie znaku wodnego).
• Po zakończeniu pracy proszę wybrać w menu linku opcję Zatrzymaj udostępnianie.

Wskazówka: wszystko pozostaje w Państwa własnej WebOké Cloud, w Europie. Nie wysyłają Państwo kopii, więc zawsze wiadomo, która wersja jest najnowsza.