Klient dostarcza pliki za pomocą prośby o plik z hasłem i datą końcową

Pytanie: "Moi klienci muszą dostarczać dokumenty: paski wynagrodzeń, faktury, zdjęcia. Wysyłanie dużych plików mailem nie działa dobrze i nie jest bezpieczne. Jak zorganizować, żeby klienci umieszczali pliki u mnie, bez dostępu do czegokolwiek innego?"

Rozwiązanie: prośba o plik dla każdego klienta, we własnym folderze, z hasłem i datą końcową. Klient przesyła pliki przez przeglądarkę i nie potrzebuje konta.

Krok 1: folder dla każdego klienta

1. W aplikacji Pliki utwórz folder na dostarczane dokumenty, na przykład Dostawy.
2. Utwórz w nim folder dla każdego klienta, na przykład Dostawy/Piekarnia De Linde 2026 (zobacz Tworzenie, przenoszenie, kopiowanie i zmiana nazwy katalogów).

Dzięki temu klient nigdy nie ma dostępu do plików innego klienta, a Państwo od razu wiedzą, od kogo pochodzi dany plik.

Krok 2: utworzenie prośby o plik

1. Kliknij Nowy i wybierz Utwórz prośbę o plik.
2. W polu Temat prośby wpisz, o co Państwo proszą, na przykład "Dokumenty roczne 2026".
3. W polu Miejsce docelowe przesyłania wybierz folder danego klienta.
4. W polu Notatka dla odbiorcy wpisz dokładnie, czego Państwo potrzebują i do kiedy. Ten tekst klient zobaczy na górze strony przesyłania.

Krok 3: hasło i data końcowa

1. Kliknij Kontynuuj.
2. Zaznacz opcję Ustaw datę ważności zgłoszenia i wybierz datę kilka dni po terminie.
3. Zaznacz opcję Ustaw hasło i wybierz hasło.
4. Kliknij Kontynuuj i skopiuj Udostępnij link za pomocą przycisku po prawej stronie pola.

Krok 4: wysłanie linku i hasła

Link wysyła Pan/Pani do klienta samodzielnie, na przykład e-mailem. Hasło prosimy wysłać innym kanałem: SMS-em, przez WhatsApp lub telefonicznie. Dzięki temu osoba, która przechwyci e-mail, nie będzie mogła jeszcze nic zrobić z samym linkiem.

Klient otwiera link, wpisuje hasło i klika Wysyłanie lub przeciąga swoje pliki do okna. Widzi tylko Państwa notatkę i przycisk przesyłania, a nie zawartość folderu.

Krok 5: śledzenie przesłanych plików

• W aplikacji Aktywność oraz na karcie Aktywność folderu widać, co i kiedy zostało przesłane (zobacz Rozmowa i aktywność przy pliku).
• Po dacie końcowej link automatycznie przestaje działać. Jeśli zakończą Państwo wcześniej, prosimy usunąć udostępnienie na karcie Udostępnij folderu lub w sekcji Udostępnienia i Prośba o plik.
• Dla każdego klienta warto przygotować nową prośbę co rok lub na każde zlecenie. Dzięki temu wszystko pozostaje uporządkowane i rozdzielone.

Uwaga: pliki przesyłane przez klientów wliczają się do Państwa przestrzeni dyskowej (zobacz Kto korzysta z udostępnionych plików, wykorzystuje Pana/Pani przestrzeń dyskową). Prosimy więc usuwać stare dostawy lub je archiwizować.

Więcej informacji o samej prośbie o plik znajduje się w Przesyłanie plików przez innych: miejsce na przesyłanie i prośba o plik.