Załączniki i duże pliki

Moduł 3: Pisanie wiadomości · Czas czytania: 11 min

Cel lekcji: Po tej lekcji potrafią Państwo obliczyć, czy pliki zmieszczą się w jednej wiadomości, rozumieją Państwo, dlaczego załącznik rośnie podczas wysyłania, i przy dużych plikach wybierają Państwo właściwą drogę: zmniejszenie, konwersję lub link do udostępniania.

Kluczowe pojęcia: MIME, base64, limit wiadomości, maksymalny rozmiar załącznika, serwer odbiorcy, link do udostępniania, data wygaśnięcia, PDF, zmniejszanie zdjęć, przypomnienie o załączniku, vCard

Załącznik zamienia się w tekst

Poczta e-mail została kiedyś zaprojektowana do przesyłania zwykłego tekstu. Zdjęcie, plik PDF czy arkusz kalkulacyjny składają się z dowolnych bajtów, których nie da się tak po prostu dołączyć. Dlatego istnieje MIME: standard, który dzieli wiadomość na części, a każda część ma nagłówek określający, czym jest (na przykład Content-Type: application/pdf) i jak została zapakowana. W przypadku plików tym opakowaniem jest prawie zawsze base64.

Base64 zamienia każde 3 bajty pliku na 4 czytelne znaki (RFC 2045). Wynik jest więc mniej więcej o jedną trzecią większy od oryginału. Zdjęcie o rozmiarze 3 MB zajmuje w wiadomości około 4 MB. Tak wygląda początek takiego załącznika, gdy wyświetlą Państwo źródło wiadomości:

Content-Type: application/pdf; name="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Disposition: attachment; filename="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Transfer-Encoding: base64

JVBERi0xLjcKJcfsj6IKNSAwIG9iago8PC9MZW5ndGggNiAwIFIvRmlsdGVyIC9GbGF0ZURl
Y29kZT4+CnN0cmVhbQp4nO1dW4/bNhJ+968wFigQoGBMhfVL6UNBRoqnSuUMIqI3Lff1Uq...

Każdy wiersz tego ciągu znaków to fragment Państwa pliku PDF. Odbiorca nic z tego nie widzi: jego program pocztowy zamienia to z powrotem na oryginalny plik.

Obliczenia: czy zmieści się w jednej wiadomości?

Każdy serwer pocztowy ma limit wiadomości: największą wiadomość, jaką przyjmie, mierzoną po zapakowaniu. W WebOké wynosi on 50 MB na wiadomość, na wszystkich serwerach pocztowych. Ponieważ base64 powiększa wszystko o jedną trzecią, w jednej wiadomości mieści się około 36 MB załączników. Tę liczbę widzą Państwo również w poczcie przez przeglądarkę jako maksymalny rozmiar pliku przy dodawaniu załącznika.

Praktyczna zasada do samodzielnego obliczenia:

1. Proszę zsumować rozmiary wszystkich załączników.
2. Jeśli suma przekracza około 36 MB, nie zmieści się w jednej wiadomości w WebOké.
3. Jeśli jest mniejsza, zmieści się na Państwa serwerze. To jednak dopiero połowa historii.

Druga połowa to serwer odbiorcy. On również ma limit wiadomości, często niższy niż 50 MB. Wiele usług przyjmuje wiadomości do około 20 do 25 MB, ale różni się to w zależności od usługi i może się zmieniać. Jeśli wiadomość jest za duża dla odbiorcy, otrzymają Państwo komunikat o błędzie, często z kodem 552 lub słowami „message too big” albo „message size exceeds”. Państwa wiadomość została wtedy wysłana, ale nie dotarła.

Dlatego druga, ostrożniejsza zasada: przy załącznikach powyżej 15 do 20 MB dla osoby spoza Państwa organizacji lepiej wybrać link do udostępniania. Wtedy nie trzeba zgadywać.

Proszę też pamiętać: wiadomość z dużymi załącznikami trafi do Państwa folderu Wysłane oraz do skrzynki odbiorcy. U obu stron wlicza się do przestrzeni dyskowej (lekcja 5.4). Jeśli wyślą Państwo ten sam plik 20 MB do pięciu osób, będzie on zapisany pięć razy u odbiorców i raz u Państwa.

Zmniejszanie: najpierw największy zysk

Zanim utworzą Państwo link do udostępniania, warto sprawdzić, czy plik można zmniejszyć. Nie wszystkie pliki mają rozmiar proporcjonalny do swojej zawartości.

• Zdjęcia z telefonu lub aparatu mają często po kilka MB każde, ponieważ są zapisywane w pełnej rozdzielczości. Do wyświetlenia na ekranie wystarcza ułamek tego. Zmniejszenie zdjęcia na przykład do szerokości 2000 pikseli zwykle zmniejsza je wielokrotnie, bez widocznej różnicy na ekranie. To prawie zawsze największy zysk.
• Dokumenty: oferta w formacie .docx może być duża z powodu wstawionych obrazów, a u odbiorcy czasem wygląda inaczej. Plik PDF jest często mniejszy, wszędzie wygląda tak samo i nie można go przypadkowo zmienić.
• Zeskanowane dokumenty to obrazy. Proszę skanować w niższej rozdzielczości lub w czerni i bieli, jeśli kolor nie jest potrzebny.
• Pakowanie do ZIP pomaga przy plikach tekstowych i arkuszach kalkulacyjnych, ale prawie nic nie daje przy zdjęciach, wideo i plikach PDF: są one już skompresowane.

W przypadku wideo zmniejszanie często nie wystarcza. Kilkuminutowy film łatwo przekracza 36 MB. Wtedy jedyną dobrą drogą jest link do udostępniania.

Link do udostępniania: plik zostaje na miejscu, podróżuje link

Korzystając z linku do udostępniania, umieszczają Państwo plik w magazynie online, takim jak Nextcloud lub inna chmura, i wysyłają tylko link. Wiadomość pozostaje mała, odbiorca pobiera plik, kiedy chce, a Państwo mogą później unieważnić link.

Dobry link do udostępniania ma:

• datę wygaśnięcia, aby plik nie pozostawał publiczny przez lata;
• hasło przy plikach poufnych, przekazane innym kanałem (SMS lub telefon), a nie w tej samej wiadomości;
• tylko odczyt, chyba że druga osoba naprawdę musi coś odesłać.

Pułapka: link do udostępniania bez hasła działa dla każdego, kto go ma. Jeśli odbiorca prześle Państwa wiadomość dalej, kolejny odbiorca również uzyska dostęp do pliku. Przy danych osobowych lub ofertach hasło i data wygaśnięcia nie są więc luksusem.

Inna pułapka: niektórzy odbiorcy nie ufają linkom, i słusznie, biorąc pod uwagę cały phishing (lekcja 2.4). Dlatego warto napisać w wiadomości, czego mogą się spodziewać: „Otrzymają Państwo link do naszego Nextcloud, plik nazywa się foto's-bruiloft.zip, a link działa do 1 czerwca.”

Zapomniane załączniki i wizytówka

Kto nigdy nie napisał „w załączniku” i potem niczego nie dołączył? Poczta przez przeglądarkę może Państwa ostrzec: dzięki opcji Włącz przypominanie o brakującym załączniku przy kliknięciu Wyślij sprawdza, czy tekst zawiera słowa takie jak „załącznik”, mimo że nie dodano żadnego załącznika. To przypomnienie jest domyślnie wyłączone; można je włączyć w Ustawienia > Tworzenie wiadomości.

Za pomocą Dołącz plik vCard wysyłają Państwo kontakt z książki adresowej jako wizytówkę (plik .vcf). Odbiorca jednym kliknięciem dodaje go do własnej książki adresowej. To wygodne, gdy chcą Państwo przekazać komuś dane współpracownika lub dostawcy. Więcej o vCard w lekcji 7.2.

W praktyce: tak to działa w poczcie przez przeglądarkę

W oknie Utwórz dodają Państwo załącznik przyciskiem Załącz u góry lub przyciskiem Dołącz plik po prawej stronie, albo przeciągają plik do pola po prawej. Tam widać także maksymalny rozmiar pliku. Przypomnienie o zapomnianych załącznikach znajduje się w Ustawienia > Tworzenie wiadomości. Kroki opisuje Podręcznik Roundcube. W innych systemach poczty przez przeglądarkę działa to podobnie, ale limit na wiadomość zależy od dostawcy.

Podsumowanie

• Załączniki są pakowane jako tekst za pomocą base64 i przez to rosną mniej więcej o jedną trzecią (3 bajty stają się 4 znakami).
• W WebOké wiadomość może mieć 50 MB; to około 36 MB załączników.
• Serwery odbiorców często przyjmują mniej; przy dużych plikach dla osób z zewnątrz lepiej użyć linku do udostępniania.
• Najpierw proszę zmniejszyć zdjęcia i przekonwertować dokumenty do PDF; pakowanie do ZIP nie pomaga przy zdjęciach i wideo.
• Link do udostępniania otrzymuje datę wygaśnięcia, a przy plikach poufnych hasło przekazane innym kanałem.

Quiz

Zadanie

Zadanie A3.3: Czy zmieści się w jednej wiadomości? Proszę przyjąć praktyczną zasadę obowiązującą w WebOké: około 36 MB załączników mieści się w jednej wiadomości o rozmiarze 50 MB, ponieważ base64 powiększa wszystko mniej więcej o jedną trzecią. Dla sytuacji od 1 do 3 proszę wybrać „mieści się” lub „nie mieści się, link do udostępniania”. (1) Sanne wysyła Ahmedowi dwa pliki PDF: ofertę o rozmiarze 3 MB i plan kwiatowy o rozmiarze 5 MB. (2) Daan chce wysłać Sanne film z budowy łuku weselnego; plik ma 120 MB. (3) Sanne chce wysłać Ahmedowi w jednej wiadomości dwanaście zdjęć wcześniejszych bukietów ślubnych, każde po 3,5 MB, prosto z aparatu. Pytanie 4: Sanne musi zrobić miejsce na inną wiadomość i może najpierw zmniejszyć jeden plik. Który plik Państwo wybiorą: (a) offerte-bruiloft.pdf o rozmiarze 0,4 MB, (b) bruidsboeket.jpg o rozmiarze 9 MB prosto z aparatu, (c) prijslijst.docx o rozmiarze 0,2 MB? Program porównuje Państwa cztery odpowiedzi z kluczem i pokazuje obliczenia dla każdej sytuacji.

Dalsza lektura

Opisane kroki w poczcie przez przeglądarkę dotyczą poczty WebOké; w innych systemach poczty przez przeglądarkę działa to podobnie.

• Roundcube Webmail 4.3: Wysyłanie załączników
• E-mail odrzucony: wiadomość zbyt duża
• Komunikaty o błędach 1.6: 552: pełna skrzynka lub zbyt duża wiadomość
• Bezpłatny kurs Poczta e-mail w porządku: konfiguracja i prawidłowe dostarczanie 3.2: Przechowywanie, limity (quota) i pełna skrzynka pocztowa
• RFC 2045, MIME część 1, sekcja 6.8 o base64 (w języku angielskim): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2045