Wiele adresów i skrzynek pocztowych

Moduł 4: Państwo jako nadawca · Czas czytania: 11 min

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo znali różnicę między adresem a skrzynką pocztową, wybiorą Państwo w każdej sytuacji najlepszy z czterech sposobów pracy z wieloma adresami i ustalą Państwo dobre zasady korzystania ze wspólnej skrzynki.

Kluczowe pojęcia: skrzynka pocztowa, adres, alias, przekierowanie (forwarder), dodatkowa tożsamość, połączenie innej skrzynki, przełącznik skrzynek, okno prywatne, program pocztowy, wspólna skrzynka, flagi

Adres to nie to samo co skrzynka pocztowa

Wiele osób używa określeń "adres e-mail" i "skrzynka pocztowa" zamiennie. W tej lekcji ta różnica jest ważna.

• Skrzynka pocztowa to miejsce na serwerze, z własnymi folderami, własnym limitem przestrzeni i własnym hasłem. Logują się Państwo do niej.
• Adres to tylko nazwa, na którą przychodzi poczta. Każda skrzynka ma adres, ale adres nie musi mieć własnej skrzynki. Adres bez własnej przestrzeni, który przekazuje pocztę dalej, nazywa się przekierowaniem (ang. forwarder, inaczej alias). Nie można się na nie zalogować.

Przykład: sanne@example.com to skrzynka pocztowa. info@example.com może być drugą skrzynką, z własnym hasłem i własnymi folderami. Może to być jednak także przekierowanie, które przesyła całą pocztę do sanne@. Dla osoby wysyłającej wiadomość nie ma różnicy. Dla Sanne jest: w pierwszym przypadku musi sprawdzać dwa miejsca, w drugim wszystko trafia do jednego folderu Odebrane.

Wybór zależy od jednego pytania: czy poczta ma pozostać w osobnym miejscu, czy może trafiać do konkretnej osoby? Poczta dla księgowości, którą czyta księgowy, a później także jego następca, powinna trafiać do osobnej skrzynki. Poczta na adres bestellingen@, która i tak zawsze trafia do Sanne, może być przekierowaniem.

Cztery sposoby pracy z wieloma adresami

1. Dodatkowa tożsamość z przekierowaniem

Jeśli poczta na drugi adres i tak trafia do Państwa, ustawiają Państwo ten adres jako przekierowanie do własnej skrzynki i tworzą w poczcie przez przeglądarkę dodatkową tożsamość (lekcja 4.1). Czytają Państwo wszystko w jednym miejscu, a w polu Nadawca wybierają, z którego adresu odpowiadają. Kontrola nadawcy na serwerze na to pozwala, ponieważ adres przekierowuje pocztę do Państwa skrzynki.

Dobre rozwiązanie dla: jednej osoby z kilkoma adresami. Nieodpowiednie, jeśli poczta z tego adresu ma być przechowywana osobno.

2. Połączenie innej skrzynki i przełączanie

Jeśli mają Państwo naprawdę dwie skrzynki, każdą z własnym hasłem, mogą Państwo połączyć drugą z dodatkową tożsamością. Wpisują Państwo w tym celu nazwę serwera, adres i hasło drugiej skrzynki. Następnie nad listą folderów pojawia się przełącznik skrzynek: jedno kliknięcie i są Państwo w drugiej skrzynce, z jej własnymi folderami i pocztą, bez ponownego logowania. To, co Państwo wtedy wyślą, wychodzi z tej skrzynki i trafia do jej własnego folderu Wysłane.

Dobre rozwiązanie dla: osoby, która regularnie pracuje w dwóch lub trzech skrzynkach i nie chce ciągle się wylogowywać. Uwaga: jeśli później zmienią Państwo hasło połączonej skrzynki, należy je zmienić także w ustawieniach tożsamości. W poczcie przez przeglądarkę WebOké można łączyć tylko skrzynki, które znajdują się w WebOké.

3. Dwie skrzynki obok siebie w oknie prywatnym

Przeglądarka zapamiętuje dla każdego okna, kto jest zalogowany (lekcja 1.3). Jeśli otworzą Państwo okno prywatne (w Chrome i Edge: incognito), to okno ma własną, pustą sesję. Mogą się w nim Państwo zalogować do drugiej skrzynki, podczas gdy pierwsza pozostaje otwarta w zwykłym oknie. Po zamknięciu okna prywatnego to logowanie znika.

Dobre rozwiązanie dla: okazjonalnego zajrzenia do innej skrzynki, bez żadnych ustawień. Niewygodne, jeśli robią to Państwo codziennie.

4. Program pocztowy z wieloma kontami

Program pocztowy, taki jak Thunderbird, Outlook czy Apple Mail, wyświetla kilka kont obok siebie, z jedną listą nieprzeczytanych wiadomości i powiadomieniami o wszystkim. Działa przez IMAP (lekcja 1.2), więc widzą Państwo tę samą pocztę co w przeglądarce. Pocztę można też czytać bez połączenia z internetem, na przykład w pociągu.

Dobre rozwiązanie dla: osób, które przez cały dzień pracują z wieloma skrzynkami. Można go bez problemu łączyć z pocztą przez przeglądarkę.

Wspólna skrzynka dla kilku osób

Często spotykany układ: info@example.com to osobna skrzynka, do której zaglądają zarówno Sanne, jak i Daan. To dobrze działa, jeśli wiedzą Państwo, jak IMAP to zapamiętuje, i ustalą kilka zasad.

Serwer udostępnia wszystkim flagi: przeczytana, z odpowiedzią, oznaczona. Jeśli Daan otworzy wiadomość, u Sanne również będzie widoczna jako przeczytana. Jeśli Sanne odpowie na nią z adresu info@, wiadomość otrzyma strzałkę oznaczającą odpowiedź i Daan także to zobaczy. Folder Wysłane skrzynki info@ pokazuje, co zostało wysłane w imieniu info@, niezależnie od tego, kto to wysłał.

I tu kryją się pułapki:

• "Przeczytana" nie znaczy "załatwiona". Daan otwiera wiadomość, widzi, że jest dla Sanne, i ją zostawia. Sanne widzi ją jako przeczytaną i pomija. Nikt nie odpowiada.
• Podwójne odpowiedzi. Sanne i Daan otwierają to samo pytanie w tym samym czasie i oboje odpowiadają, podając nieco inne informacje.
• Odpowiedź z niewłaściwej skrzynki. Daan wysyła odpowiedź ze swojej skrzynki zamiast z info@. Odpowiedź nie trafia wtedy do wspólnego folderu Wysłane i Sanne nie wie, że sprawa jest już załatwiona.

Kilka zasad, które temu zapobiegają:

1. Kto zajmuje się wiadomością, oznacza ją (flaga) lub przenosi do folderu "W trakcie". Kto widzi oznaczoną wiadomość, zostawia ją.
2. Odpowiedzi zawsze wychodzą z adresu info@, aby trafiały do wspólnego folderu Wysłane. Kto odpowiada ze swojej skrzynki, dodaje info@ w polu Cc.
3. Załatwione sprawy trafiają do folderu Archiwum. W folderze Odebrane jest tylko to, co jeszcze trzeba zrobić (lekcja 5.2).
4. Każda osoba ma własną tożsamość w ramach info@, na przykład "Daan | Bloemenatelier Example", aby klient wiedział, kto mu odpowiada.

Jeszcze jedna rzecz: jeśli hasło do info@ zna kilka osób, po odejściu współpracownika trzeba je zmienić i przekazać pozostałym. Przy połączonej skrzynce (sposób 2) należy je potem zmienić także w ustawieniach tożsamości.

W praktyce: tak to działa w poczcie przez przeglądarkę

Dodatkową tożsamość tworzą Państwo w Ustawienia > Tożsamości > Utwórz. Tam znajduje się również sekcja Połącz inną skrzynkę, z opcją Włącz i danymi drugiej skrzynki. Po zapisaniu przełączają się Państwo za pomocą przełącznika nad listą folderów. Przekierowanie i nową skrzynkę tworzą Państwo w panelu zarządzania hostingiem (w WebOké jest to DirectAdmin). Okno prywatne otwierają Państwo skrótem Ctrl+Shift+N (Chrome, Edge) lub Ctrl+Shift+P (Firefox). Kroki opisuje Podręcznik Roundcube. W innych usługach poczty przez przeglądarkę działa to podobnie; Gmail i Outlook.com mają na przykład własne sposoby dodawania drugiego konta.

Podsumowanie

• Skrzynka pocztowa ma własną przestrzeń i hasło; przekierowanie to tylko adres, który przesyła pocztę dalej.
• Dodatkowa tożsamość z przekierowaniem: jedna osoba, kilka adresów, wszystko w jednym miejscu.
• Połączenie innej skrzynki: przełączanie między prawdziwymi skrzynkami bez ponownego logowania.
• Okno prywatne do okazjonalnego użytku, program pocztowy dla osób, które przez cały dzień pracują z wieloma skrzynkami.
• We wspólnej skrzynce wszyscy użytkownicy dzielą flagi; należy ustalić, kto czym się zajmuje, i odpowiadać ze wspólnego adresu.

Quiz

Zadanie

Zadanie A4.3: Który sposób pasuje? Proszę przeczytać cztery sytuacje i dla każdej wybrać najlepszy sposób: "dodatkowa tożsamość z przekierowaniem", "połączenie innej skrzynki", "okno prywatne" lub "program pocztowy". (1) Sanne chce wysyłać pocztę także jako bestellingen@example.com; ten adres nie ma własnej skrzynki, a cała poczta na niego może po prostu trafiać do jej własnego folderu Odebrane. (2) Daan ma własną skrzynkę i zarządza też skrzynką boekhouding@example.com, która ma własne hasło i znajduje się u tego samego dostawcy; pracuje w poczcie przez przeglądarkę i chce kilka razy dziennie przełączać się między nimi jednym kliknięciem, bez ponownego logowania. (3) Sanne chce na swoim laptopie jeden raz zajrzeć do skrzynki stażysty, obok własnej skrzynki, bez żadnych ustawień, a potem laptop nie powinien niczego zapamiętać. (4) Daan pracuje przez cały dzień z czterema skrzynkami, chce otrzymywać powiadomienia o nowej poczcie ze wszystkich czterech i chce czytać pocztę w pociągu bez połączenia z internetem. Dla każdej sytuacji wybierają Państwo odpowiedź z listy; program porównuje ją z kluczem i dla każdej sytuacji wyjaśnia dlaczego.

Dalsza lektura

Opisane kroki w poczcie przez przeglądarkę dotyczą poczty WebOké; w innych usługach działa to podobnie.

• Roundcube Webmail 5.3: Wysyłanie z innego adresu
• Roundcube Webmail 5.4: Korzystanie z kilku skrzynek pocztowych
• Wysyłanie wiadomości z wielu aliasów, błąd: Account xxx can not send emails from
• Tworzenie nowego adresu e-mail/skrzynki pocztowej
• Przekierowywanie wiadomości e-mail na inny adres (forwardery, catch-all odradzamy)
• Bezpłatny kurs Poczta e-mail w porządku: konfiguracja i prawidłowe dostarczanie 3.3: Aliasy, przekierowania i catch-all: przydatne, ale z ryzykiem
• IMAP czy POP3: czym się różnią i który wybrać?