Wyszukiwanie jak profesjonalista

Moduł 5: Porządkowanie i wyszukiwanie · Czas czytania: 9 min

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo umieli dobrać do każdego wyszukiwania właściwe pole, typ, datę i zakres oraz zrozumieją Państwo, dlaczego webmail czasem czegoś nie znajduje.

Kluczowe pojęcia: pole wyszukiwania, opcje wyszukiwania, Zakres, Cała wiadomość, Typ, IMAP SEARCH, czyszczenie wyszukiwania

Wyszukiwanie odbywa się na serwerze

Gdy szukają Państwo czegoś w webmailu, pocztę przeszukuje nie przeglądarka, lecz serwer poczty. Webmail wysyła przez IMAP polecenie wyszukiwania (IMAP SEARCH) do serwera, na przykład: "podaj mi wiadomości w folderze Odebrane, których nadawca zawiera ahmed". Serwer odsyła numery pasujących wiadomości, a webmail je wyświetla.

To wyjaśnia kilka rzeczy:

• Wyszukiwanie działa równie szybko na starym laptopie jak na szybkim komputerze, ponieważ całą pracę wykonuje serwer.
• Przeszukują Państwo wszystko, co znajduje się na serwerze, również wiadomości sprzed lat, których program pocztowy już nie pobrał.
• Czego serwer nie widzi jako tekstu, tego nie znajdzie. Tekst w załączniku, na przykład w pliku PDF lub dokumencie Word, nie jest przeszukiwany. Słowa, które występuje tylko w ofercie dołączonej jako załącznik, więc Państwo nie znajdą. W takim przypadku prosimy szukać według nadawcy, tematu lub okresu.

Gdzie szukać: pola

Domyślnie webmail szuka w temacie i w nadawcy. Strzałką w polu wyszukiwania otwierają Państwo opcje wyszukiwania i sami wybierają, gdzie webmail ma szukać. Można włączyć kilka pól jednocześnie; wiadomość jest wtedy wynikiem, jeśli słowo występuje w co najmniej jednym z tych pól.

Są też pola Odpowiedź do i Kontynuacja do, dla nagłówków o tych nazwach. Rzadko są potrzebne.

Dlaczego nie zawsze Cała wiadomość? Ponieważ wtedy wyników jest znacznie więcej. Jeśli szukają Państwo "example.net" w całej wiadomości, znajdą Państwo nie tylko pocztę od Ahmeda, ale każdą wiadomość, w której ta domena gdziekolwiek występuje: w podpisie, w przekazanej wiadomości, w nagłówku dodanym przez serwer. Im bardziej konkretne pole, tym krótsza lista.

Typ i data: dalsze zawężanie listy

W polu Typ wybierają Państwo, jakie wiadomości chcą zobaczyć: Wszystkie, Nieprzeczytane, Oznaczone, Bez odpowiedzi, Usunięte, Nieusunięte, Z załącznikiem lub Priorytet. Działa to również bez słowa kluczowego. Jeśli w folderze Wysłane wybiorą Państwo tylko Typ Z załącznikiem, zobaczą Państwo wszystko, co wysłali Państwo z załącznikiem.

W polu Data wybierają Państwo okres: młodsza lub starsza niż tydzień, miesiąc albo rok. "Starsza niż rok" przydaje się przy porządkach (lekcja 5.4), "młodsza niż miesiąc", gdy wiedzą Państwo, że wiadomość jest niedawna.

Typ, data i słowo kluczowe działają razem. Każde dodatkowe kryterium skraca listę.

Zakres: w których folderach

Zakres określa, w których folderach serwer szuka:

• Bieżący folder: tylko folder, który mają Państwo otwarty. Najszybciej i najwęziej.
• Ten i podfoldery: otwarty folder oraz wszystkie foldery pod nim. Przydatne, gdy mają Państwo folder Klanten (klienci) z podfolderem dla każdego klienta albo archiwum podzielone na lata.
• Wszystkie foldery: każdy folder w skrzynce, również Wysłane, Spam i Kosz.

Przy wyszukiwaniu w kilku folderach naraz przy każdej wiadomości widać też, w jakim folderze się znajduje. Od razu widać więc, gdzie trafiła wiadomość, na przykład przez filtr.

Prosimy zwrócić uwagę na dwie rzeczy. Zakres jest względny: "Ten i podfoldery" oznacza co innego, gdy są Państwo w folderze Odebrane, a co innego, gdy są Państwo w folderze Klanten. Ponadto wiadomość wysłana przez Państwa znajduje się w folderze Wysłane, a nie w Odebrane. Szukając wiadomości, którą Państwo komuś wysłali, należy wybrać pole Odbiorca i zakres obejmujący folder Wysłane.

Sposób w trzech krokach

Jeśli czegoś Państwo szukają i nie wiedzą, od czego zacząć, prosimy przechodzić od wąskiego do szerokiego:

1. Co wiedzą Państwo na pewno? Nadawcę, słowo z tematu, mniej więcej kiedy. Wybierają Państwo pasujące do tego pole.
2. Gdzie wiadomość prawdopodobnie jest? Wybierają Państwo najmniejszy zakres, który na pewno wystarczy.
3. Nic nie znaleziono? Rozszerzają Państwo wyszukiwanie krok po kroku: dodają Treść, potem Wszystkie foldery, a dopiero na końcu Cała wiadomość. Warto też zajrzeć do folderów Spam i Kosz; przy zakresie Wszystkie foldery są one przeszukiwane automatycznie.

Jeśli nie są Państwo pewni całej nazwy, można szukać po jej części: samo nazwisko "Vries" znajdzie również "Sanne de Vries". Wielkość liter nie ma znaczenia.

Po wyszukiwaniu prosimy nie zapomnieć o wyczyszczeniu wyszukiwania krzyżykiem w polu wyszukiwania. W przeciwnym razie lista pozostanie przefiltrowana i może się wydawać, że brakuje poczty. Wybrane opcje zostają ponadto zachowane na następne wyszukiwanie. Kto dziwi się, że zwykłe wyszukiwanie nagle obejmuje wszystkie foldery, często zapomniał, że poprzednim razem tak to ustawił.

Wyszukiwanie w książce adresowej

Książka adresowa ma własne pole wyszukiwania. Szukają w nim Państwo po nazwie lub adresie, a przyciskiem Szukaj u góry dokładniej, na przykład po organizacji. Jest to niezależne od wyszukiwania w poczcie. Książkę adresową szerzej omawia moduł 7.

W praktyce: tak to działa w webmailu

Pole wyszukiwania znajduje się nad listą wiadomości; strzałka po jego prawej stronie otwiera opcje wyszukiwania z polami, Typ, Data i Zakres. Ikona koperty w polu wyszukiwania jednym kliknięciem pokazuje tylko nieprzeczytane wiadomości. Poszczególne kroki opisano w Podręczniku Roundcube w części Wyszukiwanie w poczcie. W innych webmailach działa to podobnie: Gmail i Outlook.com mają pasek wyszukiwania z opcjami zaawansowanymi, a Gmail obsługuje operatory wyszukiwania takie jak from: i has:attachment.

Podsumowanie

• Wyszukiwanie odbywa się na serwerze poczty (IMAP SEARCH); tekst w załącznikach nie jest przeszukiwany.
• Wybierają Państwo najbardziej konkretne pole: Nadawca, Odbiorca lub Temat dają mniej szumu niż Cała wiadomość.
• Typ i Data skracają listę, również bez słowa kluczowego.
• Zakres: Bieżący folder, Ten i podfoldery lub Wszystkie foldery. Własna wysłana poczta znajduje się w folderze Wysłane.
• Prosimy przechodzić od wąskiego do szerokiego i po zakończeniu wyczyścić wyszukiwanie.

Quiz

Zadanie

Zadanie A5.3: Które wyszukiwanie? Sanne ma w swojej skrzynce foldery Odebrane, Wysłane, Spam, Kosz, folder Klanten (klienci) z podfolderem dla każdego klienta oraz Archiwum podzielone na lata. Przy każdym pytaniu prosimy wybrać Zakres (Bieżący folder, Ten i podfoldery lub Wszystkie foldery) oraz pole wyszukiwania (Temat, Nadawca, Odbiorca, Treść lub Cała wiadomość). Za każdym razem prosimy wybrać najmniejszy zakres i najbardziej konkretne pole, które na pewno zadziała. 1. Sanne ma otwarty folder Odebrane. Wie na pewno, że wiadomość od ahmed@example.net nadal tam jest, ale nie ma pojęcia, jaki był temat. 2. Sanne szuka wiadomości, którą sama wysłała na adres levering@example.org. Nie wie, czy jest ona jeszcze w folderze Wysłane, czy już w którymś z folderów archiwum. 3. Sanne ma otwarty folder Klanten. Wie, że pewien klient napisał kiedyś słowo "rozenboog" w tekście swojej wiadomości, ale nie w temacie, i nie pamięta już, który to był klient. Program porównuje przy każdym pytaniu Państwa zakres i pole z kluczem odpowiedzi i przy każdym błędzie podaje wyjaśnienie.

Dalsza lektura

Opisane kroki w webmailu dotyczą webmaila WebOké; w innych webmailach działa to podobnie.

• Roundcube Webmail 9.1: Wyszukiwanie wiadomości w poczcie
• Roundcube Webmail 8.1: Dodawanie i wyszukiwanie kontaktów
• Przywracanie skrzynki pocztowej lub usuniętych wiadomości e-mail z kopii zapasowej
• RFC 9051, IMAP wersja 4rev2, z poleceniem SEARCH (po angielsku): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051