Do, Kopia, Ukryta kopia i Odpowiedź do

Moduł 3: Pisanie wiadomości · Czas czytania: 11 min

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo świadomie wybierać dla każdego odbiorcy pole Do, Kopia (Cc) lub Ukryta kopia (Bcc). Będą Państwo wiedzieć, co dokładnie robią Odpowiedz wszystkim, Odpowiedź do i przekazywanie wiadomości, i nie dopuszczą Państwo do wycieku adresów.

Kluczowe pojęcia: Do, Kopia (Cc), Ukryta kopia (Bcc), koperta, Odpowiedz wszystkim, Odpowiedz na listę, Odpowiedź do (Reply-To), Kontynuacja do, przekierowanie jako załącznik, naruszenie ochrony danych, dzienny limit

Trzy pola, trzy role

Podczas pisania wiadomości domyślnie widzą Państwo jedno pole na odbiorców. Plusem obok można dodać kolejne. Te pola nie są ozdobą: każde z nich mówi odbiorcy coś o jego roli.

• Do jest dla osoby, która ma coś zrobić lub od której oczekują Państwo odpowiedzi. Jeśli wpiszą Państwo w pole Do trzy osoby, wszystkie trzy poczują się wywołane do odpowiedzi. Albo żadna z nich, bo każda pomyśli, że zajmie się tym ktoś inny. Dlatego najlepiej wpisać w pole Do jedną osobę albo w pierwszym zdaniu napisać, kto co robi.
• Kopia (Cc, carbon copy, czyli kopia przez kalkę) jest dla osób, które czytają do wiadomości. Osoba w polu Kopia nie musi nic robić, ale wie, co się dzieje. Wszyscy odbiorcy widzą, kto jest w polu Kopia.
• Ukryta kopia (Bcc, blind carbon copy) jest dla osób, które dostają kopię, której pozostali nie powinni widzieć. Osoba w polu Ukryta kopia jest niewidoczna dla odbiorców w polach Do i Kopia, a odbiorcy ukrytej kopii nie widzą także siebie nawzajem.

Jak ukryta kopia może być niewidoczna, skoro wiadomość jednak dociera do tych osób? Wynika to z różnicy między kopertą a nagłówkami wiadomości z lekcji 1.1. Serwer pocztowy doręcza wiadomość na adresy z koperty (RCPT TO). Nagłówki To i Cc są tylko tekstem w wiadomości. Przy ukrytej kopii program pocztowy umieszcza adres na kopercie, ale usuwa nagłówek Bcc z wiadomości, którą dostają pozostali. Standard formatu wiadomości (RFC 5322) opisuje dokładnie takie zachowanie.

Ukryta kopia a RODO: widoczny adres może oznaczać naruszenie ochrony danych

Adres e-mail, taki jak ahmed@example.net, jest daną osobową: należy do możliwego do zidentyfikowania człowieka. Jeśli wyślą Państwo jedną wiadomość do czterdziestu klientów i wpiszą wszystkich w pole Do lub Kopia, każdy klient otrzyma adresy trzydziestu dziewięciu pozostałych. Oni nigdy się na to nie zgodzili.

RODO nazywa takie zdarzenie naruszeniem ochrony danych osobowych (art. 4 pkt 12 RODO): naruszeniem bezpieczeństwa, które prowadzi między innymi do nieuprawnionego ujawnienia danych osobowych. Mówiąc prościej: wyciekiem danych. To, czy trzeba je zgłosić organowi nadzorczemu, zależy od ryzyka dla osób, których dotyczy (art. 33 RODO). Czterdzieści adresów klientów kwiaciarni to coś innego niż czterdzieści adresów uczestników grupy wsparcia dla osób zadłużonych: w drugim przypadku już sam fakt, że ktoś jest na liście, ujawnia coś wrażliwego. W razie wątpliwości prosimy to udokumentować i sprawdzić, czy zgłoszenie jest konieczne. Kurs Bezpiecznie online omawia to szerzej.

Zasada jest prosta: jeśli piszą Państwo do grupy osób, które się nie znają (lub nie muszą się znać), prosimy wpisać je w pole Ukryta kopia, a siebie w pole Do. Dotyczy to także wyboru grupy z książki adresowej: webmail wpisuje wtedy wszystkie adresy w pole, którego Państwo używają.

Pułapka, o której mało kto wie: odbiorca ukrytej kopii, który kliknie Odpowiedz wszystkim, sam się ujawnia. Jego odpowiedź trafia do wszystkich w polach Do i Kopia, którzy nagle widzą, że miał ukrytą kopię. Jeśli wpisują Państwo kogoś w pole Ukryta kopia, żeby czytał do wiadomości, prosimy powiedzieć mu, aby nie odpowiadał. Jeśli chcą Państwo kogoś otwarcie włączyć w rozmowę, prosimy użyć pola Kopia.

Odpowiadanie: Odpowiedz, Odpowiedz wszystkim, Odpowiedz na listę

Na otrzymaną wiadomość można odpowiedzieć na trzy sposoby.

• Odpowiedz wysyła odpowiedź tylko do nadawcy (lub na adres z pola Odpowiedź do, patrz niżej).
• Odpowiedz wszystkim wysyła odpowiedź do nadawcy i do wszystkich w polach Do i Kopia. Prosimy używać tej opcji tylko wtedy, gdy wszyscy pozostali naprawdę potrzebują Państwa odpowiedzi. "Dziękuję!" do dwudziestu osób to tylko szum.
• Odpowiedz na listę (pod strzałką obok Odpowiedz wszystkim) służy do wiadomości z listy mailingowej. Oprogramowanie listy dodaje do wiadomości nagłówek List-Post (RFC 2369), a webmail wysyła wtedy Państwa odpowiedź na listę zamiast do osoby, która napisała wiadomość.

Jeśli wahają się Państwo między Odpowiedz a Odpowiedz wszystkim, prosimy przed wysłaniem spojrzeć na pola Do i Kopia. Widać tam dokładnie, kto otrzyma wiadomość. Prosimy usunąć osoby, które nie powinny jej dostać.

Odpowiedź do i Kontynuacja do

Polem Odpowiedź do (nagłówek Reply-To) mówią Państwo: odpowiedzi na tę wiadomość proszę kierować na inny adres. Sanne wysyła na przykład wiadomość w sprawie zamówienia z adresu sanne@example.com, ale chce, aby odpowiedzi trafiały na wspólny adres info@example.com, żeby Daan też je widział. Wpisuje wtedy w pole Odpowiedź do adres info@example.com. Gdy klient kliknie Odpowiedz, adres info@ jest już wpisany jako odbiorca.

Pole Odpowiedź do to także częsta sztuczka oszustów: nadawca wygląda wiarygodnie, ale Państwa odpowiedź trafia do zupełnie innej domeny (lekcja 2.4). Dlatego przy własnych odpowiedziach warto od czasu do czasu sprawdzić adres, który wpisuje webmail.

Kontynuacja do (nagłówek Mail-Followup-To) pochodzi ze świata list mailingowych. Wskazuje się nim, dokąd mają trafiać kolejne odpowiedzi w dyskusji, na przykład tylko na listę, a nie dodatkowo do Państwa osobiście. Nie każdy program pocztowy go obsługuje. W zwykłej korespondencji służbowej pozostawiają je Państwo puste.

Przekierowanie: w treści lub jako załącznik

Przyciskiem Przekaż wysyłają Państwo otrzymaną wiadomość do innej osoby. Strzałką obok wybierają Państwo sposób:

• w treści (inline): stara wiadomość pojawia się jako cytat pod Państwa tekstem. Przydatne, gdy chcą Państwo szybko kogoś wprowadzić w sprawę. Odbiorca może ją przeczytać jak zwykłą wiadomość.
• jako załącznik: cała oryginalna wiadomość jest dołączona jako plik .eml, ze wszystkimi nagłówkami. Jest to potrzebne, gdy ktoś musi zobaczyć, skąd wiadomość naprawdę pochodzi, na przykład gdy przekazują Państwo phishing do działu pomocy.

Przy przekazywaniu prosimy zwrócić uwagę na treść cytatu. Długi wątek często zawiera adresy, numery telefonów lub ustalenia osób, które nie wiedzą, że przekazują Państwo to komuś innemu. Prosimy usunąć to, czego nowy odbiorca nie musi widzieć.

Wielu odbiorców: dzienny limit

Skrzynka pocztowa służy do korespondencji osobistej, a nie do newsletterów. Aby zapobiec nadużyciom, dziennie można wysłać ograniczoną liczbę wiadomości. W WebOké limit ten obowiązuje łącznie dla całego pakietu: wszystkich skrzynek, webmaila i Państwa strony internetowej. Uwaga: liczy się każdy odbiorca. Jedna wiadomość z dwustoma adresami w polu Ukryta kopia to dwieście wiadomości. Jeśli regularnie chcą Państwo dotrzeć do dużej grupy, prosimy skorzystać z usługi do wysyłki newsletterów. Obsługuje ona także wypisywanie się i porządną listę, co jest niezbędne przy newsletterze. U innych dostawców obowiązują podobne limity.

Przykład: jedna wiadomość, trzy pola

Sanne wysyła Ahmedowi ofertę na kwiaty weselne.

Aan:  Ahmed <ahmed@example.net>
Cc:   Daan <daan@example.com>
Antwoord aan: info@example.com
Onderwerp: Offerte bruiloftsbloemen 14 juni: graag akkoord voor 1 mei

Ahmed musi zaakceptować ofertę, więc jest w polu Do. Daan przygotowuje kwiaty i czyta do wiadomości: pole Kopia. Ahmed widzi, że Daan czyta wiadomość, i dobrze, bo Daan może później do niego zadzwonić. Odpowiedzi trafiają na adres info@, który sprawdzają zarówno Sanne, jak i Daan.

W praktyce: tak to działa w webmailu

W oknie Utwórz znajduje się pole Odbiorca. Plusem po prawej stronie tego pola dodają Państwo pola Kopia, Ukryta kopia, Odpowiedź do i Kontynuacja do. Przyciskiem z ludzikami wybierają Państwo kontakty lub grupę z książki adresowej. Nad otwartą wiadomością znajdują się przyciski Odpowiedz, Odpowiedz wszystkim (z opcją Odpowiedz na listę pod strzałką) oraz Przekaż (z wyborem w treści lub jako załącznik). Poszczególne kroki opisuje podręcznik Roundcube. W innych webmailach, takich jak Gmail czy Outlook.com, przyciski nazywają się niemal tak samo i działają podobnie.

Podsumowanie

• Do jest dla osoby, która ma coś zrobić, Kopia dla osób czytających do wiadomości, Ukryta kopia dla osób, które mają pozostać niewidoczne.
• Ukryta kopia działa dzięki kopercie: adres otrzymuje wiadomość, ale nagłówek Bcc nie trafia do pozostałych.
• Widoczne adresy osób, które się nie znają, mogą oznaczać naruszenie ochrony danych (art. 4 pkt 12 RODO); to, czy trzeba je zgłosić, zależy od ryzyka (art. 33 RODO).
• Odpowiedz wszystkim tylko wtedy, gdy wszyscy potrzebują Państwa odpowiedzi; odbiorca ukrytej kopii, który tego użyje, zdradza swoją obecność.
• Odpowiedź do kieruje odpowiedzi na inny adres; każdy odbiorca wlicza się do dziennego limitu.

Quiz

Zadanie

Zadanie A3.1: Kogo wpisać w które pole? Prosimy przeczytać pięć sytuacji i dla każdej wybrać, czy wymieniona osoba lub grupa powinna trafić do pola Do, Kopia (Cc) czy Ukryta kopia (Bcc). (1) Sanne wysyła ofertę na kwiaty weselne i chce, aby Ahmed ją zatwierdził: gdzie wpisuje Ahmeda? (2) W tej samej wiadomości Sanne chce, aby Daan wiedział, co zostało ustalone; Daan nie musi nic robić, a Ahmed może widzieć, że Daan czyta wiadomość: gdzie wpisuje Daana? (3) Sanne informuje czterdziestu klientów, którzy się nie znają, że w Dzień Króla (Koningsdag) sklep będzie zamknięty: gdzie wpisuje klientów? (4) Sanne prosi firmę kurierską (planning@example.org) i Daana, aby oboje przed piątkiem potwierdzili, czy mogą w sobotę; oczekuje odpowiedzi od obojga: gdzie wpisuje firmę kurierską? (5) Sanne odpowiada na reklamację klienta i chce mieć kopię na swoim adresie archiwalnym archief@example.com; ten adres nic z wiadomością nie robi, a klient nie musi go widzieć: gdzie wpisuje archief@example.com? Dla każdej sytuacji wybierają Państwo odpowiedź z listy, a program porównuje Państwa odpowiedzi z kluczem. Przy każdej sytuacji zobaczą Państwo, czy wybór jest poprawny i dlaczego.

Dalsza lektura

Opisane kroki w webmailu dotyczą webmaila WebOké; w innych webmailach działa to podobnie.

• Roundcube Webmail 4.1: Pisanie nowej wiadomości
• Roundcube Webmail 4.2: Odpowiadanie na wiadomości i ich przekazywanie
• Roundcube Webmail 13.4: Osiągnięto dzienny limit
• Limit wysyłania wiadomości e-mail
• Bezpłatny kurs Bezpieczny internet dla przedsiębiorców 8.2: Naruszenia ochrony danych i obowiązek zgłoszenia
• Bezpłatny kurs Poczta e-mail w porządku: konfiguracja i prawidłowe dostarczanie 7.2: Zgoda, wypisanie się i czysta lista
• RFC 5322, Internet Message Format (po angielsku): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322
• RODO, Rozporządzenie (UE) 2016/679: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj