Kopie robocze, teksty odpowiedzi i dodatkowe opcje

Moduł 3: Pisanie wiadomości · Czas czytania: 10 min

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo wiedzieć, gdzie przechowywane są kopie robocze i stałe teksty odpowiedzi. Będą Państwo umieli edytować wiadomość jako nową i będą Państwo wiedzieć, co robią, a czego nie robią opcje Potwierdzenie odbioru, Status dostarczenia, Priorytet i Zapisz wiadomość w.

Kluczowe pojęcia: kopia robocza, folder Kopie robocze, automatyczne zapisywanie, Odpowiedzi, Edytuj jako nową, Potwierdzenie odbioru, Status dostarczenia (DSN), Priorytet, Zapisz wiadomość w

Kopie robocze: niedokończona wiadomość na serwerze

Kopia robocza to wiadomość, która nie została jeszcze wysłana. Jeśli podczas pisania klikną Państwo Zapisz, webmail umieści wiadomość w folderze Kopie robocze. Jeśli nic Państwo nie zrobią, webmail i tak zapisze ją samodzielnie co kilka minut. Częstotliwość można ustawić w Ustawienia > Tworzenie wiadomości.

Ważne jest, gdzie znajduje się ta kopia robocza. Folder Kopie robocze to zwykły folder IMAP na serwerze pocztowym (lekcja 1.2). Kopia robocza nie jest więc zapisana w Państwa przeglądarce ani na laptopie, lecz na serwerze. Ma to trzy konsekwencje:

• Mogą Państwo zacząć wiadomość w biurze i dokończyć ją w domu lub na telefonie. Wystarczy otworzyć folder Kopie robocze i dwukrotnie kliknąć wiadomość.
• Jeśli przeglądarka się zawiesi lub przypadkiem zamkną Państwo kartę, stracą Państwo najwyżej ostatnie kilka minut pracy.
• Kopia robocza wlicza się do zajętej przestrzeni i można ją przeczytać tak samo jak resztę Państwa poczty. Kto ma dostęp do Państwa skrzynki, ma też dostęp do kopii roboczych.

Gdy wyślą Państwo kopię roboczą, webmail usunie ją z folderu Kopie robocze, a wysłaną wersję umieści w folderze Wysłane.

Pułapka: jeśli oprócz webmaila korzystają Państwo także z programu pocztowego, oba muszą używać tego samego folderu jako Kopie robocze. W przeciwnym razie w jednym programie nie zobaczą Państwo tego, co zaczęli w drugim. Tym specjalnym folderom poświęcona jest lekcja 5.1. Druga pułapka: jeśli otworzą Państwo tę samą kopię roboczą jednocześnie w dwóch programach i zapiszą ją w obu, powstaną dwie wersje.

Kopie robocze pomagają też nie wysyłać zbyt pochopnie. Proszę napisać trudną wiadomość, zapisać ją jako kopię roboczą i przeczytać ponownie godzinę później. Często widać wtedy, co można poprawić (lekcja 3.2).

Odpowiedzi: stałe teksty jednym kliknięciem

Czy często dostają Państwo to samo pytanie? Sanne co tydzień otrzymuje wiadomości typu "Czy dostarczają Państwo także w weekend?" i "Jak długo bukiet zachowuje świeżość?". Zamiast za każdym razem pisać tę samą odpowiedź, tworzy Tekst odpowiedzi: stały tekst z nazwą, który podczas pisania wstawia jednym kliknięciem.

Tekst odpowiedzi nie jest automatyczną odpowiedzią. Nic nie dzieje się samo: to Państwo wybierają tekst, mogą go dostosować i sami wysyłają wiadomość. Dlatego nie ma problemu, aby dodać do niego osobiste zdanie. Właściwie warto to robić zawsze: odpowiedź, która wyraźnie pochodzi z szablonu, sprawia chłodne wrażenie.

Wskazówki dotyczące dobrych tekstów odpowiedzi:

• Proszę nadać im krótką, rozpoznawalną nazwę, na przykład "Dostawa w weekend".
• Proszę pisać je tak, aby były samodzielne, bez powitania i zakończenia. Te pisze się osobno w każdej wiadomości, aby imię klienta było właściwe.
• Proszę nie umieszczać w nich danych, które szybko się dezaktualizują, takich jak cena czy data, albo regularnie je sprawdzać.

Teksty odpowiedzi webmail przechowuje razem z Państwa ustawieniami, a nie w skrzynce pocztowej. Są więc dostępne w webmailu na każdym urządzeniu, ale nie w programie pocztowym takim jak Outlook czy Thunderbird. Te programy mają własne szablony.

Edytuj jako nową

Czasem chcą Państwo wysłać wiadomość ponownie, ale nieco zmienioną: to samo zaproszenie do nowej grupy albo wiadomość, którą wysłali Państwo wcześniej, a która nie dotarła. Funkcja Edytuj jako nową (w otwartej wiadomości w menu Więcej) otwiera nową wiadomość z tymi samymi odbiorcami, tym samym tematem, tą samą treścią i tymi samymi załącznikami. Wystarczy zmienić to, co potrzebne, i wysłać.

Różnica w stosunku do funkcji Przekaż: przy przekazaniu powstaje Państwa nowa wiadomość dotycząca starej, z "Fwd:" w temacie i starą wiadomością jako cytatem lub załącznikiem. Przy Edytuj jako nową powstaje po prostu znowu oryginał. To wygodne, ale proszę sprawdzić odbiorców: stara lista może zawierać osoby, które teraz nie powinny jej otrzymać.

Dodatkowe opcje podczas pisania

Po prawej stronie ekranu Utwórz znajdują się opcje, które wybiera się dla każdej wiadomości osobno. Wyglądają podobnie, ale działają zupełnie inaczej.

Potwierdzenie odbioru. Proszą Państwo program pocztowy odbiorcy o zgłoszenie, że wiadomość została otwarta. Technicznie webmail dodaje w tym celu do wiadomości nagłówek (Disposition-Notification-To). Odbiorca zwykle widzi pytanie na ekranie i może odmówić. Wiele programów nigdy nie wysyła potwierdzenia. Jeśli otrzymają Państwo potwierdzenie, wiedzą Państwo, że wiadomość została otwarta, a nie że została przeczytana lub zrozumiana. Jeśli go nie otrzymają, nie wiedzą Państwo niczego.

Status dostarczenia (DSN). DSN to skrót od Delivery Status Notification. Tutaj nie proszą Państwo odbiorcy, lecz serwery pocztowe po drodze, o zgłoszenie, że wiadomość została dostarczona na serwer odbiorcy. Nie mówi to więc nic o otwarciu czy przeczytaniu, ale potwierdza, że wiadomość dotarła. Nie każdy serwer to obsługuje, więc i tutaj brak powiadomienia nie oznacza niepowodzenia. Komunikat o błędzie (bounce) otrzymują Państwo zresztą zawsze, także bez tej opcji (lekcja 8.4).

Priorytet. Wiadomości można nadać priorytet Bardzo wysoki, Wysoki, Normalny, Niski lub Bardzo niski. Wiele programów przy wysokim priorytecie pokazuje wykrzyknik. Proszę używać go rzadko. Kto przy każdej wiadomości wybiera Bardzo wysoki, po tygodniu nie jest już traktowany poważnie, a niektóre filtry antyspamowe uznają za podejrzane, gdy nieznany nadawca oznacza wszystko jako pilne. Prawdziwie pilne sprawy lepiej załatwić telefonem lub jasnym tematem ("Dzisiaj przed 14.00: potwierdzenie dostawy").

Zapisz wiadomość w. Tutaj wybierają Państwo, w którym folderze znajdzie się wysłana wersja. Domyślnie jest to folder Wysłane. Można też od razu umieścić wiadomość w folderze projektu, aby cała korespondencja z klientem była w jednym miejscu. Uwaga: wysłanej wiadomości, której nigdzie nie zapiszą Państwo, nie będzie można później odnaleźć.

Zachowaj formatowanie sprawia, że przy przekazywaniu i odpowiadaniu zachowane zostaje formatowanie oryginalnej wiadomości. Zwykłemu tekstowi i formatowaniu poświęcona jest lekcja 3.2.

Przykład: Daan i pytanie o dostawę

Daan dostaje od Ahmeda pytanie, czy kwiaty mogą zostać dostarczone w sobotę przed godziną 9. Zaczyna pisać, ale najpierw musi to sprawdzić u dostawcy. Klika Zapisz i zajmuje się inną pracą. Po południu na telefonie otwiera folder Kopie robocze, dopisuje, że to możliwe, wstawia tekst odpowiedzi "Dostawa w weekend" z ogólnymi warunkami i wysyła. Nie zaznacza opcji Potwierdzenie odbioru ani nie ustawia priorytetu: Ahmed dostaje po prostu zwykłą, jasną wiadomość.

W praktyce: tak to działa w webmailu

Przycisk Zapisz znajduje się u góry ekranu Utwórz. Teksty odpowiedzi tworzy się w Ustawienia > Odpowiedzi, a wstawia podczas pisania przyciskiem Odpowiedzi u góry. Funkcję Edytuj jako nową znajdą Państwo w otwartej wiadomości w menu Więcej. Opcje Potwierdzenie odbioru, Status dostarczenia (DSN), Priorytet i Zapisz wiadomość w znajdują się po prawej stronie podczas pisania. Poszczególne kroki opisuje Podręcznik Roundcube. W innych webmailach funkcje te nazywają się podobnie, choć tekst odpowiedzi bywa tam nazywany szablonem lub szybkim tekstem.

Podsumowanie

• Kopie robocze są zapisywane na serwerze w folderze Kopie robocze, więc można kontynuować pracę na dowolnym urządzeniu.
• Teksty odpowiedzi to stałe teksty, które wstawiają Państwo sami; są przechowywane w webmailu, a nie w skrzynce pocztowej.
• Edytuj jako nową tworzy ze starej wiadomości nowy oryginał; proszę wtedy sprawdzić odbiorców.
• Potwierdzenie odbioru prosi odbiorcę, Status dostarczenia (DSN) prosi serwery; brak odpowiedzi niczego nie dowodzi.
• Priorytetu proszę używać rzadko; opcją Zapisz wiadomość w wybierają Państwo folder dla wysłanej wersji.

Quiz

Zadanie

Zadanie D3.4: Tworzenie stałej odpowiedzi. Proszę wybrać pytanie, które często Państwo otrzymują (a jeśli takiego nie ma: "Jakie są Państwa godziny otwarcia?"), i utworzyć dla niego w Ustawienia > Odpowiedzi tekst odpowiedzi z krótką nazwą i treścią bez powitania i zakończenia. Następnie proszę rozpocząć nową wiadomość do siebie, napisać powitanie, wstawić tekst odpowiedzi przyciskiem Odpowiedzi, napisać zakończenie i najpierw zapisać wiadomość jako kopię roboczą. Proszę otworzyć folder Kopie robocze, dokończyć wiadomość i ją wysłać. Następnie proszę odpowiedzieć: w którym folderze znajdowała się Państwa kopia robocza i czy mogliby ją Państwo dokończyć także na telefonie, co zmienili Państwo w tekście odpowiedzi na potrzeby tej jednej wiadomości, które dane w tekście odpowiedzi trzeba regularnie sprawdzać i dlaczego nie użyli Państwo opcji Potwierdzenie odbioru ani priorytetu (albo dlaczego Państwo ich użyli)?

Dalsza lektura

Opisane kroki w webmailu dotyczą webmaila WebOké; w innych webmailach działa to podobnie.

• Roundcube Webmail 4.4: Formatowanie, kopie robocze i dodatkowe opcje
• Roundcube Webmail 4.2: Odpowiadanie na wiadomości i ich przekazywanie
• Roundcube Webmail 10.1: Najważniejsze ustawienia
• Bezpłatny kurs Poczta e-mail w porządku: konfiguracja i prawidłowe dostarczanie 3.1: Foldery i synchronizacja: dlaczego mają Państwo dwa foldery „Wysłane”
• RFC 3464, format powiadomień o dostarczeniu (po angielsku): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3464