Tożsamości: kim są Państwo jako nadawca

Moduł 4: Państwo jako nadawca · Czas czytania: 11 min

Cel lekcji: Po tej lekcji potrafią Państwo skonfigurować tożsamość tak, aby odbiorcy od razu widzieli, kto pisze. Wiedzą Państwo, co robi każde pole w nagłówkach, i rozumieją, dlaczego wysyłać można tylko z określonych adresów.

Kluczowe pojęcia: tożsamość, nazwa wyświetlana, From, Organization, Odpowiedź do (Reply-To), ukryta kopia (Bcc), tożsamość domyślna, kontrola nadawcy, przekierowanie (forwarder), SPF, DMARC

Co widzi odbiorca

Gdy Ahmed otrzymuje wiadomość od Sanne, na liście wiadomości widzi najpierw jedną rzecz: nazwę nadawcy. Ta nazwa pochodzi z nagłówka From, który składa się z dwóch części:

From: Sanne de Vries | Bloemenatelier Example <sanne@example.com>

Część w nawiasach ostrych to adres. Część przed nią to nazwa wyświetlana. Większość programów pocztowych pokazuje na liście tylko nazwę wyświetlaną. Jeśli jej brakuje, widać tylko adres albo tylko fragment przed @. Wiadomość od "info" nikomu nic nie mówi. Wiadomość od "Sanne de Vries | Bloemenatelier Example" już tak.

W poczcie przez przeglądarkę (webmail) ta całość, czyli nazwa, adres i kilka dodatkowych ustawień, nazywa się tożsamością. Mają Państwo co najmniej jedną: tożsamość adresu, którym się Państwo logują. Można utworzyć ich więcej, na przykład dla drugiego adresu (lekcja 4.3).

Dobra nazwa wyświetlana:

• to Państwa imię i nazwisko, nazwa Państwa organizacji lub ich połączenie: "Sanne de Vries | Bloemenatelier Example" albo "Bloemenatelier Example";
• nie jest adresem e-mail. Nazwa wyświetlana w rodzaju "sanne@example.com" wygląda podejrzanie, bo właśnie tak postępują oszuści: pokazują jako nazwę adres, który nie zgadza się z prawdziwym adresem;
• jest rozpoznawalna dla odbiorcy. Jeśli piszą Państwo do klientów, często szybciej rozpoznają oni sklep niż Państwa imię.

Proszę pamiętać z lekcji 2.2: każdy może wpisać dowolną nazwę wyświetlaną. Dlatego nazwa nic nie mówi o autentyczności. Jednak w przypadku Państwa własnej poczty to pierwsza rzecz, która się liczy.

Pozostałe pola tożsamości

Tożsamość ma więcej pól niż nazwa i adres. Każde pole staje się nagłówkiem w Państwa wiadomości albo wpływa na wysyłanie.

• Organizacja staje się nagłówkiem Organization. Niektóre programy pokazują go przy nadawcy. Przydaje się, gdy nazwa wyświetlana to tylko Państwa imię i nazwisko. Nie jest obowiązkowy.
• Odpowiedź do staje się nagłówkiem Reply-To (lekcja 3.1). Jeśli wpiszą tu Państwo info@example.com, każda odpowiedź na wiadomość z tej tożsamości trafi na info@. Zwykle zostawia się to pole puste: odpowiedzi powinny wracać do osoby, która pisała. Zapomniany, stały adres w polu Odpowiedź do to klasyczna przyczyna sytuacji "nigdy nie dostałem odpowiedzi".
• Ukryta kopia (Bcc) wysyła każdą wysyłaną przez Państwa wiadomość również jako ukrytą kopię na stały adres. Na przykład po to, aby współpracownik widział wszystkie oferty. Odbiorcy nie widzą tego adresu. Warto się jednak zastanowić: czy ten współpracownik wie, że dostaje wszystko, i czy jest to potrzebne?
• Domyślna określa, którą tożsamość webmail wybiera, gdy zaczynają Państwo nową wiadomość. Przy odpowiedziach webmail zwykle wybiera tożsamość adresu, na który wiadomość przyszła.
• Podpis to Państwa podpis pod wiadomością (lekcja 4.2).

Kontrola nadawcy: dlaczego nie można wpisać wszystkiego

W polu E-Mail w tożsamości można w zasadzie wpisać dowolny adres. Mimo to serwer odrzuci wiadomość, jeśli wysyłają ją Państwo z adresu, który do Państwa nie należy. Nazywa się to kontrolą nadawcy. Bez tej kontroli każdy, kto loguje się do skrzynki na tym samym serwerze, mógłby wysyłać pocztę w imieniu kogoś innego: sąsiad na serwerze albo włamywacz w jednej skradzionej skrzynce, który rozsyła wtedy phishing w imieniu całej organizacji.

W WebOké można wysyłać:

• z adresu, którym się Państwo zalogowali;
• z adresu, który przekierowuje pocztę do Państwa skrzynki, czyli przekierowania (forwardera), na tym samym serwerze.

Sanne jest zalogowana jako sanne@example.com i chce móc pisać także jako bestellingen@example.com? Wtedy tworzy dla bestellingen@ przekierowanie na sanne@ oraz dodatkową tożsamość z tym adresem. Bez przekierowania otrzyma komunikat w rodzaju "Account ... can not send emails from ...". Inni dostawcy stosują podobne zasady, choć nazywają je inaczej (na przykład "wyślij jako" lub "send as").

Dlaczego nie adres Gmail przez inny serwer

Częste pytanie: "Czy mogę w webmailu utworzyć tożsamość z moim adresem Gmail?" Odpowiedź brzmi: nie, i nie jest to tylko zasada WebOké. Domena gmail.com należy do Google. Google publikuje w DNS, które serwery mogą wysyłać pocztę dla tej domeny (SPF), podpisuje własną pocztę (DKIM) i prosi odbiorców, aby wiadomości, które się nie zgadzają, odrzucali lub przenosili do spamu (DMARC). Wiadomość z adresem Gmail w From, która przychodzi z innego serwera, nie spełnia tych zasad. W najlepszym razie trafi do spamu, w najgorszym w ogóle nie dotrze. To samo dotyczy każdej innej domeny ze ścisłą polityką DMARC, także Państwa własnej, jeśli dobrze ją Państwo skonfigurowali. Kurs „Poczta e-mail w porządku” wyjaśnia SPF, DKIM i DMARC.

Jeśli chcą Państwo wysyłać pocztę z adresu innego dostawcy, prosimy robić to przez tego dostawcę.

Przykład: trzy tożsamości w jednej skrzynce

Sanne loguje się jako sanne@example.com. Ma trzy tożsamości:

• Sanne de Vries | Bloemenatelier Example z adresem sanne@example.com: domyślna, do osobistej korespondencji z klientami.
• Bloemenatelier Example z adresem bestellingen@example.com: do potwierdzeń zamówień. bestellingen@ to przekierowanie na sanne@.
• Bloemenatelier Example z adresem info@example.com: do ogólnych pytań. info@ również jest przekierowaniem na sanne@.

W tożsamości bestellingen@ pozostawiła pole Odpowiedź do puste, aby klienci odpowiadali po prostu na bestellingen@, a te odpowiedzi trafiały do niej przez przekierowanie. Pole Organizacja wypełniła wszędzie wartością "Bloemenatelier Example".

W nagłówkach wiadomości wysłanej z drugiej tożsamości widać:

From: Bloemenatelier Example <bestellingen@example.com>
Organization: Bloemenatelier Example

W wiadomości, którą otrzymuje Ahmed, nie ma nagłówka Bcc, nawet jeśli Sanne ustawiła ukrytą kopię. Ta kopia idzie wyłącznie przez kopertę.

Pułapki

• Sam adres, bez nazwy. Państwa wiadomość widnieje na liście jako "info" lub "sanne". Jest mniej rozpoznawalna i czasem szybciej trafia do spamu.
• Nazwa wyświetlana przypominająca adres. Filtry antyspamowe i czujni odbiorcy traktują to nieufnie.
• Zapomniane pole Odpowiedź do. Odpowiedzi trafiają na adres, którego nikt nie sprawdza.
• Tożsamość dla adresu bez przekierowania. Wysyłanie kończy się błędem z komunikatem o adresie.
• Niewłaściwa tożsamość przy nowej wiadomości. Prosimy sprawdzić pole Nadawca przed wysłaniem, zwłaszcza gdy mają Państwo kilka tożsamości.

W praktyce: tak to działa w webmailu

Tożsamościami zarządzają Państwo w Ustawienia > Tożsamości. Prosimy kliknąć swój adres, aby wypełnić pola Nazwa wyświetlana, Organizacja, Odpowiedź do, Ukryta kopia i Podpis, albo Utwórz, aby dodać kolejną tożsamość. Podczas pisania wybierają Państwo w polu Nadawca, której tożsamości używają. Przekierowanie tworzą Państwo w panelu zarządzania hostingiem (w WebOké jest to DirectAdmin). Kroki opisuje podręcznik Roundcube. W innych webmailach działa to podobnie; w Gmailu funkcja nazywa się na przykład "Wyślij jako".

Podsumowanie

• Nazwa wyświetlana to to, co odbiorcy widzą na liście: powinna być rozpoznawalna i nie powinna być adresem e-mail.
• Organizacja staje się nagłówkiem Organization, Odpowiedź do staje się Reply-To; pole Odpowiedź do zwykle zostawia się puste.
• Ukryta kopia w tożsamości wysyła każdą wiadomość niepostrzeżenie na stały adres.
• Serwer pozwala wysyłać tylko z Państwa własnego adresu lub z przekierowania do Państwa skrzynki na tym samym serwerze.
• Adresu innego dostawcy (np. Gmail) nie można używać przez własny serwer: SPF i DMARC sprawiają, że to się nie uda.

Quiz

Zadanie

Zadanie A4.1: Sprawdzenie Państwa adresu nadawcy. Prosimy skonfigurować swoją tożsamość w Ustawienia > Tożsamości: czytelną Nazwę wyświetlaną oraz, jeśli Państwo chcą, Organizację. Następnie prosimy wysłać wiadomość do siebie z tematem WMC A4.1. Prosimy otworzyć otrzymaną wiadomość, wybrać Więcej > Eksportuj (otrzymają Państwo plik .eml) i przesłać ten plik. Program odczytuje plik wyłącznie w pamięci i niczego nie zapisuje. Sprawdza: czy temat zawiera A4.1; czy From ma nazwę wyświetlaną, która nie jest adresem e-mail i nie jest taka sama jak fragment przed @; czy domena w From nie jest domeną przykładową, taką jak example.com; czy w wiadomości nie widać nagłówka Bcc; czy nagłówek Organization jest wypełniony (zalecenie, kolor pomarańczowy, jeśli jest pusty); oraz pokazuje, co znajduje się w Reply-To (informacyjnie, aby Państwo widzieli, czy nie zapomnieli Państwo o polu Odpowiedź do). Dla każdego wiersza otrzymają Państwo kolor zielony, pomarańczowy lub czerwony wraz z wyjaśnieniem.

Dalsza lektura

Opisane kroki w webmailu dotyczą webmaila WebOké; w innych webmailach działa to podobnie.

• Roundcube Webmail 5.1: Państwa imię i nazwisko jako nadawca
• Roundcube Webmail 5.3: Wysyłanie z innego adresu
• Wysyłanie wiadomości z wielu aliasów, błąd: Account xxx can not send emails from
• Komunikaty o błędach 1.8: Account ... can not send emails from ...
• Bezpłatny kurs Poczta e-mail w porządku: konfiguracja i prawidłowe dostarczanie 4.1: Dlaczego poczta trafia do spamu
• Bezpłatny kurs Bezpieczny internet dla przedsiębiorców 3.3: Odczytywanie nadawcy i nagłówków