System, którego łatwo się trzymać
Moduł 5: Porządkowanie i wyszukiwanie · Czas czytania: 8 min
Cel lekcji: Po tej lekcji potrafią Państwo wybrać i wdrożyć prosty sposób pracy ze skrzynką pocztową. Widzą Państwo, co jeszcze trzeba zrobić, i odnajdują pocztę bez codziennego sortowania.
Kluczowe pojęcia: Odebrane jako skrzynka zadań, cztery decyzje, oznaczanie, nieprzeczytane, archiwum, stałe pory, wspólna skrzynka pocztowa
Dlaczego system
Pełna skrzynka rzadko jest problemem. Problem polega na tym, że nie widać już, co jeszcze trzeba zrobić. Pytanie klienta ginie między newsletterami, a faktura do zapłacenia jest na czwartej stronie. System rozwiązuje to kilkoma stałymi umowami z samym sobą. Nie musi być skomplikowany. Przede wszystkim musi być na tyle prosty, aby za trzy miesiące nadal Państwo z niego korzystali.
Nie ma jednej najlepszej metody. Ludzie pracują różnie, a jednoosobowa firma dostaje inną pocztę niż stowarzyszenie. Ta lekcja daje Państwu elementy składowe i możliwe wybory. To Państwo decydują, co pasuje.
Odebrane jako skrzynka zadań
Sedno niemal każdego sprawdzającego się systemu: Odebrane to skrzynka zadań, a nie archiwum. To, co jest w folderze Odebrane, wymaga jeszcze Państwa działania. To, co jest załatwione, zostaje z niego usunięte. Dzięki temu jedno spojrzenie na Odebrane od razu pokazuje, ile pracy czeka.
W tym celu przy każdej wiadomości podejmują Państwo jedną z czterech decyzji:
- Usunąć. Wiadomość nie jest potrzebna. Proszę ją usunąć albo zgłosić jako spam, jeśli jest spamem. Newsletter, którego Państwo nigdy nie czytają: wystarczy się wypisać, a nie będzie już przychodził.
- Archiwum. Sprawa jest załatwiona, ale chcą Państwo zachować wiadomość. Jedno kliknięcie przycisku Archiwum (lekcja 5.1) i wiadomość znika z widoku, a można ją odnaleźć za pomocą wyszukiwania (lekcja 5.3).
- Wykonać. Trzeba coś zrobić, co zajmie więcej niż kilka minut. Proszę zostawić wiadomość i nadać jej oznaczenie (flagę Jako oflagowane), aby się wyróżniała. Jeśli zajmie to mniej niż kilka minut, proszę zrobić to od razu, a potem zarchiwizować wiadomość.
- Czekać. Czekają Państwo na odpowiedź lub płatność. Można wiadomość oznaczyć albo przenieść do własnego folderu Oczekujące, który przeglądają Państwo raz w tygodniu.
Najważniejsze jest, aby nie przechodzić dalej bez podjęcia decyzji. Każdą wiadomość, którą Państwo otworzą i zostawią bez wyboru, trzeba będzie później przeczytać ponownie.
Mało folderów i wyszukiwanie czy dużo folderów
Ilu folderów Państwo potrzebują? Istnieją tu dwie szkoły.
Dużo folderów: folder dla każdego klienta, projektu, dostawcy. Zaleta: wszystko dotyczące jednego klienta jest w jednym miejscu. Wada: przy każdej wiadomości trzeba zdecydować, dokąd ją przenieść, a wiadomość dotycząca dwóch klientów nie pasuje do żadnego z folderów. Po roku często jest czterdzieści folderów, z których używa się pięciu.
Mało folderów i wyszukiwanie: jedno archiwum, ewentualnie podzielone na lata, a poza tym wyszukiwanie. Zaleta: archiwizacja to jedno kliknięcie, bez zastanawiania się. Wada: trzeba umieć dobrze wyszukiwać. Lekcja 5.3 pokazuje, że w poczcie przez przeglądarkę działa to bardzo dobrze: według nadawcy, odbiorcy, treści, we wszystkich folderach jednocześnie.
Dla wielu osób najlepiej sprawdza się rozwiązanie pośrednie: kilka folderów na rzeczy, które naprawdę muszą być osobno (na przykład Facturen, czyli faktury dla księgowości), a poza tym jedno archiwum. Foldery, które automatycznie wypełnia filtr (moduł 6), nie wymagają od Państwa pracy. Takich może więc być nieco więcej.
Oznaczanie, nieprzeczytane i filtrowanie listy
Kilka narzędzi w poczcie przez przeglądarkę ułatwia stosowanie systemu:
- Jako oflagowane. Po wybraniu Oznacz > Jako oflagowane wiadomość otrzymuje flagę i jest wyświetlana na liście na czerwono. Flaga jest zapisana na serwerze, więc widzi ją także Państwa program pocztowy i telefon (tam często nazywa się gwiazdką lub flagą).
- Jako nieprzeczytane. Po wybraniu Oznacz > Jako nieprzeczytane wiadomość wraca do stanu nieprzeczytanej. Przydatne jako przypomnienie, ale zawodne jako system: telefon, który na chwilę otworzy wiadomość, ponownie oznaczy ją jako przeczytaną.
- Typ w opcjach wyszukiwania. Proszę wybrać w polu Typ na przykład Oznaczone lub Bez odpowiedzi. Lista pokaże wtedy tylko te wiadomości. Bez odpowiedzi przydaje się w folderze Odebrane: to wiadomości, na które Państwo jeszcze nie odpowiedzieli. Uwaga: poczta przez przeglądarkę wie tylko, czy kliknęli Państwo przycisk Odpowiedz. Jeśli odpowiedzieli Państwo z telefonu lub oddzwonili, wiadomość nadal liczy się jako bez odpowiedzi, chyba że Państwa aplikacja pocztowa również oznaczy ją jako odpowiedzianą.
Jest też pułapka: automatyczne oznaczanie jako przeczytane. Jeśli poczta przez przeglądarkę jest ustawiona tak, że wiadomość staje się przeczytana, gdy tylko pojawi się w panelu podglądu, status nieprzeczytane traci znaczenie. W Ustawienia > Preferencje > Widok skrzynki pocztowej wybierają Państwo, po ilu sekundach wiadomość liczy się jako przeczytana (lekcja 2.1).
Stałe pory
Kto przez cały dzień reaguje na każdą nową wiadomość, ma mało czasu na inną pracę. System działa lepiej przy stałych porach: na przykład rano, po obiedzie i pod koniec dnia. Za każdym razem porządkują Państwo folder Odebrane według czterech decyzji. Raz w tygodniu przeglądają Państwo oznaczone wiadomości i folder Oczekujące. Jak często warto zaglądać do poczty, zależy od pracy. Sklep internetowy z pytaniami klientów sprawdza pocztę częściej niż stowarzyszenie. Chodzi o to, aby to Państwo decydowali, a nie każde powiadomienie za Państwa.
Wspólna skrzynka pocztowa
Jeśli z jednej skrzynki, na przykład info@, korzysta kilka osób, potrzebne są ustalenia, w przeciwnym razie odpowiedzą dwie osoby albo nikt. Na przykład:
- Kto zajmuje się wiadomością, od razu ją oznacza (flagę widzą wszyscy, bo jest zapisana na serwerze).
- Po udzieleniu odpowiedzi wiadomość trafia do archiwum, dzięki czemu folder Odebrane pokazuje, co jest jeszcze otwarte.
- Odpowiedzi wysyłane są z tego samego adresu i z tym samym podpisem (moduł 4).
- Każdego dnia jedna osoba odpowiada za to, aby folder Odebrane został opróżniony.
Proszę też ustalić, czego się nie robi: nikt nie podłącza do tej skrzynki programu pocztowego przez POP, ponieważ wtedy poczta znika dla pozostałych (lekcja 1.2).
W praktyce: tak to działa w poczcie przez przeglądarkę
Opcję Oznacz znajdą Państwo na pasku narzędzi nad wiadomością; przycisk Archiwum pojawia się, gdy tylko wybiorą Państwo folder archiwum w Ustawienia > Preferencje > Foldery specjalne. Typ i pozostałe filtry znajdują się w opcjach wyszukiwania (strzałka w polu wyszukiwania). Poszczególne kroki opisano w podręczniku Roundcube w częściach Oznaczanie, przenoszenie i usuwanie oraz Archiwizowanie wiadomości. W innych usługach poczty przez przeglądarkę działa to podobnie: Gmail ma przycisk Archiwizuj i gwiazdki, a Outlook.com przycisk Archiwizuj i flagi.
Podsumowanie
- Odebrane to skrzynka zadań: to, co się w niej znajduje, wymaga jeszcze Państwa działania.
- Przy każdej wiadomości proszę podjąć jedną decyzję: usunąć, archiwum, wykonać (oznaczyć) lub czekać.
- Mało folderów i dobre wyszukiwanie to mniej pracy niż wiele folderów; foldery wypełniane przez filtr nic nie kosztują.
- Oznaczenia i status odpowiedzi są zapisane na serwerze, więc we wspólnej skrzynce widzą je także współpracownicy.
- Proszę porządkować folder Odebrane o stałych porach i ustalić zasady, jeśli korzystają Państwo ze wspólnej skrzynki.
Quiz
Zadanie
Zadanie D5.2: Państwa plan porządkowania poczty. Proszę otworzyć własną skrzynkę w poczcie przez przeglądarkę. Proszę policzyć, ile mają Państwo folderów (Ustawienia > Foldery) i ile nieprzeczytanych wiadomości jest w folderze Odebrane. Następnie proszę wybrać system: mało folderów i archiwum, dużo folderów lub rozwiązanie pośrednie. Proszę go wdrożyć: wybrać folder archiwum w Foldery specjalne, jeśli jeszcze go nie ma, uporządkować foldery nieużywane od roku (najpierw przenieść pocztę do archiwum) i jednorazowo uporządkować folder Odebrane według czterech decyzji. Następnie proszę odpowiedzieć sobie na pytania: ile folderów było, a ile jest teraz? Ile wiadomości pozostało w folderze Odebrane i czy wszystkie naprawdę wymagają jeszcze działania? O jakich stałych porach będą Państwo odtąd sprawdzać pocztę? A jeśli korzystają Państwo ze wspólnej skrzynki: jakie dwie zasady ustalą Państwo ze współpracownikami?
Zadanie D5.2: Państwa plan porządkowania poczty
To zadanie wykonuje się samodzielnie, nikt go nie sprawdza. Prosimy zaznaczyć wykonane punkty i oznaczyć zadanie jako wykonane.
Praktyczny system: folder Odebrane to Państwa skrzynka robocza. Przy każdej wiadomości decydują Państwo: usunąć, zarchiwizować, zrobić (flaga) lub czekać. Niewiele folderów plus sprawne wyszukiwanie sprawdza się u większości osób lepiej niż dziesiątki folderów. Warto zaplanować stały termin na przejrzenie flag i skrzynki roboczej.
Zaznaczenia i notatki pozostają tylko w tej przeglądarce; nie są nigdzie wysyłane. Po zalogowaniu w Moje kursy zapisywana jest jedynie informacja, że zadanie zostało wykonane.
Dalsza lektura
Opisane kroki w poczcie przez przeglądarkę dotyczą poczty przez przeglądarkę WebOké; w innych usługach działa to podobnie.