Dobry podpis

Moduł 4: Państwo jako nadawca · Czas czytania: 10 min

Cel lekcji: Po tej lekcji potrafią Państwo utworzyć krótki, praktyczny podpis z prawidłowym wierszem oddzielającym, wiedzą Państwo, dlaczego programy pocztowe rozpoznają ten wiersz, i świadomie wybierają między podpisem w postaci zwykłego tekstu a podpisem z formatowaniem lub logo.

Kluczowe pojęcia: podpis (Podpis), wiersz oddzielający "-- ", RFC 3676, zasada czterech wierszy (RFC 1855), zwykły tekst, podpis HTML, obraz zewnętrzny, obraz osadzony, klauzula (disclaimer)

Do czego służy podpis

Podpis (w poczcie internetowej nazywa się on Podpis) to fragment tekstu, który automatycznie pojawia się pod Państwa wiadomościami. Jego cel jest praktyczny: odbiorca ma bez szukania wiedzieć, kim Państwo są i jak może się z Państwem skontaktować w inny sposób. Proszę pomyśleć o kimś, kto o 8 rano czyta na telefonie Państwa wiadomość o dostawie i chce do Państwa zadzwonić. Jeśli numer jest na dole, dzwoni. Jeśli nigdzie go nie ma, odpisuje i czeka.

Co powinno się w nim znaleźć:

• imię i nazwisko, ewentualnie stanowisko;
• nazwa Państwa organizacji;
• numer telefonu, pod którym można się z Państwem skontaktować;
• Państwa strona internetowa.

Czego w nim nie powinno być: całej historii adresów, trzech numerów telefonu, pięciu ikon mediów społecznościowych, sentencji dnia i kopii adresu e-mail (ten jest już w polu From). Im więcej Państwo w nim umieszczą, tym mniej ktoś przeczyta.

Wiersz oddzielający: dwa myślniki i spacja

Nad podpisem powinien znajdować się stały wiersz: dwa znaki minus i spacja, i nic więcej w tym wierszu.

Tot donderdag!
Sanne

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
06 12345678 | www.example.com

Ten wiersz -- to stara konwencja z Usenetu, która przyjęła się także w poczcie e-mail. Standard dla wiadomości w postaci zwykłego tekstu (RFC 3676, sekcja 4.3) opisuje go jako granicę między treścią a podpisem. Spacja jest jego częścią: "--" bez spacji to po prostu wiersz z dwoma znakami minus.

Dlaczego ma to znaczenie? Ponieważ programy pocztowe rozpoznają ten wiersz. Wiele programów wyświetla wszystko, co jest pod nim, jaśniejszym kolorem i pomija podpis, gdy odpowiadają Państwo na wiadomość. Bez tego wiersza przy każdej kolejnej odpowiedzi w rozmowie podpis ponownie trafia do cytatu. Po dziesięciu odpowiedziach w wiadomości jest dziesięć kopii tego samego podpisu.

Poczta internetowa sama wstawia wiersz oddzielający nad Państwa podpisem, jeśli wpiszą go Państwo w polu Podpis. Prosimy więc nie wpisywać go samodzielnie, bo wtedy będą dwa. Prosimy też uważać przy kopiowaniu z edytora tekstu: czasem usuwa on spację na końcu wiersza.

Krótko: zasada czterech wierszy

Już w 1995 roku zasady netykiety dla użytkowników internetu (RFC 1855) podawały regułę: podpis powinien być krótki, nie dłuższy niż cztery wiersze. Powodem było wtedy to, że ludzie płacili za połączenie za każdą minutę. Ten powód zniknął, ale reguła nadal jest dobra: podpis z czterech wierszy ktoś przeczyta, a podpis z dwunastu wierszy pominie.

Cztery wiersze wystarczą, jeśli sprytnie połączą Państwo informacje. Prosimy użyć separatora, takiego jak |, aby umieścić dwie informacje w jednym wierszu:

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
Bloemen voor bruiloften en bedrijven
06 12345678 | www.example.com

To trzy wiersze ze wszystkim, czego potrzebuje Ahmed.

Zwykły tekst czy HTML, i to logo

Podpis może mieć postać zwykłego tekstu lub zawierać formatowanie (HTML), tak samo jak Państwa wiadomości (lekcja 3.2).

Podpis w postaci zwykłego tekstu wszędzie dociera tak samo, na każdym telefonie i w każdym programie. Dla większości osób to najlepszy wybór.

Podpis HTML może zawierać pogrubienie, kolor, link pod słowem i logo. Wiąże się to z kilkoma pułapkami:

• Podpis z formatowaniem jest wyświetlany tylko wtedy, gdy także wiadomość piszą Państwo z formatowaniem. Jeśli piszą Państwo zwykłym tekstem, pojawi się on pod wiadomością jako zwykły tekst.
• Logo można dołączyć na dwa sposoby. Jako obraz zewnętrzny: obrazek z adresem internetowym, który już jest na Państwa stronie. Wiadomość pozostaje mała, ale wiele programów nie wczytuje obrazów zewnętrznych automatycznie (podobnie jak sama poczta internetowa, lekcja 2.2). Odbiorca widzi wtedy puste pole. Albo jako obraz osadzony: obrazek jest dołączany jako załącznik do każdej wiadomości. Wtedy jest widoczny, ale każda wiadomość staje się większa, a u niektórych odbiorców przy każdej wiadomości pojawia się spinacz, jakby był w niej załącznik.
• Logo o rozmiarze 300 KB pod każdą wiadomością, także pod "Dobrze, do jutra", to marnowanie przestrzeni dyskowej wszystkich. Logo powinno być małe, kilkadziesiąt KB.
• Ważnych danych, takich jak numer telefonu, nigdy nie należy umieszczać wyłącznie na obrazku. Obrazka nie da się skopiować, a czytnik ekranu nie może go odczytać na głos.

Klauzule: krótko i ostrożnie

Pod wieloma wiadomościami służbowymi znajduje się długi tekst w rodzaju "Niniejsza wiadomość jest przeznaczona wyłącznie dla adresata. Jeśli nie są Państwo adresatem, prosimy..." Taka klauzula (disclaimer) ma niewielką wartość prawną. Odbiorca jej nie zaakceptował, a znajduje się ona pod wiadomością, która została już przeczytana. Klauzula sprawia też, że wiadomość staje się dłuższa niż sama treść, zwłaszcza w długim wątku.

Jeśli mimo to chcą Państwo coś dodać, prosimy ograniczyć się do krótkiego, rzeczowego zdania, bez obietnic i roszczeń. Jeśli pod wiadomościami służbowymi potrzebne są dane wymagane prawem, takie jak numer rejestrowy, prosimy umieścić je w podpisie, a nie w długim bloku tekstu.

Kiedy pojawia się Państwa podpis

W menu Ustawienia > Tworzenie wiadomości określają Państwo, jak poczta internetowa obsługuje podpis: czy ma się pojawiać zawsze, także przy odpowiedziach i przekierowaniu, oraz czy ma być pod cytowaną wiadomością, czy nad nią. Jeśli piszą Państwo nad cytatem (lekcja 3.2), prosimy wybrać również, aby podpis pojawiał się nad cytatem. W przeciwnym razie znajdzie się na samym dole, pod starą wiadomością, gdzie nikt go nie znajdzie.

Jeśli mają Państwo kilka tożsamości (lekcja 4.1), każda tożsamość ma własny podpis. Gdy w polu Nadawca wybiorą Państwo inną tożsamość, podpis zmieni się razem z nią.

W praktyce: jak to działa w poczcie internetowej

Podpis tworzą Państwo w menu Ustawienia > Tożsamości: prosimy kliknąć swój adres i wypełnić pole Podpis. Przycisk z obrazkiem otwiera pasek narzędzi do formatowania. W menu Ustawienia > Tworzenie wiadomości ustawiają Państwo, kiedy i gdzie ma się pojawiać podpis. Podczas pisania wiadomości dodają go Państwo lub zmieniają przyciskiem Podpis. Kroki opisuje Podręcznik Roundcube. W innych programach do poczty internetowej i programach pocztowych działa to podobnie, choć nie wszystkie programy same wstawiają wiersz oddzielający.

Podsumowanie

• Podpis podaje imię i nazwisko, organizację, telefon i stronę internetową; nic więcej.
• Wiersz oddzielający to dokładnie "-- " (dwa znaki minus i spacja, RFC 3676 sekcja 4.3); programy go rozpoznają i pomijają podpis przy cytowaniu.
• Zasada: najwyżej cztery wiersze (RFC 1855).
• Zwykły tekst wszędzie dociera poprawnie; logo powinno być małe, a ważne dane nigdy nie mogą być wyłącznie na obrazku.
• Klauzule mają niewielką wartość prawną: krótko i ostrożnie albo wcale.

Quiz

Zadanie

Zadanie A4.2: Sprawdzenie Państwa podpisu. Prosimy ustawić podpis dla swojej tożsamości w menu Ustawienia > Tożsamości i wysłać wiadomość do siebie z tematem WMC A4.2. Następnie prosimy otworzyć otrzymaną wiadomość, wybrać Więcej > Eksportuj i przesłać plik .eml. Program odczytuje plik wyłącznie w pamięci i sprawdza: czy temat zawiera A4.2; czy jest część tekstowa; czy jest wiersz oddzielający, który wynosi dokładnie "-- " (ze spacją: zielony; "--" bez spacji: pomarańczowy; brak wiersza oddzielającego: czerwony); czy podpis pod wierszem oddzielającym ma najwyżej cztery wiersze (zielony), pięć lub sześć wierszy (pomarańczowy) lub więcej (czerwony); czy podpis zawiera Państwa imię i nazwisko lub część wyświetlanej nazwy albo numer telefonu lub stronę internetową; czy w przypadku wiadomości HTML jest też wersja w postaci zwykłego tekstu (multipart/alternative); a obraz w podpisie dołączony jako załącznik i większy niż 50 KB daje wynik pomarańczowy. Dla każdego punktu zobaczą Państwo kolor zielony, pomarańczowy lub czerwony z objaśnieniem.

Dalsza lektura

Opisane kroki w poczcie internetowej dotyczą poczty internetowej WebOké; w innych programach do poczty internetowej działa to podobnie.

• Roundcube Webmail 5.2: Tworzenie podpisu
• Roundcube Webmail 5.1: Państwa imię i nazwisko jako nadawca
• Roundcube Webmail 10.1: Najważniejsze ustawienia
• RFC 3676, sekcja 4.3 Usenet Signature Convention (w języku angielskim): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3676
• RFC 1855, Netiquette Guidelines (w języku angielskim): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1855