IMAP, POP i poczta przez przeglądarkę: dlaczego wszędzie widzą Państwo tę samą pocztę

Moduł 1: Jak działa Państwa poczta · Czas czytania: 9 min

Cel lekcji: Po tej lekcji potrafią Państwo wyjaśnić różnicę między IMAP a POP, wiedzą Państwo, co to oznacza dla poczty na wielu urządzeniach, dla przestrzeni dyskowej i dla kopii zapasowej, oraz potrafią Państwo sprawdzić, jak skonfigurowane są Państwa urządzenia.

Kluczowe pojęcia: IMAP, POP3, synchronizacja, flagi, folder Wysłane, limit przestrzeni (quota), kopia lokalna

Dwa sposoby pobierania poczty

W lekcji 1.1 widzieli Państwo, że poczta jest dostarczana na serwer pocztowy. Tam czeka, aż program pocztowy ją pobierze. Do tego pobierania służą dwa protokoły, oparte na zupełnie różnych założeniach.

• POP3 (Post Office Protocol, w skrócie POP) jest starszy. Jego założeniem jest skrytka pocztowa: program pobiera nową pocztę, zapisuje ją na komputerze, a serwer może ją potem usunąć. Mówi o tym sam standard: zwykle poczta jest pobierana, a następnie usuwana.
• IMAP (Internet Message Access Protocol) działa odwrotnie. Poczta pozostaje na serwerze. Program pokazuje, co znajduje się na serwerze, i przekazuje Państwa działania: czytanie, przenoszenie, usuwanie, oznaczanie. Źródłem jest serwer, a Państwa urządzenia jedynie go podglądają.

Poczta przez przeglądarkę (webmail) zawsze działa przez IMAP. Inaczej się nie da: webmail nie ma własnego dysku, na którym przechowywałby Państwa pocztę. Pokazuje na bieżąco to, co znajduje się w Państwa skrzynce na serwerze.

Co synchronizuje IMAP

Przy IMAP synchronizowana jest nie tylko sama poczta, lecz także wszystko, co Państwo z nią robią:

• Foldery. Jeśli utworzą Państwo w webmailu folder Klanten (Klienci), pojawi się on również w aplikacji pocztowej w telefonie. Foldery znajdują się na serwerze.
• Flagi. Każda wiadomość ma cechy, które IMAP nazywa flagami: przeczytana, z odpowiedzią, oznaczona, usunięta. Gdy przeczytają Państwo wiadomość w telefonie, w webmailu również będzie oznaczona jako przeczytana. Gdy odpowiedzą Państwo na nią na laptopie, w webmailu pojawi się strzałka oznaczająca odpowiedź.
• Przenoszenie i usuwanie. Jeśli przeciągną Państwo wiadomość do folderu Kosz, zostanie ona przeniesiona do Kosza wszędzie.

Jedna kwestia zaskakuje wiele osób: folder Wysłane. Wysyłanie odbywa się przez SMTP, a SMTP niczego nie przechowuje. To program pocztowy po wysłaniu sam zapisuje kopię w folderze Wysłane na serwerze. Przy IMAP ta kopia jest widoczna wszędzie. Jeśli program tego nie robi albo zapisuje kopię w innym folderze, wysłaną pocztę widać tylko na tym jednym urządzeniu. Więcej na ten temat w lekcji 5.1.

Co robi POP i dlaczego to sprawia problemy

Przy POP program pyta serwer: jakie wiadomości są dla mnie? Pobiera je i prosi serwer o ich usunięcie. Wiele programów ma opcję w rodzaju "Zostaw kopię na serwerze", czasem z terminem, na przykład 14 dni. Ale nawet wtedy serwer nie wie, co Państwo robią na komputerze. Foldery oraz stan przeczytania i odpowiedzi pozostają na tym jednym urządzeniu.

Weźmy Daana, kolegę Sanne. Na komputerze w biurze lata temu skonfigurował pocztę przez POP. W telefonie używa IMAP. Co się dzieje?

• Rano Daan widzi w telefonie wiadomość od dostawcy. Gdy w biurze otwiera program pocztowy, ten pobiera wiadomość i usuwa ją z serwera. Potem wiadomość znika z telefonu.
• W webmailu folder Odebrane jest prawie pusty, bo wszystko jest na komputerze w biurze.
• To, co Daan wysyła z biura, znajduje się w folderze Wysłane tylko na tym komputerze.

Mówi się czasem, że POP na drugim urządzeniu "kradnie" pocztę. To jedna z najczęstszych przyczyn skargi "moja poczta znika".

Przestrzeń: limit obejmuje wszystko

Przy IMAP cała Państwa poczta jest na serwerze. Każda skrzynka ma maksymalny rozmiar, czyli limit przestrzeni lub quota. Limit obejmuje wszystkie foldery razem: Odebrane, ale także Wysłane, Kopie robocze, Archiwum, Spam i Kosz. Usunięta poczta w Koszu wlicza się więc do limitu, dopóki nie opróżnią Państwo kosza.

Gdy skrzynka jest pełna, nie przyjmuje nowej poczty. Nadawca otrzymuje wtedy swoją wiadomość z powrotem wraz z komunikatem o błędzie. Przy POP ten problem występuje rzadziej, bo serwer jest stale opróżniany. To jedyny powód, dla którego niektórzy nadal używają POP. Lepiej jednak pracować z IMAP i od czasu do czasu porządkować skrzynkę albo zapisywać starą pocztę lokalnie w programie pocztowym (lekcja 5.4).

Zepsuty laptop

Załóżmy, że laptop Sanne spada ze stołu i już się nie uruchamia. Co traci Sanne?

• Przy IMAP: nic ze swojej poczty. Loguje się do webmaila albo konfiguruje nowy laptop i wszystko wraca: foldery, wysłana poczta, stan przeczytania. Utracone mogą być natomiast kopie robocze, które jeszcze nie trafiły na serwer, oraz poczta, którą sama przeniosła do lokalnego folderu na laptopie.
• Przy POP: całą pocztę, którą laptop pobrał, a serwer usunął. Jeśli nie miała kopii zapasowej laptopa, ta poczta przepadła.

IMAP jest więc formą zabezpieczenia, ale nie kopią zapasową. Jeśli usuną Państwo wiadomość i opróżnią kosz, zniknie ona wszędzie jednocześnie. Błąd synchronizuje się równie szybko jak poprawne działanie. Dlatego warto wiedzieć, czy dostawca wykonuje kopie zapasowe, i jak samodzielnie wyeksportować ważną pocztę.

Jakie ustawienia należą do którego protokołu

W programie pocztowym, w ustawieniach konta, widać, jakiego rodzaju jest to konto. Wskazówki:

To typowe porty z szyfrowaniem, również w WebOké. Konto może mieć zawsze tylko jeden sposób pobierania. Aby przejść z POP na IMAP, w większości programów trzeba dodać konto ponownie. Najpierw prosimy zabezpieczyć pocztę, która jest zapisana tylko lokalnie, na przykład przeciągając ją do nowych folderów IMAP.

W praktyce: tak to działa w webmailu

Webmail zawsze korzysta z IMAP. To, co Państwo zrobią w webmailu, zobaczą Państwo w każdym programie pocztowym, który również działa przez IMAP, i odwrotnie. Stopień zapełnienia skrzynki widać w lewym dolnym rogu webmaila, na pasku poniżej folderów. W podręczniku Roundcube, w części Czym jest webmail, opisano, jak webmail i program pocztowy współpracują. W innych usługach webmail, takich jak Gmail czy Outlook.com, działa to podobnie: one również pokazują to, co jest na serwerze.

Podsumowanie

• POP pobiera pocztę na jedno urządzenie i zwykle usuwa ją z serwera; IMAP pozostawia pocztę na serwerze.
• IMAP synchronizuje foldery i flagi (przeczytana, z odpowiedzią, oznaczona). Webmail zawsze działa przez IMAP.
• Folder Wysłane to kopia, którą program pocztowy sam zapisuje na serwerze.
• Limit przestrzeni obejmuje wszystkie foldery razem, także Kosz i Spam.
• IMAP chroni przed awarią urządzenia, ale nie jest kopią zapasową: usunięcie następuje wszędzie jednocześnie.

Quiz

Zadanie

Zadanie D1.2: Tak skonfigurowana jest Państwa poczta. Na każdym urządzeniu, na którym Państwo korzystają z poczty (komputer, telefon, tablet), prosimy sprawdzić w ustawieniach konta, czy używa ono IMAP czy POP, oraz jaki serwer i jaki port służy do odbierania i wysyłania. Prosimy zapisać to w formie listy. Następnie prosimy otworzyć obok siebie webmail i aplikację pocztową w telefonie i porównać foldery: czy widać te same foldery i czy w folderze Wysłane jest ta sama poczta? Potem prosimy odpowiedzieć na pytania: Czy któreś z Państwa urządzeń używa POP, a jeśli tak, czy przez to znika poczta z innych urządzeń? Gdzie znajduje się Państwa folder Wysłane: na serwerze (widoczny wszędzie) czy tylko na jednym urządzeniu? Co by Państwo stracili, gdyby jutro zepsuło się Państwa najważniejsze urządzenie?

Dalsza lektura

Opisane kroki w webmailu dotyczą webmaila WebOké; w innych usługach webmail działa to podobnie.

• Roundcube Webmail 1.1: Czym jest poczta przez przeglądarkę (webmail)?
• IMAP czy POP3: czym się różnią i który wybrać?
• Jak sprawdzić wykorzystanie poczty?
• Bezpłatny kurs Poczta e-mail w porządku: konfiguracja i prawidłowe dostarczanie 1.3: IMAP i POP3: odbieranie poczty
• Bezpłatny kurs Poczta e-mail w porządku: konfiguracja i prawidłowe dostarczanie 3.1: Foldery i synchronizacja: dlaczego mają Państwo dwa foldery „Wysłane”
• Bezpłatny kurs Poczta e-mail w porządku: konfiguracja i prawidłowe dostarczanie 3.2: Przechowywanie, limity (quota) i pełna skrzynka pocztowa
• RFC 9051, IMAP wersja 4, rewizja 2 (po angielsku): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051
• RFC 1939, Post Office Protocol wersja 3 (po angielsku): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1939