Przechowywanie, limity (quota) i pełna skrzynka pocztowa

Moduł 3: Zarządzanie skrzynką pocztową · Czas czytania: 9 minut

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili wyjaśnić, na co zużywa się miejsce w skrzynce pocztowej, czym jest quota, co zauważy nadawca, gdy Państwa skrzynka jest pełna, oraz stworzyć plan porządkowania i archiwizacji, który nie spowoduje utraty żadnej wiadomości.

Kluczowe pojęcia: przechowywanie, quota (na skrzynkę i na pakiet), zużycie według folderu, załączniki i base64, maksymalny rozmiar wiadomości (SIZE), wiadomość ostrzegawcza, 452 4.2.2 i 552 5.2.2 (skrzynka pełna), 552 5.3.4 (wiadomość za duża), porządkowanie, archiwizacja, folder lokalny, kopia zapasowa

Na co zużywa się miejsce?

Zwykła wiadomość tekstowa to kilka kilobajtów. Można ich przechowywać setki tysięcy. Miejsce zajmują niemal zawsze trzy rzeczy:

1. Załączniki. Zdjęcia, pliki pdf, prezentacje. Jedna wiadomość z dziesięcioma zdjęciami z telefonu to już szybko 30 do 50 MB.
2. Wysłana poczta. Każdy wysłany przez Państwa załącznik zostaje później również w folderze Wysłane. Jeśli wysyłają Państwo ofertę o wadze 8 MB do pięciu klientów w pięciu osobnych wiadomościach, znajduje się ona tam pięć razy.
3. Kosz i spam. Usunięta poczta znajduje się w Koszu, dopóki go Państwo nie opróżnią. Spam znajduje się w folderze spamu, dopóki filtr antyspamowy lub Państwo go nie uporządkują. Oba te foldery liczą się do zużytego miejsca.

Czwartą, ukrytą przyczynę widzieli Państwo w lekcji 3.1: wiadomości oznaczone jako usunięte, ale nigdy ostatecznie skasowane.

Dlaczego załącznik staje się większy

Poczta elektroniczna została pierwotnie wymyślona wyłącznie dla tekstu. Załącznik (zdjęcie, plik pdf) jest więc konwertowany na tekst za pomocą kodowania base64. Przy tym 3 bajty są zawsze zamieniane na 4 znaki. Załącznik staje się więc około jedną trzecią większy, a z uwzględnieniem znaków końca linii nieco więcej. Plik pdf o rozmiarze 15 MB na Państwa komputerze ma w wiadomości e-mail ponad 20 MB.

Jest to istotne przy limitach. Jeśli odbiorca podaje „maksymalnie 25 MB”, chodzi o rozmiar całej wiadomości po konwersji. Załącznik o wadze 20 MB może się już wtedy nie zmieścić.

Dwa rodzaje limitów

Quota: ile wolno przechowywać?

Quota to maksymalna ilość miejsca przeznaczona na skrzynkę pocztową. Zazwyczaj obowiązują dwa poziomy:

• Sama skrzynka pocztowa. Można ustawić limit dla pojedynczej skrzynki, na przykład 2 GB dla adresu ogólnego, aby jedna skrzynka nie pochłaniała całego miejsca.
• Pakiet lub abonament. Wszystkie skrzynki pocztowe razem (a w przypadku pakietu hostingowego również strona internetowa, bazy danych i kopie zapasowe) współdzielą łączną przestrzeń dyskową. Jeśli jest ona pełna, duża quota dla pojedynczej skrzynki już nic nie pomoże.

W przypadku firmowej usługi poczty w chmurze przestrzeń jest często przydzielana na użytkownika, z ustaloną ilością na licencję. Zasada pozostaje ta sama.

Rozmiar wiadomości: jak duża może być jedna wiadomość?

Niezależnie od przestrzeni dyskowej każdy serwer pocztowy ma maksymalny rozmiar wiadomości. Dotyczy to zarówno wysyłania (Państwa serwer), jak i odbierania (serwer odbiorcy). O powodzeniu decyduje mniejsza z tych dwóch wartości. Serwery pocztowe ogłaszają swój limit na początku rozmowy SMTP za pomocą rozszerzenia SIZE (patrz lekcja 1.2), na przykład 250-SIZE 52428800 (50 MB).

Często stosowane limity mieszczą się między 20 a 50 MB. Gmail na przykład pozwala wysyłać załączniki do 25 MB; większe pliki Gmail sam zamienia na link do Google Drive. Nigdy nie należy zakładać, że odbiorca obsłuży więcej niż 20 MB. Dla dużych plików lepszym wyborem jest link do pobrania (na przykład z własnej przestrzeni w chmurze): brak limitu, brak podwójnego przechowywania, a link można później wycofać.

Co się dzieje, gdy skrzynka pocztowa jest pełna?

Najpierw zwykle otrzymują Państwo ostrzeżenie: wiadomość od serwera informującą, że zbliżają się Państwo do progu, na przykład 90%. Na serwerach z Eximem (takich jak DirectAdmin) jest to angielski tekst The size of your mailbox has exceeded a warning threshold.

Jeśli skrzynka jest już naprawdę pełna, serwer odrzuca nową pocztę. To, czy dzieje się to tymczasowo, czy ostatecznie, zależy od serwera:

Kod X.2.2 oznacza w rozszerzonych kodach statusu (RFC 3463) dokładnie to: „skrzynka pełna”. Moduł 6 omawia zwrotki (bounce) dokładniej.

Proszę zwrócić uwagę na różnicę w porównaniu z wiadomością zbyt dużą: 552 5.3.4 Message too big oznacza, że wiadomość jest większa niż dopuszcza serwer. Porządkowanie skrzynki w tym przypadku nie pomoże; nadawca musi wysłać plik w inny sposób.

I proszę zwrócić uwagę: pełnej skrzynki często sami Państwo nie zauważają. Mogą Państwo normalnie wysyłać wiadomości i czytać starą pocztę. To nadawcy otrzymują komunikat o błędzie, a klient, który trzy razy otrzymał zwrotkę, nie zawsze dzwoni.

Porządkowanie bez żalu

Kolejność, która niemal zawsze się sprawdza:

1. Sprawdzić, gdzie znajduje się zajęte miejsce. W poczcie webowej lub panelu klienta często widoczne jest zużycie według folderu. Zwykle na górze znajdują się Wysłane, Kosz lub jeden stary folder z załącznikami.
2. Opróżnić Kosz i Spam. To najszybszy sposób na odzyskanie miejsca i nic nie kosztuje.
3. Znaleźć duże wiadomości. W większości programów pocztowych i w poczcie webowej można sortować według rozmiaru. Warto zapisać potrzebny załącznik w swoich plikach i usunąć wiadomość, albo usunąć sam załącznik (Thunderbird i Apple Mail umożliwiają usunięcie załącznika z wiadomości).

4. Zarchiwizować stare lata. Pocztę, którą chcą Państwo zachować, ale rzadko potrzebują, można przenieść do archiwum. Mają Państwo dwie możliwości:

   • folder archiwum na serwerze: pozostaje widoczny wszędzie, ale wciąż liczy się do zajętej przestrzeni;
   • folder lokalny na Państwa komputerze (Thunderbird: Foldery lokalne; Apple Mail: Na moim Macu; Outlook: plik danych .pst). Nie liczy się on już do limitu, ale znajduje się wyłącznie na tym jednym komputerze. Proszę wówczas samodzielnie zadbać o kopię zapasową tego komputera. Bez kopii zapasowej lokalna archiwizacja jest w rzeczywistości przeniesieniem danych na jeden dysk twardy.
5. Dopiero potem dostosować quotę, jeśli nadal jest to konieczne i Państwa pakiet ma na to miejsce.

Masowe porządkowanie za pomocą jednego przycisku w panelu (na przykład „usuń wszystko starsze niż rok w folderze Odebrane”) jest wygodne, ale nieodwracalne. Przy IMAP znika to również natychmiast ze wszystkich Państwa urządzeń. Proszę najpierw zachować to, co jest potrzebne.

Obowiązek przechowywania

W Polsce dokumentację podatkową przechowuje się do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli zwykle pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 Ordynacji podatkowej). Może to obejmować korespondencję biznesową, taką jak oferty, potwierdzenia zleceń i faktury. Proszę więc nie usuwać jej bezrefleksyjnie. Proszę umieścić ją w archiwum z kopią zapasową albo zachować załączniki w swojej dokumentacji.

W praktyce: jak to wygląda w panelu

W DirectAdmin w zakładce Konta E-mail widoczna jest przy każdej skrzynce kolumna Zużycie, a na górze suma całkowita. Poprzez trzy kropki przy skrzynce pocztowej i opcję Zmiana limitów ustawiają Państwo quotę w MB, lub zaznaczają opcję Max, aby skrzynka mogła korzystać z wolnej przestrzeni całego pakietu. Za pomocą opcji Oczyść można jednym razem usunąć starą pocztę z folderu. W Moje WebOké widoczna jest przestrzeń dyskowa wykorzystana przez pakiet. U innych dostawców działa to podobnie: proszę szukać w panelu lub środowisku zarządzania słów „przestrzeń dyskowa”, „quota” lub „rozmiar skrzynki pocztowej”.

Podsumowanie

• Miejsce zużywają przede wszystkim załączniki, wysłana poczta, Kosz i spam.
• Załączniki w wiadomości stają się około jedną trzecią większe przez kodowanie base64.
• Istnieje quota na skrzynkę pocztową oraz suma dla całego pakietu; decyduje najciaśniejszy limit.
• Pełna skrzynka odrzuca pocztę: tymczasowo (452 4.2.2) lub ostatecznie (552 5.2.2). Zauważa to nadawca, Państwo często nie.
• Proszę porządkować w tej kolejności: sprawdzić, opróżnić Kosz i Spam, znaleźć duże wiadomości, zarchiwizować, a dopiero potem zwiększyć quotę. Archiwum lokalne wymaga własnej kopii zapasowej.

Quiz

Zadanie

Zadanie O3.2: Zmierzenie zajętości miejsca i stworzenie planu porządkowania. Proszę sprawdzić, ile przestrzeni dyskowej zużywa Państwa skrzynka pocztowa i jaki jest limit (dla skrzynki oraz dla pakietu lub abonamentu). Proszę zanotować trzy foldery zajmujące najwięcej miejsca i znaleźć dziesięć największych wiadomości. Następnie proszę przygotować plan porządkowania: co zostanie usunięte, co zostanie zarchiwizowane, gdzie znajdzie się archiwum i jak zabezpieczone jest to archiwum kopią zapasową? Proszę uwzględnić to, co muszą Państwo zachować ze względów biznesowych.

Dalsza lektura

Kroki opisane w tych artykułach dotyczą paneli WebOké; u innych dostawców działa to podobnie.

• Instrukcja DirectAdmin 7.3: Miejsce na skrzynkę pocztową i co się dzieje, gdy jest pełna
• Komunikat: Your mailbox - The size of your mailbox has exceeded a warning threshold
• E-mail odrzucony: wiadomość zbyt duża
• Jak sprawdzić wykorzystanie poczty?
• Czyszczenie skrzynki pocztowej w DirectAdmin w celu zwolnienia miejsca
• RFC 3463 (Enhanced Mail System Status Codes), RFC 2045 (MIME, base64), RFC 1870 (SMTP SIZE)