Moduł 6 · 6.3
Wiadomość o nieobecności, która działa poprawnie
Moduł 6: Automatycznie: filtry i nieobecność · Czas czytania: 9 min
Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili wyjaśnić, jak działa wiadomość o nieobecności na serwerze oraz kto ją otrzymuje, a kto nie. Będą też Państwo umieli ustawić wiadomość o nieobecności, która sama się włącza i wyłącza i nie zdradza niczego, co mogłoby pomóc oszustom.
Kluczowe pojęcia: wiadomość o nieobecności, Sieve vacation, Częstotliwość odpowiedzi (:days), Moje adresy e-mail (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Początek nieobecności i Koniec nieobecności, Akcje wiadomości przychodzących
Filtr, który odpowiada
Wiadomość o nieobecności jest z technicznego punktu widzenia filtrem. Znajduje się w tym samym zbiorze filtrów co Państwa pozostałe filtry (lekcja 6.1), a więc również działa na serwerze, w chwili gdy poczta przychodzi. Laptop może być wyłączony. Rozszerzenie Sieve nazywa się vacation (RFC 5230). Tak webmail zapisuje wiadomość o nieobecności na czas przerwy świątecznej:
require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Afwezigheidsbericht]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
vacation :days 7 :addresses ["sanne@example.com","info@example.com"] :subject "Afwezig tot en met 3 januari" "Dank je voor je mail. Ik ben er tot en met 3 januari niet. Voor bestellingen kun je terecht bij Daan: daan@example.com.";
}Co tu jest zapisane:
currentdate ... "ge" ... "2026-12-21"i"le" ... "2027-01-03": bieżąca data musi przypadać 21 grudnia lub później oraz 3 stycznia lub wcześniej. To są Państwa Początek nieobecności i Koniec nieobecności. Poza tym okresem filtr nic nie robi.:zone "+0100"to strefa czasowa z Państwa ustawień.vacation :days 7: ten sam adres otrzymuje odpowiedź najwyżej raz na 7 dni.:addresses [...]: adresy, które należą do Państwa.:subjecti tekst po nim: temat i treść odpowiedzi.
Jedna odpowiedź na nadawcę w danym okresie
Bez ograniczenia ktoś, kto napisze do Państwa dziesięć razy, otrzymałby dziesięć razy tę samą odpowiedź. Dlatego serwer zapamiętuje, komu już odpowiedział. W okresie ustawionym jako Częstotliwość odpowiedzi (w Sieve :days) ten sam nadawca nie dostaje drugiej odpowiedzi. Jeśli nic Państwo nie wybiorą, zgodnie ze standardem obowiązuje 7 dni (RFC 5230, sekcja 4.1). Przy dwutygodniowym urlopie 7 to dobra wartość: kto napisze ponownie po tygodniu, otrzyma przypomnienie, że nadal Państwa nie ma. Krótszy okres niż 1 dzień zwykle nie jest możliwy.
Odpowiedź trafia do nadawcy z koperty (Return-Path, lekcja 1.1), a niekoniecznie na adres w polu From. W zwykłej poczcie to ten sam adres. W przypadku newsletterów i systemów jest to często adres techniczny i właśnie o to chodzi: dzięki temu automatyczna odpowiedź nie trafia do człowieka, który nie ma z nią co zrobić.
Kto nie otrzymuje odpowiedzi
Wiadomość o nieobecności może wyrządzić sporo szkody, jeśli odpowie na niewłaściwą pocztę: odpowiedzi na listę mailingową z tysiącem członków albo dwie automatyczne wiadomości, które bez końca odpowiadają sobie nawzajem. Dlatego standard (RFC 5230, sekcja 4.6) stanowi, że serwer nie odpowiada na:
- pocztę z nagłówkiem List-Id lub innymi nagłówkami List: newslettery i listy mailingowe;
- pocztę z nagłówkiem Auto-Submitted o wartości innej niż "no": wiadomości automatyczne, takie jak inna wiadomość o nieobecności lub powiadomienie systemu;
- pocztę z adresów takich jak MAILER-DAEMON lub adresów, które zaczynają się od "owner-" albo kończą na "-request".
Sama odpowiedź otrzymuje nagłówek Auto-Submitted: auto-replied. Dzięki temu inna wiadomość o nieobecności wie, że nie powinna odpowiadać zwrotnie, i nie powstaje pętla.
Moje adresy e-mail: odpowiedź tylko wtedy, gdy wiadomość jest do Państwa
Serwer odpowiada tylko wtedy, gdy jeden z Państwa adresów znajduje się w nagłówkach To lub Cc (RFC 5230, sekcja 4.5). W ten sposób unikają Państwo odpowiadania na pocztę, która przyszła przez listę lub jako Bcc. Serwer wie tylko częściowo, które adresy należą do Państwa: adres skrzynki na pewno, ale już nie adres info@, który jest do Państwa przekierowywany.
Dlatego ważne jest pole Moje adresy e-mail (w Sieve :addresses). Prosimy wpisać tam każdy adres, na który otrzymują Państwo pocztę, także adresy z przekierowaniem. Opcja Wypełnij wszystkimi moimi adresami przejmuje adresy z Państwa tożsamości. Jeśli zapomną Państwo o info@, klient piszący na info@ nie otrzyma wiadomości o nieobecności i być może będzie na próżno czekał.
Początek, koniec i co dzieje się z pocztą
Dzięki ustawieniom Początek nieobecności i Koniec nieobecności wiadomość sama się włącza i wyłącza. To najbezpieczniejszy sposób: nie można zapomnieć jej wyłączyć. Jeśli pozostawią Państwo te pola puste, wiadomość działa tak długo, jak Status ma wartość włączone. Wiadomość o nieobecności, która działa jeszcze tygodniami po urlopie, to znany błąd, który wprowadza klientów w błąd.
W polu Akcje wiadomości przychodzących wybierają Państwo, co dzieje się z samą pocztą. Prosimy pozostawić tu Zachowaj. Vacation zostawia bowiem wiadomość po prostu w Państwa skrzynce (RFC 5230, sekcja 4.7), a po powrocie chcą Państwo przeczytać, co przyszło. Odrzuć oznacza, że otrzymana poczta znika. Przekieruj do lub Wyślij kopię do mają sens tylko wtedy, gdy adresatem jest współpracownik w Państwa własnej organizacji, z tymi samymi wadami co w lekcji 6.2.
Co pisać, a czego nie
Dobra wiadomość o nieobecności jest krótka i pomaga nadawcy:
- Kiedy Państwo wracają lub do kiedy nie będą Państwo odpowiadać.
- Kto w tym czasie przejmuje sprawy, z adresem lub numerem telefonu, pod którym ktoś faktycznie odpowiada.
- Co nadawca może zrobić, jeśli sprawa jest pilna.
A czego nie pisać: szczegółów, które pomagają oszustom i włamywaczom. Odpowiedź trafia do każdego, kto do Państwa pisze, także do spamerów i nieznajomych. Prosimy więc nie podawać, że są Państwo przez trzy tygodnie za granicą, dokąd Państwo wyjeżdżają, prywatnego numeru ani nazwiska zastępcy wraz z funkcją, którą oszust mógłby wykorzystać ("w sprawie płatności prosimy pisać do naszego księgowego Jana"). Oszust chętnie wykorzystuje taką wiadomość, aby napisać wiarygodny fałszywy e-mail, na przykład z prośbą o pilną płatność w imieniu osoby, która i tak jest nieosiągalna.
Przykład dobrej wiadomości:
Onderwerp: Afwezig tot en met 3 januari
Dank je voor je mail. Ik lees mijn mail weer vanaf 4 januari.
Voor bestellingen en vragen kun je terecht bij info@example.com.Nie podwójnie
Wiadomość o nieobecności można też ustawić w panelu zarządzania hostingiem, w WebOké w DirectAdmin. Prosimy korzystać tylko z jednego z tych miejsc. Jeśli oba są włączone, każdy otrzyma dwie automatyczne odpowiedzi.
W praktyce: tak to działa w webmailu
Wiadomość o nieobecności znajduje się w Ustawienia > Nieobecność, z polami Temat, Treść, Początek nieobecności, Koniec nieobecności i Status, a w Ustawienia zaawansowane z polami Moje adresy e-mail, Częstotliwość odpowiedzi i Akcje wiadomości przychodzących. Wynik widać w Filtry > Akcje > Edytuj zbiór filtrów. Poszczególne kroki opisano w podręczniku Roundcube w części Ustawianie wiadomości o nieobecności. W innych webmailach działa to podobnie: Gmail ma autoodpowiedź urlopową w ustawieniach, a Outlook.com odpowiedzi automatyczne.
Podsumowanie
- Wiadomość o nieobecności to filtr Sieve (vacation, RFC 5230), który działa na serwerze.
- Ten sam nadawca otrzymuje najwyżej jedną odpowiedź w okresie Częstotliwość odpowiedzi; bez wyboru jest to 7 dni.
- Brak odpowiedzi na listy mailingowe (List-Id) i pocztę automatyczną (Auto-Submitted), a odpowiedź tylko wtedy, gdy jeden z Państwa adresów jest w To lub Cc.
- W polu Moje adresy e-mail prosimy wpisać także adresy z przekierowaniem, użyć daty początku i końca oraz pozostawić akcję Zachowaj.
- Prosimy napisać, kiedy Państwo wracają i do kogo można się zwrócić, ale bez szczegółów, które pomagają oszustom.
Quiz
Zadanie
Zadanie A6.3: Sprawdzenie Państwa automatycznej odpowiedzi. Prosimy przygotować we własnej skrzynce wiadomość o nieobecności w Ustawienia > Nieobecność, z wartościami Początek nieobecności i Koniec nieobecności, które obie leżą w przyszłości; wtedy wiadomość nie jest jeszcze faktycznie włączona i nikt teraz nie dostanie odpowiedzi. Prosimy wypełnić temat, tekst, Moje adresy e-mail i Częstotliwość odpowiedzi, a w Akcje wiadomości przychodzących pozostawić Zachowaj. Następnie prosimy wkleić swój zbiór filtrów (Ustawienia > Filtry > Akcje > Edytuj zbiór filtrów, skopiować całość) lub przesłać plik z Pobierz. Program odczytuje skrypt w pamięci (nic nie jest zapisywane) i sprawdza: czy jest akcja vacation; czy :days wynosi co najmniej 1; czy temat nie jest pusty; czy tekst ma więcej niż 40 znaków; czy jest granica daty z currentdate (w przeciwnym razie pomarańczowy: czy na pewno nie zapomną Państwo jej wyłączyć?); czy :addresses zawiera co najmniej jeden adres (w przeciwnym razie pomarańczowy); oraz czy wiadomość jest zachowywana, a więc bez discard i bez przekierowania na adres spoza Państwa domeny. Po wykonaniu zadania prosimy ponownie wyłączyć wiadomość, jeśli nie jest Państwu potrzebna.
Dalsza lektura
Opisane kroki w webmailu dotyczą webmaila WebOké; w innych webmailach działa to podobnie.
- Roundcube Webmail 7.3: Ustawianie wiadomości o nieobecności
- Roundcube Webmail 7.1: Tworzenie filtra
- Bezpłatny kurs Bezpieczny internet dla przedsiębiorców 1.2: Phishing, oszustwo na prezesa i oszustwo na fałszywą fakturę
- Reguły poczty e-mail po stronie serwera (filtry na serwerze)
- RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (po angielsku): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230
- Waarom niet iedereen je afwezigheidsbericht krijgt