Dlaczego poczta trafia do spamu

Moduł 4: Dostarczalność: SPF, DKIM i DMARC w praktyce · Czas czytania: 10 minut

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili wymienić cztery warstwy, w których odbiorca ocenia przychodzącą wiadomość, wyjaśnić dlaczego stwierdzenie "u mnie dochodzi" niczego nie dowodzi, oraz za pomocą testu ustalić, w której warstwie leży problem.

Kluczowe pojęcia: dostarczalność (deliverability), doręczenie a skrzynka odbiorcza, czystość techniczna, uwierzytelnianie (SPF, DKIM, DMARC), dopasowanie (alignment), reputacja IP, reputacja domeny, treść, zachowanie odbiorców (skargi, otwieranie, usuwanie), filtry u poszczególnych odbiorców, Authentication-Results, wiadomość testowa, narzędzia pomiarowe

Doręczone to nie to samo co dostarczone do skrzynki odbiorczej

Jeśli Państwa serwer przekazał wiadomość serwerowi odbiorcy, a ten odpowiedział 250 OK, wiadomość została doręczona. Nie oznacza to jeszcze, że trafiła do folderu Odebrane. Serwer odbiorcy może następnie umieścić ją w folderze spam, w zakładce "Oferty", w kwarantannie, a nawet po cichu ją odrzucić.

Dostarczalność (po angielsku deliverability) dotyczy właśnie tego drugiego kroku: czy Państwa wiadomość trafia tam, gdzie powinna? O tym decyduje każdy odbiorca indywidualnie. Gmail waży to inaczej niż Microsoft, a firma z własnym filtrem antyspamowym jeszcze inaczej. Nie istnieje centralna lista reguł. Warstwy, w których dokonuje się ocena, są jednak wszędzie mniej więcej takie same.

Warstwa 1: czystość techniczna

Zanim filtr spojrzy na treść, sprawdza samo połączenie:

• Czy adres IP serwera wysyłającego ma prawidłowy wpis reverse DNS (PTR), który wskazuje z powrotem na ten sam adres? (Lekcja 5.1.)
• Czy serwer przedstawia się poprawnie, podając prawdziwą nazwę w EHLO?
• Czy połączenie jest szyfrowane za pomocą TLS?
• Czy serwer przestrzega zasad SMTP i ponawia próbę po tymczasowej odmowie?

W przypadku skrzynki pocztowej u dostawcy hostingu lub dużej usługi pocztowej jest to niemal zawsze w porządku. Staje się to istotne, gdy sami Państwo prowadzą serwer, na przykład VPS wysyłający pocztę bezpośrednio, albo drukarkę czy kamerę, która samodzielnie wysyła wiadomości.

Warstwa 2: uwierzytelnianie

To warstwa, na którą jako administrator domeny mają Państwo największy wpływ i której dotyczy ten moduł:

• SPF (lekcja 4.2): czy ten serwer ma prawo wysyłać wiadomości w imieniu domeny?
• DKIM (lekcja 4.3): czy wiadomość jest podpisana i czy podpis jest prawidłowy?
• DMARC (lekcja 4.4): czy pomyślny wynik kontroli odnosi się do domeny w adresie Od (dopasowanie, alignment), i co ma zrobić odbiorca, jeśli tak nie jest?

Podstawy tych trzech rekordów znajdują się w kursie DNS, moduł 4. Tutaj mowa jest o praktyce: rozpoznaniu wszystkich usług, które wysyłają pocztę w Państwa imieniu, oraz stopniowym zaostrzaniu polityki.

Brak uwierzytelniania obniża ocenę. Od 2024 i 2025 roku u dużych odbiorców jest to również twardy wymóg: Gmail, Yahoo i Microsoft oczekują co najmniej SPF lub DKIM od każdego nadawcy, a od nadawców masowych SPF, DKIM i DMARC z dopasowaniem. Zostanie to szczegółowo omówione w lekcji 5.3.

Warstwa 3: reputacja

Odbiorca pamięta, co wcześniej otrzymał od danego nadawcy. Bierze pod uwagę:

• Reputację IP: co wcześniej przychodziło z tego adresu IP? Przy hostingu współdzielonym i dużych usługach pocztowych wielu nadawców dzieli jeden adres IP; jeden zły nadawca może wtedy zaszkodzić wszystkim. Nowy adres IP bez historii jest traktowany ostrożnie.
• Reputację domeny: co wcześniej przychodziło z tej domeny (domeny w adresie Od oraz domeny DKIM)? Ma to coraz większe znaczenie, właśnie dlatego że DKIM i DMARC pozwalają wiarygodnie rozpoznać domenę. Dobrą reputację domeny zabierają Państwo ze sobą przy zmianie serwera.
• Listy blokujące (blocklists): publiczne listy adresów IP lub domen, z których wysyłano spam (lekcja 5.2).

Reputację buduje się powoli, a traci szybko.

Warstwa 4: treść i zachowanie

Dopiero na końcu filtr przygląda się samej wiadomości oraz temu, co robią z nią odbiorcy:

• Treść: linki do domen o złej reputacji, skrócone linki, sam duży obrazek bez tekstu, załączniki z makrami, temat niezwiązany z treścią, uszkodzone formatowanie.
• Zachowanie odbiorców: to ma największą wagę u dużych usług pocztowych. Jeśli wielu odbiorców klika "To spam", Państwa reputacja spada. Jeśli wiadomości są otwierane, otrzymują odpowiedź lub są wyciągane z folderu spam, reputacja rośnie. Gmail oczekuje, by mniej niż 0,3% odbiorców oznaczało wiadomość jako spam, a najlepiej mniej niż 0,1%.

Przekonanie, że pojedyncze "słowa spamowe" takie jak darmowy czy oferta blokują wiadomość, to w dużej mierze mit. Nowoczesne filtry oceniają całość. Newsletter zawierający słowo "darmowy", wysłany przez nadawcę z dobrym uwierzytelnianiem i dobrą reputacją, dotrze bez problemu; schludny tekst z nieznanego serwera bez SPF już nie.

Dlaczego stwierdzenie "u mnie dochodzi" niczego nie dowodzi

Wysyłają Państwo wiadomość testową na własny adres Gmail i trafia ona do folderu Odebrane. Czy to oznacza, że wszystko jest w porządku? Niekoniecznie:

• Prawdopodobnie wcześniej wymieniali Państwo wiadomości z tym adresem. Filtr bardziej ufa nadawcy, z którym jest już kontakt.
• Jeden odbiorca to nie wszyscy odbiorcy. Microsoft może odrzucić wiadomość, którą Gmail zaakceptuje.
• Jedna wiadomość to nie tysiąc wiadomości. Newsletter wysyłany do tysiąca adresów jest oceniany inaczej niż pojedyncza wiadomość.

Wiadomość testowa jest jednak użyteczna, ale po to, by odczytać nagłówki (lekcja 1.5). Znajdują się tam dokładne informacje o tym, co stwierdził odbiorca:

Authentication-Results: mx.google.com;
       dkim=pass header.i=@example.com header.s=x header.b=Ab12Cd34;
       spf=pass (google.com: domain of info@example.com designates 192.0.2.25 as permitted sender) smtp.mailfrom=info@example.com;
       dmarc=pass (p=NONE sp=NONE dis=NONE) header.from=example.com

Tutaj wszystkie trzy kontrole kończą się powodzeniem. Jeśli widnieje spf=softfail, dkim=none lub dmarc=fail, wiedzą Państwo, w której warstwie szukać. W ten sposób ustalają Państwo problem zamiast zgadywać.

Podejście w trzech krokach

1. Proszę sprawdzić DNS za pomocą narzędzia, które analizuje MX, SPF, DKIM, DMARC i listy blokujące. Przykłady: E-mailcheck i Domena w dobrej kondycji od WebOké, internet.nl, MXToolbox. Pokazują one, co znajduje się w DNS, ale nie to, jak rzeczywista wiadomość zostanie oceniona.
2. Proszę wysłać prawdziwą wiadomość testową na adres w Gmail i Outlook.com, albo do usługi testowej takiej jak mail-tester, i odczytać nagłówki lub raport. Dzięki temu zobaczą Państwo, czy wiadomość w praktyce przechodzi przez SPF, DKIM i DMARC.
3. Proszę przyjrzeć się reputacji i zachowaniu, jeśli technika jest w porządku: czy Państwa adres IP znajduje się na liście blokującej? Czy newslettery wysyłane są do osób, które o to poprosiły? Jako duży nadawca mogą Państwo monitorować sytuację w Google Postmaster Tools i Microsoft SNDS.

W praktyce: jak to wygląda w panelu

Na stronie WebOké znajduje się bezpłatny E-mailcheck (www.weboke.pl/emailcheck): wprowadzają Państwo domenę i otrzymują wynik dotyczący MX, SPF, DMARC oraz sprawdzenia listy blokującej dla pierwszego serwera pocztowego, wraz z poradami. W Moje WebOké funkcja Domena w dobrej kondycji sprawdza to samo dla Państwa własnych domen, z przyciskami naprawy. To tylko dwa z wielu narzędzi; internet.nl i MXToolbox wykonują podobne kontrole, a każdy dostawca ma swoją własną wersję. Warto korzystać z kilku równolegle: żadne narzędzie nie widzi wszystkiego.

Podsumowanie

• Doręczenie oznacza jedynie, że serwer odbiorcy przyjął wiadomość; o tym, czy trafi ona do skrzynki odbiorczej, decyduje odbiorca.
• Odbiorcy oceniają wiadomość w czterech warstwach: technika, uwierzytelnianie, reputacja oraz treść/zachowanie.
• Na uwierzytelnianie (SPF, DKIM, DMARC) mają Państwo wpływ samodzielnie, a u dużych odbiorców jest to twardy wymóg.
• Skargi odbiorców ważą więcej niż pojedyncze słowa w tekście.
• Proszę odczytać nagłówek Authentication-Results wiadomości testowej, aby zobaczyć, gdzie leży problem.

Quiz

Zadanie

Zadanie Z4.1: Sprawdzenie domeny w teście pocztowym. Proszę wprowadzić własną domenę (lub, jeśli jej Państwo nie posiadają, internet.nl). Program sprawdzi MX, SPF, selektory DKIM, które uda się znaleźć, DMARC oraz kontrolę listy blokującej dla pierwszego serwera pocztowego. Następnie proszę samodzielnie wpisać: jakie zakończenie ma SPF domeny, jaka jest polityka DMARC oraz czy pierwszy serwer pocztowy znajduje się na liście blokującej. Program zestawi Państwa odpowiedzi z wynikiem na żywo. Proszę wyjaśnić w jednym zdaniu, w której z czterech warstw Państwa domena wymaga największej poprawy.

Więcej informacji

Kroki opisane w tych artykułach dotyczą paneli WebOké; u innych dostawców wygląda to podobnie.

• Podręcznik WebOké 7.4: Poczta nie dociera: sprawdzenie samodzielne
• Wiadomość e-mail nie dociera lub trafia do spamu: jak to sprawdzić
• Instrukcja DirectAdmin 9.4: Moja poczta trafia do adresata do spamu
• Podręcznik WebOké 5.17: Kondycja domeny i poczty e-mail: sprawdzanie i naprawa
• E-mailcheck: https://www.weboke.pl/emailcheck
• Google, Email sender guidelines: https://support.google.com/a/answer/81126