Foldery w Państwa skrzynce pocztowej: Odebrane, Wysłane, Wersje robocze, Kosz, Spam i Archiwum

W Państwa skrzynce pocztowej zawsze znajduje się kilka stałych folderów: Odebrane, Wysłane, Wersje robocze, Kosz, Niechciane, a często także Archiwum. Na telefonie nazywają się one czasem inaczej niż na komputerze, a niekiedy dany folder widać podwójnie. W tym artykule wyjaśniamy, skąd programy pocztowe wiedzą, do czego służy który folder, jak działa to w WebOké oraz jak rozwiązać najczęstsze problemy.

Standard: foldery specjalne ze stałą etykietą

Państwa program pocztowy komunikuje się z naszym serwerem poczty przez IMAP. Dla stałych folderów istnieje ogólnoświatowe porozumienie, rozszerzenie IMAP SPECIAL-USE (RFC 6154). Serwer nadaje każdemu stałemu folderowi etykietę, która określa jego przeznaczenie:

Folder Odebrane nie potrzebuje etykiety: w IMAP zawsze nazywa się INBOX. \All i \Flagged nie są prawdziwymi folderami, lecz zestawieniami, jak ‘Wszystkie e-maile’ w Gmailu. Jeśli chcą Państwo zobaczyć razem wszystkie wiadomości oznaczone flagą, program pocztowy zrobi to sam, na przykład za pomocą folderu inteligentnego.

Program pocztowy zgodny ze standardem kieruje się etykietą, a nie nazwą. Następnie wyświetla folder pod nazwą w Państwa języku. Dlatego na iPhonie widzą Państwo Niechciane, w Outlooku Wiadomości-śmieci, a w poczcie webmail Spam, choć na serwerze jest to jeden i ten sam folder Junk. Wszystko, co zrobią Państwo w tym folderze, będzie więc widoczne wszędzie.

Jaką nazwę widać w którym programie?

Poniższe nazwy pochodzą z polskich wersji programów. W zależności od wersji mogą się nieco różnić.

Klasyczny Outlook nie zawsze stosuje się do standardu. Może wtedy sam tworzyć dodatkowe foldery, takie jak Wiadomości-śmieci lub Elementy usunięte, obok folderów, które już istnieją na serwerze. Jak to rozwiązać, opisujemy w dalszej części artykułu.

Foldery po kolei

Odebrane. Tutaj trafia cała nowa poczta, z wyjątkiem spamu i wiadomości, które za pomocą własnego filtra kierują Państwo do innego folderu. Jest to jedyny folder pobierany przez POP3.

Wysłane. Gdy wysyłają Państwo wiadomość, program pocztowy zapisuje jej kopię w folderze Sent na serwerze. Dzięki temu wysłane wiadomości są widoczne także na telefonie i w poczcie webmail. W większości programów można wybrać, czy i gdzie ta kopia ma być zapisywana. Prosimy zawsze wybierać folder na serwerze, a nie folder na własnym komputerze.

Wersje robocze. Wiadomość, która nie została jeszcze wysłana, trafia do folderu Drafts. Dzięki temu mogą Państwo zacząć pisać na komputerze, a dokończyć na telefonie.

Kosz. Gdy usuwają Państwo wiadomość, program pocztowy przenosi ją do folderu Trash. Zostaje ona trwale usunięta dopiero po opróżnieniu kosza. Do tego czasu wlicza się do miejsca zajmowanego przez skrzynkę pocztową.

Niechciane (Junk). Tutaj trafia spam rozpoznany przez nasz serwer. Do tego folderu sami Państwo również przenoszą spam. Jak działa filtr antyspamowy i jak jest restrykcyjny, opisujemy w artykule Jak WebOké blokuje spam?

Archiwum. Przycisk Archiwizuj usuwa wiadomość z folderu Odebrane, nie kasując jej. Folder znajduje się na serwerze, więc wiadomość odnajdą Państwo na wszystkich swoich urządzeniach. Wlicza się ona jednak do zajmowanego miejsca. Jeśli chcą Państwo usunąć starą pocztę z serwera, prosimy zapoznać się z artykułem Lokalne zapisywanie poczty w celu oszczędzania miejsca na serwerze poczty.

Jak to działa w WebOké

• Wszystkie stałe foldery są zgodne ze standardem. Foldery Sent, Drafts, Trash i Junk istnieją w każdej skrzynce pocztowej i są zawsze widoczne. Folder Archive tworzy Państwa program pocztowy, gdy po raz pierwszy coś Państwo zarchiwizują.
• Spam trafia do folderu Junk. Spam wychwycony przez serwer trafia do tego samego folderu, do którego Państwo sami oznaczają spam. Nie ma już osobnego folderu spamu w skrzynce odbiorczej.
• Filtr antyspamowy uczy się od Państwa. Gdy przeciągną Państwo wiadomość do folderu Junk lub użyją przycisku oznaczania wiadomości niechcianych, filtr uczy się, że jest to spam. Gdy przeciągną Państwo prawidłową wiadomość z folderu Junk z powrotem do skrzynki odbiorczej, filtr uczy się, że nie jest to spam. Więcej wskazówek znajdą Państwo w artykule Jak trenować filtr antyspamowy?
• Webmail korzysta z tych samych folderów. To, co widzą Państwo w webmailu, odpowiada dokładnie temu, co znajduje się na serwerze. Zobacz Jak wejść do webmaila i co zrobić, gdy logowanie się nie udaje.
• Prosimy używać IMAP, a nie POP3. Przy POP3 program pobiera wyłącznie skrzynkę odbiorczą. Nie widzą Państwo wtedy folderu Junk, poczty wysłanej z innych urządzeń ani innych folderów. Przeczytaj IMAP czy POP3: jaka jest różnica?

Wyświetlanie lub ukrywanie folderów: subskrypcja

Program pocztowy pokazuje tylko te foldery, które Państwo subskrybują. Folder, którego Państwo nie subskrybują, nadal istnieje wraz z całą zawartością, ale nie pojawia się na liście folderów. Jeśli widzą Państwo folder w webmailu, a w programie nie, lub odwrotnie, niemal zawsze jest to przyczyną.

• Webmail: Ustawienia, Foldery, a następnie przełącznik obok folderu.
• Thunderbird: prawy przycisk myszy na adresie e-mail, Subskrybuj.
• Klasyczny Outlook: prawy przycisk myszy na adresie e-mail, Foldery IMAP.

Folderu Junk i pozostałych stałych folderów nie trzeba włączać samodzielnie: są one zawsze widoczne w każdej skrzynce pocztowej.

Najczęstsze problemy

Mam dwa foldery na pocztę wysłaną, na przykład Wysłane i Elementy wysłane. Oznacza to, że jeden z Państwa programów używa własnego folderu zamiast Sent. W każdym programie prosimy ustawić jako folder poczty wysłanej folder z etykietą, przeciągnąć do niego wiadomości z dodatkowego folderu i usunąć pusty dodatkowy folder. To samo dotyczy folderów Kosz i Elementy usunięte. Jeśli na serwerze znajdują się również foldery takie jak Sent Messages lub Sent Items, na przykład ze starego urządzenia, nasz serwer również nadaje im etykietę \Sent. Prosimy wtedy wybrać jeden z nich, najlepiej Sent.

Klasyczny Outlook tworzy własny folder Wiadomości-śmieci. Outlook ma własny filtr antyspamowy, niezależny od naszego. Po jego wyłączeniu cały spam pozostanie w jednym miejscu: prosimy kliknąć Narzędzia główne, Wiadomości-śmieci, Opcje wiadomości-śmieci i wybrać Brak automatycznego filtrowania. Następnie prosimy przenieść zawartość folderu Wiadomości-śmieci do folderu Junk i usunąć pusty folder, jeśli Outlook na to pozwala.

Klasyczny Outlook nie zapisuje poczty wysłanej ani usuniętej na serwerze. Prosimy otworzyć Plik, Ustawienia konta, wybrać swój adres i kliknąć Zmień, a następnie Więcej ustawień. Jeśli Państwa wersja na to pozwala, prosimy wybrać tam dla elementów wysłanych i usuniętych foldery na serwerze (Sent i Trash). Pole ścieżki folderu głównego prosimy pozostawić puste. Jeśli to nie pomoże, prosimy usunąć konto i dodać je ponownie jako IMAP. Zobacz Outlook dla Windows (nowy i klasyczny).

Moja poczta wysłana nie pojawia się w telefonie ani w webmailu. Najpierw prosimy sprawdzić, czy używają Państwo IMAP. Przy POP3 poczta wysłana znajduje się tylko na urządzeniu, z którego została wysłana. Jeśli używają Państwo IMAP, prosimy sprawdzić w programie, którego folderu używa on do poczty wysłanej. W Thunderbirdzie jest to Konfiguracja kont, Kopie i foldery. Na iPhonie prosimy przejść do swojego konta, Zaawansowane, i w sekcji Zachowanie skrzynek pocztowych wybrać foldery na serwerze. Zobacz także Thunderbird oraz iPhone i iPad.

Nie widzę spamu. Prosimy sprawdzić, czy używają Państwo IMAP, i zajrzeć do folderu, który Państwa program nazywa Niechciane, Wiadomości-śmieci lub Spam. To, jak restrykcyjny jest filtr i czy spam z bardzo wysoką oceną ma być od razu usuwany, ustawiają Państwo w artykule Konfiguracja SpamAssassin.

Jak długo przechowywana jest zawartość Kosza i spam?

Nasz serwer nie usuwa niczego automatycznie z Kosza ani z folderu Junk. Wiadomości pozostają tam, dopóki Państwo lub Państwa program pocztowy nie opróżnią folderu, i do tego czasu wliczają się do pojemności skrzynki pocztowej. Prosimy więc od czasu do czasu opróżniać oba foldery. Jak bardzo może zapełnić się skrzynka pocztowa, dowiedzą się Państwo z artykułu Pojemność skrzynki pocztowej i co się dzieje, gdy jest pełna.

Jeśli chcą Państwo, aby działo się to automatycznie, prosimy ustawić to w programie pocztowym. Na iPhonie w ustawieniach konta, w sekcji Zaawansowane, wybierają Państwo, po jakim czasie usunięte wiadomości mogą zostać skasowane. W Thunderbirdzie w sekcji Konfiguracja serwera włączają Państwo opróżnianie kosza przy zamykaniu programu. Stare wiadomości można również usunąć jednorazowo w DirectAdmin: przeczytaj Porządkowanie skrzynki pocztowej w celu zwolnienia miejsca w DirectAdmin.

Przejście do WebOké lub przeniesienie poczty

Jeśli przenoszą Państwo pocztę za pomocą narzędzia do migracji poczty e-mail lub IMAPSync w DirectAdmin, przenoszone są wszystkie foldery, z nazwami, jakie miały u poprzedniego dostawcy. Dlatego po przeniesieniu może pojawić się folder taki jak Elementy wysłane lub Elementy usunięte obok folderów Sent i Trash. Nie stanowi to problemu: nic nie zostanie utracone. Jeśli chcą Państwo mieć wszystko w jednym miejscu, prosimy przeciągnąć wiadomości do stałego folderu, a następnie usunąć pusty stary folder. Prosimy również ponownie skonfigurować swoje urządzenia, aby korzystały ze stałych folderów naszego serwera.