Foldery i synchronizacja: dlaczego mają Państwo dwa razy "Wysłane"

Moduł 3: Zarządzanie skrzynką pocztową · Czas czytania: 9 minut

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili wyjaśnić, jak działają foldery IMAP na serwerze, ustawić w programie pocztowym prawidłowe foldery specjalne oraz zapobiec sytuacji, w której poczta dubluje się lub gdzieś znika.

Kluczowe pojęcia: folder IMAP, lista folderów na serwerze, foldery specjalne (Wysłane, Kosz, Wersje robocze, Spam, Archiwum), special-use (RFC 6154), powiązanie folderów, subskrybowanie folderów, usuwanie i trwałe usuwanie (expunge), okres synchronizacji, kopia offline

Gdzie właściwie znajdują się Państwa foldery?

W lekcji 1.3 pokazaliśmy różnicę między IMAP a POP3. Przy IMAP poczta znajduje się na serwerze, a program pocztowy jedynie pokazuje to, co się tam znajduje. Dotyczy to również folderów. Jeśli utworzą Państwo w Thunderbirdzie folder "Oferty", Thunderbird utworzy ten folder na serwerze. Zobaczy go potem również telefon, a także poczta webowa.

To dokładnie to, co jest potrzebne. Ale oznacza to również: program pocztowy może utworzyć na serwerze foldery, których wcale nie planowali Państwo tworzyć. A jeśli dwa programy nie zgadzają się co do nazwy folderu, powstają dwa foldery zamiast jednego.

Kilka rzeczy, które warto wiedzieć o folderach na serwerze IMAP:

• Skrzynka odbiorcza nazywa się na serwerze zawsze INBOX. To jedyny folder o stałej nazwie. Program tłumaczy ją jako "Skrzynka odbiorcza", "Inbox" lub "Przychodzące".
• Wszystkie pozostałe foldery mają dowolną nazwę. Serwer nie zna "prawdziwego" folderu Wysłane, chyba że sam go wskaże (patrz niżej).
• Podfoldery są rozdzielane znakiem, zwykle kropką lub ukośnikiem: INBOX.Offertes lub Offertes/2026. Rzadko to Państwo zobaczą, ale wyjaśnia to, dlaczego niektóre programy umieszczają wszystkie foldery pod Skrzynką odbiorczą.
• Program czasem pokazuje tylko te foldery, na które jest zasubskrybowany. Folder, który istnieje na serwerze, ale nie mają Państwo na niego subskrypcji, wygląda wtedy, jakby zniknął.

Problem folderów specjalnych

Program pocztowy potrzebuje kilku folderów, aby działać:

Każdy program ma swoje własne preferencje. Apple Mail domyślnie używa innych nazw niż Outlook, a Outlook z kolei innych niż aplikacja Gmail. Jeśli skonfigurują Państwo skrzynkę pocztową na trzech urządzeniach bez zwracania na to uwagi, może się zdarzyć tak:

• Outlook umieszcza wysłaną pocztę w Sent Items.
• Państwa iPhone umieszcza wysłaną pocztę w Sent Messages.
• Poczta webowa umieszcza wysłaną pocztę w Sent.

Wtedy mają Państwo trzy foldery Wysłane, a na każdym urządzeniu widzą Państwo tylko część tego, co zostało wysłane. To najczęstsza skarga dotycząca IMAP: "nie widzę na telefonie tego, co wysłałem/wysłałam z komputera".

Rozwiązanie: special-use

Od 2011 roku istnieje rozszerzenie IMAP, dzięki któremu serwer wskazuje, do czego służy dany folder: special-use (RFC 6154). Serwer informuje wtedy na przykład: "ten folder nazywa się Sent i pełni funkcję \Sent". Nowoczesny program pocztowy przejmuje tę informację i nie tworzy już własnego folderu.

Większość serwerów pocztowych to obsługuje, podobnie jak większość programów. Ale wciąż często coś idzie nie tak przy:

• skrzynce pocztowej, która istnieje od lat i w której stare programy już utworzyły własne foldery;
• skrzynce pocztowej przeniesionej od innego dostawcy, gdzie foldery nazywały się inaczej;
• programach skonfigurowanych ręcznie, zanim serwer zaczął udostępniać special-use;
• POP3 (tam nie istnieją foldery na serwerze, więc każde urządzenie przechowuje własny folder Wysłane lokalnie).

Samodzielne poprawne powiązanie folderów

Mają już Państwo zdublowane foldery albo się Państwo zastanawiają? Wtedy należy wybrać jeden folder na każdą funkcję i poinformować każdy program, który to jest folder. Najlepiej wybrać folder, który sam wskazuje serwer. Rozpoznają go Państwo w poczcie webowej: folder Wysłane znajduje się tam zwykle na górze z własną ikoną.

Gdzie to ustawić?

• Thunderbird: Ustawienia konta, Państwa konto, Kopie i foldery (Wysłane, Wersje robocze, Archiwum) oraz Ustawienia serwera (co dzieje się z usuniętymi wiadomościami i do którego folderu trafiają).
• Apple Mail na komputerze Mac: Ustawienia, Konta, Państwa konto, Zachowanie skrzynki pocztowej. Na iPhonie: Ustawienia, Poczta, Konta, Państwa konto, samo konto, Zaawansowane, a następnie wybór folderu na serwerze dla każdej funkcji.
• Outlook (klasyczny): przy koncie IMAP w ustawieniach konta (Więcej ustawień, Zaawansowane) wybierają Państwo ścieżkę folderu głównego oraz folder dla elementów usuniętych. W przypadku elementów wysłanych klasyczny Outlook w wielu wersjach nie daje wyboru: korzysta z folderu wskazanego przez serwer, a w innym przypadku z własnego.
• Aplikacja Gmail: działa z folderem wskazanym przez serwer; nie można tego ustawić folder po folderze.

Następnie należy przenieść pocztę ze zbędnych folderów do wybranego folderu i usunąć puste foldery. Proszę zrobić to na jednym urządzeniu (najlepiej w poczcie webowej lub na komputerze) i poczekać, aż pozostałe urządzenia to przejmą.

Usuwanie odbywa się w dwóch krokach

W IMAP usuwanie to właściwie ustawienie flagi. Wiadomość otrzymuje oznaczenie usunięta (\Deleted), ale nadal znajduje się na serwerze. Dopiero gdy program wyda polecenie expunge, wiadomość naprawdę znika. Większość programów działa w ten sposób:

1. Naciskają Państwo Usuń. Program przenosi wiadomość do Kosza (właściwie: kopiuje ją do Kosza i oznacza oryginał jako usunięty).
2. Oryginał jest trwale usuwany (expunge) od razu lub przy zamykaniu programu.
3. Dopiero po opróżnieniu Kosza wiadomość znika z serwera.

Niektóre programy są skonfigurowane inaczej. Wtedy widzą Państwo wiadomości przekreślone, które jednak nie znikają: są oznaczone, ale nigdy nie są trwale usuwane. I nadal liczą się do zajmowanego miejsca. Proszę wtedy poszukać w programie opcji Kompaktuj folder (Thunderbird), Wyczyść usunięte wiadomości lub ustawienia typu "trwale usuwaj usunięte elementy przy opuszczaniu folderu".

Ważne: usunięcie na jednym urządzeniu oznacza usunięcie na wszystkich urządzeniach. To jest właśnie istota IMAP. Jeśli chcą Państwo usunąć wiadomość z telefonu, ale zachować ją na komputerze, nie jest to możliwe przy IMAP. Co najwyżej mogą Państwo ustawić na telefonie krótszy okres synchronizacji (patrz niżej).

Coś jednak zniknęło? Wielu dostawców przechowuje kopie zapasowe, z których można przywrócić skrzynkę pocztową lub folder, ale zwykle tylko przez ograniczony okres. Proszę nie traktować tego jako archiwum.

Ile danych synchronizować?

Program pocztowy nie musi pobierać wszystkiego. Na telefonie często warto synchronizować tylko ostatnie tygodnie albo ustawić push wyłącznie dla Skrzynki odbiorczej. Oszczędza to miejsce i baterię. Nie zmienia to niczego na serwerze: stara poczta nadal tam jest, tylko nie widzą jej Państwo na danym urządzeniu.

Na komputerze większość programów tworzy kopię offline skrzynki pocztowej (Outlook w pliku .ost, Thunderbird i Apple Mail we własnym folderze). To kopia, a nie kopia zapasowa: jeśli usuną Państwo coś na serwerze, zniknie to również z kopii offline. Prawdziwym lokalnym miejscem przechowywania jest folder, który utworzą Państwo sami pod Foldery lokalne (Thunderbird), Na moim Macu (Apple Mail) lub w pliku danych .pst (Outlook). To, co tam Państwo przeniosą, nie znajduje się już na serwerze. Więcej na ten temat w lekcji 3.2.

W praktyce: jak to wygląda w panelu

W poczcie webowej WebOké (Roundcube) widzą Państwo po lewej stronie wszystkie foldery z serwera. W Ustawieniach, Foldery mogą Państwo tworzyć, zmieniać nazwy, usuwać foldery oraz włączać lub wyłączać subskrypcję na nie. W Ustawieniach, Preferencje, Foldery specjalne widzą Państwo, który folder jest używany jako Wysłane, Wersje robocze, Kosz i Spam. U innych dostawców działa to podobnie; poczta webowa może się tam nazywać inaczej, ale niemal każda poczta webowa ma takie zarządzanie folderami.

Podsumowanie

• Przy IMAP również foldery znajdują się na serwerze. Każde urządzenie widzi te same foldery.
• Tylko INBOX ma stałą nazwę. Wysłane, Kosz, Wersje robocze i Spam nazywają się inaczej w zależności od programu, chyba że wskazuje je serwer (special-use, RFC 6154).
• Zdublowane foldery Wysłane rozwiązuje się, wybierając jeden folder na każdą funkcję i ustawiając na niego każdy program.
• Usuwanie w IMAP to oznaczenie, a następnie trwałe wymazanie (expunge). Oznaczone wiadomości nadal liczą się do zajmowanego miejsca.
• Kopia offline to nie kopia zapasowa; lokalny folder to już osobne miejsce przechowywania.

Quiz

Zadanie

Zadanie O3.1: Sprawdzenie folderów. Proszę otworzyć skrzynkę pocztową w poczcie webowej oraz na każdym urządzeniu, na którym jest ona używana. Proszę zanotować dla każdego urządzenia, jakiego folderu używa dla Wysłane, Kosz, Wersje robocze i Spam. Mają Państwo zdublowane foldery? Proszę wybrać jeden na każdą funkcję, ustawić na niego każde urządzenie, przenieść pocztę i usunąć puste foldery. Następnie proszę wypełnić listę kontrolną i odpowiedzieć na pytanie: który folder wskazał sam serwer i jak to Państwo rozpoznali?

Więcej informacji

Kroki opisane w tych artykułach dotyczą paneli WebOké; u innych dostawców działa to podobnie.

• Instrukcja DirectAdmin 8.7: IMAP czy POP3: jaka jest różnica?
• Co to jest IMAP lub POP3 i jak to działa?
• Jak usunąć wiadomość w IMAP?
• Instrukcja DirectAdmin 18.11: Wiadomość e-mail została przypadkowo usunięta
• Przywracanie skrzynki pocztowej lub usuniętych wiadomości e-mail z kopii zapasowej
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)