Kontakty i grupy

Moduł 7: Państwa książka adresowa · Czas czytania: 9 min

Cel lekcji: Po tej lekcji potrafią Państwo wyjaśnić, jakie książki adresowe prowadzi webmail i jak działa automatyczne uzupełnianie adresów, a także używać grupy tak, aby nie ujawniać adresów.

Kluczowe pojęcia: kontakt, Kontakty osobiste, Zebrani adresaci, Zaufani nadawcy, automatyczne uzupełnianie, grupa, Ukryta kopia (Bcc), minimalizacja danych

Po co książka adresowa, skoro webmail i tak wszystko zapamiętuje?

Wiele osób prawie nie korzysta z książki adresowej. Wpisują kilka liter w polu Odbiorca, webmail uzupełnia adres i gotowe. To działa, ale adres, który podpowiada webmail, nie zawsze pochodzi z listy prowadzonej przez Państwa. I właśnie tu pojawiają się błędy: stary adres klienta, literówka popełniona kiedyś przy wpisywaniu albo dwie osoby o tym samym imieniu.

Kontakt to karta z danymi jednej osoby lub organizacji: imię i nazwisko, jeden lub kilka adresów e-mail, a w razie potrzeby także telefon, adres, organizacja lub notatka. Książka adresowa to zbiór takich kart. W webmailu książka adresowa jest przechowywana na serwerze, tak samo jak Państwa poczta. Jest powiązana ze skrzynką pocztową i ze sposobem logowania (lekcja 1.3): jeśli nagle zalogują się Państwo inaczej, na przykład z wypełnionym polem Serwer, książka adresowa może wydawać się pusta.

Trzy książki adresowe, trzy zadania

Po kliknięciu Kontakty zobaczą Państwo po lewej stronie nie jedną, lecz trzy książki adresowe. Każda ma własne zadanie.

Różnica między dwiema pierwszymi jest ważna. Zebrani adresaci to automatyczna pamięć. Zapamiętuje wszystko, także ten jeden adres z literówką, z którego wiadomość wróciła, oraz stary adres współpracownika, który dawno odszedł. Kontakty osobiste to lista, o której porządek dbają Państwo sami.

Zaufani nadawcy pełnią inną funkcję. Nie chodzi tu o uzupełnianie, lecz o obrazy zewnętrzne. Domyślnie webmail nie wczytuje obrazów z internetu, ponieważ nadawcy mogą dzięki nim sprawdzić, kiedy otwierają Państwo ich wiadomość (lekcja 2.2). Jeśli przy danym nadawcy wybiorą Państwo, że zawsze mu ufają, trafi on na tę listę. W Ustawienia > Preferencje > Wyświetlanie wiadomości można wtedy ustawić, aby zasoby zewnętrzne od zaufanych nadawców były wyświetlane od razu.

Automatyczne uzupełnianie: wygodne, ale prosimy sprawdzać, co Państwo wybierają

Gdy wpiszą Państwo kilka liter w polu Odbiorca, webmail przeszukuje książki adresowe pod kątem nazw i adresów, które zaczynają się od tych liter lub je zawierają. Pojawia się lista, z której wybierają Państwo pozycję. To jest automatyczne uzupełnianie.

Przykład. Sanne de Vries (sanne@example.com) ma klienta o imieniu Ahmed (ahmed@example.net). Rok temu przez pomyłkę wysłała mu wiadomość na adres ahmed@example.org, który do niego nie należy. Wiadomość nie wróciła, ponieważ ten adres przypadkiem istniał. Od tamtej pory w Zebrani adresaci są dwaj Ahmedowie. Gdy Sanne wpisze "ahm", zobaczy obu. Jeśli wybierze niewłaściwego, oferta trafi do obcej osoby.

Dlatego warto wyrobić sobie dwa nawyki:

• Osoby, do których często Państwo piszą, prosimy dodać do Kontakty osobiste z pełnym imieniem i nazwiskiem. Wtedy przy uzupełnianiu zobaczą Państwo rozpoznawalną nazwę, a nie sam adres.
• Jeśli na liście widać błędny lub nieaktualny adres, prosimy usunąć go z Zebrani adresaci. W przeciwnym razie webmail będzie go nadal podpowiadać.

Szybki sposób dodania osoby: proszę otworzyć wiadomość od niej, kliknąć jej nazwę nad wiadomością i wybrać Dodaj do książki adresowej.

Grupy: jedna nazwa dla wielu adresów

Grupa to etykieta, którą przypisują Państwo kontaktom, na przykład "Zarząd", "Dostawcy" lub "Zespół". Kontakt może należeć do kilku grup, a usunięcie grupy nie usuwa samych kontaktów. Na ilustracji widać grupę pod osobistą książką adresową oraz trzy kropki z działaniami dla grup.

Gdy wysyłają Państwo wiadomość do grupy, webmail wstawia wszystkie adresy z grupy do pola, w którym wybrano grupę. Nad tym warto się dobrze zastanowić. Jeśli wybiorą Państwo grupę w polu Odbiorca (Do), każdy członek grupy zobaczy adresy wszystkich pozostałych. W przypadku pięcioosobowego zarządu, którego członkowie się znają, nie ma w tym nic złego. W przypadku grupy klientów, którzy się nie znają, jest to problem.

Adresy e-mail osób fizycznych są danymi osobowymi w rozumieniu RODO. Jeśli wyślą Państwo wiadomość do czterdziestu klientów z widocznymi wszystkimi adresami, przekazali Państwo te adresy wszystkim pozostałym. Może to być naruszenie ochrony danych (lekcja 3.1). Rozwiązanie jest proste: proszę wybrać grupę w polu Ukryta kopia (Bcc). Wtedy wszyscy otrzymają wiadomość, ale nikt nie zobaczy pozostałych odbiorców. Jeśli w polu Do wpiszą Państwo własny adres, wiadomość będzie miała poprawnego odbiorcę, a Państwo otrzymają jej kopię.

Daan, współpracownik Sanne, co miesiąc pisze do dostawców pracowni. Ma grupę "Dostawcy" z dwunastoma adresami. Wybiera grupę w polu Ukryta kopia, a w polu Do wpisuje daan@example.com. Jeśli dostawca odpowie przyciskiem Odpowiedz wszystkim, odpowiedź trafi tylko do Daana, ponieważ pozostałych adresów nie było w wiadomości.

Pułapki przy korzystaniu z grup

• Dzienny limit. Każdy odbiorca wlicza się do liczby wiadomości, które Państwa pakiet może wysłać w ciągu dnia, także w polu Ukryta kopia. Grupa licząca kilkaset adresów może wyczerpać limit (lekcja 8.4). Do newslettera wysyłanego na dużą listę prosimy używać usługi newsletterowej: obsługuje ona także wypisywanie się i pilnuje, do kogo naprawdę wolno Państwu pisać.
• Odbiorcy, którzy sobie tego nie życzą. Grupa nie jest listą mailingową. Nie ma w niej przycisku wypisania się. Jeśli ktoś prosi, aby więcej do niego nie pisać, prosimy rzeczywiście usunąć go z grupy.
• Nieaktualna grupa. Grupa pozostaje taka, jaką Państwo ją utworzyli. Kto odejdzie, pozostaje w niej, dopóki Państwo go nie usuną. Prosimy od czasu do czasu przeglądać swoje grupy.
• Reputacja a spam. Wysyłanie wielu wiadomości naraz na adresy, które już nie istnieją, powoduje wiele komunikatów o błędach. Dla serwerów odbiorczych wygląda to na niestaranne lub niechciane wysyłanie poczty.

Proszę przechowywać to, co potrzebne, i nic więcej

RODO przewiduje zasadę minimalizacji danych: przetwarza się nie więcej danych osobowych, niż jest to potrzebne do danego celu, i nie przechowuje się ich dłużej, niż to konieczne (art. 5 RODO). W przypadku książki adresowej oznacza to w praktyce:

• Prosimy zapisywać to, co potrzebne, aby się z kimś skontaktować: imię i nazwisko, adres, ewentualnie numer telefonu. Data urodzenia czy prywatny adres klienta zazwyczaj nie powinny się tam znaleźć.
• Prosimy robić porządki. Klient sprzed pięciu lat, do którego już Państwo nie piszą, nie musi być na liście.
• Prosimy pamiętać, że Zebrani adresaci również zawiera dane osobowe, a ta lista rośnie sama.

Nie jest to porada prawna. To, co jest potrzebne w Państwa sytuacji, zależy od organizacji i celu.

W praktyce: tak to działa w webmailu

Wszystko znajdą Państwo w menu głównym w sekcji Kontakty. Grupę tworzy się za pomocą trzech kropek obok grup, wybierając Dodaj grupę; kontakty dodaje się do grupy, przeciągając je na nią. Podczas pisania wiadomości grupę wybiera się, wpisując jej nazwę w polu Do, Kopia lub Ukryta kopia, albo za pomocą przycisku z ikoną osób obok pola. Poszczególne kroki opisano w podręczniku Roundcube (8.1 i 8.2). To, które adresy webmail zapamiętuje, ustawia się w Ustawienia > Preferencje > Kontakty. W innych webmailach, takich jak Gmail czy Outlook.com, działa to podobnie: grupy nazywają się tam często etykietami lub listami kontaktów.

Podsumowanie

• Webmail ma trzy książki adresowe: Kontakty osobiste (Państwa lista), Zebrani adresaci (automatycznie, wszystkie adresy, na które Państwo pisali) oraz Zaufani nadawcy (dla treści zewnętrznych).
• Automatyczne uzupełnianie podpowiada także stare i błędne adresy; stałe kontakty prosimy zapisywać z pełnym imieniem i nazwiskiem we własnej książce adresowej, a błędne adresy usuwać.
• Grupa wstawia wszystkie adresy do pola, w którym ją wybrano. Osoby, które się nie znają, umieszcza się w polu Ukryta kopia.
• Duże grupy wliczają się do dziennego limitu; newsletter wysyła się za pomocą usługi newsletterowej.
• W książce adresowej prosimy przechowywać tylko to, co potrzebne, i regularnie robić porządki.

Quiz

Zadanie

Zadanie D7.1: Tworzenie i używanie grupy. Proszę utworzyć w osobistej książce adresowej trzy kontakty (na przykład siebie, współpracownika i znajomego albo trzy fikcyjne osoby z adresami w domenie example.com) oraz grupę o dowolnej nazwie. Proszę dodać te trzy kontakty do grupy. Następnie proszę rozpocząć nową wiadomość, wpisać własny adres w polu Do i wybrać grupę w polu Ukryta kopia. Proszę sprawdzić, co pojawi się w polu Ukryta kopia. Nie wysyłają Państwo wiadomości, tylko zapisują ją jako wersję roboczą albo ją odrzucają. Następnie prosimy odpowiedzieć na pytania: (1) Co pojawiło się w polu Ukryta kopia po wybraniu grupy: nazwa grupy czy poszczególne adresy? (2) Załóżmy, że jeden z odbiorców wybierze Odpowiedz wszystkim: kto otrzyma tę odpowiedź? (3) Proszę zajrzeć do Zebrani adresaci: czy jest tam adres błędny lub nieaktualny? Co Państwo z nim zrobią?

Dalsza lektura

Opisane kroki w webmailu dotyczą webmaila WebOké; w innych webmailach działa to podobnie.

• Roundcube Webmail 8.1: Dodawanie i wyszukiwanie kontaktów
• Roundcube Webmail 8.2: Tworzenie grup
• Roundcube Webmail 10.1: Najważniejsze ustawienia
• Limit wysyłania wiadomości e-mail
• Bezpłatny kurs Bezpieczny internet dla przedsiębiorców 8.2: Naruszenia ochrony danych i obowiązek zgłoszenia
• Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO): https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
• Bcc gebruiken en privacy: mailen aan een groep die elkaar niet kent