Tworzenie listów na podstawie listy adresowej (korespondencja seryjna)

Zaproszenie lub przypomnienie do wszystkich Państwa klientów, w którym każdy list zawiera właściwe nazwisko i adres. W programie Word ta funkcja nazywa się Korespondencja seryjna. Potrzebne są dwie rzeczy: lista adresowa i list.

Lista adresowa

Prosimy utworzyć arkusz kalkulacyjny w programie Calc, Excel lub Euro-Office. W pierwszym wierszu należy wpisać nazwy kolumn, na przykład Zwrot grzecznościowy, Nazwisko, Firma, Adres, Kod pocztowy, Miejscowość. Każdy kolejny wiersz to jeden odbiorca. Prosimy nie zostawiać pustych wierszy. Listę należy zapisać w formacie ods lub xlsx.

W LibreOffice Writer

Krok 1: połączenie listy adresowej

1. Prosimy otworzyć list i wybrać Narzędzia > Korespondencja seryjna....
2. Wybrać Użyj bieżącego dokumentu i kliknąć Dalej. Wybrać List i kliknąć Dalej.
3. Przy liście adresowej kliknąć Wybierz inną listę adresową... (lub Wybierz listę adresową), następnie kliknąć Dodaj... i wybrać swój arkusz kalkulacyjny. Zaznaczyć arkusz z adresami i kliknąć OK.
4. Jeśli adres i zwrot grzecznościowy wstawiają Państwo do listu samodzielnie (krok 2), należy usunąć zaznaczenie przy opcji Ten dokument powinien zawierać blok adresowy oraz przy zwrocie grzecznościowym. Kliknąć Zakończ.

Krok 2: wstawianie pól do listu

1. Prosimy wybrać Widok > Źródła danych. U góry widoczna jest Państwa lista adresowa.
2. Przeciągnąć nagłówek kolumny, na przykład Nazwisko, w odpowiednie miejsce listu. Pojawi się pole <Nazwisko>. Należy to powtórzyć dla wszystkich pól i samodzielnie wpisać między nimi spacje i znaki Enter.

Krok 3: scalanie

Po zakończeniu kreatora widoczny jest pasek narzędzi Korespondencja seryjna. Za pomocą strzałek można przeglądać kolejnych odbiorców. Następnie prosimy wybrać:

• Drukuj dokumenty wynikowe: wszystkie listy zostaną wysłane do drukarki;
• Zapisz dokumenty wynikowe: jako jeden dokument lub jako osobne pliki, na przykład w formacie PDF;
• Edycja dokumentów indywidualnych: wszystkie listy w jednym nowym dokumencie do sprawdzenia.

Jeśli bez użycia kreatora wybiorą Państwo Plik > Drukuj... w liście zawierającym pola, LibreOffice zapyta: Dokument zawiera pola bazy danych adresów. Czy chcesz wydrukować listy seryjne? Prosimy wybrać Tak, aby utworzyć wszystkie listy.

Etykiety tworzy się za pomocą polecenia Plik > Nowy > Etykiety. Należy wybrać markę i typ arkusza etykiet, wskazać listę adresową jako bazę danych i wstawić pola do etykiety.

W Euro-Office

1. Prosimy otworzyć list i przejść do karty Współpraca. Kliknąć Korespondencja seryjna i wybrać Z magazynu, aby wskazać listę adresową ze swojego Nextcloud.
2. Ustawić kursor w odpowiednim miejscu i kliknąć po prawej stronie Wstaw scalone pole.
3. Sprawdzić wynik za pomocą opcji Wyniki podglądu i w polu Scal do wybrać PDF, Docx lub E-mail.

Instrukcja krok po kroku znajduje się w artykule Tworzenie listów na podstawie listy adresowej. Potrzebują Państwo w liście osobnej kolumny z imieniem? Prosimy zapoznać się z artykułem Rozdzielanie imienia i nazwiska z jednej kolumny.