Rechten i udostępnianie od nowa

Moduł 6: Pliki i dokumenty · Czas czytania: 10 minut

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili zaprojektować nową strukturę udostępniania z macierzą uprawnień, folderami zespołów i bezpiecznymi linkami publicznymi, zamiast odtwarzać stare udostępnienia jeden do jednego.

Kluczowe pojęcia: właściciel, folder udostępniony, folder zespołu (folder grupowy), udostępnianie użytkownikowi, grupie lub zespołowi, prawo odczytu, prawo edycji, link publiczny, hasło, data wygaśnięcia, limit pobrań, udostępnianie przez e-mail, udostępnianie federacyjne, prośba o plik, macierz uprawnień, przeniesienie własności

Udostępnienia się nie przenoszą

Przy niemal każdej zmianie dostawcy jest to największa niespodzianka: pliki się przenoszą, udostępnienia nie. Kto w Google lub Microsoft udostępnił folder koledze, wysłał link publiczny do klienta albo pozwolił dostawcy coś podejrzeć, musi zrobić to od nowa w nowej chmurze. Narzędzie do migracji nie zna osób z Państwa nowej chmury, a link publiczny w Google ma adres Google, który po rezygnacji z usługi przestaje działać.

To wydaje się dodatkową pracą, ale to też szansa. Po latach udostępniania stara sytuacja często jest chaosem: foldery udostępnione byłym pracownikom, linki bez hasła otwarte od trzech lat, i nikt już nie wie, kto co może. W Bakkerij De Korrel okazało się, że folder "Personel", zawierający umowy i paski wynagrodzeń, był nadal udostępniony stażyście sprzed dwóch lat. Przejście na nową usługę to moment, by to uporządkować.

Czyj jest folder?

W każdej chmurze plik lub folder należy do kogoś: do właściciela. Udostępnianie oznacza, że właściciel daje innym dostęp. Wiążą się z tym dwie konsekwencje:

1. Jeśli właściciel odchodzi, folder jest zagrożony. Gdy jego konto zostanie usunięte, znikają jego pliki, nawet jeśli pracowało z nimi stu współpracowników. Najpierw konieczne jest przeniesienie własności.
2. Przestrzeń dyskowa liczy się właścicielowi. To, co współpracownicy umieszczają w Państwa udostępnionym folderze, zużywa Państwa przestrzeń dyskową.

Dla wszystkiego, co należy do organizacji, a nie do jednej osoby, warto więc użyć folderu zespołu (w innych usługach nazywanego też folderem grupowym, udostępnionym dyskiem lub przestrzenią projektu). Taki folder należy do zespołu. Ludzie przychodzą i odchodzą, folder zostaje.

Najpierw zaprojektujcie: macierz uprawnień

Proszę nie odtwarzać ślepo tego, co było wcześniej. Proszę najpierw stworzyć macierz uprawnień: tabelę z folderami organizacji w wierszach, grupami w kolumnach, i w każdym polu tym, co dana grupa może robić. Proszę pracować z grupami lub zespołami, a nie z pojedynczymi nazwiskami. Wtedy przy nowym współpracowniku wystarczy zmienić tylko grupę.

Macierz Bakkerij De Korrel:

Trzy zasady:

• Jak najmniej uprawnień. Odczyt to standard; edycja tylko dla tych, którzy naprawdę jej potrzebują. To ogranicza też szkody, jeśli konto zostanie przejęte albo ktoś przypadkowo wyczyści folder.
• Wrażliwe foldery osobno. Akta pracownicze, dane dotyczące zdrowia i administracja powinny znajdować się we własnych folderach z niewielką grupą osób.
• Jeden właściciel na folder. Proszę ustalić, kto zarządza folderem i kto decyduje, kto może do niego dołączyć, także w przypadku folderu zespołu.

Udostępnianie wewnątrz i poza organizacją

Wewnątrz nowej chmury udostępniają Państwo użytkownikowi, grupie lub zespołowi. Wybierają Państwo prawo odczytu lub prawo edycji, a często jeszcze szczegóły, takie jak możliwość usuwania czy ponownego udostępniania.

Dla osób spoza organizacji jest więcej możliwości:

• Link publiczny. Każdy, kto ma link, może z niego skorzystać, nawet jeśli link zostanie przekazany dalej. Proszę ustawić hasło dla wszystkiego, co nie jest naprawdę publiczne, i wysłać je innym kanałem (link mailem, hasło SMS-em lub telefonicznie). Proszę ustawić datę wygaśnięcia i, jeśli to możliwe, limit pobrań.
• Udostępnianie przez e-mail. Odbiorca otrzymuje osobisty link mailem, bez konieczności posiadania konta. Przydatne dla księgowego lub klienta.
• Prośba o plik (znana też jako upload-link). Druga strona może jedynie umieszczać pliki, nie widząc, co już się tam znajduje. Idealne, by klient mógł dostarczyć dokumenty.
• Udostępnianie federacyjne. W Nextcloud i innych usługach korzystających z otwartego standardu Open Cloud Mesh udostępniają Państwo bezpośrednio komuś na innym serwerze, bez linku publicznego. Druga osoba widzi folder we własnej chmurze.

Link z opcją "ukryj pobieranie" wydaje się bezpieczny, ale w rzeczywistości niczego nie powstrzymuje: podejrzeć można, i zrzut ekranu też da się zrobić. Proszę na to nie polegać w przypadku poufnych dokumentów.

Poinformowanie zewnętrznych stron o zmianie

Proszę nie zapomnieć o osobach spoza organizacji. W Bakkerij De Korrel dotyczyło to księgowego (folder z fakturami), drukarni (folder z projektami) i dwóch stałych klientów z listą zamówień. Ich stare linki Google przestaną działać po rezygnacji z usługi.

1. Proszę odszukać w starej usłudze wszystkie linki publiczne i udostępnienia zewnętrzne. Google Drive i OneDrive mają do tego przegląd (w przypadku organizacji również w części administracyjnej).
2. Proszę ustalić dla każdego linku, czy jest jeszcze potrzebny. Często odpowiedź brzmi: nie.
3. Proszę utworzyć potrzebne linki od nowa w nowej chmurze, tym razem z hasłem i datą wygaśnięcia.
4. Proszę wysłać zewnętrznej stronie nowy link, z krótkim wyjaśnieniem i datą, kiedy stary przestanie działać.

Odejście i przekazanie

Uprawnienia pozostaną uporządkowane tylko wtedy, gdy będą Państwo je na bieżąco aktualizować. Proszę zapisać w procedurze odejścia pracownika (lekcja 7.3):

• Osobiste foldery, które są jeszcze potrzebne: przenieść własność na następcę, zanim konto zostanie wyłączone.
• Konto najpierw wyłączyć, dopiero po sprawdzeniu usunąć. Usunięte konto znika razem ze wszystkimi plikami.
• Usunąć odchodzącą osobę ze wszystkich grup i zespołów oraz unieważnić jej linki publiczne.

Proszę co pół roku zrobić krótki przegląd: czy macierz nadal się zgadza i które linki publiczne są jeszcze otwarte?

W praktyce: jak to wygląda u dostawcy

W Nextcloud od WebOké udostępniają Państwo z karty Udostępnij w szczegółach pliku lub folderu. Tam szukają Państwo użytkownika, grupy lub zespołu, albo tworzą link publiczny plusikiem przy Utwórz link publiczny. W Dostosuj link i Ustawienia zaawansowane ustawiają Państwo hasło, datę wygaśnięcia i limit pobrań. Foldery zespołów znajdują się w Plikach po lewej stronie menu; folder zespołu można zamówić u WebOké przez dział wsparcia, a następnie powiązać go z zespołem z aplikacji Zespoły. Przeniesienie własności wykonuje sam właściciel w Ustawienia, Udostępnianie.

U innych dostawców Nextcloud administrator może często samodzielnie tworzyć foldery grupowe. Inne europejskie chmury nazywają to inaczej (przestrzeń współdzielona, folder projektu), ale wybory są te same: czyj jest folder, kto co może robić i jak bezpieczny jest link.

Podsumowanie

• Udostępnienia i linki publiczne nie przenoszą się przy zmianie dostawcy. Proszę zbudować je od nowa, świadomie.
• Proszę najpierw stworzyć macierz uprawnień z grupami i jak najmniejszą liczbą uprawnień.
• Wszystko, co należy do organizacji, powinno znajdować się w folderze zespołu, a nie w osobistym folderze jednego pracownika.
• Linki publiczne: hasło innym kanałem, data wygaśnięcia i, jeśli to możliwe, limit pobrań.
• Proszę poinformować zewnętrzne strony o zmianie ich linku oraz pilnować uprawnień dzięki stałej procedurze odejścia pracownika.

Quiz

Zadanie

Zadanie A6.2: Sprawdzenie bezpiecznego linku udostępniania. Proszę utworzyć w swojej nowej chmurze testowy link publiczny do nieszkodliwego pliku testowego, z hasłem i datą wygaśnięcia. Proszę wkleić link (nie hasło). Program sprawdzi, czy link działa przez https oraz czy plik bez hasła nie jest widoczny ani możliwy do pobrania.

Zadanie E6.2: Macierz uprawnień. Proszę stworzyć macierz uprawnień dla własnej organizacji (foldery, grupy, uprawnienia), wyznaczyć właściciela dla każdego folderu oraz sporządzić listę zewnętrznych stron, które powinny otrzymać nowy link.

Dalsza lektura

Kroki opisane w tych artykułach dotyczą usług WebOké; u innych dostawców działanie jest podobne.

• Podręcznik Nextcloud 5.1: Udostępnianie użytkownikowi z własnej chmury Nextcloud
• Podręcznik Nextcloud 5.2: Tworzenie linku publicznego: odczyt, edycja, hasło, data ważności i limit pobrań
• Podręcznik Nextcloud 5.3: Przesyłanie plików przez innych: miejsce na przesyłanie i prośba o plik
• Podręcznik Nextcloud 5.5: Tworzenie zespołów i udostępnianie folderu całemu zespołowi
• Podręcznik Nextcloud 5.6: Foldery zespołów: wspólny folder, który należy do zespołu
• Podręcznik Nextcloud 5.7: Udostępnianie komuś na innym koncie Nextcloud (udostępnianie federacyjne)
• Podręcznik Nextcloud 5.10: Przeniesienie własności, gdy współpracownik odchodzi
• Podręcznik Nextcloud 16.7: Odejście kolegi/koleżanki z pracy: bezpieczne przejęcie plików, kalendarza i udostępnionych folderów