Okres przejściowy i zakończenie przeprowadzki

Moduł 4: Przenoszenie poczty e-mail · Czas czytania: 10 minut

Cel lekcji: Po tej lekcji poradzą sobie Państwo z dniami następującymi po zmianie MX bez utraty poczty, poprawnie przestawią wszystkie urządzenia i ustawienia oraz sprawdzą i zakończą przeprowadzkę poczty.

Kluczowe pojęcia: okres przejściowy, cache, kopia delta, wiadomość testowa, przestawianie urządzeń, usuwanie starego konta, spowolnienie (throttling), skrzynka współdzielona, przekierowanie, autoresponder, eksport archiwum, rezygnacja z usługi

Dlaczego istnieje okres przejściowy

Po zmianie rekordu MX (lekcja 4.3) nie cała poczta trafia od razu na nowy serwer. Serwery, które wciąż mają stary rekord MX w pamięci podręcznej (cache), przez jakiś czas nadal wysyłają pocztę do starego dostawcy. To, jak długo to trwa, zależy od TTL: przy TTL wynoszącym 300 sekund chodzi o minuty, przy TTL wynoszącym jeden dzień o cały dzień. Poza tym niektóre serwery próbują później ponownie dostarczyć wiadomość, która wcześniej się nie powiodła, na adres, który wówczas znały.

Skutek jest taki, że przez kilka dni poczta przychodzi w dwóch miejscach jednocześnie. Nie jest to problemem, o ile Państwo o tym wiedzą i nie zamkną zbyt wcześnie starej skrzynki.

Proszę to sobie wyobrazić jak dwie skrzynki pocztowe obok siebie. Nowa już wisi, adres na drzwiach się zmienił, ale listonosz, który wciąż patrzy na swoją starą listę, wrzuca list do starej skrzynki. Przez tydzień sprawdzają więc Państwo obie. Potem zaklejają starą i opróżniają ją po raz ostatni.

Dzień 1: druga kopia i pierwsza kontrola

Dzień po zmianie proszę ponownie uruchomić przeniesienie wszystkich skrzynek pocztowych. Wiadomości, które zostały już skopiowane, zostaną pominięte; dojdzie tylko ta poczta, która wciąż trafiała do starego dostawcy.

Następnie proszę sprawdzić za pomocą wiadomości testowych:

1. Odbieranie. Proszę wysłać z innego adresu, na przykład prywatnego adresu na telefonie przez mobilny internet, wiadomość na każdy ważny adres: info@, bestellingen@ oraz kilka adresów osobistych. Czy dociera do nowej skrzynki?
2. Wysyłanie. Proszę wysłać z nowej skrzynki wiadomość na adres w Gmail i w Outlook.com. Czy dociera, i czy nie trafia do spamu? Proszę sprawdzić nagłówki (w Gmail: Pokaż oryginał). Widoczne tam powinno być spf=pass, dkim=pass i dmarc=pass, jeśli wszystko jest ustawione poprawnie.
3. Formularze. Proszę wypełnić formularz kontaktowy na stronie i sprawdzić, czy powiadomienie dociera.

Jeśli wysyłanie się nie udaje lub poczta trafia do spamu, proszę najpierw sprawdzić SPF i DKIM (lekcja 4.3).

Przestawianie urządzeń i programów

Każdy telefon, laptop i tablet musi zostać przestawiony na nowy serwer. Proszę tego nie robić poprzez zmianę nazwy serwera w starym koncie, lecz w ten sposób:

1. Proszę dodać skrzynkę u nowego dostawcy jako nowe konto, z protokołem IMAP oraz nazwą serwera i portami nowego dostawcy.
2. Proszę sprawdzić, czy poczta tam jest (kopia).
3. Proszę usunąć stare konto z urządzenia.

Ten ostatni krok jest ważniejszy, niż się wydaje. Zapomniane stare konto wciąż próbuje się logować w tle. U starego dostawcy nie szkodzi to, dopóki trwa abonament, ale jeśli stara skrzynka została zlikwidowana, albo nazwa serwera używana przez stare konto wskazuje teraz na nowy serwer, urządzenie co kilka minut próbuje zalogować się z błędnym hasłem. Wiele serwerów pocztowych w takiej sytuacji spowalnia lub blokuje adres IP, przez co nagle całe biuro przestaje móc wysyłać pocztę.

W Piekarni De Korrel wszyscy korzystają z aplikacji Outlook na telefonie. Stare konta Microsoft 365 są usuwane; wchodzi nowe konto IMAP. Dwoje pracowników korzysta z wbudowanej aplikacji Poczta na iPhonie; tam postępuje się tak samo.

Proszę pamiętać też o urządzeniach bez ekranu: skanerze wysyłającym pliki pdf na adres info@, kasie, sklepie internetowym. One wysyłają pocztę przez serwer SMTP. Jeśli nadal wskazuje on na serwer Microsoft, przestanie działać, gdy tylko stare konto zniknie.

Co ustawia się od nowa

Z listy z lekcji 4.1 proszę teraz wyciągnąć wszystko, co nie zostało przeniesione wraz z kopią, i ustawić to u nowego dostawcy:

Na co jeszcze zwrócić uwagę w pierwszych tygodniach

• Stara skrzynka. Przez pierwszy tydzień proszę codziennie sprawdzać, czy nadal przychodzi nowa poczta. Jeśli po kilku dniach poczta nadal przychodzi, oznacza to, że gdzieś coś nie zostało przestawione: być może dostawca wysyła przez stare przekierowanie, albo gdzieś jeszcze istnieje inny rekord MX.
• Raporty DMARC. Jeśli mają Państwo adres rua, będą Państwo codziennie otrzymywać raporty. Jeśli widać tam serwer, który wysyła pocztę w Państwa imieniu, ale nie przechodzi przez SPF ani DKIM, oznacza to, że zapomnieli Państwo o jakimś nadawcy.
• Zaproszenia do kalendarza. Te przechodzą przez pocztę. Jeśli kalendarz działa już w nowej usłudze (moduł 5), proszę sprawdzić, czy zaproszenie dociera i czy akceptacja wraca do organizatora.

Zakończenie i rezygnacja z usługi

Jeśli po kilku tygodniach wszystko działa dobrze, proszę zakończyć przeprowadzkę:

1. Proszę zrobić ostatnią kopię, na wypadek gdyby mimo wszystko coś jeszcze dotarło.
2. Proszę utworzyć eksport archiwum starych skrzynek (pst lub mbox, lekcja 4.2) i zachować go jako kopię zapasową. Proszę pamiętać o okresach przechowywania: w Holandii pocztę firmową zawierającą dane podatkowe co do zasady trzeba przechowywać przez siedem lat.
3. Proszę posprzątać DNS (lekcja 4.3, krok 5): stary include, stary DKIM, rekordy weryfikacyjne, autodiscover.
4. Proszę wycofać uprawnienia: hasła aplikacji w Google, zatwierdzone narzędzie do migracji w Microsoft.
5. Proszę usunąć domenę ze starego środowiska i zrezygnować z licencji. Proszę nie rezygnować, zanim wszystko nie zostanie sprawdzone; po rezygnacji stary dostawca może po pewnym czasie usunąć Państwa dane.
6. Proszę poprosić o potwierdzenie od starego dostawcy, że Państwa dane zostały usunięte, jeśli jest to potrzebne do dokumentacji RODO (lekcja 9.3).

W praktyce: tak wygląda to u dostawcy

W instrukcji DirectAdmin firmy WebOké zakończenie przeprowadzki opisane jest w czterech krokach: poprawne ustawienie MX (przy domenie przenoszonej do WebOké jest ono od razu ustawione poprawnie), dzień później ponowne skopiowanie, ustawienie urządzeń jako nowe konto i usunięcie starego konta, a dopiero po kilku tygodniach rezygnacja z usługi. Przekierowania, autorespondery i wiadomości urlopowe ustawia się w DirectAdmin w sekcji Zarządzanie pocztą E-mail. Instrukcja WebOké zawiera artykuł Poczta nie dociera: jak sprawdzić samodzielnie. U innych dostawców poszczególne elementy nazywają się inaczej, ale kolejność jest taka sama.

Podsumowanie

• Przez kilka dni po zmianie poczta nadal przychodzi na stare miejsce; proszę trzymać starą skrzynkę otwartą i jeszcze raz skopiować pocztę.
• Proszę sprawdzić wiadomościami testowymi: odbieranie, wysyłanie (spf, dkim i dmarc pass w nagłówkach) oraz formularze na stronie.
• Na każdym urządzeniu proszę dodać nową skrzynkę jako nowe konto i usunąć stare; zapomniane stare konta powodują spowolnienie.
• Aliasy, skrzynki współdzielone, grupy, reguły, podpisy i autorespondery proszę ustawić ponownie.
• Proszę zakończyć ostatnią kopią, eksportem archiwum, uporządkowaniem DNS, wycofaniem uprawnień, a dopiero potem rezygnacją z usługi.

Quiz

Zadanie

Zadanie A4.4: Czy przeprowadzka jest zakończona? Proszę wykonać tę kontrolę kilka tygodni po zmianie. Program porówna Państwa rekordy pocztowe z tym, co wcześniej u Państwa zauważył (przy zadaniach z lekcji 4.1 lub 4.3): stary dostawca nie powinien już figurować w MX, stary include musi zniknąć z rekordu SPF, a rekord DMARC musi istnieć.

Zadanie E4.4: Runda testowa i lista czynności końcowych. Proszę wykonać trzy testowe wiadomości z tej lekcji i wpisać wynik. Następnie proszę przejść przez listę czynności końcowych i zaznaczyć to, co zostało wykonane.

Więcej informacji

Kroki opisane w tych artykułach dotyczą usług WebOké; u innych dostawców działa to w podobny sposób.

• Instrukcja DirectAdmin 10.4: Po przeprowadzce: rekordy MX i Państwa urządzenia
• Instrukcja DirectAdmin 8.1: Wszystkie ustawienia w jednym miejscu: serwery, porty i zabezpieczenia
• Instrukcja DirectAdmin 8.8: Wysyłanie lub odbieranie nie działa: jak to rozwiązać
• Instrukcja DirectAdmin 7.5: Przekierowania: przekazywanie poczty na inny adres
• Podręcznik WebOké 7.4: Poczta nie dociera: sprawdzenie samodzielne
• Podręcznik WebOké 13.6: Czy jestem zablokowany? Samodzielne odblokowanie adresu IP
• Odbieranie wiadomości e-mail podczas przenoszenia Państwa domeny
• Belastingdienst (holenderski urząd skarbowy): obowiązek przechowywania dokumentacji (co do zasady 7 lat)