Policzenie danych, użytkowników i właścicieli

Moduł 3: Inwentaryzacja i planowanie · Czas czytania: 10 minut

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili ustalić wielkość swoich danych w podziale na usługę i użytkownika, określić, kto jest właścicielem jakich danych, oraz uporządkować je z wyprzedzeniem, aby przejście przebiegło szybciej i bezpieczniej.

Kluczowe pojęcia: wykorzystanie przestrzeni dyskowej, rozmiar skrzynki pocztowej, przestrzeń osobista, dysk współdzielony lub witryna zespołu, udostępnianie zewnętrzne, licencja, aktywny użytkownik, właściciel danych, administrator, porządkowanie, obowiązek przechowywania

Dlaczego liczyć?

Dzięki inwentaryzacji z lekcji 3.1 wiedzą Państwo, co mają. Teraz trzeba ustalić ile i czyje. Ma to trzy powody:

1. Czy się zmieści? Nowy pakiet musi być wystarczająco duży, również z myślą o wzroście w najbliższych latach.
2. Ile to potrwa? Kopiowanie poczty i plików odbywa się z określoną prędkością. Skopiowanie kilkudziesięciu gigabajtów zajmuje od kilku godzin do kilku dni, a skrzynka pocztowa ze stu tysiącami wiadomości wymaga więcej czasu niż skrzynka z dziesięcioma dużymi załącznikami.
3. Kto decyduje? Przy każdym folderze i każdej skrzynce pocztowej ktoś musi powiedzieć: to zostaje przeniesione, a to można usunąć.

Przestrzeń dyskowa na usługę i na użytkownika

Duże usługi chmurowe pokazują w panelu administracyjnym, ile przestrzeni dyskowej jest wykorzystywane, zwykle w podziale na pocztę, pliki i zdjęcia, oraz w podziale na użytkownika. W Google Workspace i Microsoft 365 znajdą to Państwo w panelu administracyjnym, w sekcji raportów lub w przeglądzie wykorzystania przestrzeni dyskowej; dokładne nazwy menu zmieniają się regularnie, dlatego warto wyszukać w pomocy swojej usługi hasło "storage usage" lub "wykorzystanie przestrzeni dyskowej".

Dla każdego użytkownika proszę zanotować:

Proszę zwrócić uwagę również na ostatnie logowanie. Konta, które nie były używane od wielu miesięcy, często należą do osób, które już odeszły. Takich kont nie przenosi się jako zwykłych kont, lecz archiwizuje się dane lub przekazuje je współpracownikowi.

Nie mają Państwo panelu administracyjnego, na przykład dlatego, że każdy korzysta z osobnej, darmowej skrzynki pocztowej? W takim przypadku każda osoba sprawdza to sama: w ustawieniach poczty lub przestrzeni dyskowej widać, ile miejsca jest wykorzystywane.

Przestrzeń współdzielona należy do organizacji

W większości usług istnieje rozróżnienie między:

• przestrzenią osobistą: plikami jednej osoby, nawet jeśli udostępnia je innym. W Google nazywa się to "Mój Dysk", w Microsoft OneDrive.
• przestrzenią współdzieloną zespołu lub organizacji: w Google jest to dysk współdzielony, w Microsoft witryna zespołu w SharePoint lub pliki w kanale Teams.

Ta różnica jest istotna. Plik w osobistej przestrzeni współpracownika znika, gdy jego konto zostaje usunięte, nawet jeśli korzystał z niego cały zespół. Plik w przestrzeni współdzielonej pozostaje. Podczas przejścia zależy Państwu na tym, aby wspólne pliki w nowej usłudze również trafiły do przestrzeni współdzielonej: w Nextcloud na przykład do folderu zespołu (lekcja 6.2).

Proszę więc sprawdzić dla każdego ważnego folderu, gdzie się obecnie znajduje. Często okazuje się, że folder "Klienci" w rzeczywistości znajduje się na osobistym Dysku właściciela piekarni i jest udostępniony wszystkim. W takim przypadku to ta osoba jest właścicielem i musi sama go wyeksportować, albo administrator musi najpierw przekazać własność.

Udostępnienia zewnętrzne

Udostępnienie zewnętrzne to plik lub folder udostępniony komuś spoza Państwa organizacji, albo link publiczny. Przy przeprowadzce niemal nigdy nie są one przenoszone automatycznie: link działa tylko w starej usłudze. Proszę zanotować zatem:

• które foldery są udostępnione klientom, dostawcom lub księgowemu;
• jakie linki publiczne istnieją i czy są jeszcze potrzebne;
• co zostało udostępnione Państwu: foldery innych osób widoczne we własnym Dysku nie znajdują się w Państwa przestrzeni dyskowej i nie zostaną przeniesione.

To ostatnie zaskakuje wiele osób. "Udostępnione dla mnie" to nie jest własna kopia. Jeśli chcą Państwo coś zachować, proszę zrobić własną kopię lub poprosić właściciela.

Porządkowanie przed przeprowadzką

Narzędzia do migracji przenoszą wszystko, co im Państwo przekażą. To, czego nie chcą Państwo zachować, lepiej usunąć wcześniej. Uporządkowanie z wyprzedzeniem:

• przyspiesza kopiowanie;
• ułatwia późniejszą kontrolę (mniej do policzenia);
• zmniejsza ryzyko: dane, których Państwo nie posiadają, nie mogą wyciec.

Proszę jednak nie usuwać niczego, co muszą Państwo przechowywać. W Holandii obowiązuje co do zasady ustawowy obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej przez siedem lat na potrzeby urzędu skarbowego (artykuł 52 ust. 4 holenderskiej ogólnej ustawy o podatkach państwowych, Algemene wet inzake rijksbelastingen), a dla niektórych danych, na przykład dotyczących nieruchomości, przez dziesięć lat. Dla danych kadrowych i medycznych obowiązują inne terminy. W Polsce mogą obowiązywać inne okresy przechowywania; w razie wątpliwości proszę zapytać księgowego lub prawnika. To, co muszą Państwo przechowywać, ale czego nie używają Państwo na co dzień, można również zarchiwizować: zapisać osobno, na przykład w folderze archiwalnym z ograniczonym dostępem.

I odwrotnie: dane osobowe, które nie są już potrzebne, zgodnie z RODO nie powinny być dalej przechowywane (zasada ograniczenia przechowywania, artykuł 5 ust. 1 lit. e). Przejście na nową usługę to dobry moment, aby to uporządkować.

Ile potrwa kopiowanie?

Zgrubne oszacowanie pomaga w planowaniu (lekcja 3.3). Szybkość zależy od starej usługi (która często ogranicza liczbę żądań na minutę), nowej usługi i liczby plików. Przy planowaniu warto liczyć z zapasem:

• wiele małych plików lub wiadomości przenosi się wolniej niż niewiele dużych;
• pierwsza kopia dużej skrzynki pocztowej może trwać noc lub dłużej; druga runda (tylko nowe wiadomości) przebiega szybko;
• warto zrobić próbę z jedną skrzynką pocztową i jednym folderem, a na podstawie tej próby przeliczyć resztę.

Licencje i użytkownicy

Proszę policzyć również licencje: ilu jest użytkowników, jakiego rodzaju (na przykład z pakietem biurowym lub bez) i do kiedy są ważne. W nowej usłudze wybierają Państwo dla każdej osoby to, czego potrzebuje. Nie każdy potrzebuje internetowego pakietu biurowego czy wideorozmów.

Proszę ustalić również, kto będzie pełnił rolę administratora. Administrator zakłada konta i ustala uprawnienia. To coś innego niż właściciel danych: współpracownik, do którego należy dana skrzynka pocztowa. Dobra zasada: co najmniej dwóch administratorów, a administratorzy nie zaglądają do danych innych osób, chyba że zostało to wcześniej uzgodnione (lekcja 7.3).

W praktyce: jak to wygląda u dostawcy

W Nextcloud od WebOké przestrzeń dyskową widzą Państwo w dwóch miejscach: w lewym dolnym rogu w aplikacji Pliki, dla siebie, oraz jako administrator w Moje WebOké, dla całego pakietu. Pliki w folderze zespołu nie są liczone do jednej osoby, a pliki udostępnione Państwu przez kogoś innego są liczone do właściciela. Użytkowników tworzą Państwo w sekcji Zarządzanie użytkownikami; tam widoczne jest też ostatnie logowanie. U innych dostawców te przeglądy znajdują się w innym miejscu, ale zasada jest taka sama.

Podsumowanie

• Proszę policzyć dla każdej usługi i każdego użytkownika, ile jest poczty i plików, oraz sprawdzić ostatnie logowanie.
• Przestrzeń współdzielona (dysk współdzielony, witryna zespołu) należy do organizacji; przestrzeń osobista znika wraz z kontem.
• Udostępnienia zewnętrzne i "udostępnione dla mnie" nie są przenoszone: proszę je zanotować.
• Proszę uporządkować dane z wyprzedzeniem, ale z poszanowaniem obowiązków przechowywania; to, co trzeba zachować, proszę zarchiwizować.
• Proszę ustalić licencje, administratorów i właścicieli danych; co najmniej dwóch administratorów.

Quiz

Zadanie

Zadanie E3.2: Liczby w Państwa organizacji. Proszę sprawdzić dla każdego użytkownika wykorzystanie przestrzeni dyskowej na pocztę i pliki, ostatnie logowanie oraz czy konto zostanie przeniesione. Proszę ustalić dla trzech najważniejszych wspólnych folderów, czy znajdują się w przestrzeni osobistej czy współdzielonej, oraz kto jest ich właścicielem. Proszę zanotować udostępnienia zewnętrzne, które są nadal potrzebne.

Przeczytaj więcej

Kroki opisane w tych artykułach dotyczą usług WebOké; u innych dostawców działa to w podobny sposób.

• Podręcznik Nextcloud 6.4: Przegląd miejsca na dane: co się liczy, a co nie
• Podręcznik Nextcloud 14.2: Gebruikers aanmaken, bewerken, uitschakelen en verwijderen
• Podręcznik Nextcloud 5.10: Przeniesienie własności, gdy współpracownik odchodzi
• Podręcznik Nextcloud 14.7: Uprawnienia: kto czym zarządza w Państwa Nextcloud?
• RODO, artykuł 5 ust. 1 lit. e (ograniczenie przechowywania); holenderski urząd skarbowy (Belastingdienst), obowiązek przechowywania dokumentacji: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren