Czat i spotkania online

Moduł 7: Współpraca, aplikacje i bezpieczeństwo · Czas czytania: 10 minut

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili wybrać europejską alternatywę dla czatu i rozmów wideo oraz zaplanować przejście z Teams, Slack lub Zoom, łącznie z tym, co zrobić z historią rozmów.

Kluczowe pojęcia: czat, rozmowa lub kanał, spotkanie wideo, gość bez konta, lobby (poczekalnia), moderator, szyfrowanie transportowe, szyfrowanie end-to-end, historia czatu, obowiązek przechowywania, otwarty standard (Matrix), samodzielny hosting

Dlaczego czat jest najtrudniejszym elementem

Poczta, kalendarze i pliki mają otwarte standardy: IMAP, CalDAV, WebDAV. Można je skopiować od jednego dostawcy do drugiego. W przypadku czatu i spotkań online jest inaczej. Microsoft Teams, Slack, Zoom i WhatsApp mają własne, odrębne systemy. Rozmowy z Teams nie da się „zaimportować” do innej aplikacji czatu. Trzeba więc zacząć od nowa.

Brzmi to gorzej, niż jest w rzeczywistości. W Bakkerij De Korrel chodzi o trzy rzeczy: szybkie zapytanie koleżanki lub kolegi o coś („czy bułki z rodzynkami są już gotowe?”), cotygodniowe spotkanie z piekarzami pracującymi zdalnie w sprawie planowania oraz od czasu do czasu rozmowę wideo z klientem lub dostawcą. To wszystko można zrobić w każdym nowoczesnym programie do czatu. Trudność tkwi w przyzwyczajeniach i w starych wiadomościach.

Czego Państwo potrzebują? Cztery pytania

Zanim wybiorą Państwo program, warto odpowiedzieć na cztery pytania:

Europejskie i otwarte alternatywy

Istnieją w zasadzie dwa rodzaje rozwiązań: czat i rozmowy jako część środowiska chmurowego oraz osobne programy.

Zwracają uwagę dwie rzeczy. Szwajcaria i Wielka Brytania nie są członkami UE. Dla obu tych krajów Komisja Europejska wydała jednak decyzję stwierdzającą odpowiedni poziom ochrony: dane mogą tam trafiać bez dodatkowych środków (lekcja 2.1). A sformułowanie „oprogramowanie open source, rozwijane przez amerykańską firmę” (Jitsi) oznacza coś innego niż „usługa amerykańskiej firmy”. Jeśli uruchomią Państwo Jitsi na własnym serwerze lub u europejskiego dostawcy, rozmowa nie przechodzi przez serwery 8x8. Oprogramowanie należy do wszystkich; usługa należy do tego, kto prowadzi serwer.

Transport, end-to-end i kto prowadzi serwer

Niemal wszystkie programy szyfrują połączenie między Państwa urządzeniem a serwerem. Nazywa się to szyfrowaniem transportowym. Osoba w tej samej sieci wifi nie może wtedy podsłuchać rozmowy, ale sam serwer w zasadzie może.

Przy szyfrowaniu end-to-end rozmowę mogą odczytać lub usłyszeć wyłącznie jej uczestnicy, nawet administrator serwera nie ma do niej dostępu. Threema i Wire stosują je domyślnie. Matrix umożliwia je dla poszczególnych rozmów, a w Element jest ono domyślnie włączone dla rozmów prywatnych. W przypadku Nextcloud Talk i Jitsi zależy to od wersji i ustawień serwera. Proszę zakładać, że administrator serwera może widzieć wiadomości czatu, chyba że dostawca pisemnie stwierdza inaczej.

Dla piekarni omawiającej planowanie pracy szyfrowanie transportowe zwykle wystarcza, pod warunkiem że serwer znajduje się u zaufanego podmiotu podlegającego prawu europejskiemu. Jeśli omawiane są dane medyczne lub poufne negocjacje, szyfrowanie end-to-end ma większe znaczenie.

Goście, poczekalnia i moderatorzy

Klienci i dostawcy nie mają konta w Państwa środowisku. Służy do tego link dla gości: każdy, kto go posiada, może dołączyć przez przeglądarkę, bez instalowania czegokolwiek. Jest to wygodne, ale jednocześnie stanowi ryzyko, ponieważ link można przekazać dalej.

Trzy nawyki zapewniają bezpieczeństwo:

1. Proszę ustawić hasło do linku i przesłać je innym kanałem, na przykład przez SMS.
2. Proszę korzystać z poczekalni (lobby): goście czekają, aż moderator otworzy spotkanie i ich wpuści.
3. Proszę wyłączyć dostęp dla gości po zakończeniu spotkania lub tworzyć nową rozmowę dla każdego spotkania.

Co zrobić ze starą historią czatu?

Wiadomości z Teams, Slack lub WhatsApp nie zostaną przeniesione. Dlatego z góry trzeba zdecydować:

• Co musi zostać zachowane? Ustalenia z klientami, decyzje, oferty omawiane na czacie. Takie informacje właściwie nie powinny znajdować się wyłącznie w czacie. Proszę umieścić je w dokumencie lub w wiadomości e-mail, zanim nastąpi przejście na nowy system.
• Co można usunąć? Większość wiadomości: „będę 5 minut później”, zdjęcia z lunchu, pojedyncze pytania.
• Jak zachować resztę? Teams i Slack mają funkcje eksportu dla administratorów (w Microsoft 365 przez eDiscovery, w Slacku przez funkcję eksportu przestrzeni roboczej, w zależności od abonamentu). Otrzymają Państwo wówczas pliki (często w formacie JSON lub HTML), które przechowuje się jako archiwum w folderze z ograniczonym dostępem. Nie będą one jednak przeszukiwalne w nowym programie do czatu.
• Jak długo? Archiwum należy przechowywać tak długo, jak jest to potrzebne do dokumentacji lub ustaleń, i nie dłużej. Jeśli zawiera dane osobowe, obowiązuje w stosunku do niego również RODO.

Proszę osobno zabezpieczyć także pliki udostępnione na kanałach Teams. Znajdują się one zazwyczaj w Microsoft 365 w SharePoint lub OneDrive i są przenoszone wraz z migracją plików (lekcja 6.1), a nie wraz z czatem.

Samo przejście

Program do czatu działa dopiero wtedy, gdy korzystają z niego wszyscy. Częściowe przejście jest najgorszym rozwiązaniem: wtedy nikt nie wie, gdzie znajduje się dana wiadomość. Dlatego:

1. Proszę wybrać jedną datę, od której nowy program staje się jedynym programem do czatu.
2. Proszę z góry utworzyć potrzebne rozmowy: rozmowę ogólną, po jednej dla każdego zespołu (w De Korrel: „piekarnia”, „sklep”, „dostawa”) oraz jedną na cotygodniowe spotkanie.
3. Proszę zadbać, aby wszyscy zainstalowali aplikację na telefonie i komputerze przed tą datą (lekcja 7.2).
4. Proszę zamieścić w starym programie przypięta wiadomość: „Od poniedziałku rozmawiamy w Talk. Proszę tu już nie odpowiadać.”
5. Po kilku tygodniach proszę ustawić stary program w tryb tylko do odczytu, a następnie go wyłączyć.

W praktyce: jak to wygląda u dostawcy

W tym przykładzie korzystamy z Nextcloud Talk w ramach WebOké Nextcloud. Talk jest dostępny w pakietach z licencją Office. Talk otwiera się przez ikonę u góry. Na stronie startowej po lewej stronie widoczne są rozmowy, przyciskiem Rozpocznij spotkanie można od razu utworzyć spotkanie z linkiem, a przyciskiem Sprawdź urządzenia można przetestować kamerę i mikrofon. Dostęp dla gości włącza się dla każdej rozmowy osobno w Ustawienia rozmowy, w sekcji Administracja; tam też ustawia się hasło. Poczekalnia znajduje się w Zebranie. Nagrywanie rozmów i dzwonienie na zwykłe numery telefonów nie jest w tym środowisku możliwe.

U innych dostawców Nextcloud oraz w usługach Matrix, Jitsi czy BigBlueButton działa to podobnie: link dla gości, hasło, poczekalnia i moderatorzy bywają nazywane inaczej, ale zasada jest ta sama.

Podsumowanie

• Rozmowy z czatu nie są przenoszone do nowego programu. To, co ważne, proszę wcześniej zapisać w dokumencie lub e-mailu, a resztę wyeksportować jako archiwum.
• Wybór opiera się na czterech pytaniach: kto, ile osób, co musi zostać zachowane, jak poufne są sprawy.
• Szyfrowanie transportowe chroni dane w drodze; szyfrowanie end-to-end chroni również przed dostępem serwera. Ma znaczenie to, kto prowadzi serwer.
• Bezpieczeństwo z gośćmi: hasło, poczekalnia, wyłączenie dostępu dla gości po zakończeniu.
• Przejście na nowy system w jednej, ustalonej dacie, z aplikacjami zainstalowanymi wcześniej.

Quiz

Zadanie

Zadanie E7.1: Przygotowanie przejścia na nowy komunikator. Proszę odpowiedzieć na cztery pytania z tej lekcji w odniesieniu do własnej organizacji, sporządzić listę grup i kanałów czatu, z których obecnie Państwo korzystają, oraz określić dla każdej grupy: co musi zostać zachowane, gdzie zostanie umieszczone i która rozmowa w nowym programie je zastąpi.

Polecane materiały

Kroki opisane w tych artykułach dotyczą usług WebOké; u innych dostawców działa to podobnie.

• Podręcznik Nextcloud 10.1: Czym jest Talk i kto ma do niego dostęp?
• Podręcznik Nextcloud 10.3: Videorozmowy i spotkania: kamera, mikrofon, tło i podnoszenie ręki
• Podręcznik Nextcloud 10.5: Zapraszanie gości przez link (bez konta)
• Podręcznik Nextcloud 16.22: Goście na spotkaniu w Talk z poczekalnią (lobby)
• Wideorozmowy w Nextcloud Talk nie działają: przyczyny i rozwiązania
• Specyfikacja Matrix: https://spec.matrix.org/