Importowanie i synchronizacja na wszystkich urządzeniach

Moduł 5: Kalendarz i kontakty · Czas czytania: 11 minut

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili zaimportować kalendarze i kontakty bez duplikatów, zsynchronizować je na iPhonie, Androidzie, Macu, Windows i w Outlooku, a także poprawnie wyłączyć starą synchronizację.

Kluczowe pojęcia: importowanie, pusty kalendarz lub książka adresowa, duplikaty, scalanie, subskrypcja (tylko do odczytu), konto iOS (CalDAV i CardDAV), DAVx5, Thunderbird, CalDav Synchronizer, kalendarz domyślny, wyłączanie starej synchronizacji

Kolejność, która zapobiega duplikatom

Najczęściej zgłaszanym problemem po przejściu nie jest to, że czegoś brakuje, lecz że wszystko jest zdublowane. Niemal zawsze wynika to z kolejności działań. Proszę trzymać się tej kolejności:

1. Najpierw zaimportować dane, w środowisku webowym nowej usługi.
2. Sprawdzić, czy liczby się zgadzają (lekcja 5.2).
3. Dopiero potem skonfigurować urządzenia.
4. Na każdym urządzeniu wyłączyć starą synchronizację, gdy tylko nowa zacznie działać.

Jeśli odwrócą Państwo tę kolejność, stanie się to: telefon nadal ma wszystkie kontakty z Google, dodają Państwo nowe konto CardDAV, telefon wysyła "swoje" kontakty do nowej książki adresowej, a następnie importują Państwo jeszcze plik vcf. W efekcie każda osoba pojawi się dwa lub trzy razy.

Importowanie do pustego kalendarza lub pustej książki adresowej

Plik należy zaimportować jeden raz, najlepiej do nowego, pustego kalendarza lub nowej, pustej książki adresowej. Proszę nadać im rozpoznawalną nazwę, na przykład "Praca (z Google)". Jeśli coś pójdzie nie tak, wystarczy usunąć ten jeden kalendarz lub tę jedną książkę adresową i zacząć od nowa, bez naruszania pozostałych danych.

Jeśli mają Państwo wątpliwości, czy import się udał, proszę najpierw sprawdzić listę, zanim spróbują Państwo ponownie. Powtórny import tego samego pliku w większości usług tworzy duplikaty; serwer rozpozna te same wpisy tylko wtedy, gdy spotkania mają ten sam UID i trafiają do tego samego kalendarza.

W przypadku piekarni oznacza to: każda osoba importuje swój kalendarz do własnego kalendarza "Osobiste", a administrator jednorazowo konfiguruje wspólny kalendarz "Harmonogram dostaw" i udostępnia go zespołowi.

Czy mimo wszystko pojawiły się duplikaty?

• Kilka sztuk: proszę scalić je parami w książce adresowej.
• Wszystko zdublowane: proszę utworzyć nową, pustą książkę adresową, zaimportować oryginalny plik jeden raz i usunąć zdublowaną książkę adresową.
• Na Macu lub iPhonie: aplikacja Kontakty potrafi sama wykryć duplikaty i zaproponować ich scalenie; wynik trafia z powrotem na serwer przez CardDAV.

Przed porządkowaniem proszę zawsze najpierw pobrać kopię książki adresowej (vcf).

Subskrypcja zamiast importu

Nie każdy kalendarz trzeba przenosić. Ferie szkolne, mecze klubu sportowego czy dni świąteczne to kalendarze kogoś innego, które chcą Państwo jedynie przeglądać. Taki kalendarz subskrybuje się za pomocą linku (adresu ics). Subskrypcja jest tylko do odczytu i odświeża się samodzielnie. Jeśli zaimportują Państwo taki kalendarz, otrzymają kopię, która nie będzie już aktualizowana.

Możliwe jest też działanie odwrotne: jeśli chcą Państwo wyświetlić kalendarz nowej usługi w programie, który nie obsługuje CalDAV, na przykład w Outlooku w wersji internetowej, należy utworzyć link subskrypcji. Proszę pamiętać: każdy, kto ma ten link, może zobaczyć kalendarz. Z tej metody warto korzystać wyłącznie w przypadku kalendarza bez danych prywatnych.

Konfiguracja na poszczególnych urządzeniach

Na każdym urządzeniu potrzebny jest adres serwera, nazwa użytkownika oraz hasło aplikacji (lekcja 5.1). Dla każdego urządzenia proszę utworzyć osobne hasło aplikacji.

Kalendarz domyślny

Częsty błąd: nowy kalendarz jest skonfigurowany, ale nowe spotkania tworzone na telefonie trafiają do iCloud, do "Na moim iPhonie" lub do starego kalendarza Google. Wynika to z ustawienia kalendarza domyślnego telefonu. Proszę ustawić go na kalendarz nowej usługi. To samo dotyczy domyślnego konta dla nowych kontaktów.

Wyłączanie starej synchronizacji

Gdy nowa synchronizacja działa na danym urządzeniu, proszę wyłączyć starą:

• iPhone: w Ustawieniach, Kalendarz, Konta proszę otworzyć konto Google lub Exchange i wyłączyć Kalendarze oraz Kontakty (lub usunąć konto, jeśli nie jest już potrzebne do poczty).
• Android: w ustawieniach konta proszę wyłączyć synchronizację kalendarza i kontaktów konta Google. Proszę pamiętać: samo konto Google na Androidzie jest często nadal potrzebne do Sklepu Play. Wyłącza się jedynie synchronizację kalendarza i kontaktów.
• Outlook: konto Microsoft 365 należy usunąć dopiero wtedy, gdy poczta również zostanie przeniesiona (moduł 4).

Proszę wykonać to dla każdego urządzenia i odhaczyć na swojej liście. Przy dwunastu pracownikach, z których każdy ma telefon i laptop, daje to 24 urządzenia.

Ponowne skonfigurowanie udostępniania i współpracy

Udostępnione kalendarze nie przenoszą się automatycznie. Po imporcie należy skonfigurować je na nowo:

• udostępnić wspólne kalendarze odpowiednim współpracownikom lub grupie, z prawami do edycji lub tylko do odczytu;
• kalendarze, które mają być widoczne poza organizacją (na przykład kalendarz godzin otwarcia lub terminów) udostępnić osobno i świadomie jako publiczne;
• ustalić, kto wysyła zaproszenia na wspólne spotkania, aby uniknąć sytuacji z dwoma organizatorami.

W praktyce: jak to wygląda u dostawcy

W usłudze WebOké Nextcloud kalendarz importuje się w aplikacji Kalendarz, w lewym dolnym rogu w Ustawieniach Kalendarza, za pomocą opcji Importuj kalendarz: wybierają Państwo plik ics oraz kalendarz, do którego mają trafić spotkania. Kontakty importuje się w aplikacji Kontakty, w Ustawieniach Kontaktów. Na iPhonie należy dodać konto CalDAV i konto CardDAV; jeśli iPhone zgłosi, że nie może zweryfikować konta, proszę wpisać pełny adres podany w Ustawieniach Kalendarza przy polu Adres serwera dla iOS i macOS. Na Androidzie w DAVx5 logują się Państwo przez ekran logowania swojego Nextcloud, po czym DAVx5 samodzielnie tworzy hasło aplikacji. Do klasycznego Outlooka służy CalDav Synchronizer. Inne usługi CalDAV działają na tych samych urządzeniach w podobny sposób; różni się jedynie adres serwera.

Podsumowanie

• Najpierw import i weryfikacja, potem konfiguracja urządzeń, a na końcu wyłączenie starej synchronizacji: w ten sposób unikną Państwo duplikatów.
• Każdy plik należy zaimportować jeden raz, do nowego, pustego kalendarza lub nowej, pustej książki adresowej.
• Zamiast importować kalendarze innych osób, warto je subskrybować.
• iPhone i Mac same obsługują CalDAV i CardDAV; Android wymaga DAVx5; klasyczny Outlook potrzebuje dodatku CalDav Synchronizer.
• Proszę ustawić kalendarz domyślny na nową usługę i ponownie skonfigurować udostępnione kalendarze.

Quiz

Zadanie

Zadanie E5.3: Jedno urządzenie w całości. Proszę wybrać swój własny telefon. Proszę zaimportować (lub sprawdzić) kalendarz i kontakty w nowej usłudze, połączyć telefon przy użyciu własnego hasła aplikacji, poprawnie ustawić kalendarz domyślny i wyłączyć starą synchronizację. Następnie proszę utworzyć testowe spotkanie na telefonie i sprawdzić, czy pojawia się w kalendarzu internetowym. Proszę wypełnić listę kontrolną.

Czytaj dalej

Kroki opisane w tych artykułach dotyczą usług WebOké; u innych dostawców działają one w podobny sposób.

• Podręcznik Nextcloud 9.4: Subskrybowanie zewnętrznego kalendarza i importowanie kalendarza
• Podręcznik Nextcloud 9.7: Kontakty: tworzenie, grupy, importowanie i eksportowanie
• Podręcznik Nextcloud 9.9: Kalendarz i kontakty na iPhonie i iPadzie
• Podręcznik Nextcloud 9.10: Kalendarz i kontakty na Androidzie za pomocą DAVx5
• Podręcznik Nextcloud 9.11: Kalendarz i kontakty na komputerze Mac
• Podręcznik Nextcloud 9.12: Kalendarz i kontakty w Thunderbirdzie
• Podręcznik Nextcloud 9.13: Kalendarz w Outlooku za pomocą CalDav Synchronizer
• Podręcznik Nextcloud 16.9: Outlook i kalendarz Nextcloud obok siebie
• Podręcznik Nextcloud 16.11: Usuwanie zduplikowanych kontaktów po przeniesieniu
• DAVx5: https://www.davx5.com/ ; CalDav Synchronizer: https://caldavsynchronizer.org/