Strategia wyjścia, także dla Państwa nowej chmury

Moduł 8: Kopie zapasowe, zakończenie współpracy i zarządzanie · Czas czytania: 11 minut

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili opracować i przetestować strategię wyjścia, tak aby móc później bez szkody zrezygnować także z nowego dostawcy, oraz będą Państwo wiedzieli, jakie prawa w tym zakresie daje RODO i unijny Data Act.

Kluczowe pojęcia: strategia wyjścia, test wyjścia, format eksportu, otwarty standard, okres wypowiedzenia, okres przejściowy, zwrot i usunięcie danych, art. 28 ust. 3 lit. g RODO, akt w sprawie danych UE (Verordening (EU) 2023/2854), prawo do zmiany dostawcy, koszty zmiany dostawcy, nazwa domeny we własnym zarządzie

Dlaczego już teraz warto pomyśleć o odejściu?

Dopiero co Państwo się przenieśli, albo jeszcze są Państwo w trakcie. Po co już teraz myśleć o kolejnej zmianie? Dlatego, że inaczej za pięć lat będą musieli Państwo ponownie uczyć się lekcji z tego kursu. U poprzedniego dostawcy natrafiali Państwo na ograniczenia (lekcja 2.3): pliki we własnym formacie, czaty, których nie dało się przenieść, logowanie przez konto, które chcieli Państwo zlikwidować. Strategia wyjścia sprawia, że u nowego dostawcy nie zbudują Państwo tych samych ograniczeń od nowa.

Są też powody, których sami Państwo nie wybierają: dostawcę przejmuje inna firma (na przykład spoza UE, przez co pytania z lekcji 2.1 nagle wypadają inaczej), dostawca mocno podnosi ceny, wycofuje usługę albo ogłasza upadłość. Kto ma wtedy plan, może spokojnie wybierać. Kto planu nie ma, musi migrować pod presją czasu.

Trzy warstwy strategii wyjścia

Warstwa pierwsza, techniczna: czy mogą Państwo wydobyć swoje dane, w użytecznym formacie?

Dla każdego elementu ustalają Państwo, jak go eksportować i w jakim formacie. Przy usłudze, która korzysta z otwartych standardów (lekcja 2.2), jest to przejrzyste:

Warstwa druga, umowna: co Państwa umowa mówi o odejściu?

Proszę to czytać przy zawieraniu umowy, nie przy wypowiadaniu: okres wypowiedzenia, czy przez ten okres nadal mają Państwo pełny dostęp do swoich danych, jak długo po zakończeniu umowy można jeszcze odebrać dane oraz kiedy i jak zostaną one usunięte. Czy chcą Państwo otrzymać potwierdzenie usunięcia?

Warstwa trzecia, organizacyjna: kto wie, jak to zrobić?

Plan, który istnieje wyłącznie w głowie jednego współpracownika, nie jest planem. Proszę zapisać strategię wyjścia w dokumencie przechowywanym wraz z dokumentacją organizacji, z danymi administratorów oraz danymi logowania do konta administracyjnego (w menedżerze haseł, lekcja 7.4).

Co reguluje RODO

Jeśli korzystają Państwo z usługi do przetwarzania danych osobowych innych osób (klientów, członków, pracowników), to dostawca jest Państwa podmiotem przetwarzającym i zawierają Państwo z nim umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (lekcja 9.2). Artykuł 28 ust. 3 lit. g RODO stanowi, że w tej umowie musi znaleźć się zapis, że podmiot przetwarzający po zakończeniu świadczenia usługi, zgodnie z decyzją administratora, usuwa wszystkie dane osobowe lub zwraca je Państwu, oraz usuwa istniejące kopie, chyba że prawo nakazuje ich przechowywanie. To jest Państwa podstawa prawna, aby przy odejściu odzyskać swoje dane, a następnie doprowadzić do ich usunięcia. Proszę rzeczywiście zażądać tego usunięcia i poprosić o potwierdzenie.

To jest wyjaśnienie, a nie porada prawna. Jeśli mają Państwo wątpliwości co do swojej sytuacji, proszę zapytać prawnika lub swojego inspektora ochrony danych.

Co reguluje unijny Data Act

Od 12 września 2025 obowiązuje unijny Data Act (Verordening (EU) 2023/2854). Rozdział VI (artykuły od 23 do 31) dotyczy zmiany dostawcy usług chmurowych i ma zastosowanie do dostawców tak zwanych usług przetwarzania danych, do których należą powszechne usługi online dotyczące przechowywania danych, poczty i współpracy. Najważniejsze punkty:

• Dostawca musi umożliwić zmianę i usuwać bariery z nią związane (art. 23), a ustalenia dotyczące zmiany dostawcy muszą znaleźć się w pisemnej umowie (art. 25).
• Okres wypowiedzenia potrzebny do rozpoczęcia zmiany dostawcy wynosi maksymalnie dwa miesiące (art. 25 ust. 2 lit. d).
• Następnie następuje okres przejściowy trwający maksymalnie 30 dni kalendarzowych, w którym dostawca udziela pomocy, a usługa nadal działa (art. 25 ust. 2 lit. a). Jeśli jest to technicznie niewykonalne, dostawca musi zgłosić to w ciągu 14 dni roboczych i może zaproponować dłuższy okres, maksymalnie siedmiu miesięcy (art. 25 ust. 4). Okres przejściowy mogą Państwo przedłużyć jednokrotnie (art. 25 ust. 5).
• Po zakończeniu okresu przejściowego mają Państwo co najmniej 30 dni kalendarzowych na odebranie swoich danych (art. 25 ust. 2 lit. g), a następnie dostawca musi wszystko w pełni usunąć (lit. h).
• Dostawca musi z góry opisać, jakie dane mogą Państwo zabrać i w jakich formatach (art. 25 ust. 2 lit. e i art. 26).
• Koszty zmiany dostawcy: do 12 stycznia 2027 dostawca może pobierać wyłącznie obniżone opłaty, nieprzekraczające jego własnych kosztów; od 12 stycznia 2027 nie wolno mu już pobierać żadnych opłat za zmianę dostawcy (art. 29). Nie dotyczy to zwykłych opłat abonamentowych ani kary za przedwczesne wypowiedzenie umowy.

Istnieją wyjątki, na przykład dla usług zbudowanych w dużej mierze na zamówienie dla jednego klienta oraz dla wersji testowych (art. 31). Data Act ułatwia więc zmianę dostawcy, ale sam nie eksportuje za Państwa danych. Format eksportu, którego nikt inny nie potrafi odczytać, nadal pozostaje problemem; dlatego otwarte standardy nadal mają znaczenie.

Państwa nazwa domeny: najważniejszy klucz

Jedna rzecz znacznie ułatwia każde odejście: Państwa własna nazwa domeny, we własnym zarządzie. Jeśli adres e-mail to info@example.com, a nazwa domeny jest zarejestrowana na Państwa organizację, mogą Państwo przenieść pocztę do dowolnego dostawcy, zmieniając rekordy MX (lekcja 4.3). Jeśli adres to bakkerijdekorrel@gmail.com albo nazwa domeny jest przypisana do konta u dostawcy, przy odejściu tracą Państwo swój adres albo są zależni od jego współpracy.

Proszę zatem sprawdzić:

• czy nazwa domeny jest zarejestrowana na organizację (jako posiadacza), a nie na byłego pracownika lub wykonawcę strony internetowej;
• czy wiedzą Państwo, u którego rejestratora jest ona zarejestrowana i jak uzyskać kod transferowy;
• czy Państwa chmura używa adresu w Państwa własnej domenie, takiego jak cloud.example.com, tak aby aplikacje i odnośniki nie zależały od adresu dostawcy.

Test wyjścia

Strategię wyjścia testuje się podobnie jak kopię zapasową: wykonując ją naprawdę, na małą skalę. W piekarni Bakkerij De Korrel Ruud robi to raz w roku, w spokojne popołudnie:

1. Eksportuje jeden katalog z dokumentami, współdzielony kalendarz "Bezorging" (ICS) oraz książkę adresową "Leveranciers" (vCard).
2. Otwiera te pliki w innym środowisku: w innym programie do kalendarza, innej książce adresowej, innym pakiecie biurowym.
3. Sprawdza: czy spotkania pojawiają się z właściwymi godzinami i powtórzeniami? Czy numery telefonów są przypisane do właściwych nazwisk? Czy dokumenty otwierają się z właściwym formatowaniem?
4. Zapisuje, co nie zadziałało, i poprawia strategię.

W zadaniu A8.2 każą Państwo programowi sprawdzić to automatycznie.

W praktyce: jak to wygląda u dostawcy

WebOké Nextcloud działa w oparciu o otwarte standardy: pliki pobierają Państwo za pomocą aplikacji na komputer lub WebDAV, kalendarze eksportują Państwo jako ICS, a kontakty jako vCard, zaś dokumenty znajdują się w Państwa plikach w formacie docx, xlsx, pptx lub odt. Instrukcja opisuje też, jak przejść od innego dostawcy Nextcloud za pomocą aplikacji na komputer oraz plików ICS i vCard; ta sama droga działa też w drugą stronę. Poczta znajduje się w pakiecie pocztowym, który mogą Państwo skopiować za pomocą IMAP do dowolnego innego dostawcy. Nazwy domen mogą Państwo przenieść za pomocą kodu transferowego do innego rejestratora.

U innych europejskich dostawców działa to podobnie, jeśli stosują te same otwarte standardy. Proszę to sprawdzić, zanim podpiszą Państwo umowę.

Podsumowanie

• Proszę zaplanować odejście już na starcie: technicznie (formaty eksportu), umownie (wypowiedzenie, zwrot danych, usunięcie) i organizacyjnie (kto wie, jak to zrobić).
• Art. 28 ust. 3 lit. g RODO: po zakończeniu umowy dane zwraca się lub usuwa, zgodnie z Państwa wyborem.
• Data Act: okres wypowiedzenia maksymalnie dwa miesiące, okres przejściowy maksymalnie 30 dni (wyjątkowo siedem miesięcy), co najmniej 30 dni na odebranie danych, a od 12 stycznia 2027 brak kosztów zmiany dostawcy.
• Własna nazwa domeny we własnym zarządzie to najważniejszy klucz do każdego odejścia.
• Proszę testować swoje odejście raz w roku, na małą skalę.

Quiz

Zadanie

Zadanie A8.2: Test eksportu przy przejściu z automatyczną kontrolą. Proszę wyeksportować z nowej usługi jeden kalendarz (ICS), jedną książkę adresową (vCard) oraz kilka dokumentów i przesłać je jako zip albo jako pojedyncze pliki. Program sprawdzi, czy pliki są poprawne i mają otwarty lub powszechnie stosowany format, oraz porówna liczby z tym, co Państwo podadzą.

Zadanie E8.2: Strategia wyjścia na jednej stronie. Proszę dla każdego elementu wpisać, jak go Państwo eksportują i w jakim formacie, odnaleźć w swojej umowie lub ogólnych warunkach okres wypowiedzenia oraz ustalenia dotyczące zwrotu i usunięcia danych, a także sprawdzić, na kogo zarejestrowana jest Państwa nazwa domeny.

Czytaj dalej

Kroki opisane w tych artykułach dotyczą usług WebOké; u innych dostawców działa to podobnie.

• Podręcznik Nextcloud 13.7: Z Nextcloud Free na pakiet płatny lub od innego dostawcy Nextcloud
• Podręcznik Nextcloud 14.5: Twoja Nextcloud na własnej domenie (cloud.twojafirma.pl)
• Podręcznik WebOké 5.12: Przenoszenie domeny do innego dostawcy: kod autoryzacyjny (EPP) i blokada transferu
• Podręcznik WebOké 11.7: Prywatność: pobieranie danych lub usuwanie konta
• Verordening (EU) 2023/2854 (Data Act), rozdział VI, artykuły od 23 do 31: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32023R2854
• RODO (Verordening (EU) 2016/679), artykuł 28: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32016R0679