Moduł 3 · 3.1
Inwentaryzacja Państwa obecnych usług
Moduł 3: Inwentaryzacja i planowanie · Czas czytania: 11 minut
Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili sporządzić pełną inwentaryzację obecnych usług chmurowych, w tym powiązań i sposobów wykorzystania, które nie są od razu widoczne.
Kluczowe pojęcia: inwentaryzacja, element, obecna usługa, cel, właściciel, priorytet, cień IT, powiązanie, logowanie jednokrotne (SSO), skrzynka współdzielona, alias, lista dystrybucyjna, rekord weryfikacyjny
Dlaczego najpierw inwentaryzacja?
Przejście na nową usługę rzadko nie udaje się przez duże zadania. Skopiowanie poczty i przeniesienie plików zazwyczaj się udaje. Problemy pojawiają się tam, czego nikt nie zapisał: formularz kontaktowy na stronie internetowej, który nagle przestaje wysyłać pocztę, skaner wysyłający skany na usuniętą skrzynkę pocztową, kolega, który swoją listę klientów prowadził w prywatnym Dropboksie.
Inwentaryzacja to lista wszystkiego, co obecnie realizują Państwo w chmurze: jaka usługa, jakie dane, kto jest właścicielem, co się z tym stanie w przyszłości i jak ważne to jest. Zajmuje to kilka godzin, a oszczędza dni.
Bakkerij De Korrel zaczęła od ośmiu pól. Po rozmowie z kolegami i koleżankami było ich już trzynaście.
Osiem elementów
Proszę zacząć od tych ośmiu. Powrócą one w dalszej części kursu.
| Element | Co należy zapisać | Gdzie to znaleźć |
|---|---|---|
| Domeny, skrzynki pocztowe, aliasy, skrzynki współdzielone, listy dystrybucyjne (adresy grupowe), przekierowania, łączny rozmiar | Panel administracyjny Państwa usługi pocztowej, DNS (rekordy MX) | |
| Kalendarz | Kalendarze osobiste, kalendarze współdzielone, kalendarze pomieszczeń i urządzeń, subskrypcje kalendarzy zewnętrznych | Ustawienia kalendarza, panel administracyjny |
| Kontakty | Osobiste książki adresowe, współdzielone książki adresowe, lista organizacji | Aplikacja Kontakty, panel administracyjny |
| Pliki | Osobista przestrzeń dyskowa na osobę, foldery współdzielone lub dyski współdzielone, udostępnienia zewnętrzne, łączny rozmiar | Przegląd przestrzeni dyskowej w panelu administracyjnym (lekcja 3.2) |
| Dokumenty | Jaki pakiet biurowy, które pliki zawierają makra, szablony, formularze, własne formaty (dokumenty Google) | Przechowywanie plików, rozmowy z kolegami i koleżankami |
| Czat i spotkania | Usługa czatu, kanały, usługa do spotkań, kto odbywa spotkania z osobami z zewnątrz | Przegląd licencji, koledzy i koleżanki |
| Hasła | Gdzie obecnie przechowywane są hasła: menedżer haseł, przeglądarka, karteczki, arkusz kalkulacyjny | Koledzy i koleżanki, ustawienia przeglądarki |
| Kopie zapasowe | Co obecnie jest kopiowane, przez kogo, dokąd, i czy przywracanie było kiedykolwiek testowane | Administrator, usługa kopii zapasowych |
Czego nie widać od razu: powiązania
To najważniejsza część inwentaryzacji. Powiązanie to wszystko, co znajduje się poza Państwa usługą chmurową, ale jest od niej zależne. Proszę szukać ich w tych miejscach:
- Logowanie jednokrotne (SSO). Aplikacje, do których logują się Państwo za pomocą konta Google lub Microsoft. W ustawieniach bezpieczeństwa każdego konta znajduje się lista aplikacji z dostępem. Proszę sprawdzić ją u kilku kolegów i koleżanek, nie tylko u siebie.
- Państwa strona internetowa. Formularze kontaktowe i sklepy internetowe wysyłają pocztę. Przez jaki serwer? Z jakiego adresu?
- Urządzenia. Skanery i urządzenia wielofunkcyjne, które skanują na pocztę lub do folderu. Kasy fiskalne, systemy alarmowe lub inne urządzenia wysyłające pocztę.
- Inne oprogramowanie. Księgowość, CRM, planowanie, usługa newslettera. Czy wysyłają pocztę w imieniu Państwa domeny? Czy pobierają pliki z Państwa przestrzeni dyskowej?
- DNS Państwa domeny. Można tam zobaczyć, kto może wysyłać pocztę w imieniu Państwa domeny (SPF), które usługi ustawiły rekord weryfikacyjny (rekordy TXT takie jak
google-site-verification=lubMS=) oraz czy znajdują się tam rekordy DKIM innych usług. Zadanie A2.1 z poprzedniego modułu już to Państwu wyjaśniło. - Telefony i laptopy. Które aplikacje synchronizują się ze starą usługą? Wszystkie będą musiały zostać przestawione (lekcja 7.2).
Cień IT: co koledzy i koleżanki załatwiają sami
Cień IT to oprogramowanie lub przestrzeń dyskowa, z której koledzy i koleżanki korzystają sami, bez uzgodnienia z organizacją: darmowy Dropbox, grupa WhatsApp z klientami, prywatny Gmail do newslettera, internetowy planer. Zazwyczaj nie wynika to ze złej woli: ktoś po prostu rozwiązał jakiś problem.
Dla przejścia na nową usługę cień IT jest ważny z dwóch powodów. Często znajdują się tam dane organizacji, które trzeba przenieść. A jeśli Państwo o to nie zapytają, po przejściu po prostu będzie nadal istnieć, poza Państwa nowym, europejskim rozwiązaniem.
Proszę zapytać o to w sposób, który skłoni ludzi do szczerej odpowiedzi. Nie "kto korzysta z niedozwolonych usług?", lecz: "Przechodzimy na nową usługę i nie chcemy, żeby ktokolwiek coś stracił. Z jakich programów, stron i aplikacji korzystasz w swojej pracy, nawet jeśli sam/sama je sobie zorganizowałeś/zorganizowałaś?" Krótka lista z przykładami pomaga ludziom sobie przypomnieć.
Dla każdego wiersza: pięć pól
Dla każdego wiersza w swojej inwentaryzacji proszę zapisać pięć rzeczy:
- Obecna usługa: na przykład "Gmail przez Google Workspace".
- Wzrost: możliwie konkretnie, na przykład "12 skrzynek pocztowych, łącznie 38 GB" lub "3 współdzielone kalendarze".
- Właściciel: kto o tym decyduje i wie, jak to działa? To musi być konkretna osoba z imieniem i nazwiskiem, nie "wszyscy".
- Zamierzenie: co się z tym stanie w przyszłości? Przeniesienie do nowej usługi, zamknięcie, archiwizacja lub pozostawienie na razie bez zmian.
- Priorytet: wysoki (bez tego organizacja nie może funkcjonować), średni lub niski.
Przykład kilku wierszy z piekarni:
| Element | Obecna usługa | Wzrost | Właściciel | Zamierzenie | Priorytet |
|---|---|---|---|---|---|
Google Workspace, example.com | 12 skrzynek pocztowych, 38 GB; alias bestellingen@ | Sanne (biuro) | Przeniesienie do europejskiej usługi pocztowej | wysoki | |
| Pliki | Google Drive, 1 dysk współdzielony "Przepisy" | 64 GB, 4 udostępnienia zewnętrzne | Sanne | Przeniesienie do folderu zespołu | wysoki |
| Powiązanie | Formularz zamówień na stronie internetowej | wysyła na bestellingen@ | twórca strony internetowej | Zmiana ustawień SMTP | wysoki |
| Powiązanie | System kasowy, logowanie przez Google | 5 kont | Mo (filia) | Utworzenie własnego logowania | wysoki |
| Powiązanie | Skaner w biurze | skanuje na scan@ | Sanne | Nowe dane SMTP | średni |
| Cień IT | Dropbox piekarza (prywatny) | przepisy, 2 GB | Jeroen | Przeniesienie do folderu zespołu, następnie rezygnacja | średni |
Pułapki
- Patrzenie tylko na własne konto. Administrator nie widzi automatycznie, jakie aplikacje zwykły użytkownik połączył ze swoim kontem. Proszę sprawdzić u kilku osób.
- Zapominanie o skrzynkach współdzielonych.
info@,facturen@ibestellingen@często nie są osobną skrzynką pocztową, lecz aliasem, skrzynką współdzieloną lub grupą. Przy przejściu każda z nich musi zostać odtworzona we właściwy sposób (lekcja 4.4). - Liczenie licencji zamiast rzeczywistego użycia. Dwanaście licencji nie oznacza, że dwanaście osób jest aktywnych. Proszę sprawdzić datę ostatniego logowania.
- Brak właściciela. Wiersz bez właściciela nie zostanie zrealizowany.
- Nieaktualizowanie inwentaryzacji. To, co odkryją Państwo w trakcie migracji, należy mimo wszystko tam dopisać.
W praktyce: jak to wygląda u dostawcy
Przy przejściu na Nextcloud od WebOké i pakiet pocztowy WebOké inwentaryzacja od razu staje się Państwa listą zadań: dla każdego elementu w instrukcji podane jest, z jakiego narzędzia skorzystać (na przykład Narzędzie do importu dla Google, Migracja danych dla OneDrive, Narzędzie do migracji poczty dla e-maila) i w jakiej kolejności. U innych europejskich dostawców narzędzie nazywa się inaczej, ale inwentaryzacja jest dokładnie taka sama: dotyczy ona Państwa organizacji, a nie dostawcy.
Podsumowanie
- Inwentaryzacja zapobiega pominięciu przy przejściu rzeczy, których nikt nie zapisał.
- Proszę zacząć od ośmiu elementów: e-mail, kalendarz, kontakty, pliki, dokumenty, czat i spotkania, hasła, kopie zapasowe.
- Proszę poszukać powiązań: logowanie jednokrotne, strona internetowa, urządzenia, inne oprogramowanie, rekordy DNS, telefony.
- Proszę zapytać kolegów i koleżanki o cień IT w taki sposób, by odpowiadali szczerze.
- Każdy wiersz otrzymuje obecną usługę, wzrost, właściciela, zamierzenie i priorytet.
Quiz
Zadanie
Zadanie A3.1: Czy Państwa inwentaryzacja jest kompletna? Proszę wypełnić formularz inwentaryzacji dla swojej organizacji (lub dla własnego, prywatnego użytku). Program sprawdzi, czy znajduje się w nim wszystkich osiem elementów, czy znaleźli Państwo co najmniej trzy powiązania oraz czy każdy wiersz zawiera obecną usługę, wzrost, właściciela, zamierzenie i priorytet.
Zadanie E3.1: Rozmowa z współpracownikami. Proszę zapytać co najmniej trzy osoby (lub, jeśli pracują Państwo samodzielnie, przejrzeć własne urządzenia), z jakich programów, stron i aplikacji korzystają w swojej pracy. Proszę zapisać, czego jeszcze nie było na Państwa liście i czego się Państwo z tego nauczyli.
Zadanie E3.1: Rozmowa z współpracownikami
Proszę zapytać co najmniej trzech współpracowników (lub przejrzeć własne urządzenia i przeglądarkę): "Przechodzimy na inną usługę i nie chcemy, aby ktokolwiek stracił jakiekolwiek dane. Z jakich programów, stron i aplikacji korzystasz w pracy, również jeśli sam/a je skonfigurowałeś/aś?" Szablon do zadania A3.1 znajduje się przy tym zadaniu.
Zaznaczenia i notatki pozostają tylko w tej przeglądarce; nie są nigdzie wysyłane. Po zalogowaniu w Moje kursy zapisywana jest jedynie informacja, że zadanie zostało wykonane.
Więcej informacji
Kroki opisane w tych artykułach dotyczą usług WebOké; u innych dostawców działa to w podobny sposób.
- Podręcznik Nextcloud 13.1: Przygotowanie: co zabrać ze sobą i w jakiej kolejności
- Podręcznik Nextcloud 13.6: Z Microsoft 365 do WebOké: pliki, dokumenty, poczta i kalendarz
- Instrukcja DirectAdmin 10.1: Przeniesienie poczty e-mail: dostępne możliwości
- Podręcznik WebOké 14.1: Kondycja domeny (również bez konta)