Rzetelne porównanie kosztów i zarządzania

Moduł 8: Kopie zapasowe, zakończenie współpracy i zarządzanie · Czas czytania: 10 minut

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili rzetelnie zestawić ze sobą całkowite koszty i zarządzanie dotychczasowym oraz nowym rozwiązaniem, nie patrząc wyłącznie na cenę za użytkownika, a także ustalić, kto wykonuje jakie zadania związane z zarządzaniem.

Kluczowe pojęcia: całkowite koszty (TCO), koszty jednorazowe i cykliczne, licencja na użytkownika, przestrzeń dyskowa, rozszerzenia, koszty migracji, szkolenia, własny czas pracy, usługa zarządzana, samodzielny hosting, zadania administracyjne, kto co robi (RACI), stabilność cen, skalowalność

Błędne porównanie

Pierwsze pytanie, jakie zadaje niemal każdy, brzmi: "Ile to kosztuje za użytkownika miesięcznie?" Tę kwotę zestawia się z obecną licencją i na tym koniec. To błędne porównanie, z dwóch powodów.

Po pierwsze, Państwo nie porównują wtedy tego samego. Pakiet u jednego dostawcy zawiera pocztę, pliki, biuro i czat; u innego biuro jest osobną licencją, poczta znajduje się w innym pakiecie, a dodatkowa przestrzeń dyskowa jest droższa. Po drugie, pomijają Państwo wszystko, co nie pojawia się na fakturze: własny czas i czas współpracowników, szkolenia, zarządzanie, samą migrację.

W tej lekcji nie posługujemy się cenami rzeczywistych dostawców. Te się zmieniają, a chodzi tu o metodę. Kwoty wpisują Państwo sami, na podstawie ofert i cenników, które pozyskują Państwo w danym momencie.

Całkowite koszty: wszystko w jednym miejscu

Przez całkowite koszty (po angielsku total cost of ownership, TCO) rozumiemy wszystkie koszty w ustalonym okresie, na przykład trzech lat, włącznie z kosztami jednorazowymi. Okres trzech lat jest wygodny, ponieważ jednorazowe koszty migracji są w nim uczciwie uwzględnione.

Najważniejsza pozycja jest najczęściej pomijana: własny czas. Proszę obliczyć go, mnożąc liczbę godzin przez ustaloną stawkę godzinową, którą sami Państwo wybiorą. Nawet jeśli nikt tego nie fakturuje, i tak kosztuje to Państwa coś.

Przykład obliczeniowy bez rzeczywistych cen

W Bakkerij De Korrel Ruud posługuje się zmiennymi, aby przykład był trafny dla każdego:

• G = liczba użytkowników (12)
• L = licencja na użytkownika miesięcznie, wraz z pakietem biurowym tam, gdzie jest potrzebny
• O = dodatkowa przestrzeń dyskowa miesięcznie
• B = zewnętrzna kopia zapasowa miesięcznie
• U = godziny własnego zarządzania miesięcznie, T = stawka godzinowa, jaką piekarnia stosuje dla własnego czasu
• M = jednorazowe koszty migracji (pomoc plus własne godziny razy T)
• D = okres dublowania: liczba miesięcy, w których płaci się jednocześnie za stare i nowe rozwiązanie, razy dawne koszty miesięczne
• Op = szkolenia (godziny razy liczba współpracowników razy T)

Całkowite koszty w okresie 36 miesięcy:

TCO = 36 x (G x L + O + B + U x T) + M + D + Op

Ruud wykonuje to obliczenie dwukrotnie: raz dla wariantu "pozostajemy przy obecnym rozwiązaniu", raz dla wariantu "przechodzimy na nowe". W wariancie "pozostajemy" wartości M, D i Op wynoszą zero, ale uwzględnia on podwyżki cen zapowiedziane przez dotychczasowego dostawcę, a także czas tracony obecnie na współdzielone hasła i zagubione pliki.

Wynik nie brzmi "wygrywa najtańszy". To liczba, dzięki której można rzetelnie rozmawiać: przejście kosztuje jednorazowo tyle a tyle, a potem miesięcznie więcej lub mniej, w zamian za większą kontrolę i mniejszą zależność (moduł 1). Czasem rozwiązanie europejskie jest droższe, czasem tańsze. Oba wyniki stanowią dobry powód do świadomego wyboru.

Usługa zarządzana czy samodzielny hosting?

Przy europejskim, otwartym oprogramowaniu (Nextcloud, Matrix, Jitsi) mogą Państwo również zdecydować się na samodzielny hosting: zainstalowanie oprogramowania na własnym lub wynajętym serwerze. Wydaje się to tanie, ponieważ oprogramowanie jest bezpłatne. Proszę jednak policzyć to uczciwie:

Dla organizacji liczącej dwanaście osób bez własnej wiedzy informatycznej samodzielny hosting to zazwyczaj ryzyko, a nie oszczędność. Serwer, który przez miesiące nie otrzymuje aktualizacji, jest mniej bezpieczny niż dobrze zarządzana usługa. Dla organizacji z własnymi administratorami może to być wręcz najlepszy wybór.

Przypisanie zarządzania: kto co robi?

Także przy usłudze zarządzanej pozostaje jeszcze praca do wykonania. Proszę ustalić, kto co robi, stosując prosty podział: kto wykonuje, kto odpowiada ostatecznie, kto jest konsultowany, a kto jest informowany (często nazywany modelem RACI, od angielskich słów).

Zadanie bez przypisanej osoby nie zostanie wykonane. Zadanie przypisane tylko jednej osobie nie zostanie wykonane, gdy ta osoba zachoruje. Dlatego przy najważniejszych zadaniach proszę wyznaczyć również zastępcę.

Na co jeszcze zwrócić uwagę przy porównywaniu

• Stabilność cen: jak często i w jaki sposób cena może się zmienić i czy mają Państwo wówczas prawo do wypowiedzenia umowy?
• Skalowalność: co się dzieje przy 15 lub 25 użytkownikach albo przy dwukrotnie większej przestrzeni dyskowej? Czy trafiają Państwo wtedy do innego pakietu?
• Co faktycznie jest w zestawie: wsparcie w Państwa języku, kopie zapasowe, z których można samodzielnie coś przywrócić, umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, możliwości eksportu.
• Okres próbny: czy można najpierw przeprowadzić pilotaż z kilkoma współpracownikami (lekcja 3.3)?

W praktyce: jak to wygląda u jednego z dostawców

W przypadku Nextcloud od WebOké dostępne są pakiety różniące się liczbą użytkowników i przestrzenią dyskową, licencjami biurowymi na użytkownika oraz możliwością rozszerzenia przestrzeni dyskowej lub liczby użytkowników w Moje WebOké. Aktualizacjami, bezpieczeństwem i kopiami zapasowymi systemu zajmuje się WebOké; nową wersję główną uruchamia sam właściciel pakietu, jednym przyciskiem. Zarządzanie użytkownikami, licencje i testy przywracania pozostają po stronie klienta. Ceny celowo nie są podane w tym kursie.

U innych dostawców podział może wyglądać inaczej. Dlatego tabelę "kto co robi" proszę wypełnić osobno dla każdego dostawcy i uwzględnić ją w swoim porównaniu.

Podsumowanie

• Proszę porównywać całkowite koszty w ustalonym okresie, nie tylko cenę za użytkownika.
• Proszę uwzględnić koszty jednorazowe (migracja, okres dublowania, szkolenia), a przede wszystkim własny czas pracy.
• Samodzielny hosting to oprogramowanie bez licencji, ale z pracą do wykonania: proszę to rzetelnie policzyć.
• Proszę ustalić zadania administracyjne, przypisując do nich imię i nazwisko oraz zastępcę.
• Proszę zwrócić uwagę na stabilność cen, skalowalność i na to, co faktycznie zawiera pakiet.

Quiz

Zadanie

Zadanie E8.3: Szablon kosztów i podział zarządzania. Proszę wypełnić szablon kosztów w pliku OPDRACHTEN.md dla wariantów "pozostajemy przy obecnym rozwiązaniu" i "przechodzimy na nowe", z kwotami pochodzącymi z ofert lub cenników, które sami Państwo pozyskają, w okresie 36 miesięcy. Następnie proszę wypełnić tabelę "kto co robi" z imionami i nazwiskami oraz zastępcami.

Więcej informacji

Kroki opisane w tych artykułach dotyczą usług WebOké; u innych dostawców wygląda to podobnie.

• Podręcznik Nextcloud 1.4: Nextcloud Free, Personal, Family lub Max: różnice i zmiana pakietu
• Podręcznik Nextcloud 14.4: Więcej przestrzeni dyskowej lub użytkowników, zmiana pakietu lub wypowiedzenie
• Podręcznik Nextcloud 14.6: Aktualizacje Nextcloud: kiedy i jak
• Podręcznik Nextcloud 14.7: Uprawnienia: kto czym zarządza w Państwa Nextcloud?
• Który pakiet Nextcloud jest dla mnie odpowiedni i jak mogę go rozszerzyć?