Formaty biurowe: OOXML, ODF i pdf

Moduł 6: Pliki i dokumenty · Czas czytania: 10 minut

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili wyjaśnić, czym właściwie są docx, odt i pdf, dlaczego dokument może wyglądać inaczej po przejściu na nową usługę, oraz wybierać właściwy format do współpracy, wymiany i archiwizacji.

Kluczowe pojęcia: format pliku, otwarty standard, OOXML (docx, xlsx, pptx; ECMA-376, ISO/IEC 29500), ODF (odt, ods, odp; ISO/IEC 26300), stare formaty binarne (doc, xls, ppt), pdf i PDF/A (ISO 19005), csv, czcionka, czcionka metrycznie zgodna, konwersja

Dokument to umowa

Plik to ciąg bajtów. Dopiero dzięki formatowi pliku program wie, co te bajty oznaczają: to jest nagłówek, to jest pogrubienie, to jest tabela z trzema kolumnami. Jeśli taki format jest publicznie opisany i każdy może go używać bez zgody czy licencji, mówimy o otwartym standardzie (lekcja 2.2). Dzięki temu różne programy mogą odczytywać i zapisywać ten sam plik, a Państwo nie są zależni od jednego producenta.

Dla dokumentów biurowych istnieją dwa główne otwarte standardy oraz jeden format do zapisu w postaci ostatecznej.

OOXML: docx, xlsx i pptx

Od wersji Office 2007 Microsoft Office zapisuje dokumenty domyślnie jako Office Open XML, w skrócie OOXML. Znają Państwo te rozszerzenia: docx, xlsx i pptx. Standard ten jest zapisany jako ECMA-376 oraz jako norma międzynarodowa ISO/IEC 29500.

Plik docx to w rzeczywistości plik zip o ustalonej strukturze. Proszę zmienić nazwę kopii pliku offerte.docx na offerte.zip i go rozpakować. Zobaczą tam Państwo między innymi:

[Content_Types].xml        welke onderdelen erin zitten
word/document.xml          de tekst en de opmaak
word/styles.xml            de stijlen
word/fontTable.xml         de lettertypen die het document gebruikt
word/media/                de afbeeldingen
docProps/core.xml          titel, maker, datum

Dwie rzeczy warto wiedzieć. Po pierwsze, norma ISO/IEC 29500 zna wariant surowy (Strict) oraz szerszy (Transitional), który dopuszcza również stare osobliwości programu Word; Office domyślnie zapisuje w wariancie Transitional. Po drugie, plik docx może zawierać elementy, które rozumie wyłącznie Microsoft Office, takie jak makra w VBA (w plikach docm i xlsm), przyciski ActiveX czy dodatki. Format jest otwarty, ale nie wszystko, co może się w nim znaleźć, działa wszędzie. O tym mówi lekcja 6.5.

ODF: odt, ods i odp

OpenDocument Format (ODF) został opracowany przez organizację normalizacyjną OASIS i zapisany jako ISO/IEC 26300. Rozszerzenia to odt (tekst), ods (arkusz kalkulacyjny) i odp (prezentacja). Plik odt również jest plikiem zip. Pierwszy element nazywa się mimetype i zawiera dosłownie rodzaj dokumentu, na przykład application/vnd.oasis.opendocument.text. Treść znajduje się w pliku content.xml, a style w pliku styles.xml.

ODF jest natywnym formatem LibreOffice oraz pakietów zbudowanych na jego bazie, takich jak Collabora Online. Wiele administracji publicznych w Europie wskazuje ODF jako preferowany format do wymiany danych i archiwizacji. W Holandii ODF znajduje się na liście "zastosuj albo wyjaśnij" (pas toe of leg uit) holenderskiego Forum Standaardisatie, podobnie jak pdf i PDF/A.

Który format wybrać?

Oba są otwartymi standardami. Praktyczna różnica zależy od tego, z kim Państwo współpracują i jakiego programu używają.

Najważniejsza zasada: proszę wybrać jeden format główny dla danego rodzaju plików i trzymać się go. Za każdym razem, gdy plik jest konwertowany tam i z powrotem (docx na odt na docx), coś może się przesunąć.

Stare formaty: doc, xls i ppt

Pliki sprzed 2007 roku (doc, xls, ppt) to formaty binarne: nie są to pliki zip z XML, lecz własna struktura plików firmy Microsoft. Nowoczesne pakiety biurowe nadal je otwierają, ale nie zawsze bezbłędnie, a mogą zawierać makra, czego rozszerzenie nie zdradza. Zalecenie przy przejściu na nową usługę: stare pliki, których nadal Państwo używają, proszę skonwertować do docx, xlsx lub pptx (albo ODF) i zachować oryginał jako archiwum.

Pdf i PDF/A

Plik pdf ma na celu utrwalenie wyglądu dokumentu, tak samo na każdym urządzeniu. Edycja jest możliwa, ale nie jest celem tego formatu. PDF/A (ISO 19005) to surowszy wariant przeznaczony do archiwizacji: wszystkie czcionki znajdują się wewnątrz pliku, nie wolno w nim umieszczać zewnętrznych odwołań ani skryptów, dzięki czemu plik sam w sobie pozostaje czytelny przez wiele lat. Proszę wybrać PDF/A dla wszystkiego, co trzeba przechowywać długo, na przykład dla sprawozdań rocznych.

Dlaczego dokument może wyglądać inaczej

Po przejściu na nową usługę współpracownicy szybko mówią: "wygląda inaczej". Przyczyną jest niemal zawsze czcionka. Dokument wskazuje swoją czcionkę (na przykład Calibri), ale sama czcionka zwykle nie jest w nim zawarta. Program, który wyświetla dokument, musi mieć tę czcionkę zainstalowaną. Jeśli jej nie ma, sięga po zamiennik, a ten ma inne szerokości liter. Wiersz łamie się inaczej, tabela robi się szersza, strona się przesuwa.

Dla najbardziej znanych czcionek Microsoftu istnieją otwartoźródłowe zamienniki metrycznie zgodne: każda litera ma dokładnie taką samą szerokość, różni się jedynie nieco kształtem. Dzięki temu tekst łamie się tak samo.

Czcionki takie jak Verdana, Tahoma, Georgia, Garamond, Century Gothic czy własna czcionka firmowa nie mają takiego zamiennika. Pakiet biurowy online musi wtedy zastąpić je czymś podobnym, przez co tekst może się inaczej łamać. W Bakkerij De Korrel dotyczyło to czcionki firmowej używanej na papierze firmowym. Rozwiązanie: zlecić zainstalowanie tej czcionki u dostawcy (jeśli pozwala na to licencja) albo wybrać w szablonie czcionkę darmową.

Inne elementy, które mogą się przesunąć przy zmianie formatu: nagłówki i stopki z polami, spisy treści (należy je ponownie zaktualizować), komentarze i śledzone zmiany, osadzone obiekty, a w arkuszach kalkulacyjnych formatowanie warunkowe i wykresy.

W praktyce: jak to wygląda u dostawcy

W Euro-Office w Nextcloud od WebOké otwierają Państwo pliki docx, xlsx i pptx bez konwersji, a także odt, ods, odp, rtf, txt, csv oraz stare formaty doc, xls i ppt. Za pomocą opcji Plik, Pobierz jako wybierają Państwo między innymi DOCX, ODT, PDF lub PDF/A; przy użyciu Zapisz kopię jako kopia trafia do Państwa Nextcloud. Dla pięciu czcionek z tabeli zamienniki metrycznie zgodne są zainstalowane na serwerze. Inne pakiety biurowe online mają podobne menu; to, jakie czcionki znają, różni się w zależności od dostawcy. Proszę zapytać o to wcześniej, jeśli korzystają Państwo z własnej czcionki firmowej.

Podsumowanie

• docx, xlsx i pptx (OOXML, ISO/IEC 29500) oraz odt, ods i odp (ODF, ISO/IEC 26300) to oba otwarte standardy i oba są plikami zip zawierającymi XML.
• Proszę wybrać format, którego Państwa pakiet biurowy używa wewnętrznie i który znają Państwa partnerzy współpracy, i trzymać się go.
• Stare pliki binarne (doc, xls, ppt) proszę skonwertować; oryginał proszę zachować.
• Pdf do utrwalania, PDF/A do długiego przechowywania.
• Przesunięcia wynikają zwykle z czcionek; Calibri, Cambria, Arial, Times New Roman i Courier New mają zamienniki metrycznie zgodne.

Quiz

Zadanie

Zadanie A6.3: Format i czcionki własnego dokumentu. Proszę przesłać dokument, którego często Państwo używają (na przykład szablon pisma firmowego). Program wskaże, jaki jest to w rzeczywistości format, jakie czcionki zawiera i czy dla każdej czcionki istnieje zamiennik metrycznie zgodny.

Dalsza lektura

Kroki opisane w tych artykułach dotyczą usług WebOké; u innych dostawców działa to w podobny sposób.

• Instrukcja Euro-Office 1.4: Z jakimi przeglądarkami i formatami plików współpracuje Euro-Office?
• Instrukcja Euro-Office 2.5: Pobieranie jako docx, xlsx, pptx, odt lub pdf
• Instrukcja Euro-Office 12.3: Czcionki wyglądają inaczej
• ISO/IEC 29500 i ECMA-376 (Office Open XML); ISO/IEC 26300 i OASIS OpenDocument 1.3 (ODF); ISO 19005 (PDF/A)
• Holenderskie Forum Standaardisatie, lista otwartych standardów (ODF, PDF/A)