Moduł 3 · 3.3
Plan migracji: kolejność, ryzyka i plan awaryjny
Moduł 3: Inwentaryzacja i planowanie · Czas czytania: 12 minut
Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili opracować plan migracji z fazami w odpowiedniej kolejności, listą ryzyk, momentem decyzyjnym go/no-go oraz planem awaryjnym.
Kluczowe pojęcia: plan migracji, faza, pilotaż, big bang, migracja etapowa, zależność, TTL, moment zamrożenia, okres przejściowy, lista ryzyk (prawdopodobieństwo i wpływ), go/no-go, plan awaryjny (rollback), rezygnacja z usługi
Po co plan?
Mając inwentaryzację (lekcja 3.1) i liczby (lekcja 3.2), wiedzą już Państwo, co trzeba zrobić. Plan migracji określa, w jakiej kolejności, kiedy, przez kogo i co zrobić, jeśli coś pójdzie nie tak. Pozwala uniknąć dwóch klasycznych błędów: wykonywania czynności w złej kolejności (przełączenie MX zanim powstaną nowe skrzynki pocztowe) oraz zbyt wczesnej rezygnacji ze starej usługi.
Big bang czy etapami?
Istnieją dwie główne drogi.
| Droga | Na czym polega | Odpowiednia dla | Ryzyko |
|---|---|---|---|
| Big bang | Wszystko przełączane w jednym momencie, na przykład w weekend | Małych organizacji z niewielką liczbą powiązań | Jeśli coś pójdzie nie tak, psuje się wszystko naraz |
| Etapowo | Przełączanie po elemencie lub po grupie osób, rozłożone na tygodnie | Większych organizacji lub przy licznych powiązaniach | Przez pewien czas działają dwa systemy równolegle; ludzie się gubią |
Dla większości małych organizacji dobrze sprawdza się migracja etapowa, element po elemencie: najpierw pliki, potem kalendarz i kontakty, następnie poczta, a na końcu reszta. Poczta przełączana jest dla wszystkich naraz, ponieważ domena może w danym momencie wskazywać tylko na jedno miejsce.
Zawsze zaczynają Państwo od pilotażu: jedna lub dwie osoby korzystają już w pełni z nowej usługi przez tydzień lub dwa. One znajdą problemy, a Państwo dostosują plan, zanim dołączy reszta.
Fazy
Migracja składa się z pięciu faz.
1. Przygotowanie
- Zakończona inwentaryzacja i policzone liczby (lekcja 3.1 i 3.2).
- Wybrana nowa usługa, podpisana umowa oraz umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (lekcja 2.4, 9.2).
- Eksport lub kopia zapasowa wszystkiego ze starej usługi, zanim cokolwiek zostanie zmienione. To Państwa siatka bezpieczeństwa.
- Uporządkowane to, co można usunąć.
- Utworzeni użytkownicy i administratorzy w nowej usłudze, włączone uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) (lekcja 7.3).
- Obniżone TTL rekordów MX, na przykład do 300 sekund. Proszę zrobić to co najmniej jeden okres starego TTL przed przełączeniem. Jeśli TTL wynosił 86400 sekund (jedna doba), proszę obniżyć go co najmniej dobę wcześniej (kurs DNS, lekcja 6.1 i 6.3).
2. Pilotaż
- Jedna lub dwie osoby przechodzą na nową usługę.
- Testują Państwo najtrudniejsze dokumenty, aplikacje na telefonie, powiązania.
- Piszą Państwo ściągawkę i wyjaśnienie dla reszty (lekcja 9.1).
3. Przenoszenie
- Kopiowanie plików; ponowne ustawienie folderów i udostępnień (lekcja 6.1, 6.2).
- Eksport i import kalendarzy oraz kontaktów (lekcja 5.2, 5.3).
- Pierwsze skopiowanie skrzynek pocztowych, podczas gdy stara skrzynka wciąż normalnie odbiera pocztę (lekcja 4.2).
- Przełączenie powiązań: strona internetowa, skaner, kasa, oprogramowanie.
4. Przejście
- W uzgodnionym momencie: przełączenie rekordów MX, aktualizacja SPF, DKIM i DMARC (lekcja 4.3).
- Wkrótce potem, a następnie jeszcze raz dobę później: ponowne skopiowanie skrzynek pocztowych, tak aby poczta, która w międzyczasie trafiła do starej usługi, została jednak przeniesiona (lekcja 4.4).
- Przełączenie urządzeń wszystkich osób; wyłączenie starych aplikacji synchronizujących (lekcja 7.2).
- Moment zamrożenia dla plików: od tej chwili nikt już nie pracuje w starej przestrzeni dyskowej.
5. Zakończenie
- Sprawdzenie: policzenie folderów, plików, wydarzeń, kontaktów i poczty.
- Pozostawienie obu usług równolegle przez kilka tygodni, jeśli to możliwe, stara usługa tylko do odczytu.
- Dopiero potem rezygnacja ze starej usługi oraz poproszenie o potwierdzenie, że dane zostaną tam usunięte (lekcja 9.3).
- Aktualizacja rejestru czynności przetwarzania i polityki prywatności (lekcja 9.3).
Zależności, których nie wolno odwrócić
Niektóre kroki naprawdę muszą następować po sobie. Oto twarde zasady:
- Eksport lub kopia zapasowa starej usługi musi nastąpić przed jakąkolwiek zmianą.
- Pilotaż musi nastąpić przed wdrożeniem dla wszystkich.
- Skrzynki pocztowe w nowej usłudze muszą istnieć przed przełączeniem MX. W przeciwnym razie nowy serwer odrzuci pocztę.
- TTL musi zostać obniżony co najmniej jeden okres starego TTL przed przełączeniem MX.
- Pierwsza kopia poczty musi zostać wykonana przed przełączeniem MX; druga kopia po przełączeniu MX.
- Kalendarze muszą zostać zaimportowane przed połączeniem telefonów. W przeciwnym razie telefon zsynchronizuje się w trakcie importu i powstaną duplikaty.
- Rezygnacja ze starej usługi następuje jako ostatnia, po kontroli.
Zadanie A3.3 pozwala samodzielnie ułożyć tę kolejność i sprawdza wynik.
Ryzyka: prawdopodobieństwo razy wpływ
Lista ryzyk zestawia to, co może pójść nie tak, jak bardzo jest to prawdopodobne i jak poważne byłyby skutki. Proszę ocenić prawdopodobieństwo i wpływ na przykład w skali od 1 do 3 i pomnożyć wyniki. Wszystko z wynikiem 6 lub 9 otrzymuje środek zaradczy.
| Ryzyko | Prawdopodobieństwo | Wpływ | Wynik | Środek zaradczy |
|---|---|---|---|---|
| Poczta nie dociera podczas przełączenia | 2 | 3 | 6 | Wcześniejsze obniżenie TTL, przełączenie poza godzinami szczytu, druga synchronizacja |
| Dokumenty z makrami nie działają | 3 | 2 | 6 | Zestaw testowy w pilotażu (lekcja 6.5), tymczasowe równoległe korzystanie z Excela |
| Współpracownicy nadal pracują w starej przestrzeni dyskowej | 3 | 2 | 6 | Moment zamrożenia, stara przestrzeń tylko do odczytu, wyjaśnienie |
| Telefon pokazuje wszystko podwójnie | 2 | 1 | 2 | Najpierw import, potem połączenie; wyłączenie starego konta |
| Kasa przestaje działać po usunięciu kont | 2 | 3 | 6 | Własne logowanie przed usunięciem (lekcja 2.3) |
| Umowa na starą usługę przedłuża się automatycznie | 2 | 2 | 4 | Data rezygnacji wpisana do kalendarza |
Go/no-go i plan awaryjny
Proszę ustalić wcześniej, kto podejmuje decyzję w momencie przełączenia MX i na jakiej podstawie. Moment go/no-go z krótką listą kontrolną: wszystkie skrzynki pocztowe utworzone i przetestowane, pierwsza kopia gotowa, TTL niski, pilotaż bez poważnych problemów, współpracownicy poinformowani. Jeśli choć jeden z tych punktów nie jest spełniony: nie kontynuować i wybrać nowy termin. To może wydawać się porażką, ale właśnie po to istnieje ten moment.
Plan awaryjny (rollback) opisuje, jak wrócić do poprzedniego stanu, jeśli po przełączeniu jednak coś pójdzie nie tak. W przypadku poczty jest to stosunkowo proste, dopóki stara usługa nadal istnieje: proszę przywrócić rekordy MX do starych wartości (zapisanych wcześniej lub z wykonanej kopii zapasowej DNS) i skopiować z powrotem pocztę, która w międzyczasie trafiła do nowej usługi. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy nie zrezygnowali Państwo jeszcze ze starej usługi. Dlatego rezygnację składa się jako ostatnią.
Planowanie w czasie
Przykład dla piekarni, zatrudniającej dwanaście osób:
| Tydzień | Co |
|---|---|
| 1 | Inwentaryzacja, liczby, wybór, umowa; eksport ze starej usługi |
| 2 | Tworzenie użytkowników, 2FA, pilotaż z dwiema osobami; obniżenie TTL pod koniec tygodnia |
| 3 | Przenoszenie plików i kalendarzy; pierwsza kopia poczty; przełączanie powiązań |
| 4 | Wczesny poniedziałek rano: przełączenie MX; tego samego dnia i we wtorek druga kopia; przełączanie urządzeń |
| 5 | Kontrola, godziny konsultacyjne na pytania |
| 6 do 8 | Obie usługi działają równolegle; następnie rezygnacja ze starej usługi, aktualizacja rejestru |
Proszę świadomie wybrać moment przełączenia. Nie tuż przed okresem wzmożonego ruchu (w przypadku piekarni nie w tygodniu przed świętami), nie wtedy, gdy administrator wyjeżdża na urlop, i z zapasem czasu na rozwiązanie problemów następnego dnia.
W praktyce: tak to wygląda u dostawcy
Instrukcja WebOké Nextcloud podaje stałą kolejność: najpierw utworzenie użytkowników i zabezpieczenie konta, potem pliki, następnie kalendarze i kontakty, dopiero potem aplikacje, a rezygnacja ze starej usługi dopiero wtedy, gdy wszystko działa poprawnie. W przypadku poczty Narzędzie do migracji poczty działa z pierwszą kopią przed przełączeniem MX i drugą kopią po nim. Inni europejscy dostawcy zalecają niemal taką samą kolejność, ponieważ wynika ona z tego, jak działają poczta i synchronizacja.
Podsumowanie
- Plan migracji określa kolejność, czas, osoby odpowiedzialne i scenariusz awaryjny.
- Dla większości małych organizacji sprawdza się migracja etapowa, element po elemencie, poprzedzona pilotażem; poczta przełączana jest dla wszystkich naraz.
- Twarda kolejność: najpierw eksport, pilotaż przed wdrożeniem, skrzynki pocztowe i niski TTL przed przełączeniem MX, druga kopia po nim, import przed połączeniem, rezygnacja jako ostatnia.
- Lista ryzyk z prawdopodobieństwem i wpływem pokazuje, gdzie potrzebne są środki zaradcze.
- Moment go/no-go i plan awaryjny sprawiają, że można bezpiecznie powiedzieć także „jeszcze nie”.
Quiz
Zadanie
Zadanie A3.3: Ułóż kroki we właściwej kolejności. Otrzymają Państwo osiemnaście kroków migracji w losowej kolejności. Proszę ułożyć je w kolejność, która zadziała. Program sprawdza twarde zasady z tej lekcji i podaje dokładnie, którą zasadę Państwo łamią.
Zadanie E3.3: Własny plan migracji. Korzystając z szablonu, proszę przygotować plan migracji dla własnej organizacji: fazy z datami, osoby odpowiedzialne, lista ryzyk z co najmniej pięcioma pozycjami, lista kontrolna go/no-go oraz plan awaryjny.
Zadanie E3.3: Własny plan migracji
Proszę wypełnić szablon na podstawie inwentaryzacji (A3.1/E3.1) i liczb (E3.2), a następnie poprosić jednego ze współpracowników o przeczytanie go.
Zaznaczenia i notatki pozostają tylko w tej przeglądarce; nie są nigdzie wysyłane. Po zalogowaniu w Moje kursy zapisywana jest jedynie informacja, że zadanie zostało wykonane.
Więcej informacji
Kroki opisane w tych artykułach dotyczą usług WebOké; u innych dostawców wygląda to podobnie.
- Podręcznik Nextcloud 13.1: Przygotowanie: co zabrać ze sobą i w jakiej kolejności
- Podręcznik Nextcloud 13.6: Z Microsoft 365 do WebOké: pliki, dokumenty, poczta i kalendarz
- Przeprowadzka domeny, strony internetowej i poczty e-mail jednocześnie, bez przestojów: plan działania
- Instrukcja DirectAdmin 10.1: Przeniesienie poczty e-mail: dostępne możliwości
- Podręcznik WebOké 5.7: Przywracanie DNS i tworzenie kopii zapasowej DNS
- Bezpłatny kurs DNS 6.1: TTL i pamięć podręczna
- Bezpłatny kurs DNS 6.3: DNS podczas transferu domeny