Jak przebiega poczta e-mail: MX, IMAP i SMTP

Moduł 4: Przenoszenie poczty e-mail · Czas czytania: 10 minut

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili wyjaśnić drogę, jaką przebywa wiadomość e-mail, wskazać elementy, które zmieniają się przy przenoszeniu poczty, oraz określić, co oprócz samych wiadomości trzeba jeszcze przenieść.

Kluczowe pojęcia: rekord MX, serwer pocztowy, skrzynka pocztowa, IMAP, POP3, SMTP, submission (port 587 i 465), poczta webowa, program pocztowy, alias, współdzielona skrzynka pocztowa, reguły

Dlaczego najpierw trzeba zrozumieć trasę

Poczta e-mail wydaje się jedną rzeczą: piszą Państwo wiadomość, naciskają Wyślij, a ktoś inny ją czyta. W rzeczywistości współpracuje ze sobą co najmniej cztery elementy. Przy przenoszeniu poczty zmieniają Państwo tylko niektóre z nich, a kto nie wie które, ten naciśnie niewłaściwy przycisk. Skutkiem jest poczta, która przez cały dzień nadal trafia do starego dostawcy, albo telefony, które po cichu nadal wysyłają wiadomości przez stary serwer.

Bakkerij De Korrel ma domenę example.com. Wszystkich dwunastu pracowników korzysta obecnie z poczty przez Microsoft 365. Piekarnia chce przejść na europejskiego dostawcę poczty. Zanim cokolwiek przeniosą, rysują sobie trasę.

Podróż wiadomości do info@example.com

Klient wysyła zamówienie na adres info@example.com. Dzieje się wtedy, co następuje:

1. Program pocztowy klienta przekazuje wiadomość do swojego własnego serwera wychodzącego. Odbywa się to za pomocą SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), przez port przeznaczony do przekazywania poczty: submission, port 587 z STARTTLS albo port 465 z TLS.
2. Ten serwer chce dostarczyć wiadomość do example.com. Pyta w DNS: „jakie są rekordy MX domeny example.com?” Rekord MX wskazuje serwer, który przyjmuje pocztę dla danej domeny.
3. Serwer wysyłający łączy się z tym serwerem, również za pomocą SMTP (tym razem między serwerami, port 25), i dostarcza wiadomość.
4. Serwer odbierający umieszcza wiadomość w skrzynce pocztowej info@.
5. Pracownicy czytają skrzynkę pocztową za pomocą programu pocztowego lub poczty webowej. Odbywa się to zwykle za pomocą protokołu IMAP, port 993 z TLS.

klant --SMTP 587--> server klant --DNS: MX example.com?--> antwoord: mx.mailaanbieder.example
server klant --SMTP 25--> mx.mailaanbieder.example --> mailbox info@example.com
laptop, telefoon, webmail <--IMAP 993-- mailbox

Rekord MX znajduje się w DNS Państwa domeny, a nie u dostawcy poczty. To, kto zarządza DNS, decyduje więc, dokąd trafia poczta dla Państwa domeny. O tym, jak dokładnie działają rekordy MX i priorytety, przeczytają Państwo w kursie DNS, lekcja 4.1.

IMAP czy POP3: gdzie właściwie znajduje się Państwa poczta?

W przypadku IMAP poczta pozostaje na serwerze. Laptop, telefon i poczta webowa pokazują tę samą skrzynkę pocztową. Jeśli przeniosą Państwo wiadomość do folderu na telefonie, na laptopie również znajdzie się ona w tym folderze.

W przypadku POP3 program pocztowy pobiera wiadomość, a następnie często usuwa ją z serwera. Poczta znajduje się wtedy tylko na tym jednym komputerze.

Przy przenoszeniu poczty robi to ogromną różnicę. Skrzynkę pocztową opartą na IMAP można skopiować z serwera na serwer: wszystko znajduje się na serwerze. Przy POP3 część historii może znajdować się wyłącznie na starym komputerze. Tę pocztę trzeba przenieść osobno, na przykład przeciągając stare foldery w programie pocztowym do nowej skrzynki IMAP.

Proszę się zastanowić: czy ktoś w Państwa organizacji nadal korzysta z POP3? Widać to w ustawieniach konta w programie pocztowym: jeśli widnieje tam POP lub port 995, to jest to POP3.

Microsoft 365 i Google Workspace używają dla swoich własnych aplikacji także własnych protokołów, takich jak Exchange ActiveSync i aplikacja Gmail. Niewiele Państwo z tego zauważą, ale oznacza to, że nie każde ustawienie samo przejdzie na IMAP. Po przenosinach każde urządzenie trzeba skonfigurować na nowo (lekcja 4.4).

Co zmienia się przy przenoszeniu?

Najważniejsza dobra wiadomość znajduje się w ostatnim wierszu: ponieważ mają Państwo własną domenę, adres e-mail pozostaje taki sam. Klienci niczego nie zauważą. To właśnie dlatego własna domena jest tak cenna dla Państwa niezależności (lekcja 8.2). Jeśli mają Państwo obecnie adres taki jak bakkerij.dekorrel@gmail.com, to mogą Państwo skopiować pocztę, ale sam adres nadal będzie należał do Google. Wtedy trzeba poinformować wszystkich o nowym adresie.

Co oprócz wiadomości jeszcze należy do Państwa poczty

Skrzynka pocztowa to coś więcej niż stos wiadomości. Przy kopiowaniu przez IMAP przenoszone są wiadomości i foldery, ale wiele innych rzeczy już nie. Proszę sporządzić listę z wyprzedzeniem:

• Aliasy: dodatkowe adresy, które trafiają do tej samej skrzynki pocztowej, takie jak bestellingen@ i facturen@, które trafiają do info@.
• Współdzielone skrzynki pocztowe i grupy: w Microsoft 365 firma De Korrel ma współdzieloną skrzynkę pocztową bestellingen@, którą czyta czworo ludzi, oraz grupę team@, która trafia do wszystkich. U nowego dostawcy stanie się to zwykłą skrzynką pocztową z wieloma użytkownikami, przekierowaniem albo listą mailingową.
• Reguły i filtry: „poczta od hurtownika do folderu Zakupy”. Znajdują się one na serwerze albo w programie pocztowym i nie są przenoszone wraz z kopią IMAP.
• Podpisy: często znajdują się w programie pocztowym lub w ustawieniach poczty webowej.
• Automatyczne odpowiedzi (wiadomości o nieobecności).
• Przekierowania na adres zewnętrzny.
• Nadawcy, którzy nie korzystają ze skrzynki pocztowej: strona internetowa wysyłająca formularze zamówień, kasa wysyłająca paragony, skaner wysyłający pliki pdf, księgowość wysyłająca faktury. Wysyłają one wiadomości w imieniu example.com za pośrednictwem serwera. Również je trzeba uwzględnić w SPF (lekcja 4.3).
• Foldery kalendarza i kontaktów w Exchange. Nie są one przenoszone wraz z kopią poczty. Przenosi się je osobno (moduł 5).

Ta lista zamienia „przenosiny poczty” w przejrzysty projekt. W inwentaryzacji z modułu 3 mieli już Państwo jeden wiersz „email”; teraz dzielą go Państwo na części.

W praktyce: tak wygląda to u dostawcy

U WebOké ustawienia dla programu pocztowego znajdują się w jednym miejscu w instrukcji DirectAdmin: IMAP port 993 z SSL/TLS, SMTP port 587 z STARTTLS lub 465 z SSL/TLS, a jako nazwę użytkownika podaje się pełny adres e-mail. Jako nazwę serwera używają Państwo nazwy domeny (jeśli Państwa strona internetowa również znajduje się u WebOké i ma ważny certyfikat) albo nazwy serwera z Państwa pakietu. U innych europejskich dostawców poczty porty są takie same; różni się tylko nazwa serwera, a niektórzy dostawcy pozwalają logować się przy użyciu osobnej nazwy użytkownika zamiast adresu e-mail. Proszę zawsze sprawdzić strony pomocy nowego dostawcy.

Podsumowanie

• Poczta jest wysyłana za pomocą SMTP, rekord MX w DNS decyduje, dokąd trafia, a odczytuje się ją zwykle za pomocą IMAP.
• Rekord MX znajduje się w DNS Państwa domeny: kto zarządza DNS, ten kieruje pocztę.
• Z własną domeną adres e-mail pozostaje taki sam przy przenosinach; z darmowym adresem dużej firmy już nie.
• Skrzynki pocztowe IMAP dobrze się kopiuje; pocztę, która przez POP3 znajduje się wyłącznie na komputerze, trzeba przenieść osobno.
• Aliasy, współdzielone skrzynki pocztowe, reguły, podpisy, autorespondery i urządzenia wysyłające wiadomości w imieniu Państwa domeny nie są przenoszone automatycznie. Proszę je wcześniej spisać na liście.

Quiz

Zadanie

Zadanie A4.1: Gdzie obecnie dociera Państwa poczta? Proszę wpisać swoją domenę. Program wyszuka rekordy MX oraz adres IP serwera pocztowego, a następnie sprawdzi w rejestrze adresów IP, jaka organizacja zarządza tą siecią i w jakim kraju jest zarejestrowana. Najpierw proszę wpisać, jakiego dostawcy poczty Państwo się spodziewają. Potem zobaczą Państwo, czy to się zgadza.

Zadanie E4.1: Lista poczty. Proszę przygotować dla swojej organizacji listę z tej lekcji: skrzynki pocztowe, aliasy, współdzielone skrzynki pocztowe i grupy, reguły, podpisy, autorespondery, przekierowania, urządzenia i programy wysyłające wiadomości w imieniu Państwa domeny oraz informację, kto jeszcze korzysta z POP3.

Więcej informacji

Kroki opisane w tych artykułach dotyczą usług WebOké; u innych dostawców działa to w podobny sposób.

• Instrukcja DirectAdmin 8.7: IMAP czy POP3: jaka jest różnica?
• Instrukcja DirectAdmin 8.1: Wszystkie ustawienia w jednym miejscu: serwery, porty i zabezpieczenia
• Co to jest IMAP lub POP3 i jak to działa?
• Bezpłatny kurs DNS 4.1: Rekordy MX i priorytet
• RFC 5321 (SMTP), RFC 6409 (submission, port 587), RFC 8314 (TLS dla submission i IMAP, porty 465 i 993), RFC 9051 (IMAP4rev2)