Kopiowanie skrzynek pocztowych za pomocą IMAP

Moduł 4: Przenoszenie poczty e-mail · Czas czytania: 11 minut

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili skopiować skrzynkę pocztową z Google lub Microsoft do europejskiej skrzynki pocztowej, będą Państwo wiedzieli, dlaczego potrzebne jest do tego OAuth lub hasło aplikacji, oraz będą Państwo potrafili oszacować, ile to potrwa i co się nie przeniesie.

Kluczowe pojęcia: migracja IMAP, kopiowanie (nie przenoszenie), imapsync, OAuth 2.0, uwierzytelnianie podstawowe, hasło aplikacji, etykiety Gmail, powtarzana synchronizacja (delta), mbox, plik pst

Kopiowanie, nie przenoszenie

Przeniesienie poczty za pomocą IMAP działa jak przeprowadzka z dwoma kluczami: jednym od starej skrzynki pocztowej i jednym od nowej. Narzędzie loguje się do obu, przechodzi folder po folderze przez starą skrzynkę i umieszcza każdą wiadomość w tym samym folderze nowej skrzynki. W starej skrzynce pocztowej nic się nie zmienia.

Ma to dwie duże zalety:

• Nic nie ginie. Jeśli coś pójdzie nie tak, wszystko nadal znajduje się u starego dostawcy.
• Można to powtórzyć. Dobry program do migracji rozpoznaje wiadomości, które zostały już skopiowane, i pomija je. Jeśli kopiowanie zostanie uruchomione ponownie dzień później, dojdą tylko nowe wiadomości. Nazywa się to synchronizacją delta i jest ona potrzebna w okresie przejściowym (lekcja 4.4).

Najbardziej znanym programem do tego celu jest imapsync, open source, wykorzystywany przez wielu dostawców za ich własnymi narzędziami do migracji. Nie trzeba go samodzielnie instalować: większość dostawców poczty ma w swoim panelu narzędzie do migracji, które zrobi to za Państwa.

Co ustalić wcześniej

1. Utwórzcie nowe skrzynki pocztowe, z takimi samymi adresami jak obecnie. Dla Bakkerij De Korrel jest to dwanaście osobistych skrzynek pocztowych, plus info@ i bestellingen@.
2. Sprawdźcie pojemność. Sprawdźcie, jak duża jest każda stara skrzynka pocztowa (moduł 3, lekcja 3.2), i upewnijcie się, że nowa skrzynka jest co najmniej tak duża, z pewnym zapasem miejsca. Jeśli nowa skrzynka się zapełni, kopiowanie się zatrzyma.
3. Zróbcie porządek. Tego, czego nie chcecie zachować, nie trzeba przenosić. Usunięcie folderu z dziesięcioma latami newsletterów oszczędza godziny.
4. Zapewnijcie dostęp do starej skrzynki pocztowej. W przypadku Google i Microsoft jest to najtrudniejsza część, patrz poniżej.
5. Znajdźcie nazwę serwera starego serwera IMAP. W przypadku Gmaila jest to imap.gmail.com, w przypadku Microsoft 365 i Outlook.com outlook.office365.com. Narzędzia do migracji wypełniają to automatycznie przy znanych dostawcach.

Logowanie do Google i Microsoft: dlaczego hasło już nie działa

Dawniej narzędzie do migracji logowało się po prostu za pomocą adresu e-mail i hasła. Nazywa się to uwierzytelnianiem podstawowym. Ponieważ hasła często wyciekają, duzi dostawcy to zablokowali.

Microsoft wyłączył uwierzytelnianie podstawowe dla IMAP i POP w Exchange Online (Microsoft 365) od października 2022 roku, a dla osobistych kont Outlook.com od września 2024 roku. Narzędzie do migracji musi więc logować się przez OAuth 2.0: logują się Państwo sami na stronie Microsoft, udzielają narzędziu zgody, a narzędzie otrzymuje tymczasowy klucz (token) zamiast Państwa hasła. Hasło nigdy nie trafia do narzędzia.

W przypadku firmowego środowiska Microsoft 365 administrator mógł ustawić, że użytkownicy sami nie mogą udzielać zgody aplikacjom zewnętrznym. Wtedy administrator musi najpierw zatwierdzić narzędzie do migracji w centrum administracyjnym. Zaplanujcie to z wyprzedzeniem, ponieważ często jest to osoba, która akurat jest na urlopie.

Google od 30 września 2024 roku również nie akceptuje już zwykłych haseł dla IMAP w Google Workspace (dla osobistych kont Gmail dotyczyło to już wcześniej). Jeśli narzędzie do migracji nie obsługuje OAuth z Google, używa się hasła aplikacji: osobnego hasła z 16 znaków, przeznaczonego wyłącznie dla tego jednego połączenia. Hasło aplikacji można utworzyć tylko wtedy, gdy na koncie Google włączone jest uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA). W Google Workspace administrator może mieć również wyłączone hasła aplikacji.

Po zakończeniu przenoszenia należy wycofać hasło aplikacji lub odwołać zgodę udzieloną narzędziu do migracji. Nie zostawiajcie otwartych drzwi.

Etykiety Gmaila stają się folderami

Gmail nie ma folderów, lecz etykiety. Jedna wiadomość może mieć kilka etykiet. Przez IMAP Gmail pokazuje każdą etykietę jako folder, a także kilka specjalnych folderów, takich jak [Gmail]/Wszystkie wiadomości (lub [Gmail]/All Mail), [Gmail]/Wysłane i [Gmail]/Spam.

Skutek przy kopiowaniu:

• Wiadomość z dwiema etykietami po przeniesieniu znajduje się w dwóch folderach, jako dwie kopie. Przez to Państwa skrzynka pocztowa może stać się większa niż w Gmailu.
• Folder Wszystkie wiadomości zawiera wszystko jeszcze raz. Dobre narzędzia do migracji pomijają go lub kopiują tylko to, czego nie ma nigdzie indziej. Sprawdźcie na etapie kontroli, które foldery zostaną przeniesione.
• Zarchiwizowana poczta (bez etykiety) znajduje się tylko w folderze Wszystkie wiadomości. Jeśli ten folder zostanie całkowicie pominięty, te wiadomości zostaną utracone. Najprościej jest wcześniej w Gmailu nadać zarchiwizowanej poczcie etykietę "Archiwum".

Microsoft 365 ma zwykłe foldery, ale także foldery, które nie są pocztą: Kalendarz, Kontakty, Zadania, Notatki. Przez IMAP widać je czasem jako puste lub dziwne foldery. Narzędzia do migracji zwykle je pomijają. Ich zawartość przenosi się osobno (moduł 5).

Ile to trwa?

Zależy to przede wszystkim od liczby wiadomości i wielkości załączników oraz od tego, jak szybko stary dostawca pozwala je pobierać. Google i Microsoft ograniczają duże ilości ruchu IMAP. Mała skrzynka pocztowa jest gotowa w kilka minut, skrzynka wielkości kilkudziesięciu gigabajtów może potrwać dzień lub dłużej. Dlatego pierwszą kopię uruchamia się z dużym wyprzedzeniem przed przełączeniem, gdy wszyscy nadal normalnie pracują w starej skrzynce pocztowej.

Dla Bakkerij De Korrel oznacza to: w poniedziałek pierwsza kopia wszystkich skrzynek pocztowych, w środę wieczorem zmiana DNS (lekcja 4.3), w czwartek i tydzień później jeszcze jedna kopia delta.

Gdy IMAP nie działa

Czasami IMAP się nie udaje, na przykład dlatego, że administrator starego środowiska nie udziela zgody lub już odszedł. Wtedy są dwa wyjścia:

• Eksport. Klasyczny Outlook może eksportować skrzynkę pocztową jako plik pst. Google Takeout dostarcza pocztę jako plik mbox. Taki plik importuje się następnie za pomocą programu pocztowego, takiego jak Thunderbird (z funkcją importu), do nowej skrzynki IMAP, albo pomaga w tym dostawca. To więcej pracy i mniej dokładne rozwiązanie: struktura folderów oraz status przeczytane/nieprzeczytane nie zawsze przenoszą się poprawnie.
• Przez program pocztowy. Umieśćcie stare i nowe konto obok siebie w programie pocztowym i przeciągnijcie foldery. Dobre rozwiązanie dla małej skrzynki pocztowej, niewygodne dla dwunastu pracowników.

Eksport jest również rozsądny jako kopia zapasowa tuż przed rezygnacją ze starego abonamentu (lekcja 4.4 i moduł 8).

W praktyce: jak to wygląda u dostawcy

W Moje WebOké narzędzie do migracji nazywa się Przeniesienie poczty e-mail (w sekcji Moje produkty). Ma pięć kroków: Źródło, Cel, Sprawdzenie, Przenoszenie i Gotowe. W kroku Źródło wybiera się starego dostawcę. Jeśli wybiorą Państwo Outlook, Hotmail lub Live, albo wpiszą jako serwer outlook.office365.com, pojawi się przycisk Zaloguj się przez Microsoft: otrzymają Państwo kod, zalogują się u Microsoft i zaakceptują. Jeśli wybiorą Państwo Gmail, narzędzie poprosi o hasło aplikacji i doda link do odpowiedniej strony Google. W kroku Sprawdzenie widać, ile wiadomości i folderów zostało znalezionych oraz które foldery się nie przenoszą, ponieważ są to foldery kalendarza lub kontaktów. Przenoszenie trwa na serwerze dalej po zamknięciu strony, a powtórzone przenoszenie pomija wiadomości, które już tam są. W DirectAdmin istnieje ponadto Migracje IMAPSync, które działa tylko z hasłem, a więc nie z logowaniem przez Microsoft.

Inni europejscy dostawcy mają podobne narzędzia do migracji, czasem pod nazwami takimi jak "import poczty" lub "import IMAP". Przy każdym narzędziu zwróćcie uwagę na trzy rzeczy: czy obsługuje OAuth z Microsoft i Google, czy może działać wielokrotnie bez duplikowania, oraz czy pokazuje, co się nie przenosi.

Podsumowanie

• Migracja IMAP kopiuje; Państwa stara skrzynka pocztowa pozostaje niezmieniona, a kopiowanie można powtórzyć bez duplikowania.
• Microsoft nie akceptuje już haseł dla IMAP: logowanie przez OAuth, ewentualnie po zatwierdzeniu przez administratora. W Google używa się OAuth lub hasła aplikacji (z uwierzytelnianiem dwuskładnikowym).
• Etykiety Gmaila stają się folderami; wiadomość z dwiema etykietami po skopiowaniu znajduje się tam dwukrotnie, a zarchiwizowana poczta znajduje się tylko w folderze Wszystkie wiadomości.
• Pierwszą kopię rozpoczynacie z dużym wyprzedzeniem przed zmianą DNS; duże skrzynki pocztowe mogą trwać cały dzień.
• Jeśli IMAP się nie uda, wyjściem jest eksport pst lub mbox. Po zakończeniu wycofajcie hasła aplikacji i udzielone zgody.

Quiz

Zadanie

Zadanie A4.2: Proszę sprawdzić serwery nowego dostawcy. Wpiszcie nazwę serwera IMAP i SMTP, jaką podaje Państwa nowy (lub planowany) dostawca poczty. Program sprawdzi, czy IMAP na porcie 993 i SMTP na porcie 587 lub 465 są dostępne, czy certyfikat jest ważny dla tej nazwy i jeszcze nie wygasa wkrótce, oraz czy Państwa domena ma rekordy, dzięki którym programy pocztowe same znajdą ustawienia.

Zadanie E4.2: Próbna migracja jednej skrzynki pocztowej. Przenieście jedną skrzynkę pocztową (własną lub testową) za pomocą narzędzia do migracji. Zanotujcie metodę logowania, liczbę wiadomości i folderów przed i po, które foldery się nie przeniosły oraz ile to trwało. Następnie wycofajcie hasło aplikacji lub udzieloną zgodę.

Dalsza lektura

Kroki opisane w tych artykułach dotyczą usług WebOké; u innych dostawców działa to w podobny sposób.

• Podręcznik WebOké 7.2: Przenoszenie poczty e-mail do WebOké (również z Microsoft 365)
• Instrukcja DirectAdmin 10.1: Przeniesienie poczty e-mail: dostępne możliwości
• Instrukcja DirectAdmin 10.2: Migracje IMAPSync w DirectAdmin
• Instrukcja DirectAdmin 10.3: Przenoszenie poczty e-mail przez Moje WebOké
• Przenoszenie poczty e-mail do WebOké za pomocą narzędzia do przenoszenia poczty
• Microsoft Learn: Deprecation of Basic authentication in Exchange Online
• Pomoc Google Workspace: Less secure apps i hasła aplikacji; Pomoc Gmaila: IMAP i etykiety
• imapsync: https://imapsync.lamiral.info/