Przenoszenie plików z Google Drive, OneDrive i Dropbox

Moduł 6: Pliki i dokumenty · Czas czytania: 11 minut

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili wybrać właściwą metodę przeniesienia plików do europejskiej chmury oraz rozpoznawać pułapki: pliki własne Google, "Udostępnione dla mnie", dyski współdzielone, zakazane znaki i zbyt długie ścieżki.

Kluczowe pojęcia: narzędzie migracyjne, połączenie (OAuth), Google Takeout, jednoczesna synchronizacja na komputerze, rclone, plik własny Google (Docs, Sheets, Slides), skrót .gdoc, "Udostępnione dla mnie", dysk współdzielony, zakazane znaki, długość ścieżki, kontrola liczby i rozmiaru

Pliki są największą i najwolniejszą częścią

W Piekarni De Korrel prawie wszystko znajduje się w chmurze: przepisy, grafik pracy, faktury, zdjęcia na stronę internetową oraz folder "Personel" z umowami. Razem ponad 180 GB, rozłożone między Google Drive (większość osób) a OneDrive (właściciel, który wcześniej korzystał z Microsoft 365). To więcej niż cała poczta i wszystkie kalendarze razem wzięte. Pliki zajmują więc najwięcej czasu i to właśnie przy nich najczęściej coś idzie nie tak.

Właściwą kolejność poznali już Państwo w lekcji 3.3: najpierw porządki u starego dostawcy, potem utworzenie użytkowników u nowego, następnie przeniesienie plików, a dopiero na końcu instalacja aplikacji synchronizujących na komputerach i telefonach. W tej lekcji skupiamy się na samym przenoszeniu.

Cztery sposoby przenoszenia plików

Istnieją w zasadzie cztery drogi. Wybór zależy od ilości danych, liczby osób i Państwa biegłości technicznej.

Przykład z użyciem rclone, jeśli wcześniej skonfigurowali Państwo obie usługi pod nazwami gdrive i nieuwecloud:

rclone copy gdrive: nieuwecloud:Overgezet/Google --drive-export-formats docx,xlsx,pptx --dry-run

Jeśli usuną Państwo --dry-run, rclone rzeczywiście skopiuje dane. Poleceniem rclone check można następnie porównać źródło i cel.

Pułapka 1: pliki własne Google nie są plikami

Dokument Google Docs, Sheets lub prezentacja Slides nie jest plikiem docx ani xlsx. To dokument, który istnieje wyłącznie u Google. Kto chce go zabrać ze sobą, musi go wyeksportować, a wtedy zostaje przekonwertowany na zwykły format.

• Google Takeout pozwala wybrać format dla każdego rodzaju: Docs jako docx, odt lub pdf, Sheets jako xlsx, ods lub pdf, Slides jako pptx, odp lub pdf. Domyślnie otrzymują Państwo formaty Microsoft.
• Narzędzie migracyjne zazwyczaj również je konwertuje. Proszę sprawdzić później, czy dokumenty Google rzeczywiście zostały zapisane jako docx lub xlsx.
• Aplikacja synchronizująca Google (Google Drive na komputer) nie umieszcza w Państwa folderze prawdziwego dokumentu, lecz mały plik z rozszerzeniem .gdoc, .gsheet lub .gslides. To jest skrót: kilka linijek tekstu z linkiem i identyfikatorem dokumentu. Nie ma w nim ani litery Państwa tekstu. Jeśli skopiują Państwo ten folder do nowej chmury, otrzymają tysiące pustych odniesień do Google. Jeśli następnie zrezygnują Państwo z Google, przestaną one gdziekolwiek prowadzić.

Przy konwersji nie wszystko zostaje zachowane. Tekst, tabele, obrazy i większość formatowania pozostają w dobrym stanie. Historia wersji nie jest przenoszona, a elementy właściwe tylko Google, takie jak inteligentne chipy czy powiązania między dokumentami, zamieniają się w zwykły tekst albo znikają. Formularz Google nie stanie się działającym formularzem: co najwyżej otrzymają Państwo odpowiedzi. Formularze trzeba utworzyć od nowa w nowej usłudze.

W OneDrive i Dropbox ten problem występuje znacznie rzadziej: zwykle znajdują się tam już zwykłe pliki Office. Wyjątek u Microsoft: notatniki OneNote nie są zwykłymi plikami. Eksportuje się je osobno z OneNote (na przykład jako pdf lub docx) albo przenosi ręcznie do aplikacji do notatek.

Pułapka 2: "Udostępnione dla mnie" i dyski współdzielone

To, co ktoś inny Państwu udostępnił, nie jest Państwa własnością. W Google znajduje się to pod Udostępnione dla mnie, w OneDrive pod Udostępnione. Narzędzie migracyjne lub Takeout zazwyczaj nie przenosi tych plików i słusznie: musi to zrobić ich właściciel.

W organizacji to poważna kwestia. W Piekarni De Korrel kierowniczka przez lata tworzyła wszystkie grafiki pracy. Znajdują się one na jej Dysku, udostępnione wszystkim. Jeśli każdy przeniesie swój własny Dysk, grafiki będzie miała tylko ona. Dlatego:

• Proszę wcześniej przygotować listę z lekcji 3.2: które foldery są udostępnione i czyją są własnością?
• Niech właściciel przeniesie udostępnione foldery albo niech zostaną one przeniesione centralnie do folderu zespołowego (lekcja 6.2).
• Dyski współdzielone w Google Workspace (dawniej Teamdrives) należą do organizacji, nie do konkretnej osoby. Nie znajdują się w niczyim osobistym Dysku. Trzeba je wybrać osobno albo zlecić ich eksport administratorowi. rclone potrafi to zrobić dzięki opcji dla dysków współdzielonych.

Pułapka 3: nazwy, których Windows nie akceptuje

W przeglądarce i na komputerze Mac w nazwie pliku dozwolone jest niemal wszystko. Windows jest bardziej rygorystyczny. Jeśli pliki po przeniesieniu trafią przez aplikację synchronizującą na komputer z systemem Windows, te pliki zostaną pominięte:

Najwygodniej jest uporządkować to przed przejściem albo zaraz po nim w przeglądarce nowej chmury, zanim zaczną działać aplikacje synchronizujące. Proszę ustalić z zespołem zasadę: żadnych znaków przestankowych w nazwach, poza myślnikiem i podkreślnikiem.

Pułapka 4: myślenie, że wszystko jest gotowe

Migracja, która wygląda na "zakończoną", wciąż nie została sprawdzona. Proszę porównać dla każdego użytkownika:

1. Liczbę plików i łączny rozmiar kilku dużych folderów, starych i nowych. W przypadku dokumentów Google rozmiar zawsze się różni (przy konwersji stają się prawdziwymi plikami), więc należy tam liczyć wyłącznie liczbę plików.
2. Próbkę kontrolną: proszę otworzyć po kilka plików każdego rodzaju. Plik docx powstały z dokumentu Google, duży arkusz kalkulacyjny, plik pdf, zdjęcie.
3. Datę: czy zachowana została pierwotna data modyfikacji, czy wszystko ma dzisiejszą datę? Przy narzędziu migracyjnym i rclone zazwyczaj data zostaje zachowana, przy wgrywaniu w przeglądarce nie zawsze.
4. Wyszukiwanie skrótów: proszę wyszukać w nowej chmurze rozszerzenia .gdoc, .gsheet i .gslides. Jeśli je Państwo znajdą, oznacza to, że te dokumenty nie zostały naprawdę przeniesione.

Dopiero gdy wszystko się zgadza, można wyłączyć starą aplikację synchronizującą i włączyć nową (lekcja 7.2). Od samego początku przejścia proszę pracować w miarę możliwości w nowej chmurze: to, co w trakcie przejścia zostanie zapisane w starej, nie przeniesie się automatycznie.

W praktyce: tak to wygląda u dostawcy

W tym przykładzie korzystamy z Nextcloud od WebOké. W sekcji Ustawienia znajdują się dwa narzędzia. Za pomocą WebOké Import Tool łączą Państwo konto Google i przenoszą dla każdego zadania jeden folder z Google Drive; ta aplikacja najpierw prosi o dostęp u wsparcia technicznego, ponieważ Google zezwala na takie aplikacje wyłącznie dla zgłoszonych kont. Za pomocą narzędzia Migracja danych łączą Państwo OneDrive (logowanie u Microsoft) lub Dropbox (za pomocą kodu dostępu) i wybierają katalog importu, czyli folder, do którego trafi wszystko. Oba narzędzia działają w tle; mogą Państwo zamknąć okno.

Inni dostawcy Nextcloud oraz inne europejskie chmury mają podobne narzędzia migracyjne albo odsyłają do rclone czy aplikacji desktopowej. Wybory i pułapki opisane w tej lekcji obowiązują wszędzie.

Podsumowanie

• Jeśli jest dostępne, proszę wybrać narzędzie migracyjne w nowej usłudze; Takeout, dwie aplikacje synchronizujące lub rclone to alternatywy.
• Dokumenty Google Docs, Sheets i Slides muszą zostać skonwertowane. Plik .gdoc to tylko link, a nie dokument.
• "Udostępnione dla mnie" nie jest przenoszone automatycznie: właściciel lub administrator przenosi udostępnione foldery i dyski współdzielone.
• Proszę usunąć zakazane znaki i zbyt długie ścieżki, zanim zaczną działać aplikacje synchronizujące na Windows.
• Przed rezygnacją ze starej usługi proszę sprawdzić liczbę, rozmiar, próbkę kontrolną i daty.

Quiz

Zadanie

Zadanie A6.1: Sprawdzenie eksportu testowego. Proszę wyeksportować u obecnego dostawcy jeden folder zawierający co najmniej jeden dokument Google (lub plik Office z OneDrive), na przykład za pomocą Google Takeout lub opcji Pobierz. Proszę wgrać jeden plik z tego eksportu. Program sprawdzi, czy jest to prawdziwy plik docx, xlsx, pptx, odt, ods lub odp, a nie skrót czy coś innego. Proszę podać też, jakie formaty uzyskali Państwo w eksporcie.

Zadanie E6.1: Wybór metody przenoszenia. Proszę wybrać dla każdego użytkownika lub grupy metodę (narzędzie migracyjne, eksport, dwie aplikacje synchronizujące lub rclone), zanotować wielkość danych oraz kto przeniesie udostępnione foldery i dyski współdzielone, a także przygotować listę kontrolną na czas po przejściu.

Więcej informacji

Kroki opisane w tych artykułach dotyczą usług WebOké; u innych dostawców działanie jest podobne.

• Podręcznik Nextcloud 13.1: Przygotowanie: co zabrać ze sobą i w jakiej kolejności
• Podręcznik Nextcloud 13.2: Przenoszenie Google Drive, Zdjęć, Kalendarza i Kontaktów za pomocą narzędzia WebOké Import Tool
• Podręcznik Nextcloud 13.3: Przenoszenie Dropbox za pomocą Migracji danych
• Podręcznik Nextcloud 13.4: OneDrive przenieść za pomocą Migracji danych
• Podręcznik Nextcloud 4.8: Nazwy plików, które powodują problemy
• Podręcznik Nextcloud 16.1: Uporządkowanie plików z niedozwolonymi znakami, aby Windows znów synchronizował
• Migracja z Google Drive do Nextcloud w WebOké
• Migracja z Microsoft OneDrive do Nextcloud w WebOké
• Migracja z Dropbox do Nextcloud w WebOké
• Google, pomoc Takeout (formaty eksportu dla Dysku); dokumentacja rclone (rclone.org, Google Drive i WebDAV)