Eksport kalendarza i kontaktów z Google i Microsoft

Moduł 5: Kalendarz i kontakty · Czas czytania: 12 minut

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili wykonać pełny i użyteczny eksport kalendarzy i kontaktów z Google i Microsoft, odczytać plik ICS i vCard, oraz będą Państwo wiedzieli, co podczas eksportu nie zostanie przeniesione lub zostanie przeniesione inaczej.

Kluczowe pojęcia: iCalendar (ICS), VCALENDAR, VEVENT, UID, DTSTART, RRULE, EXDATE, VTIMEZONE i TZID, ORGANIZER i ATTENDEE, VALARM, vCard (VCF) 3.0 i 4.0, csv, Google Takeout, narzędzie migracyjne

Dwa formaty plików, które zna niemal każdy

Kalendarze i kontakty przenosi się za pomocą dwóch otwartych formatów:

• iCalendar, pliki z rozszerzeniem .ics (RFC 5545), dla kalendarzy i zadań.
• vCard, pliki z rozszerzeniem .vcf, dla kontaktów. Spotkają się Państwo z dwiema wersjami: 3.0 (RFC 2426) i 4.0 (RFC 6350).

Są to zwykłe pliki tekstowe. Można je otworzyć w edytorze tekstu i dokładnie to zrobią Państwo w tej lekcji. Kto wie, co się w nich znajduje, ten widzi też, czego brakuje.

Często istnieje łatwiejsza droga niż eksport: wiele nowych usług ma narzędzie migracyjne, które za Państwa zgodą pobiera kalendarze i kontakty bezpośrednio z Google lub Microsoft. Jest to szybsze i wiąże się z mniejszą liczbą błędów. Mimo to warto wykonać własny eksport: jako kontrolę (ile mieli Państwo spotkań i kontaktów?), jako kopię zapasową przed rezygnacją ze starej usługi oraz jako rozwiązanie awaryjne, gdyby administrator nie zezwolił na użycie narzędzia migracyjnego.

Jak wygląda plik kalendarza

Eksport kalendarza firmy Ziarno (Bakkerij De Korrel) zaczyna się tak:

BEGIN:VCALENDAR
VERSION:2.0
PRODID:-//Google Inc//Google Calendar 70.9054//EN
BEGIN:VTIMEZONE
TZID:Europe/Amsterdam
...
END:VTIMEZONE
BEGIN:VEVENT
UID:3f1a9c2e7b@google.com
DTSTART;TZID=Europe/Amsterdam:20261110T060000
DTEND;TZID=Europe/Amsterdam:20261110T070000
RRULE:FREQ=WEEKLY;BYDAY=TU
EXDATE;TZID=Europe/Amsterdam:20261229T060000
SUMMARY:Levering meel
ORGANIZER:mailto:anne@example.com
ATTENDEE;CN=Groothandel:mailto:verkoop@example.net
BEGIN:VALARM
TRIGGER:-PT30M
ACTION:DISPLAY
END:VALARM
END:VEVENT
END:VCALENDAR

Co Państwo widzą:

Strefy czasowe

Czas z TZID=Europe/Amsterdam oznacza: godzina 6 rano w Amsterdamie, również po przejściu na czas letni. Plik powinien wówczas zawierać blok VTIMEZONE, który opisuje tę strefę czasową. Eksporty z Outlooka często używają nazw Windows, takich jak W. Europe Standard Time. Działa to poprawnie, dopóki dołączony jest blok VTIMEZONE. Jeśli go brakuje, nowa usługa zgaduje strefę czasową i widzą Państwo spotkania przesunięte o godzinę. Czas kończący się na Z (20261110T050000Z) jest w UTC i zawsze jednoznaczny. Czas bez strefy czasowej i bez Z nazywa się czasem "płynącym": obowiązuje on w strefie czasowej osoby, która go przegląda.

Spotkania całodniowe podawane są jako data bez godziny: DTSTART;VALUE=DATE:20261224.

Zaproszenia

Spotkanie, które Państwo organizowali, znajduje się w pliku z Państwem jako ORGANIZER. Po imporcie będzie ono widoczne w Państwa nowym kalendarzu, ale uczestnicy nadal będą mieli je w swoim kalendarzu jako zaproszenie z Państwa starego adresu, z identyfikatorem UID starej usługi. Jeśli zmienią Państwo spotkanie później, otrzymają nowe zaproszenie. W przypadku cyklicznych spotkań z osobami zewnętrznymi lepszym rozwiązaniem może być ponowne zaproszenie ich po przejściu na nową usługę. Spotkania, na które Państwo zostali zaproszeni, zostaną przeniesione jako zwykłe spotkania; odpowiedzi do organizatora przechodzą przez pocztę e-mail.

Eksport z Google

• Kalendarz: w Kalendarzu Google, w Ustawieniach, w sekcji Import i eksport, przycisk Eksportuj. Otrzymają Państwo plik zip z plikiem ics dla każdego kalendarza, którego są Państwo właścicielem. Kalendarze udostępnione przez innych nie są w nim zawarte; eksportuje je właściciel, lub mogą je Państwo wyeksportować pojedynczo z ustawień danego kalendarza, jeśli jest to dozwolone.
• Kontakty: w Kontaktach Google zaznaczają Państwo kontakty (lub wszystkie), wybierają Eksportuj, a następnie format vCard. Google oferuje również "Google CSV" i "Outlook CSV"; proszę wybrać vCard, ponieważ zachowuje strukturę (wiele numerów telefonów, adresy, zdjęcie).
• Wszystko naraz: Google Takeout (takeout.google.com) dostarcza kalendarz jako ics, kontakty jako vcf (lub csv) oraz Gmail jako mbox, w plikach zip. Przydatne jako kopia zapasowa całego konta.

Nazwy menu zmieniają się od czasu do czasu; w razie wątpliwości proszę wyszukać w pomocy Google hasło "eksportowanie kalendarza".

Eksport z Microsoft

• Kalendarz: w klasycznym Outlooku dla Windows można zapisać kalendarz jako plik iCalendar (Zapisz jako, z wyborem okresu i opcją "pełne szczegóły"). Proszę wybrać okres sięgający wystarczająco daleko wstecz i w przyszłość oraz wybrać pełne szczegóły, w przeciwnym razie wyeksportują Państwo tylko informację o zajętości/wolnym czasie. W Outlooku w przeglądarce internetowej można opublikować kalendarz jako link ICS i pobrać plik przez ten link; po pobraniu proszę ponownie wyłączyć publikację.
• Kontakty: Outlook w przeglądarce internetowej eksportuje kontakty jako csv, a nie jako vCard. Klasyczny Outlook również eksportuje masowo do csv; vCard jest tam możliwy tylko dla pojedynczego kontaktu. Wiele usług CardDAV nie potrafi bezpośrednio zaimportować pliku csv. Są dwa rozwiązania: skorzystanie z narzędzia migracyjnego nowej usługi (które pobiera kontakty bezpośrednio), lub zaimportowanie pliku csv do książki adresowej programu Thunderbird i wyeksportowanie go stamtąd jako vCard.
• Kalendarze udostępnione i kalendarze sal to kalendarze organizacji. Eksportuje je administrator, lub konfigurują je Państwo ponownie w nowej usłudze.

Co podczas eksportu nie zostaje przeniesione lub zostaje przeniesione inaczej

Liczenie przed dalszymi krokami

Przed eksportem proszę zapisać, ile mają Państwo kontaktów oraz, dla kilku kalendarzy, ile spotkań znajduje się w ustalonym okresie (na przykład w listopadzie). Po imporcie proszę policzyć ponownie. To najszybszy sposób, aby zauważyć, że czegoś brakuje. W zadaniu tej lekcji program policzy i sprawdzi Państwa pliki.

W praktyce: jak to wygląda u dostawcy

W Nextcloud WebOké dostępne są dwa narzędzia migracyjne, które pobierają dane bezpośrednio: WebOké Import Tool dla Google (Dysk, Zdjęcia, Kalendarz i Kontakty) oraz Migracja danych dla OneDrive i Microsoft 365, za pomocą której można również zaimportować kontakty i kalendarze z konta Microsoft. Jeśli Państwa kalendarz pochodzi skądinąd, samodzielnie zaimportują Państwo pliki ics i vCard (lekcja 5.3). Nextcloud odczytuje vCard w wersji 3.0 i 4.0. W innych europejskich usługach istnieją podobne narzędzia importu lub przycisk importu w kalendarzu i książce adresowej; formaty plików są wszędzie takie same.

Podsumowanie

• Kalendarze przenosi się jako ics (iCalendar), kontakty jako vcf (vCard 3.0 lub 4.0); są to czytelne pliki tekstowe.
• Narzędzie migracyjne, które pobiera dane bezpośrednio, jest często wygodniejsze, ale mimo to warto wykonać własny eksport jako kontrolę i kopię zapasową.
• W pliku ics proszę zwrócić uwagę na UID, RRULE oraz strefy czasowe z blokiem VTIMEZONE; bez tego spotkania ulegną przesunięciu.
• Outlook w przeglądarce internetowej eksportuje kontakty wyłącznie jako csv; proszę skorzystać z narzędzia migracyjnego lub przekonwertować csv na vCard.
• Proszę policzyć wcześniej kontakty i spotkania, aby po imporcie móc sprawdzić, czy czegoś nie brakuje.

Quiz

Zadanie

Zadanie A5.2: Sprawdzenie testowego eksportu. Proszę wyeksportować kalendarz (ics) i swoje kontakty (vcf). Najpierw proszę podać, ile mają Państwo kontaktów i ile spotkań Państwo oczekują. Następnie proszę przesłać pliki. Program sprawdzi, czy są prawidłowe, policzy spotkania, powtórzenia i kontakty, wyszuka strefy czasowe bez opisu i zduplikowane kontakty, a następnie porówna z podanymi przez Państwa liczbami. Pliki są wyłącznie odczytywane i nie są przechowywane.

Zadanie E5.2: Co nie zostanie przeniesione? Proszę otworzyć swój plik ics w edytorze tekstu. Proszę znaleźć spotkanie cykliczne, spotkanie z uczestnikami oraz spotkanie z linkiem do wideokonferencji. Proszę zapisać przy każdym spotkaniu, co należy zrobić po przejściu na nową usługę.

Dalsza lektura

Kroki opisane w tych artykułach dotyczą usług WebOké; u innych dostawców działa to w podobny sposób.

• Podręcznik Nextcloud 13.5: Przenoszenie kalendarza i kontaktów z Google, iCloud lub Outlook (ics i vCard)
• Podręcznik Nextcloud 13.2: Przenoszenie Google Drive, Zdjęć, Kalendarza i Kontaktów za pomocą narzędzia WebOké Import Tool
• Podręcznik Nextcloud 13.4: OneDrive przenieść za pomocą Migracji danych
• Podręcznik Nextcloud 13.6: Z Microsoft 365 do WebOké: pliki, dokumenty, poczta i kalendarz
• RFC 5545 (iCalendar), RFC 2426 (vCard 3.0), RFC 6350 (vCard 4.0)
• Pomoc Kalendarza Google: Eksportowanie wydarzeń; Pomoc Kontaktów Google: Eksportowanie kontaktów; Pomoc techniczna Microsoft: Eksportowanie kontaktów z Outlooka