Aplikacje na telefonie i komputerze

Moduł 7: Współpraca, aplikacje i bezpieczeństwo · Czas czytania: 10 minut

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili przenieść wszystkie komputery i telefony w Państwa organizacji na nową usługę, we właściwej kolejności, oraz usunąć stare aplikacje tak, aby nic się nie zdublowało ani nie zginęło.

Kluczowe pojęcia: aplikacja synchronizująca na komputerze, synchronizacja, pliki wirtualne, synchronizacja selektywna, dysk sieciowy (WebDAV), aplikacja mobilna, automatyczne przesyłanie zdjęć, hasło aplikacji, adres chmury, certyfikat, podwójna synchronizacja, zarządzanie urządzeniami

Gdzie przejście naprawdę daje się odczuć

Dla większości osób "chmura" to nie strona internetowa, lecz folder na laptopie, kalendarz w telefonie i zdjęcia, które same gdzieś trafiają. Jeśli te rzeczy po przejściu przestaną działać, dla tych osób przejście się nie udało, niezależnie od tego, jak dobrze przebiegła migracja na serwerze.

W Piekarni Ziarno (Bakkerij De Korrel) jest to 12 osób, które razem mają 9 laptopów, 2 komputery w sklepie, 12 telefonów i tablet w piekarni do przepisów. Każde urządzenie ma obecnie aplikacje Google lub Microsoft: Google Drive na komputery lub OneDrive, aplikację Gmail lub Outlook, kalendarz i kontakty z konta Google lub Microsoft oraz Zdjęcia Google lub przesyłanie zdjęć z aparatu w OneDrive. Wszystkie te aplikacje muszą zostać zmienione na inne, a stare trzeba usunąć.

Trzy sposoby na dostęp do plików z komputera

Aplikacja synchronizująca na komputerze to zwykle najlepszy wybór. W Nextcloud nazywa się Nextcloud Files; inne europejskie usługi mają podobne aplikacje. Ważne jest ustawienie plików wirtualnych: widzą Państwo wszystkie swoje foldery i pliki, ale plik zostaje pobrany dopiero w momencie otwarcia. Dzięki temu chmura o pojemności 200 GB mieści się na laptopie z dyskiem 128 GB. Dzięki synchronizacji selektywnej mogą Państwo zamiast tego wybrać, które foldery trafią w całości na komputer.

Proszę zwrócić uwagę na pewną różnicę, która zaskakuje wiele osób: przy plikach wirtualnych "usunięcie" oznacza również rzeczywiste usunięcie w chmurze. Jeśli chcą Państwo jedynie odzyskać miejsce na dysku, należy wybrać Zwolnij miejsce (lub odpowiednik tej opcji w Państwa aplikacji), a nie Usuń.

Złota zasada: nigdy dwie aplikacje synchronizujące dla tego samego folderu

Największym błędem przy przejściu jest to, że stara i nowa aplikacja synchronizująca działają jednocześnie, albo że ktoś ustawia nową aplikację tak, aby synchronizowała się z folderem starej aplikacji. Wtedy mają Państwo dwa programy, z których każdy uważa, że to on zarządza tymi samymi plikami. Skutek: zdublowane pliki, kopie konfliktowe, a w najgorszym przypadku pliki usuwane przez jeden program, ponieważ drugi je przeniósł.

Dlatego kolejność jest następująca:

1. Pliki zostały już przeniesione na serwerze (lekcja 6.1) i sprawdzone.
2. Proszę wyłączyć starą aplikację synchronizującą (Google Drive na komputery, OneDrive, Dropbox): wylogować się lub wstrzymać synchronizację, a następnie ją odinstalować. Pliki, które znajdują się w starym folderze, pozostają na komputerze, ale nie są już aktualizowane.
3. Proszę zainstalować nową aplikację i pozwolić jej korzystać z nowego, własnego folderu.
4. Proszę sprawdzić, czy pliki znajdują się w nowym folderze.
5. Proszę zmienić nazwę starego folderu (na przykład OneDrive-STARY-nie-uzywac) i usunąć go po kilku tygodniach, jeśli nikomu niczego nie brakuje.

Niewyrzucanie od razu starego folderu to Państwa siatka bezpieczeństwa: jeśli na laptopie było coś, co nigdy nie trafiło do chmury, nadal znajdą to Państwo tam.

Telefony i tablety

Na telefonie chodzi zwykle o cztery rzeczy:

Przy zdjęciach czyha pewna pułapka. Jeśli stare zdjęcia zostały już przeniesione w ramach migracji (lekcja 6.1), a następnie nowa aplikacja również ma przesłać "wszystkie istniejące zdjęcia", to znajdą się one tam podwójnie. Przy włączaniu automatycznego przesyłania proszę więc wybrać, czy aplikacja ma przesłać wszystko, czy tylko od określonej daty. I proszę nigdy nie włączać opcji usuwania zdjęć z telefonu po przesłaniu, zwłaszcza w pierwszych tygodniach.

Na iPhonie system iOS daje aplikacjom niewiele czasu na działanie w tle. Przesyłanie często kontynuuje się dopiero wtedy, gdy aplikacja jest otwarta. To nie jest błąd usługi; wystarczy od czasu do czasu otworzyć aplikację, gdy telefon ładuje się i jest podłączony do wifi.

Logowanie: zwykłe logowanie czy hasło aplikacji

Ponieważ Państwa nowa usługa korzysta z uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA) (lekcja 7.3), niektóre aplikacje nie mogą zalogować się zwykłym hasłem. Nie potrafią wprowadzić dodatkowego kodu. Istnieją dwa rodzaje aplikacji:

• Aplikacje, które wyświetlają ekran logowania usługi, jak aplikacja na komputer i aplikacja mobilna Nextcloud. Logują się Państwo tak jak w przeglądarce, z kodem. Aplikacja sama ustala potem własny klucz dostępu.
• Aplikacje, które potrafią wprowadzić wyłącznie nazwę użytkownika i hasło, jak wbudowany kalendarz i kontakty w iPhonie, Thunderbird czy dysk sieciowy. Dla nich tworzą Państwo hasło aplikacji: osobne, długie hasło przeznaczone wyłącznie dla tej jednej aplikacji na tym jednym urządzeniu.

Proszę nadać każdemu hasłu aplikacji nazwę, na przykład Kalendarz iPhone Anna. Jeśli Anna zgubi telefon, wystarczy unieważnić tylko to jedno hasło.

Adres chmury i certyfikat

Każde urządzenie musi otrzymać prawidłowy adres Państwa chmury. Od samego początku proszę używać docelowego adresu, najlepiej na własnej domenie (cloud.example.com). Jeśli zaczną Państwo od tymczasowego adresu dostawcy, a później przejdą na własną domenę, trzeba będzie ponownie skonfigurować wszystkie urządzenia.

Adres musi działać przez https z ważnym certyfikatem. Jeśli aplikacja wyświetli ostrzeżenie o certyfikacie, proszę nigdy go nie ignorować. To dokładnie takie ostrzeżenie, jakie powinni Państwo zobaczyć, gdy ktoś próbuje przechwycić Państwa ruch sieciowy. Najpierw proszę to wyjaśnić. W zadaniu A7.2 sprawdzą to Państwo automatycznie.

Zarządzanie urządzeniami i zdalne czyszczenie danych

Większe organizacje korzystają z zarządzania urządzeniami (MDM): systemu, dzięki któremu administrator instaluje aplikacje i może wyczyścić dane z zagubionego telefonu. Dla organizacji takiej jak Ziarno jest to zwykle rozwiązanie zbyt rozbudowane. Co natomiast jest ważne: w nowej usłudze mogą Państwo zobaczyć, które urządzenia są zalogowane, i cofnąć dostęp dla danego urządzenia. Niektóre usługi potrafią zdalnie wyczyścić pliki własnej aplikacji, gdy tylko urządzenie ponownie połączy się z internetem. Działa to jednak tylko dla tej jednej aplikacji, nie dla reszty telefonu.

W praktyce: jak to wygląda u dostawcy

W instalacji WebOké Nextcloud instalują Państwo na komputerze aplikację Nextcloud Files (Windows, Mac lub Linux). Podczas dodawania konta aplikacja otwiera okno przeglądarki, w którym logują się Państwo za pomocą kodu; następnie wybierają Państwo folder oraz to, czy chcą korzystać z plików wirtualnych. Na telefonie korzystają Państwo z oficjalnej aplikacji Nextcloud firmy Nextcloud GmbH; osobna aplikacja WebOké nie istnieje. Wprowadzają w niej Państwo adres swojego Nextcloud. Kalendarz i kontakty obsługiwane są przez wbudowane konto iPhone'a lub przez DAVx5 na Androidzie, z użyciem hasła aplikacji.

U innych europejskich dostawców działa to podobnie: aplikacja na komputer, aplikacja mobilna, a dla kalendarza i kontaktów standardy CalDAV i CardDAV.

Podsumowanie

• Użytkownicy odczuwają przejście na swoich urządzeniach. Proszę zaplanować ten krok równie starannie jak migrację na serwerze.
• Nigdy dwie aplikacje synchronizujące dla tego samego folderu: najpierw wyłączenie starej, potem nowa we własnym folderze, stary folder usuwamy dopiero po kilku tygodniach.
• Pliki wirtualne oszczędzają miejsce; usunięcie oznacza również rzeczywiste usunięcie.
• Proszę unikać zdublowanych zdjęć: przy automatycznym przesyłaniu należy wybrać datę początkową.
• Od razu proszę używać docelowego adresu chmury z ważnym certyfikatem oraz haseł aplikacji dla aplikacji bez ekranu logowania.

Quiz

Zadanie

Zadanie A7.2: Sprawdzenie adresu chmury. Proszę wprowadzić adres swojej nowej chmury (na przykład cloud.example.com). Program sprawdzi certyfikat, przekierowanie z http na https, ustawienie HSTS oraz, w przypadku Nextcloud, czy instalacja jest dostępna i wspierana.

Zadanie E7.2: Lista urządzeń i kolejność przejścia. Proszę sporządzić listę wszystkich urządzeń w Państwa organizacji wraz z informacją, które aplikacje obecnie się na nich synchronizują, i ustawić dla każdego urządzenia kroki we właściwej kolejności: wyłączenie starego, włączenie nowego, kontrola, usunięcie starego.

Dalsza lektura

Kroki opisane w tych artykułach dotyczą usług WebOké; u innych dostawców działa to podobnie.

• Podręcznik Nextcloud 7.1: Dlaczego aplikacja desktopowa? Przeglądarka, aplikacja czy dysk sieciowy
• Podręcznik Nextcloud 7.2: Instalacja Nextcloud Files w systemie Windows
• Podręcznik Nextcloud 7.3: Instalacja Nextcloud Files na komputerze Mac (File Provider)
• Podręcznik Nextcloud 7.5: Pliki wirtualne: widzisz wszystko, pobierasz tylko to, co otwierasz
• Podręcznik Nextcloud 8.1: Jakich aplikacji potrzebuje Pan/Pani na telefonie i tablecie?
• Podręcznik Nextcloud 8.4: Automatyczne wysyłanie zdjęć
• Podręcznik Nextcloud 16.18: Przenoszenie Nextcloud na własną domenę: co należy potem zmienić w aplikacjach?
• Podręcznik Nextcloud 15.7: Ostrzeżenie o certyfikacie lub niezabezpieczone połączenie