Tworzenie listów z listy adresowej (korespondencja seryjna)

Zaproszenie lub przypomnienie do wszystkich Państwa klientów, z właściwym imieniem i nazwiskiem oraz adresem w każdym liście. W Wordzie nazywa się to korespondencją seryjną. Potrzebne są dwie rzeczy: lista adresowa i list.

Lista adresowa

Prosimy utworzyć arkusz kalkulacyjny w Calc, Excelu lub Euro-Office. W pierwszym wierszu należy wpisać nazwy kolumn, na przykład Zwrot grzecznościowy, Nazwisko, Firma, Adres, Kod pocztowy, Miejscowość. Każdy kolejny wiersz to jeden odbiorca. Prosimy nie zostawiać pustych wierszy. Listę należy zapisać w formacie ods lub xlsx.

W LibreOffice Writer

Krok 1: połączenie listy adresowej

1. Prosimy otworzyć list i wybrać Narzędzia > Kreator korespondencji seryjnej....
2. Wybrać Use the current document i kliknąć Dalej. Wybrać List i kliknąć Dalej.
3. Przy liście adresowej kliknąć Select Different Address List... (lub Select Address List), kliknąć Dodaj... i wybrać swój arkusz kalkulacyjny. Zaznaczyć arkusz z adresami i kliknąć OK.
4. Jeśli adres i zwrot grzecznościowy wstawiają Państwo samodzielnie w liście (krok 2), należy odznaczyć pole Ten dokument powinien zawierać blok adresowy oraz pole przy zwrocie grzecznościowym. Kliknąć Zakończ.

Krok 2: wstawienie pól do listu

1. Wybrać Widok > Źródła danych. U góry widoczna jest Państwa lista adresowa.
2. Przeciągnąć nagłówek kolumny, na przykład Nazwisko, w odpowiednie miejsce listu. Pojawi się pole <Nazwisko>. Należy to zrobić dla wszystkich pól i samodzielnie wpisać między nimi spacje i znaki nowego wiersza (Enter).

Krok 3: scalanie

Po zakończeniu kreatora widoczny jest pasek narzędzi Korespondencja seryjna. Strzałkami można przeglądać kolejnych odbiorców. Następnie należy wybrać:

• Drukuj dokumenty wynikowe: wszystkie listy trafiają do drukarki;
• Zapisz dokumenty wynikowe: jako jeden dokument lub jako osobne pliki, na przykład w formacie pdf;
• Edycja dokumentów indywidualnych: wszystkie listy w jednym nowym dokumencie do sprawdzenia.

Jeśli bez kreatora wybiorą Państwo Plik > Drukuj... w liście z polami, LibreOffice zapyta: Dokument zawiera pola bazy danych adresów. Czy chcesz wydrukować listy seryjne? Prosimy wybrać Tak, aby utworzyć wszystkie listy.

Etykiety tworzy się poleceniem Plik > Nowy > Etykiety. Należy wybrać markę i typ arkusza etykiet, wskazać swoją listę adresową jako bazę danych i wstawić pola do etykiety.

W Euro-Office

1. Prosimy otworzyć list i przejść do karty Współpraca. Kliknąć Korespondencja seryjna i wybrać Z magazynu, aby wskazać listę adresową z Nextcloud.
2. Ustawić kursor w odpowiednim miejscu i po prawej stronie kliknąć Wstaw scalone pole.
3. Sprawdzić wynik za pomocą Wyniki podglądu i w polu Scal do wybrać PDF, Docx lub E-mail.

Instrukcja krok po kroku: Tworzenie listów z listy adresowej. Potrzebują Państwo osobnej kolumny z imieniem? Prosimy zapoznać się z artykułem Rozdzielanie imienia i nazwiska z jednej kolumny.