Makra, szablony i testowanie zgodności

Moduł 6: Pliki i dokumenty · Czas czytania: 12 minut

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili, na podstawie zestawu testowego własnych dokumentów, ustalić co dobrze działa w nowym biurze online, co trzeba dostosować, a co lepiej zostawić w innym programie, ze szczególną uwagą na makra VBA, szablony, czcionki i korespondencję seryjną.

Kluczowe pojęcia: zestaw testowy, zgodność, makro VBA (xlsm, docm), makro JavaScript, funkcja własna (#NAME?), dodatek (add-in), szablon (dotx, xltx, potx), identyfikacja wizualna, formant zawartości, pole formularza, korespondencja seryjna, śledzenie zmian, komentarze, nazwy funkcji i separator

Dlaczego testować, skoro formaty i tak są otwarte?

W lekcji 6.3 widzieli Państwo, że docx i odt to otwarte standardy. Nie oznacza to jednak, że każdy program równie dobrze obsługuje wszystko, co znajduje się w takim pliku. Prosty list czy arkusz kalkulacyjny zadziała wszędzie. Problemy pojawiają się przy elementach szczególnych: makrach, przyciskach, dodatkach, polach formularzy, skomplikowanych szablonach i czcionkach, których brakuje. A to właśnie te elementy niemal zawsze znajdują się w dokumentach, na których opiera się działanie organizacji: generatorze ofert, formularzu godzin, papierze firmowym.

Dlatego przed przejściem warto przygotować zestaw testowy i systematycznie go przejrzeć. Nie po to, by udowodnić, że nowy pakiet jest dobry, lecz by wiedzieć, co trzeba będzie uregulować.

Krok 1: wybór zestawu testowego

Proszę wybrać od 15 do 25 dokumentów. Nie przypadkowych, lecz tych najważniejszych lub najbardziej skomplikowanych:

• najczęściej używane dokumenty (proszę zapytać współpracowników lub sprawdzić w starej usłudze listę „ostatnie”);
• wszystkie szablony i papier firmowy;
• każdy plik z makrami (rozszerzenia xlsm, docm, pptm oraz starsze xls lub doc, które mogą zawierać makra);
• dokumenty z formularzami, korespondencją seryjną (listy z listy adresowej) lub odwołaniami do innych plików;
• dokumenty wymieniane z podmiotami zewnętrznymi (biuro rachunkowe, zleceniodawca);
• kilka dużych lub starych plików.

W Bakkerij De Korrel zebrano w ten sposób 18 dokumentów, w tym generator ofert (Excel z makrem), papier firmowy (szablon Word z czcionką identyfikacji wizualnej), cennik, kartę urlopową, coroczny list świąteczny do klientów oraz prezentację targową.

Krok 2: testowanie każdego dokumentu według stałych punktów

Proszę otworzyć każdy dokument w nowym biurze online i wykonać na nim zwykłe czynności. Proszę zanotować dla każdego dokumentu:

1. Czy się otwiera? I czy wygląda tak samo (formatowanie, interlinia, paginacja)?
2. Edycja i zapisywanie: proszę coś zmienić, zapisać, otworzyć ponownie. Czy wszystko się zgadza?
3. Powrót do partnera: proszę otworzyć zmodyfikowany plik w programie odbiorcy (na przykład w Word u księgowego). Czy nadal wygląda poprawnie?
4. Elementy szczególne: czy działają przyciski, formuły, pola, spis treści, nagłówki i stopki?
5. Wspólna edycja: czy dwie osoby mogą jednocześnie edytować dokument bez problemów?
6. Drukowanie i pdf: czy wydruk się zgadza?

Makra: szczera prawda

Makro to niewielki program wewnątrz dokumentu: przycisk, który tworzy ofertę, kopiuje dane lub sortuje listę. W Microsoft Office makra są napisane w VBA (Visual Basic for Applications). Pliki z makrami mają własne rozszerzenie: xlsm, docm i pptm. W pliku zip kod znajduje się w elemencie vbaProject.bin.

Pakiety biurowe online dostępne w europejskich chmurach nie wykonują kodu VBA. Euro-Office i ONLYOFFICE obsługują makra w JavaScript; Collabora i LibreOffice mają własny Basic i Python i mogą w ograniczonym zakresie wykonać część kodu VBA w programie desktopowym LibreOffice. W przeglądarce w praktyce nie można na to liczyć. Plik się otworzy: widoczne są wszystkie dane i formuły, ale przyciski nie działają.

Co można zrobić?

Dwie pułapki. Zawsze należy zachować oryginał: jeśli plik xlsm zostanie zapisany w innym pakiecie, kod VBA może stać się bezużyteczny dla Excela. Oraz funkcje własne: jeśli formuła korzystała z własnoręcznie napisanej funkcji VBA, na przykład =BTW(A1), to w nowym pakiecie pojawi się błąd, taki jak #NAME?.

Znaczenie ma też bezpieczeństwo. Makra w plikach od innych osób mogą być szkodliwe. Dobry pakiet przy otwieraniu pyta, czy chcą Państwo uruchomić makra automatyczne. Proszę wybrać „tak” tylko wtedy, gdy ufają Państwo temu plikowi.

Szablony i identyfikacja wizualna

Szablon (dotx, xltx, potx lub ott w przypadku ODF) to dokument startowy: papier firmowy, oferta, prezentacja w identyfikacji wizualnej. Proszę przetestować trzy rzeczy:

• Czcionkę: czy czcionka identyfikacji wizualnej znajduje się na serwerze biura online? Jeśli nie, tekst się przesunie (lekcja 6.3). Proszę zapytać dostawcę, czy może ją zainstalować, albo wybrać wolną czcionkę zbliżoną wyglądem.
• Logo oraz nagłówek i stopkę: czy są poprawnie wyświetlane, także na drugiej stronie?
• Pola: data, numery stron, spis treści. Proszę sprawdzić, czy aktualizują się po jednokrotnym odświeżeniu.

Proszę utworzyć w nowej chmurze stały folder Szablony, z prawem tylko do odczytu dla większości osób, aby nikt przypadkiem nie zmienił oryginału.

Formularze, korespondencja seryjna i śledzenie zmian

• Pola formularzy i formanty zawartości (listy rozwijane, pola wyboru, wybór daty w Word) nie działają w każdym pakiecie w ten sam sposób. Proszę przetestować wypełnianie i odsyłanie.
• Korespondencja seryjna (listy z listy adresowej) działa w wielu pakietach online, czasem jednak z ograniczeniami, na przykład maksymalną liczbą odbiorców naraz lub bez obsługi arkuszy etykiet. Proszę przetestować na prawdziwej liście adresowej.
• Śledzenie zmian i komentarze zwykle dobrze przechodzą tam i z powrotem. Warto jednak sprawdzić, czy nazwiska autorów się zgadzają, i usunąć je przed wysłaniem dokumentu na zewnątrz.
• Dodatki (add-iny) z Microsoft Office, na przykład z pakietu księgowego lub CRM, nie działają w innym biurze. Proszę sprawdzić, czy dostawca takiego dodatku oferuje inne połączenie.

Arkusze kalkulacyjne: nazwy funkcji i separatory

Kto przyzwyczajony jest do polskiego Excela, wpisuje =SUMA(B3:B11) i =JEŻELI(B5>0;"zysk";"strata"), oddzielając elementy średnikiem. Biuro online może być ustawione na angielskie nazwy i przecinki (=SUM(...), =IF(...,...)). Sam plik się przez to nie zmienia: funkcje są w nim zapisywane w stały sposób. Liczy się to, co Państwo wpisują. Proszę sprawdzić ustawienie języka formuł i regionu oraz poinformować współpracowników, jakiej formy używają.

Krok 3: decyzja dla każdego dokumentu

Proszę zapisać wynik dla każdego dokumentu w zestawie testowym: zielony (działa), pomarańczowy (działa po dostosowaniu, proszę zapisać jakim) lub czerwony (nie działa, proszę wybrać rozwiązanie z tabeli dotyczącej makr). Kilka czerwonych dokumentów nie jest powodem, by rezygnować z przejścia. Jest jednak powodem, by je rozwiązać przed datą przejścia albo świadomie zachować jedną licencję Excela dla generatora ofert, dopóki nie zostanie zastąpiony.

W praktyce: jak to wygląda u dostawcy

W Euro-Office w Nextcloud WebOké plik xlsm otwiera się ze wszystkimi danymi, ale bez działających przycisków VBA. Na karcie Widok i Makra można utworzyć makro w JavaScript lub je nagrać; w sekcji Funkcje niestandardowe można stworzyć własną funkcję. W Plik, Ustawienia zaawansowane znajdują się ustawienia języka formuł i regionu. Korespondencja seryjna znajduje się na karcie Współpraca. W innych pakietach menu nazywają się inaczej, ale ograniczenia są podobne: VBA w przeglądarce nie działa w pełni w żadnym z europejskich pakietów online.

Podsumowanie

• Otwarte standardy nic nie mówią o makrach, dodatkach i formularzach: proszę przetestować własne dokumenty.
• Proszę przygotować zestaw testowy 15 do 25 ważnych i skomplikowanych dokumentów i przetestować je według stałych punktów.
• Makra VBA nie działają w pakietach online; najpierw proszę sprawdzić, czy makro jest jeszcze potrzebne, i zawsze zachować oryginał.
• Proszę sprawdzić szablony pod kątem czcionki, logo i pól, i umieścić je w stałym folderze z prawem tylko do odczytu.
• Proszę oznaczyć każdy dokument jako zielony, pomarańczowy lub czerwony i rozwiązać czerwone przed datą przejścia.

Quiz

Zadanie

Zadanie A6.5: Skanowanie zgodności własnego dokumentu. Proszę przesłać dokument, który uważają Państwo za ważny (na przykład arkusz kalkulacyjny z makrami lub Państwa szablon). Program sprawdzi obecność makr, odwołań zewnętrznych, osadzonych obiektów, pól formularzy, śledzonych zmian i komentarzy, nieznanych funkcji oraz czcionek bez zamiennika, i dla każdego punktu wyświetli kolor zielony, pomarańczowy lub czerwony wraz z poradą.

Zadanie E6.5: Państwa zestaw testowy. Proszę wypełnić zestaw testowy dla co najmniej dziesięciu własnych dokumentów, z wynikiem dla każdego punktu testowego i decyzją dla każdego dokumentu.

Dalsza lektura

Kroki opisane w tych artykułach dotyczą usług WebOké; u innych dostawców działa to w podobny sposób.

• Instrukcja Euro-Office 15.30: Plik Excel z makrami VBA: co dalej?
• Instrukcja Euro-Office 15.2: Przenoszenie formuł z Excela: polskie nazwy funkcji i średnik
• Instrukcja Euro-Office 15.22: Tworzenie listów z listy adresowej
• Instrukcja Euro-Office 12.2: Dokument otwiera się w trybie tylko do odczytu
• Instrukcja Euro-Office 12.3: Czcionki wyglądają inaczej
• Instrukcja Euro-Office 15.24: Usuwanie komentarzy i zmian przed wysłaniem dokumentu