Outlook: nowy i klasyczny

Moduł 2: Konfiguracja skrzynki pocztowej · Czas czytania: 10 minut

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili skonfigurować skrzynkę IMAP w nowym i klasycznym Outlooku dla Windows oraz w Outlooku dla Mac, a także będą Państwo wiedzieli, jaka jest różnica w tym, gdzie trafia Państwa poczta i hasło.

Kluczowe pojęcia: nowy Outlook, klasyczny Outlook, Outlook dla Mac, aplikacja Outlook na telefonie, synchronizacja z Microsoft Cloud, IMAP, Exchange, plik .ost i .pst, konfiguracja ręczna

Dwa programy pod tą samą nazwą

"Outlook" to obecnie nazwa zbiorcza. Na komputerze z systemem Windows mogą się Państwo spotkać z dwoma zupełnie różnymi programami:

Stare aplikacje systemu Windows Poczta i Kalendarz od końca 2024 roku nie są już wspierane; osoby, które z nich korzystały, zostały automatycznie przeniesione do nowego Outlooka. Dlatego wiele osób używa nowego Outlooka, mimo że same tego nie wybrały.

Co oznacza "za pośrednictwem chmury Microsoft"

To najważniejsza różnica, o której niewiele osób wie. Klasyczny Outlook, Thunderbird i Apple Mail łączą się bezpośrednio z Państwa serwerem IMAP. Hasło pozostaje wyłącznie na Państwa komputerze.

Nowy Outlook działa inaczej. Microsoft nazywa to "synchronizacją konta z Microsoft Cloud": serwer Microsoft loguje się w Państwa imieniu na Państwa serwerze pocztowym, pobiera pocztę i zapisuje jej kopię w centrach danych Microsoft. Nowy Outlook na Państwa komputerze komunikuje się następnie z Microsoft, a nie z Państwa własnym serwerem pocztowym. W zamian Microsoft otrzymuje Państwa adres e-mail, hasło oraz kopię poczty, kalendarza i kontaktów. Microsoft sam zaznacza, że w takim przypadku do tych danych mają zastosowanie jego własne warunki i polityka prywatności. To samo dotyczy aplikacji Outlook na iPhone i Androida oraz, o ile nie zostanie to wyłączone, Outlooka dla Mac.

Konsekwencje, które odczują Państwo w praktyce:

• Opóźnienie. Nowa poczta pojawia się czasem dopiero po pewnym czasie, ponieważ Microsoft musi ją najpierw pobrać.
• Niejasne komunikaty o błędach. Jeśli Microsoftowi nie uda się zalogować, widzą Państwo jedynie komunikat "coś poszło nie tak". Nie widać, czy problem dotyczy hasła, portu czy certyfikatu.
• Próby logowania z obcego adresu IP. Państwa serwer pocztowy widzi próby logowania z serwerów Microsoft, a nie z Państwa własnego łącza internetowego. Po kilku nieudanych próbach taki serwer może zostać zablokowany i wtedy przez dłuższy czas nic nie działa.
• Prywatność i przepisy. W niektórych organizacjach (opieka zdrowotna, administracja publiczna, kancelarie prawne) poczta służbowa nie może trafiać bez ograniczeń do podmiotu zewnętrznego. W takim przypadku nowy Outlook z kontem IMAP może stanowić problem w świetle zasad RODO.

Jeśli nie chcą Państwo takiego rozwiązania, warto skorzystać z klasycznego Outlooka (dopóki Microsoft go udostępnia), z Thunderbirda (lekcja 2.5) lub na Macu z Apple Mail (lekcja 2.3). W Outlooku dla Mac podczas dodawania konta IMAP można wyłączyć synchronizację z Microsoft Cloud.

Konfiguracja klasycznego Outlooka

1. Proszę kliknąć Plik, a następnie Dodaj konto.
2. Proszę wpisać swój adres e-mail. Proszę kliknąć Opcje Zaawansowane i zaznaczyć Pozwól mi ręcznie skonfigurować moje konto. Proszę kliknąć Połącz.
3. Proszę wybrać IMAP.
4. Poczta przychodząca: nazwa serwera, port 993, metoda szyfrowania SSL/TLS.
5. Poczta wychodząca: nazwa serwera, port 587 z STARTTLS (lub 465 z SSL/TLS).
6. Proszę kliknąć Następna, wpisać hasło do skrzynki pocztowej i kliknąć Połącz. Jeśli Outlook poprosi o nazwę użytkownika, proszę podać pełny adres e-mail.

Jeśli trafią Państwo do starszego okna Ustawienia konta, proszę wybrać nowe konto typu IMAP i wpisać te same dane. W zakładce Serwer poczty wychodzącej, w sekcji Więcej ustawień, proszę zaznaczyć, że serwer poczty wychodzącej wymaga uwierzytelnienia, z tymi samymi ustawieniami co serwer przychodzący.

Konfiguracja nowego Outlooka

1. Proszę otworzyć Ustawienia (ikona koła zębatego), a następnie Konta.
2. Proszę wybrać Dodaj konto, wpisać adres e-mail i kliknąć Kontynuuj.
3. Gdy Outlook zapyta o rodzaj konta, proszę wybrać IMAP.
4. Proszę otworzyć ustawienia zaawansowane (lub "więcej opcji"), aby samodzielnie wprowadzić dane serwerów.
5. Przychodzące: nazwa serwera, port 993, SSL/TLS. Wychodzące: nazwa serwera, port 587 STARTTLS lub 465 SSL/TLS. W obu przypadkach pełny adres e-mail i hasło.
6. Proszę kliknąć Kontynuuj. Outlook poprosi o zgodę na synchronizację konta z Microsoft Cloud. Bez tej zgody dodanie konta się nie powiedzie.

Pułapki w Outlooku

Outlook sam wybiera Exchange lub Microsoft 365. Outlook najpierw próbuje autodiscover (lekcja 2.1). Jeśli niczego nie znajdzie lub znajdzie coś błędnego, czasem zakłada, że Państwa adres to konto Microsoft, i stale prosi o hasło Microsoft. Zwykła skrzynka pocztowa u dostawcy hostingu to nie konto Exchange. Proszę zawsze ręcznie wybierać IMAP (lub POP3).

Wysłana poczta jest przechowywana lokalnie. W starszych wersjach lub przy nieprawidłowym powiązaniu folderów Outlook zapisuje wysłaną pocztę w folderze "Elementy wysłane" na Państwa komputerze zamiast w folderze Wysłane na serwerze. Wtedy nie widać tej poczty na telefonie. Jak to naprawić, opisano w lekcji 3.1.

Pliki .ost i .pst. Klasyczny Outlook przechowuje konto IMAP w pliku .ost: jest to kopia tego, co znajduje się na serwerze, i Outlook może ją odbudować samodzielnie. Konto POP3 lub archiwum znajduje się w pliku .pst: to jedyne miejsce, w którym ta poczta jest przechowywana. Dlatego plik .pst należy koniecznie uwzględnić w kopii zapasowej. Uszkodzony plik .ost można po prostu usunąć; Outlook pobierze wszystko ponownie z serwera.

Duże skrzynki pocztowe. W przypadku konta IMAP klasyczny Outlook pozwala ustawić, ile poczty jest przechowywane offline na komputerze (na przykład ostatnie 12 miesięcy). Jeśli ten okres jest krótki, starsza poczta może sprawiać wrażenie, jakby jej brakowało, choć w rzeczywistości znajduje się na serwerze. W takim przypadku widoczny jest komunikat, że na serwerze znajduje się więcej elementów. Jeśli chcą Państwo przeszukiwać na komputerze również starą pocztę, proszę wydłużyć ten okres w ustawieniach konta.

Nowe hasło. Jeśli zmienili Państwo hasło do skrzynki pocztowej, Outlook zazwyczaj sam poprosi o nowe. W klasycznym Outlooku zmienia się je przez Plik, Ustawienia konta, a w nowym przez Ustawienia, Konta. Proszę nie zapomnieć o innych urządzeniach, w przeciwnym razie serwer może zablokować Państwa adres IP (lekcja 1.4).

Outlook dla Mac i na telefonie

Outlook dla Mac konfiguruje się przez menu Outlook, Ustawienia, Konta, znak plusa, Nowe konto. Proszę wybrać IMAP i wpisać te same dane. Proszę zwrócić uwagę na pole wyboru dotyczące synchronizacji z Microsoft Cloud.

Aplikacja Outlook na iPhone i Androidzie zawsze działa za pośrednictwem chmury Microsoft. Na telefonie wbudowana aplikacja pocztowa (Apple Mail, aplikacja Gmail) jest zwykle prostszym wyborem (lekcja 2.3 i 2.4).

W praktyce: Outlook ze skrzynką hostingową

Dla skrzynki pocztowej WebOké w Outlooku wpisują Państwo: IMAP, nazwę swojej domeny lub nazwę serwera z Państwa pakietu, port 993 SSL/TLS, wychodzące 587 STARTTLS lub 465 SSL/TLS, pełny adres e-mail oraz hasło do skrzynki pocztowej. W przypadku nowego Outlooka połączenie przebiega przez Microsoft, więc serwer pocztowy widzi próby logowania z Microsoft. U innych dostawców działa to podobnie, różni się jedynie nazwa serwera.

Podsumowanie

• Istnieją dwa Outlooki dla Windows: klasyczny (łączy się bezpośrednio z Państwa serwerem pocztowym) i nowy (za pośrednictwem chmury Microsoft).
• Nowy Outlook przekazuje Microsoftowi Państwa hasło i kopię poczty. Jeśli tego nie chcą Państwo, warto skorzystać z klasycznego Outlooka, Thunderbirda lub Apple Mail.
• Proszę zawsze ręcznie wybierać IMAP; skrzynka hostingowa to nie konto Exchange.
• Plik .ost jest kopią danych z serwera, a plik .pst to często jedyne miejsce, w którym znajduje się poczta: koniecznie warto zrobić jego kopię zapasową.

Quiz

Zadanie

Zadanie O2.2: Konfiguracja i sprawdzenie Outlooka. Korzystają Państwo z Outlooka? Proszę sprawdzić, z jakiej wersji Państwo korzystają (klasyczna, nowa, Mac czy aplikacja), i skonfigurować skrzynkę pocztową lub sprawdzić istniejące ustawienia. Proszę wypełnić listę kontrolną: typ konta, serwer i port przychodzący, serwer i port wychodzący, zabezpieczenia, nazwa użytkownika dla poczty przychodzącej i wychodzącej, czy włączone jest uwierzytelnianie dla poczty wychodzącej oraz czy konto działa za pośrednictwem Microsoft Cloud. Na koniec proszę odpowiedzieć: czy to ostatnie stanowi problem dla Państwa lub Państwa organizacji i dlaczego? Program pokaże następnie kryteria oceny.

Dalsza lektura

Kroki opisane w tych artykułach dotyczą paneli WebOké; u innych dostawców działa to w podobny sposób.

• Instrukcja DirectAdmin 8.2: Outlook dla Windows (nowy i klasyczny)
• Instrukcja DirectAdmin 8.3: Apple Mail i Outlook na komputerze Mac
• Dodawanie skrzynki pocztowej do Outlooka
• Microsoft Support, "Sync your account in Outlook to the Microsoft Cloud" (wyjaśnienie Microsoftu dotyczące synchronizacji za pośrednictwem chmury)