Trudni odbiorcy: Microsoft i T-Online

Moduł 6: Zwroty (bounce) i rozwiązywanie problemów · Czas czytania: 11 minut

Cel lekcji: Po tej lekcji poznają Państwo własne zasady dwóch odbiorców, którzy często powodują pytania, Microsoftu (Outlook.com, Hotmail i Microsoft 365) oraz T-Online, a także będą Państwo wiedzieć, co można zrobić jako użytkownik, a co może zrobić administrator serwera wysyłającego w przypadku opóźnienia lub blokady.

Kluczowe pojęcia: Outlook.com i Exchange Online Protection, nowy adres IP bez reputacji, 451 4.7.500 Server busy, 550 5.7.606 banned sending IP, portal odblokowujący sender.office.com, SNDS, JMRP, folder Wiadomości śmieci, bezpieczni nadawcy, T-Online, własny system reputacji, forward-confirmed reverse DNS, dane kontaktowe na stronie internetowej domeny PTR, brak whitelistingu, postmaster.t-online.de

Dlaczego akurat ci dwaj?

Microsoft odbiera pocztę z Outlook.com, Hotmail i Live.com, a ponadto od dużej części firm (przez Microsoft 365, z Exchange Online Protection jako filtrem). T-Online to największa usługa pocztowa w Niemczech. Obaj dostawcy, oprócz zwykłych standardów, stosują własny system reputacji. Poczta, która dociera do Gmail bez problemów, może być u nich opóźniona lub odrzucona. Kto ma klientów lub kontakty w Niemczech, albo często wysyła wiadomości na adresy Hotmail, prędzej czy później się z tym zetknie.

Microsoft: tymczasowe spowolnienie z kodem 4.7.500

Najbardziej znany komunikat Microsoftu to:

451 4.7.500 Server busy. Please try again later from [203.0.113.25]. (AS843)

Tekst mówi "serwer zajęty", ale to nie do końca prawda: to celowe spowolnienie. Microsoft używa tej serii kodów (4.7.500 do 4.7.699), gdy wysyłający adres IP ma jeszcze niewielką reputację lub gdy zachowanie nagle się zmienia, na przykład przy gwałtownym wzroście liczby wiadomości. Microsoft opisuje to jako tymczasowe ograniczenie w celu oceny podejrzanej aktywności, które znika samo, gdy poczta okaże się prawidłowa.

Co to oznacza dla Państwa?

• To błąd tymczasowy (4xx). Serwer wysyłający przechowuje wiadomość i ponawia próbę. Zwykle po jednej lub kilku próbach poczta w końcu dociera, czasem po kilku godzinach.
• Jeśli otrzymają Państwo komunikat o opóźnieniu, proszę nie wysyłać wiadomości ponownie. To zwiększa wolumen i pogarsza spowolnienie.
• Jeśli stanowi to dla Państwa problem (na przykład przy kodach logowania lub fakturach, które muszą dotrzeć natychmiast), proszę zgłosić to swojemu dostawcy wraz z komunikatem o opóźnieniu.

Co może zrobić administrator serwera wysyłającego:

1. Sprawdzić, czy podstawy są w porządku: PTR z FCrDNS, brak wpisu na liście blokującej, SPF i DKIM dla domen wysyłających przez ten serwer (lekcja 5.1 i 5.2).
2. Rozgrzewanie (warm-up): nowy adres IP powinien najpierw wysyłać mniejszą część ruchu i stopniowo coraz więcej.
3. Ograniczyć tempo wobec danego odbiorcy: mniej jednoczesnych połączeń z Microsoftem i rozsądny czas oczekiwania między próbami, aby serwer nie wpadał ciągle na to samo ograniczenie.
4. Zarejestrować się w SNDS i JMRP (patrz niżej).

Microsoft: zablokowany z kodem 5.7.606

Jeśli adres IP jest rzeczywiście zablokowany, otrzymają Państwo błąd trwały:

550 5.7.606 Access denied, banned sending IP [203.0.113.25]. To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.

Dzieje się tak przy poczcie do środowisk Microsoft 365. Administrator adresu IP może wnioskować o usunięcie przez portal odblokowujący sender.office.com: wypełnia się adres e-mail i adres IP, otwiera się wiadomość potwierdzającą i tam wybiera się "Delist IP". Według Microsoftu może to potem potrwać do 24 godzin, zanim blokada zniknie. Najpierw jednak należy usunąć przyczynę: adres IP, który po usunięciu znów wysyła spam, szybko wraca na listę.

W przypadku Outlook.com i Hotmail (strona konsumencka) usunięcie odbywa się przez osobny formularz pomocy technicznej dla nadawców Microsoftu. Ręczna whitelista u Microsoftu nie istnieje: pozostaje to automatyczny system reputacji.

Microsoft: SNDS i JMRP

Microsoft oferuje dwie bezpłatne usługi dla administratorów wysyłającego adresu IP:

• SNDS (Smart Network Data Services): dla każdego adresu IP widać, ile poczty Microsoft otrzymał, ile z niej zostało ocenione jako spam, ile było skarg, i czy adres trafił do pułapek spamowych (spamvallen). Kod kolorystyczny (zielony, żółty, czerwony) wskazuje stan.
• JMRP (Junk Mail Reporting Program): gdy użytkownik Outlook.com oznaczy Państwa pocztę jako niechcianą, otrzymują Państwo kopię. W ten sposób widać, która poczta powoduje skargi.

Obie usługi mają sens tylko dla tych, którzy sami zarządzają adresem IP: własny serwer albo dostawca serwera współdzielonego. Jako zwykły użytkownik pakietu hostingowego lub usługi pocztowej nie rejestrują się Państwo tutaj samodzielnie.

Microsoft: w folderze Wiadomości śmieci

Często poczta nie jest odrzucana, lecz umieszczana w folderze Wiadomości śmieci, zwłaszcza od nadawców, których Microsoft jeszcze nie zna. Tam kody błędów nie pomagają, bo nie ma zwrotki (bounce). Co działa:

• Prawidłowe SPF, DKIM i DMARC (moduł 4). Jeśli są Państwo nadawcą masowym, Microsoft wymaga, aby zarówno SPF, jak i DKIM zakończyły się wynikiem pass (lekcja 5.3).
• Poproszenie stałych kontaktów o dodanie Państwa adresu do ich kontaktów lub bezpiecznych nadawców oraz oznaczenie poczty, która znalazła się w folderze Niechciane, jako "To nie jest wiadomość śmieć". To liczy się na korzyść reputacji.
• Brak newsletterów wysyłanych przez zwykłą skrzynkę pocztową (lekcja 7.1).

T-Online: własny system

T-Online (usługa pocztowa Deutsche Telekom, z adresami na @t-online.de i @magenta.de) znana jest ze swoich surowych, własnych zasad. Na stronie postmastera postmaster.t-online.de znajdują się wymagania dla serwerów wysyłających. Najważniejsze z nich:

1. Przestrzeganie standardów internetowych, w tym dokumentów RFC dotyczących SMTP i budowy wiadomości, oraz forward-confirmed reverse DNS (lekcja 5.1).
2. Nazwa w odwrotnym DNS musi prowadzić do domeny ze stroną internetową, na której podano, jak bezpośrednio skontaktować się z administratorem. T-Online odwołuje się tu do europejskiej dyrektywy o handlu elektronicznym (dyrektywa 2000/31/WE, artykuł 5) dotyczącej obowiązkowych danych dostawcy usług. W Niemczech taka strona nazywana jest Impressum.
3. Brak poczty wysyłanej bezpośrednio z adresów dynamicznych, łączy dial-up czy „anonimowych” serwerów chmurowych: taka poczta powinna być wysyłana przez przekaźnik (relay) odpowiedniego dostawcy.
4. Ograniczenie liczby jednoczesnych połączeń. Przy zbyt dużej ich liczbie otrzymają Państwo 421 Maximum parallel connections for your IP-Address reached.
5. Brak otwartego relaya, filtrowanie poczty wychodzącej pod kątem spamu i wirusów, oraz ważny certyfikat przy TLS.

Blokada adresu IP u T-Online wygląda na przykład tak:

554 IP=203.0.113.25 - A problem occurred. (Ask your postmaster for help or to contact tosa@rx.t-online.de to clarify.)

W praktyce spotykają Państwo też warianty z odniesieniem do złej lub brakującej reputacji. Przekaz jest zawsze taki sam: ten adres IP nie może w tej chwili dostarczać poczty.

T-Online: co można zrobić?

T-Online wyraźnie zaznacza, że nie oferuje whitelistingu. Zablokowany adres może jednak zostać zwolniony, gdy przyczyna zniknie. Droga do tego:

• Jako zwykły użytkownik (wysyłają Państwo pocztę przez pakiet hostingowy lub usługę pocztową): proszę przesłać pełną zwrotkę (bounce) swojemu dostawcy. Tylko administrator serwera wysyłającego może skontaktować się z T-Online; sami Państwo nie mogą zwolnić adresu IP.
• Jako administrator serwera wysyłającego: proszę najpierw sprawdzić powyższe wymagania (PTR, FCrDNS, dostępna strona internetowa z danymi kontaktowymi na domenie z PTR, brak wpisu na liście blokującej), a następnie skontaktować się przez adres podany w komunikacie o błędzie lub przez formularz kontaktowy na postmaster.t-online.de. Przy powtarzających się tymczasowych blokadach bez znanej przyczyny T-Online podaje adres postmastera. Proszę nie liczyć na potwierdzenie odbioru.
• Na krótką metę: poczta do ważnego odbiorcy T-Online może tymczasowo zostać wysłana inną drogą (przez innego dostawcę lub usługę wysyłkową), albo uzgadniają Państwo inny adres.

A reszta?

Także inne duże niemieckie usługi, takie jak GMX i Web.de, oraz wiele filtrów firmowych mają własne systemy reputacji. Wzorzec jest wszędzie taki sam: serwer wysyłający z poprawnym PTR, dobrą uwierzytelnianiem, spokojnym i regularnym wzorcem wysyłki oraz niewielką liczbą skarg trafia prawie wszędzie. W razie problemu proszę odczytać zwrotkę (bounce), sprawdzić kod u strony, która go wygenerowała, i pozostawić działanie administratorowi serwera wysyłającego.

Podsumowanie

• 451 4.7.500 Server busy od Microsoftu to celowe, tymczasowe spowolnienie adresu IP, często przy niewielkiej reputacji lub gwałtownym wzroście. Nie wysyłać ponownie.
• 550 5.7.606 oznacza zablokowany adres IP; administrator wnioskuje o usunięcie przez sender.office.com, po usunięciu przyczyny.
• SNDS i JMRP dają administratorom adresu IP wgląd w ich reputację u Microsoftu.
• T-Online wymaga między innymi FCrDNS oraz strony internetowej z danymi kontaktowymi na domenie z PTR, i nie oferuje whitelistingu.
• Jako użytkownik nie rozwiążą Państwo tego samodzielnie: proszę przekazać pełną zwrotkę (bounce) swojemu dostawcy.

Quiz

Zadanie

Zadanie O6.4: Zbadanie blokady u dużego odbiorcy. Otrzymują Państwo przypadek: stowarzyszenie od tygodnia wysyła pocztę przez nowy, własny serwer; wiadomości do adresów Hotmail docierają kilka godzin później, a wiadomości do adresów T-Online wracają z blokadą IP. Proszę odpowiedzieć: (1) co oznaczają te dwa komunikaty, (2) kto powinien co zrobić, (3) jakich pięć rzeczy sprawdzą Państwo na serwerze, i (4) co stowarzyszenie może zrobić na krótką metę? Następnie zobaczą Państwo przykładową odpowiedź.

Więcej informacji

Kroki opisane w tych artykułach dotyczą paneli WebOké; u innych dostawców działa to w podobny sposób.

• Wiadomość e-mail nie dociera lub trafia do spamu: jak to sprawdzić
• Wysyłanie poczty z Państwa VPS i konfiguracja reverse DNS
• Instrukcja DirectAdmin 9.4: Moja poczta trafia do adresata do spamu
• Microsoft, Email nondelivery reports and SMTP errors in Exchange Online: https://learn.microsoft.com/en-us/troubleshoot/exchange/email-delivery/ndr/non-delivery-reports-in-exchange-online
• Microsoft, Office 365 Anti-Spam IP Delist Portal: https://sender.office.com/
• Microsoft, SNDS i JMRP: https://sendersupport.olc.protection.outlook.com/snds/
• T-Online Postmaster (wymagania i kontakt): https://postmaster.t-online.de/