Newslettery z własnej domeny

Moduł 7: Newslettery i poczta wysyłana ze strony internetowej · Czas czytania: 11 minut

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili tak połączyć usługę wysyłkową, aby Państwa newsletter przechodził przez SPF, DKIM i DMARC w imieniu własnej domeny, oraz sprawdzić w nagłówkach, czy się to udało.

Kluczowe pojęcia: usługa wysyłkowa, domena From, Return-Path (domena zwrotów/bounce), domena DKIM (d=), dopasowanie (alignment), własna domena zwrotów przez CNAME, DKIM przez CNAME, subdomena dla marketingu, limit wysyłki, rozgrzewanie (warm-up)

Dlaczego newsletter to coś innego niż zwykła poczta

Wiadomość do klienta lub współpracownika wysyłają Państwo z własnej skrzynki pocztowej. Newsletter trafia jednocześnie do setek lub tysięcy osób. Dla odbiorców takich jak Gmail, Outlook.com i T-Online to inny rodzaj ruchu: poczta masowa (bulkmail). Przyglądają się jej surowiej, ponieważ niemal cały spam to również poczta masowa.

Trzy rzeczy decydują o tym, czy newsletter trafi do skrzynki odbiorczej, czy zniknie w spamie:

1. Technika: wiadomość musi w sposób możliwy do zweryfikowania pochodzić z Państwa domeny. Zapewniają to SPF, DKIM i DMARC, a przede wszystkim dopasowanie (alignment) między nimi.
2. Reputacja: serwery i domena, z których Państwo wysyłają, muszą mieć dobrą opinię (lekcja 5.2).
3. Zachowanie odbiorców: czy otwierają Państwa wiadomość, czy klikają „To jest spam”? Zależy to od listy odbiorców i zgody (lekcja 7.2).

Ta lekcja dotyczy pierwszego punktu. Podstawy rekordów znajdują się w kursie DNS, lekcja 7.4. Tutaj sprawdzimy, jak w praktyce zweryfikować, czy wszystko się zgadza.

Dlaczego nie wysyłać po prostu z własnej skrzynki?

Kuszące może być wysłanie newslettera przez BCC ze swojego zwykłego programu pocztowego lub za pomocą listy mailingowej w pakiecie hostingowym. Dla małego stowarzyszenia liczącego trzydzieści osób, które się znają, lista mailingowa jest w porządku. Dla prawdziwego newslettera nie, z czterech powodów:

• Limity wysyłki. Niemal każdy dostawca ogranicza liczbę wiadomości, jaką skrzynka lub pakiet może wysłać dziennie, aby ograniczyć nadużycia. W WebOké limit ten widać w DirectAdmin w statystykach użytkownika; u innych dostawców znajduje się on w regulaminie lub panelu klienta. Newsletter do 2000 osób znacznie przekracza taki limit.
• Współdzielona reputacja. Serwer wysyłkowy dzielą Państwo z innymi klientami. Jeśli odbiorcy skarżą się na Państwa newsletter, odbija się to również na ich poczcie, i odwrotnie.
• Brak przycisku wypisania się i obsługi zwrotów (bounce). Usługa wysyłkowa automatycznie dodaje nagłówki wypisania się do każdej wiadomości (lekcja 7.2), usuwa z listy adresy, które już nie istnieją, i obsługuje skargi. Ręcznie nigdy nie zrobią Państwo tego dobrze.
• Prywatność. Jedno niewłaściwe kliknięcie i wysyłają Państwo wszystkim wzajemnie swoje adresy w polu Do.

Usługa wysyłkowa (usługa do newsletterów, taka jak Laposta, Brevo, MailerLite czy Mailchimp, albo usługa transakcyjna do potwierdzeń i faktur) jest stworzona do tej pracy. Jednak wtedy ktoś inny wysyła w imieniu Państwa domeny, co trzeba udokumentować.

Trzy domeny w jednej wiadomości

Każda wiadomość ma co najmniej trzy miejsca, w których widnieje domena. W zwykłej poczcie wysyłanej z własnej skrzynki są one zazwyczaj takie same. W przypadku usługi wysyłkowej nie dzieje się to automatycznie.

DMARC (lekcja 4.4) zatwierdza wiadomość, jeśli SPF lub DKIM przejdzie pomyślnie, oraz domena, dla której to się udało, jest dopasowana (aligned) z domeną From. Dopasowanie przy ustawieniu domyślnym (relaxed) oznacza tę samą domenę organizacyjną: mail.example.com jest dopasowane do example.com, ale sender.example już nie.

Bez własnych ustawień newsletter wygląda tak:

Return-Path: <bounce-8f3a@mail.sender.example>
From: Nieuws <nieuws@example.com>
DKIM-Signature: v=1; a=rsa-sha256; d=sender.example; s=s1; ...
Authentication-Results: mx.example.net;
       spf=pass smtp.mailfrom=mail.sender.example;
       dkim=pass header.d=sender.example;
       dmarc=fail header.from=example.com

SPF przechodzi i DKIM przechodzi, ale oba dla domeny usługi. Żadne z nich nie jest dopasowane do example.com, więc DMARC kończy się niepowodzeniem (fail). Jeśli polityka DMARC ustawiona jest na p=none, zauważą to Państwo tylko w raportach (lekcja 4.5). Jeśli ustawiona jest na quarantine lub reject, newsletter trafi do spamu albo zostanie odrzucony.

Rozwiązanie: uwierzytelnienie domeny u dostawcy usługi

Każda poważna usługa wysyłkowa ma krok nazywany „uwierzytelnienie domeny”, „weryfikacja domeny” lub „ustawienie domeny nadawcy”. Dostawca usługi podaje wówczas kilka rekordów do umieszczenia w DNS. Zazwyczaj są to:

1. DKIM przez CNAME, na przykład s1._domainkey.example.com wskazujący na nazwę u dostawcy usługi. Następnie usługa podpisuje Państwa wiadomości jako d=example.com. To najważniejszy rekord: dzięki niemu DMARC zostaje spełniony przez DKIM.
2. Własna domena zwrotów (bounce), często jako CNAME na subdomenie, na przykład bounce.example.com wskazujący na dostawcę usługi. Wówczas Return-Path staje się ...@bounce.example.com. SPF tej subdomeny wskazuje przez CNAME na dostawcę usługi, więc SPF również zostaje dopasowane. Nie każda usługa to oferuje; samo DKIM wystarcza dla DMARC.
3. Czasem wpis include w SPF we własnym rekordzie, jeśli dostawca usługi używa Państwa domeny głównej jako Return-Path. Niech Państwo robią to tylko wtedy, gdy dostawca o to prosi, i zawsze w istniejącym rekordzie SPF (lekcja 4.2).
4. Czasem weryfikacyjny rekord TXT, potwierdzający, że domena należy do Państwa.

Po prawidłowej konfiguracji ten sam newsletter wygląda tak:

Return-Path: <bounce-8f3a@bounce.example.com>
From: Nieuws <nieuws@example.com>
DKIM-Signature: v=1; a=rsa-sha256; d=example.com; s=s1; ...
Authentication-Results: mx.example.net;
       spf=pass smtp.mailfrom=bounce.example.com;
       dkim=pass header.d=example.com;
       dmarc=pass header.from=example.com

Nazwy i cele rekordów należy zawsze przepisywać dosłownie z panelu dostawcy usługi. Różnią się one w zależności od usługi, a czasem nawet od konta.

Osobna subdomena dla marketingu?

Duzi nadawcy często używają własnej subdomeny do newsletterów, na przykład nieuws.example.com lub info.example.com, z adresem nadawcy nieuwsbrief@nieuws.example.com. Idea jest taka: reputacja poczty marketingowej jest wówczas oddzielona od zwykłej poczty. Jeśli kampania pójdzie źle, codzienna korespondencja z klientami cierpi na tym mniej.

Dla osób wysyłających newsletter kilka razy w miesiącu nie jest to konieczne. Komplikuje to jednak zarządzanie: subdomena potrzebuje własnego DKIM, a polityka DMARC dla subdomen (sp=) musi być do tego dopasowana. Warto to rozważyć przy dużej skali wysyłki lub gdy obok newsletterów wysyłają Państwo też dużo poczty transakcyjnej (zamówienia, hasła). Ta poczta nigdy nie powinna ucierpieć z powodu nieudanej kampanii.

Ważne: na subdomenie wysyłkowej nie należy ustawiać rekordu MX wskazującego na dostawcę usługi, jeśli nie jest to potrzebne, i nigdy nie wolno zmieniać MX domeny głównej z powodu newslettera. MX określa, gdzie poczta wpływa; odpowiedzi na newsletter powinny nadal trafiać do Państwa własnej skrzynki pocztowej.

Rozgrzewanie: nie zaczynać od razu z pełną mocą

Wysyłają Państwo po raz pierwszy przez nową usługę lub z nowej domeny, albo nagle wysyłają dziesięciokrotnie więcej niż zwykle? Odbiorcy jeszcze Państwa nie znają. Duzi odbiorcy ograniczają nieznanych nadawców (u Microsoft widać wtedy tymczasowe odmowy, takie jak 451 4.7.500, lekcja 6.4). Dlatego należy zaczynać od małej skali: najpierw najbardziej aktywni czytelnicy, potem za każdym razem większa część listy. Nazywa się to rozgrzewaniem. Przy współdzielonej usłudze wysyłkowej dostawca robi wiele z tego sam, ale i tam liczy się reputacja Państwa domeny.

W praktyce: jak to wygląda w panelu

Rekordy dostawcy usługi umieszczają Państwo w administracji DNS swojej domeny. W WebOké jest to zakładka DNS w Moje WebOké lub Administracja DNS w DirectAdmin; u innych dostawców nazywa się to zarządzaniem DNS, zarządzaniem strefą lub rekordami DNS i działa w podobny sposób. Proszę zwrócić uwagę na dwa klasyczne błędy: podwójną nazwę domeny w nazwie rekordu (s1._domainkey.example.com.example.com) oraz utworzenie rekordu TXT tam, gdzie dostawca usługi prosi o CNAME.

Gotowe? Proszę wysłać testowy newsletter na własny adres Gmail lub Outlook.com i otworzyć nagłówki (lekcja 1.5). Powinni Państwo zobaczyć w Authentication-Results: dkim=pass z header.d= Państwa domeną oraz dmarc=pass.

Podsumowanie

• Newsletter to poczta masowa: odbiorcy przyglądają się jej surowiej. Proszę korzystać z usługi wysyłkowej, nie ze zwykłej skrzynki pocztowej.
• W każdej wiadomości znajdują się trzy domeny: From (DMARC), Return-Path (SPF) i domena DKIM d=.
• DMARC zostaje spełniony tylko wtedy, gdy SPF lub DKIM przejdzie pomyślnie dla domeny dopasowanej do domeny From.
• Proszę uwierzytelnić domenę u dostawcy usługi: DKIM przez CNAME jest najważniejsze, własna domena zwrotów to dodatkowy atut.
• Proszę sprawdzić wiadomością testową: dkim=pass header.d=<Państwa domena> oraz dmarc=pass. Przy nowej usłudze proszę zaczynać od małej skali.

Quiz

Zadanie

Zadanie Z7.1: Sprawdzanie dopasowania (uwierzytelniania) newslettera. Proszę wysłać newsletter z własnej usługi wysyłkowej do siebie (lub skorzystać z przykładowego pliku nieuwsbrief-kopregels-1.txt z kursu) i wkleić nagłówki. Proszę uzupełnić: domenę From, domenę Return-Path, domenę DKIM (d=) oraz czy Państwa zdaniem DMARC kończy się sukcesem (tak/nie) i jaką drogą (SPF, DKIM, oba lub żadne). Program sam analizuje nagłówki, sprawdza selektor DKIM na żywo w DNS oraz rekord DMARC domeny From, a następnie zestawia swój wynik z Państwa odpowiedzią.

Więcej informacji

Kroki opisane w tych artykułach dotyczą paneli WebOké; u innych dostawców działa to w podobny sposób.

• Bezpłatny kurs DNS 7.4: Usługi newsletterowe i wysyłkowe
• Bezpłatny kurs DNS 4.5: DMARC: co odbiorcy powinni robić z fałszywą pocztą
• Instrukcja DirectAdmin 5.8: DKIM włączanie i sprawdzanie
• Instrukcja DirectAdmin 7.10: Listy mailingowe
• Limit wysyłania wiadomości e-mail
• Czy mogę wysyłać mailing za pośrednictwem mojego pakietu hostingowego w WebOké?
• Google, wytyczne dla nadawców (Email sender guidelines): https://support.google.com/a/answer/81126