Przeprowadzka poczty e-mail: plan działania

Moduł 8: Przeprowadzka i porządkowanie domeny · Czas czytania: 11 minut

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili zaplanować przeprowadzkę poczty e-mail do innego dostawcy: co wcześniej zinwentaryzować, w jakiej kolejności działać i co nie przenosi się samo.

Kluczowe pojęcia: inwentaryzacja (skrzynki pocztowe, aliasy, przekierowania, catch-all, autorespondery, filtry), rozmiar skrzynki i miejsce na dane, hasła, wcześniejsze obniżenie TTL, kolejność (utworzenie, pierwsza kopia, zmiana MX, druga kopia, urządzenia), kalendarz i kontakty (brak IMAP), poczta POP3 na komputerze, Microsoft 365 i Gmail (logowanie zamiast hasła), rekordy DNS, które muszą zostać przeniesione, komunikacja

Co właściwie Państwo przenoszą?

"Przenoszę swoją pocztę" brzmi jak jedna czynność, ale w rzeczywistości składa się z co najmniej pięciu elementów:

1. Same skrzynki pocztowe, wraz ze wszystkimi folderami i wiadomościami, które znajdują się na serwerze.
2. Adresy wokół nich: aliasy, przekierowania, catch-all, listy mailingowe, autorespondery i filtry na serwerze. Znajdują się one w panelu dotychczasowego dostawcy i nigdy nie przenoszą się same.
3. DNS Państwa poczty: MX, SPF, DKIM, DMARC, ewentualnie rekordy autodiscover, autoconfig lub SRV. Po przeprowadzce muszą one pasować do nowego dostawcy.
4. Państwa urządzenia: każdy komputer, telefon i tablet, na którym skonfigurowana jest skrzynka pocztowa, a także wszystko, co wysyła pocztę przez SMTP (strona internetowa, drukarka lub skaner, program księgowy).
5. To, co nie jest pocztą: kalendarze i kontakty. W Microsoft 365, Google i wielu innych usługach znajdują się one na tym samym koncie, ale nie przenoszą się przez IMAP. Trzeba je przenieść osobno.

Ten, kto myśli tylko o punkcie 1, po przeprowadzce odkryje, że faktura@ przestało przekierowywać do księgowego, że skaner nie może już wysyłać poczty, albo że kalendarz całej firmy jest pusty.

Krok 1: inwentaryzacja

Najpierw proszę przygotować listę. Dobrze sprawdza się arkusz kalkulacyjny z jednym adresem w każdym wierszu:

Proszę uzupełnić także:

• Rozmiar każdej skrzynki pocztowej. Nowa skrzynka musi być wystarczająco duża, z miejscem na rozwój (lekcja 3.2). Kopia, która zatrzymuje się w połowie, bo nowa skrzynka jest pełna, to najczęstsza przyczyna problemów podczas przeprowadzki.
• Kto korzysta z POP3. Przy POP3 poczta często znajduje się wyłącznie na jednym komputerze, a nie na serwerze (lekcja 1.3). Kopia z serwera nie obejmie więc tej poczty. Trzeba ją przenieść bezpośrednio z programu pocztowego.
• Co jeszcze wysyła pocztę. Strona internetowa, sklep internetowy, skaner, system kasowy, monitoring. Każde z tych urządzeń/usług ma dane SMTP, które po przeprowadzce się zmienią.
• Specjalne rekordy DNS, które dotychczasowy dostawca ustawił dla Państwa poczty, oraz rekordy innych usług (DKIM newslettera, weryfikacje), które muszą pozostać.

Przy okazji warto zrobić porządki: adresów, z których nikt już nie korzysta, nie trzeba przenosić. Przeprowadzka to też dobry moment, aby zlikwidować catch-all.

Krok 2: zorganizowanie dostępu

Aby skopiować pocztę, program musi zalogować się do dotychczasowej skrzynki. U większości dostawców odbywa się to za pomocą adresu e-mail i hasła przez IMAP. Dwa ważne wyjątki:

• Gmail i Google Workspace nie pozwalają zewnętrznym programom logować się zwykłym hasłem. Trzeba utworzyć hasło do aplikacji, do czego wymagana jest włączona weryfikacja dwuetapowa. W Google Workspace administrator mógł ją wyłączyć.
• Outlook.com, Hotmail, Live i Microsoft 365 nie akceptują już hasła do IMAP, nawet hasła do aplikacji. Logują się Państwo u Microsoft (OAuth) i udzielają programowi tymczasowego dostępu. W środowisku firmowym administrator może musieć wyrazić zgodę.

Nie pamiętają Państwo haseł? Proszę ustawić je ponownie przed przeprowadzką i zapisać je w bezpieczny sposób (menedżer haseł, lekcja 3.4).

Krok 3: wcześniejsze obniżenie TTL rekordu MX

Zmiana MX (lekcja 8.2) to moment, w którym nowa poczta zaczyna docierać gdzie indziej. Resolvery pamiętają stary wynik MX tak długo, jak wskazuje TTL (kurs DNS, lekcja 6.1). Jeśli TTL wynosi dobę, część nadawców przez cały dzień będzie nadal dostarczać pocztę do dotychczasowego dostawcy.

Dlatego kilka dni wcześniej proszę obniżyć TTL rekordów MX, na przykład do 300 sekund. Proszę zrobić to co najmniej jeden okres starego TTL przed zmianą: jeśli TTL wynosi obecnie 86400 (doba), należy obniżyć go najpóźniej dobę wcześniej. Po przeprowadzce proszę ustawić go z powrotem na normalną wartość, na przykład 3600.

Jeśli przenoszą Państwo całą domenę do innego dostawcy (zmiana serwerów nazw), tempo zmiany zależy od TTL serwerów nazw w rejestrze. Tego TTL nie da się samodzielnie obniżyć; proszę liczyć się z okresem przejściowym wynoszącym dobę lub dłużej (kurs DNS, lekcja 6.3).

Krok 4: kolejność działań

Kolejność, która daje najmniejsze ryzyko:

1. Utworzenie nowych skrzynek pocztowych, aliasów i przekierowań u nowego dostawcy, pod tymi samymi nazwami. Jeszcze nic nie zmieniają Państwo w DNS. Dotychczasowe skrzynki pocztowe nadal normalnie działają.
2. Pierwsza kopia wszystkich skrzynek pocztowych (lekcja 8.2). Może to trwać godzinami. Nikt tego nie zauważy.
3. Przygotowanie DNS: proszę wcześniej ustawić rekordy SPF, DKIM i DMARC nowego dostawcy, tam gdzie to możliwe obok dotychczasowych. Uwaga: SPF musi przez pewien czas zawierać obu dostawców (jeden rekord, lekcja 4.2). DKIM może działać równolegle, ponieważ każdy dostawca ma własny selektor.
4. Zmiana MX w spokojnym momencie, na przykład w piątek po południu lub wieczorem. Od tej chwili nowa poczta trafia do nowego dostawcy.
5. Druga kopia po upływie doby, gdy stary TTL na pewno już wygasł. Obejmuje ona pocztę, która w międzyczasie nadal docierała do dotychczasowego dostawcy. Wiadomości już skopiowane są pomijane.
6. Zmiana ustawień urządzeń: nowe konta w programach pocztowych, dostosowanie strony internetowej i skanera, usunięcie starych kont (lekcja 8.2).
7. Porządki: usunięcie dotychczasowego dostawcy z SPF, usunięcie starych rekordów DKIM, przywrócenie normalnego TTL.
8. Rezygnacja z dotychczasowej skrzynki dopiero wtedy, gdy wszystko działa poprawnie przez kilka tygodni. Do tego czasu mają tam Państwo jeszcze pełną kopię.

Częstym błędem jest odwrócenie tej kolejności: najpierw zmiana MX lub domeny, a dopiero potem tworzenie skrzynek pocztowych. W takim przypadku poczta w międzyczasie jest odrzucana z kodem 550 5.1.1 (adres nie istnieje), a nadawcy otrzymują zwrot (bounce).

Kalendarz, kontakty i poczta lokalna

Kalendarz i kontakty przenoszone są za pomocą innych protokołów (CalDAV, CardDAV lub własnego mechanizmu Microsoft i Google). Proszę wyeksportować je osobno przed przeprowadzką: plik .ics dla każdego kalendarza oraz plik .vcf dla kontaktów, a następnie zaimportować je u nowego dostawcy lub w nowym programie kalendarzowym. Współdzielone kalendarze i zaproszenia na spotkania również trzeba udostępnić ponownie.

Pocztę znajdującą się wyłącznie na komputerze (POP3 lub foldery, które w Outlooku zapisane są jako plik .pst na komputerze) proszę przenieść z poziomu programu pocztowego: dodać nową skrzynkę jako konto IMAP i przeciągnąć do niej foldery. Albo wyeksportować plik .pst i go zaimportować.

Proszę poinformować użytkowników

Proszę wcześniej poinformować użytkowników, co się będzie działo: kiedy nastąpi zmiana, że będą musieli skonfigurować nowe konto na telefonie i laptopie, oraz do kogo mogą zadzwonić, jeśli coś nie zadziała. Prosta instrukcja z nowymi ustawieniami (lekcja 2.1) pozwala uniknąć wielu pytań.

W praktyce: jak to wygląda u dostawcy

W WebOké skrzynki pocztowe tworzy się w DirectAdmin lub w Moje WebOké, a pocztę kopiuje się za pomocą narzędzia do przeprowadzki poczty w Moje WebOké (które potrafi również zalogować się u Microsoft) lub za pomocą Migracje IMAPSync w DirectAdmin. Inni dostawcy mają podobne narzędzia migracyjne albo korzysta się z osobnego programu. Plan działania przedstawiony powyżej jest wszędzie taki sam.

Podsumowanie

• Przeprowadzka obejmuje skrzynki pocztowe, adresy wokół nich, DNS, urządzenia oraz kalendarz i kontakty.
• Proszę przygotować inwentaryzację z rozmiarem, użytkownikami POP3, przekierowaniami i wszystkim, co wysyła pocztę przez SMTP.
• Proszę zorganizować dostęp: hasło do aplikacji dla Gmaila, logowanie u Microsoft dla Outlooka i Microsoft 365.
• Proszę obniżyć TTL rekordu MX z odpowiednim wyprzedzeniem. Kolejność: utworzenie, pierwsza kopia, przygotowanie DNS, zmiana MX, druga kopia, urządzenia, porządki, dopiero potem rezygnacja.
• Kalendarze, kontakty i poczta zapisana lokalnie nie przenoszą się przez IMAP.

Quiz

Zadanie

Zadanie O8.1: Sporządzenie planu przeprowadzki. Proszę przygotować dla własnej domeny (lub dla przykładowej firmy z tej lekcji) inwentaryzację z kolumnami z tabeli powyżej oraz oś czasu z datami dla: obniżenia TTL, utworzenia skrzynek pocztowych, pierwszej kopii, zmiany MX, drugiej kopii, urządzeń, porządków i rezygnacji. Proszę odpowiedzieć również na pytania: kto korzysta z POP3, co wysyła pocztę przez SMTP oraz jak przenieść kalendarz i kontakty? Na koniec otrzymają Państwo listę kontrolną z punktami, które powinien zawierać dobry plan.

Dalsza lektura

Kroki opisane w tych artykułach dotyczą paneli WebOké; u innych dostawców działa to w podobny sposób.

• Instrukcja DirectAdmin 10.1: Przeniesienie poczty e-mail: dostępne możliwości
• Podręcznik WebOké 7.2: Przenoszenie poczty e-mail do WebOké (również z Microsoft 365)
• Przeprowadzka domeny, strony internetowej i poczty e-mail jednocześnie, bez przestojów: plan działania
• Odbieranie wiadomości e-mail podczas przenoszenia Państwa domeny
• Bezpłatny kurs DNS 6.3: DNS podczas transferu domeny
• Bezpłatny kurs DNS 6.1: TTL i pamięć podręczna