Ustawienia ogólne, konta i prywatność

Moduł 2: Instalacja i konfiguracja · Czas czytania: 10 min

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili świadomie ustawić adres sklepu, kraje, walutę, konta klientów i okresy przechowywania danych osobowych oraz będą Państwo wiedzieli, jakie skutki ma każdy z tych wyborów.

Kluczowe pojęcia: adres sklepu, sprzedaż do krajów, wysyłka do krajów, domyślna lokalizacja klienta, lokalizacja geograficzna, waluta i format zapisu, zamówienie jako gość, zakładanie konta przy składaniu zamówienia, link do ustawienia hasła, żądanie usunięcia danych, okresy przechowywania, tekst o prywatności przy rejestracji i składaniu zamówienia

Ustawienia ogólne: podstawa wszystkiego

W WooCommerce > Ustawienia > Ogólne (General) znajdują się ustawienia, które konfiguruje się raz i potem rzadko się do nich wraca. Właśnie dlatego często pojawiają się tu błędy: zły wybór z pierwszego tygodnia zauważa się dopiero po miesiącach, na przykład gdy VAT na fakturach się nie zgadza.

Adres sklepu. Adres siedziby Państwa firmy. WooCommerce używa go jako podstawy do obliczania VAT (lekcja 4.1) i w niektórych integracjach wysyłkowych. Kraj wybierają Państwo już w kreatorze (lekcja 2.1); tutaj wpisują Państwo pełny adres. Ten adres nie pojawia się automatycznie na stronie: informacje, które odwiedzający musi móc znaleźć, konfiguruje się osobno (lekcja 5.1).

Sprzedaż do krajów i wysyłka do krajów. Ustawiają Państwo, do jakich krajów sprzedają (wszystkie kraje, wszystkie kraje z wyjątkiem kilku albo wybrana lista), a oprócz tego, do jakich krajów wysyłają. To dwa różne pytania. Theehuis Example sprzedaje cyfrową książkę z przepisami wszystkim w UE, ale dzbanki do herbaty wysyła tylko do Holandii, Belgii i Niemiec. Dlatego przy sprzedaży wybiera „określone kraje: wszystkie kraje UE”, a przy wysyłce „Holandia, Belgia, Niemcy”. Klient z Austrii może wtedy kupić książkę z przepisami, ale przy dzbanku nie zobaczy żadnej opcji wysyłki.

Dlaczego nie po prostu „wszystkie kraje”? Ponieważ każdy kraj, do którego Państwo sprzedają, niesie ze sobą konsekwencje: VAT (lekcja 4.2), koszty wysyłki (lekcja 4.3), język regulaminu sklepu i przepisy danego kraju (moduł 5). Prosimy sprzedawać tylko tam, na co Państwa plan (lekcja 1.3) jest przygotowany. Ponadto na początku procesu zamówienia muszą Państwo jasno poinformować, czy obowiązują ograniczenia w dostawie (lekcja 5.1).

Domyślna lokalizacja klienta. Zanim odwiedzający wpisze swój adres, WooCommerce nie wie, gdzie mieszka. Wybierają Państwo, co sklep ma wtedy przyjąć:

• Brak lokalizacji: ceny i wysyłka są obliczane dopiero wtedy, gdy klient wpisze adres.
• Kraj sklepu: WooCommerce zakłada, że odwiedzający mieszka w Państwa kraju.
• Lokalizacja geograficzna: WooCommerce zgaduje kraj na podstawie adresu IP. Korzysta przy tym z bazy danych zewnętrznej usługi, do której trzeba uzyskać (bezpłatny) klucz i go wpisać.
• Lokalizacja geograficzna z obsługą pamięci podręcznej strony: to samo zgadywanie, ale przez dodatkowe zapytanie z przeglądarki, dzięki czemu pamięć podręczna strony nie pokazuje wszystkim tego samego kraju.

Zwykła lokalizacja geograficzna i pamięć podręczna strony źle ze sobą współpracują. Pamięć podręczna zapisuje stronę tak, jak zobaczył ją pierwszy odwiedzający, z cenami i komunikatami dla jego kraju, i pokazuje ją wszystkim. Jeśli korzystają Państwo z pamięci podręcznej strony (lekcja 6.4) i chcą używać lokalizacji geograficznej, prosimy wybrać wariant z obsługą pamięci podręcznej. Dla większości sklepów holenderskich, belgijskich i niemieckich „kraj sklepu” jest prosty i wystarczający.

Waluta i format zapisu. Waluta, położenie symbolu waluty, separator tysięcy i miejsc dziesiętnych, liczba miejsc po przecinku. W Holandii i Niemczech przyjęło się: euro, symbol po lewej (Holandia) lub po prawej (Niemcy), kropka jako separator tysięcy, przecinek jako separator dziesiętny, dwa miejsca po przecinku. Prosimy nigdy nie ustawiać liczby miejsc po przecinku na 0 „bo ceny są w pełnych euro”: obliczanie VAT potrzebuje centów.

Konta klientów: gość czy konto?

W WooCommerce > Ustawienia > Konta i prywatność (Accounts & Privacy) wybierają Państwo, w jaki sposób klienci składają zamówienia.

Zamówienie jako gość. Klient wpisuje swoje dane i zamawia bez zakładania konta. To najszybsze rozwiązanie dla klienta i daje najmniej danych osobowych, które muszą Państwo chronić. Obowiązkowe konto to jeden z najbardziej znanych powodów, dla których ludzie przerywają zamówienie.

Zakładanie konta przy składaniu zamówienia lub na stronie Moje konto. Wygodne dla stałych klientów: podgląd zamówień, zapisane adresy, ponowne pobieranie plików (lekcja 3.3). Jednak każde konto to dane logowania, które mogą zostać nadużyte, oraz zbiór danych osobowych przechowywanych tak długo, jak istnieje konto.

Theehuis Example wybiera tak: zamówienie jako gość jest dozwolone, a założenie konta przy składaniu zamówienia to dobrowolny wybór klienta. W sklepie z subskrypcjami lub plikami do pobrania, które klient chce móc później pobrać ponownie, konto jest bardziej logiczne.

Hasła. Prosimy ustawić, aby WooCommerce przy nowym koncie wysyłał link, za pomocą którego klient sam wybiera hasło, zamiast wygenerowanego hasła w e-mailu. Hasło w e-mailu pozostaje w skrzynce pocztowej przez lata.

Prosimy zwrócić uwagę na związek z przyciskiem odstąpienia od umowy z lekcji 5.3: klient nie może być zmuszony do posiadania konta, aby odstąpić od umowy. Jeśli goście mogą składać zamówienia, goście muszą też móc odstąpić od umowy.

Prywatność: co WooCommerce może zrobić za Państwa

WooCommerce przetwarza dane osobowe: imiona i nazwiska, adresy, numery telefonów, zamówienia. Ogólne zasady RODO, takie jak polityka prywatności i rejestr czynności przetwarzania, omawia kurs WordPress, lekcja 9.3. Tutaj chodzi o ustawienia, które oferuje sam WooCommerce.

Żądania usunięcia danych. WordPress ma narzędzie do usuwania danych osobowych danej osoby (Narzędzia > Usuń dane osobiste). W sekcji Konta i prywatność wybierają Państwo, czy przy tym usuwane są także dane z zamówień i czy wygasa dostęp do plików do pobrania. Prosimy się zastanowić, zanim to Państwo włączą: danych, które muszą Państwo przechowywać dla organów podatkowych (w Polsce Krajowa Administracja Skarbowa; faktury, lekcja 5.6), nie wolno tak po prostu usunąć, nawet na żądanie. Usuwanie w WooCommerce anonimizuje zamówienie; prosimy zadbać o to, aby dane, które muszą Państwo przechowywać, znajdowały się wtedy w Państwa księgowości.

Teksty o prywatności. Mogą Państwo ustawić krótki tekst, który pojawia się przy rejestracji i przy składaniu zamówienia, z linkiem do polityki prywatności (lekcja 5.5). Wystarczy jedno lub dwa zdania, nie cała polityka.

Okresy przechowywania. To element, który najczęściej się pomija. WooCommerce może automatycznie usuwać dane osobowe po wybranym przez Państwa okresie, osobno dla każdego rodzaju:

RODO mówi, że danych nie przechowuje się dłużej, niż to konieczne. Przepisy podatkowe mówią, że dokumentację trzeba przechowywać przez kilka lat: w Holandii 7 lat, w Belgii 10 lat dla VAT, w Niemczech 8 lat dla faktur (lekcja 5.6); w Polsce 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (Ordynacja podatkowa). Te dwie zasady nie kolidują ze sobą, o ile wiedzą Państwo, gdzie co jest przechowywane. Theehuis Example anonimizuje zrealizowane zamówienia w WooCommerce po kilku latach, ponieważ faktury znajdują się w programie księgowym i pozostają tam przez 7 lat. Jeśli przechowują Państwo dokumentację wyłącznie w WooCommerce, prosimy nie wybierać okresu krótszego niż Państwa obowiązek przechowywania.

Domyślnie wszystkie okresy są puste: WooCommerce przechowuje wtedy wszystko na zawsze. To najłatwiejszy i najgorszy wybór.

W praktyce: tak to wygląda w WooCommerce

Przy innych motywach i u innych dostawców hostingu działa to tak samo; są to ustawienia samego WooCommerce.

1. WooCommerce > Ustawienia > Ogólne: wpisać adres sklepu. Przy sprzedaży i wysyłce wybrać tylko kraje z Państwa planu. Wybrać domyślną lokalizację; jeśli korzystają Państwo z pamięci podręcznej strony, nie wybierać zwykłej lokalizacji geograficznej.
2. Na dole sprawdzić walutę i format zapisu.
3. Konta i prywatność: włączyć lub wyłączyć zamówienia jako gość; zakładanie konta przy składaniu zamówienia; wybrać link do ustawienia hasła.
4. Przy usuwaniu danych wybrać, czy obejmuje ono zamówienia i pliki do pobrania, oraz zapisać, gdzie przechowują Państwo dane, które muszą być zachowane ze względów podatkowych.
5. Uzupełnić teksty o prywatności z linkiem do polityki prywatności.
6. Uzupełnić okresy przechowywania, z uzasadnieniem dla każdego okresu.

Podsumowanie

• Adres sklepu jest podstawą obliczania VAT; sprzedaż do krajów i wysyłka do krajów to dwa osobne wybory. Prosimy wybierać tylko kraje, na które są Państwo przygotowani.
• Zwykła lokalizacja geograficzna i pamięć podręczna strony kolidują ze sobą; należy wtedy wybrać wariant z obsługą pamięci podręcznej albo kraj sklepu.
• Zamówienie jako gość jest szybkie i daje mniej danych; konto jest wygodne dla stałych klientów. Klienci powinni sami wybierać hasło za pomocą linku.
• Prosimy uzupełnić okresy przechowywania: domyślnie WooCommerce przechowuje wszystko na zawsze.
• Usuwanie na żądanie i anonimizacja nie mogą naruszać Państwa podatkowego obowiązku przechowywania: trzeba wiedzieć, gdzie co jest przechowywane. W Polsce jest to 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (Ordynacja podatkowa).

Quiz

Zadanie

Zadanie D2.3: Konta i okresy przechowywania. Prosimy wprowadzić ustawienia z tej lekcji w swoim sklepie (testowym). To zadanie do samodzielnego wykonania: sami Państwo zaznaczają punkty i odpowiadają na pytanie.

Prosimy zaznaczyć:

• ustawiony adres sklepu i kraje (sprzedaż i wysyłka);
• sprawdzona waluta i format zapisu;
• świadomie włączone lub wyłączone zamówienia jako gość;
• świadomie wybrane zakładanie konta przy składaniu zamówienia;
• ustawione hasło przez link;
• uzupełnione okresy przechowywania w sekcji Konta i prywatność.

Prosimy odpowiedzieć: jakie okresy przechowywania wybrali Państwo dla nieaktywnych kont oraz nieudanych, anulowanych i zrealizowanych zamówień, i dlaczego? Prosimy pamiętać o obowiązku przechowywania z lekcji 5.6.

Po kliknięciu „wykonane” zobaczą Państwo przykładową odpowiedź: zrealizowanych zamówień nie przechowywać krócej niż wynosi podatkowy obowiązek przechowywania, chyba że te dane znajdują się gdzie indziej (na przykład w księgowości); nieaktywne konta usuwać; uzasadnienie przy każdym wyborze.

Dalsza lektura

• Darmowy kurs WordPress 9.3: RODO: pliki cookie, formularze i polityka prywatności
• Czy to jest wyciek danych i czy muszę go zgłosić?
• Darmowy kurs WordPress 6.2: Buforowanie (cache)
• Ustawienia WooCommerce (woocommerce.com, po angielsku): https://woocommerce.com/document/configuring-woocommerce-settings/
• Przechowywanie faktur (holenderski urząd skarbowy Belastingdienst, po niderlandzku): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren