Sprzedaż do innych krajów UE i procedura OSS

Moduł 4: VAT, wysyłka i płatności · Czas czytania: 11 min

Cel lekcji: Po tej lekcji potrafią Państwo wyjaśnić, kiedy nalicza się VAT kraju klienta, jak liczy się próg € 10.000 (≈ 43 925,00 zł), jak działa procedura unijna (OSS) i jak odpowiednio skonfigurować WooCommerce.

Kluczowe pojęcia: sprzedaż na odległość, konsument w innym kraju UE, próg € 10.000 (≈ 43 925,00 zł), kraj przeznaczenia, procedura unijna (OSS, one-stop-shop), deklaracja kwartalna, stawki dla poszczególnych krajów, jednakowa cena końcowa, woocommerce_adjust_non_base_location_prices, dowód kraju przeznaczenia, EU-KOR

Lekcja opisuje przepisy obowiązujące na dzień 9 listopada 2026. Nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W razie wątpliwości co do własnej sytuacji prosimy zwrócić się do prawnika, organizacji branżowej lub księgowego.

Problem: jaki VAT dla klienta z Kolonii?

Theehuis Example z Utrechtu sprzedaje dzbanek do herbaty osobie prywatnej w Kolonii. Czy nalicza 21 procent holenderskiego VAT, czy 19 procent niemieckiego? Odpowiedź zależy od jednej liczby: łącznej wartości sprzedaży na rzecz konsumentów w innych krajach UE. Taka sprzedaż, w której wysyłają Państwo towary osobie prywatnej w innym kraju UE, to sprzedaż na odległość. Lekcja opiera się na wyjaśnieniach holenderskiego urzędu skarbowego (Belastingdienst); stojąca za nimi zasada unijna obowiązuje we wszystkich państwach członkowskich, a w Belgii i Niemczech działa ten sam próg i ta sama procedura, prowadzona przez tamtejsze urzędy skarbowe.

Próg € 10.000 (≈ 43 925,00 zł)

Holenderski urząd skarbowy wyjaśnia to następująco (w Polsce próg 10 000 euro to 42 000 zł):

• Sumuje się całą sprzedaż na odległość na rzecz osób prywatnych we wszystkich pozostałych krajach UE, bez VAT, w danym roku kalendarzowym. Jeśli świadczą Państwo również usługi cyfrowe na rzecz osób prywatnych w UE, wlicza się je do tej sumy.
• Dopóki suma wynosi € 10.000 (≈ 43 925,00 zł) lub mniej, holenderski sklep nalicza zwykle holenderski VAT.
• Gdy tylko próg zostanie przekroczony, nalicza się VAT kraju UE, do którego trafiają towary.
• Dopiero gdy przez pełny rok kalendarzowy sprzedaż pozostała na poziomie progu lub poniżej, od 1 stycznia następnego roku można znów naliczać holenderski VAT.
• Można też zdecydować, że nie korzysta się z progu: wtedy od razu nalicza się VAT kraju przeznaczenia. Taki wybór obowiązuje co najmniej dwa lata.
• Jeśli mają Państwo stałe miejsce prowadzenia działalności w innym kraju UE, próg nie ma zastosowania.

Prosimy uważać na trzy pułapki:

1. Jest jeden próg dla całej UE, a nie osobny dla każdego kraju. € 6.000 (≈ 26 355,00 zł) do Belgii i € 5.000 (≈ 21 962,50 zł) do Niemiec to razem € 11.000 (≈ 48 317,50 zł): powyżej progu.
2. Sprzedaż w Holandii się nie wlicza. Pozostaje ona w zwykłej holenderskiej deklaracji.
3. Sprzedaż firmom z numerem VAT się nie wlicza: nie jest to sprzedaż na odległość, lecz wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (lekcja 4.1).

Przykład obliczeniowy. W zeszłym roku Theehuis Example sprzedał osobom prywatnym poza Holandią towary za € 7.000 (≈ 30 747,50 zł). W tym roku licznik 1 października wskazuje € 9.800 (≈ 43 046,50 zł). Klient z Belgii zamawia towar za € 150 (≈ 658,88 zł) bez VAT. Razem € 9.950 (≈ 43 705,38 zł): holenderski VAT. Tydzień później klient z Niemiec zamawia za € 120 (≈ 527,10 zł). Razem € 10.070 (≈ 44 232,48 zł): od tej chwili VAT kraju przeznaczenia, w przypadku tego zamówienia niemiecki VAT. W przyszłym roku sklep zaczyna od zagranicznego VAT, ponieważ w tym roku próg został przekroczony.

Procedura unijna (OSS)

Po przekroczeniu progu trzeba by rozliczać VAT w każdym kraju, w którym są klienci. Aby tego uniknąć, istnieje procedura unijna, część systemu jednego okienka (one-stop-shop, OSS). Według holenderskiego urzędu skarbowego:

• Rejestracji dokonuje się w odpowiednim czasie: w Holandii przez Mijn Belastingdienst Zakelijk, w Polsce w Drugim Urzędzie Skarbowym Warszawa-Śródmieście.
• Składa się jedną deklarację na kwartał obejmującą całą sprzedaż na odległość w UE i jednorazowo płaci zagraniczny VAT. Urząd skarbowy przekazuje deklarację i pieniądze do pozostałych krajów. W Polsce jest to kwartalna deklaracja VIU-DO.
• Przy udziale w procedurze trzeba nią objąć wszystko, co jej podlega; nie można rozliczać części przez OSS, a części za granicą.
• Sprzedaż krajowa pozostaje w zwykłej krajowej deklaracji VAT (w przypadku Theehuis Example: holenderskiej).
• To kwestia wyboru: można też zarejestrować się osobno w każdym kraju i tam składać deklaracje.
• W procedurze unijnej obowiązują zasady fakturowania kraju rejestracji (dla Theehuis Example: holenderskie), a na potrzeby VAT nie trzeba wystawiać faktury osobom prywatnym (lekcja 5.6).

Uwaga: przez OSS w Holandii rozlicza się jednak niemiecki VAT. Stawka wynosi więc 19 procent, a nie 21.

Belgijski lub niemiecki sklep internetowy postępuje tak samo przez własny urząd skarbowy: OSS to procedura unijna, którą oferuje każde państwo członkowskie. Polski sklep korzysta z niej za pośrednictwem Krajowej Administracji Skarbowej.

EU-KOR: mali przedsiębiorcy z łącznym obrotem w UE do € 100.000 (≈ 439 250,00 zł) mogą pod pewnymi warunkami uzyskać zwolnienie, również w innych krajach UE. Wykracza to poza zakres tego kursu; prosimy omówić to z księgowym.

VAT dla poszczególnych krajów w WooCommerce

WooCommerce sam nie wie, jaka stawka obowiązuje w którym kraju. Po przekroczeniu progu potrzebny jest wiersz dla każdego kraju w każdej klasie podatkowej. Dla Theehuis Example, który wysyła do Holandii, Belgii i Niemiec:

To, czy herbata luzem w Belgii i Niemczech podlega tej obniżonej stawce, należy sprawdzić w bazie TEDB Komisji Europejskiej lub u księgowego. Klienci w Polsce mieliby w klasie standardowej wiersz PL z podstawową stawką VAT 23 %. Stawki można wprowadzić ręcznie lub wczytać do tabeli stawek z pliku CSV. Istnieją też rozszerzenia i usługi, które automatycznie aktualizują stawki; prosimy sprawdzić, czy działają dla krajów UE. Prosimy obliczać podatek na podstawie ustawienia Adres wysyłki klienta, ponieważ VAT zależy od kraju, do którego trafiają towary.

Jeśli są Państwo poniżej progu i nie zrezygnowali Państwo z jego stosowania, wystarczą wiersze dla własnego kraju (dla Theehuis Example: NL). Prosimy wtedy nie zostawiać zagranicznych stawek, w przeciwnym razie sklep za wcześnie naliczy zagraniczny VAT. Prosimy prowadzić licznik (w księgowości lub w raporcie dla poszczególnych krajów) i włączyć stawki w momencie przekroczenia progu.

Jedna cena dla wszystkich czy cena zależna od kraju

Theehuis Example wprowadza ceny z 21 procent VAT: dzbanek do herbaty € 29,95 (≈ 131,56 zł). Co widzi klient z Niemiec po przekroczeniu progu? Standardowo WooCommerce przelicza cenę wstecz na cenę bez holenderskiego VAT (€ 24,75 (≈ 108,71 zł)) i dolicza niemiecki VAT: € 29,45 (≈ 129,36 zł). Klient z Niemiec płaci mniej, a Państwu na każdym dzbanku zostaje tyle samo.

Jeśli chcą Państwo wszędzie tej samej ceny końcowej (€ 29,95 (≈ 131,56 zł), z niższym VAT, a więc wyższą marżą w Niemczech, lub niższą marżą w kraju o wyższej stawce), służy do tego filtr woocommerce_adjust_non_base_location_prices. Jeśli programista lub niewielka wtyczka ustawi ten filtr na "false", WooCommerce utrzyma jednakową cenę z VAT i wyliczy z niej VAT według stawki danego kraju. Oba podejścia są dozwolone; prosimy wybrać świadomie i poinformować księgowego, ponieważ zmienia się marża w poszczególnych krajach.

Dowód kraju przeznaczenia

Muszą Państwo móc wykazać, dokąd trafiły towary: adres wysyłki i dane wysyłki (numer śledzenia przesyłki, przewoźnik). WooCommerce zapisuje adres przy zamówieniu; dowody wysyłki prosimy przechowywać w dokumentacji księgowej. Dla usług cyfrowych na rzecz osób prywatnych obowiązują inne zasady dowodowe; wykracza to poza zakres tej lekcji.

Podsumowanie

• Sprzedaż na odległość na rzecz osób prywatnych w innych krajach UE sumuje się bez VAT w danym roku kalendarzowym: jeden próg € 10.000 (≈ 43 925,00 zł) dla całej UE.
• Powyżej progu nalicza się VAT kraju przeznaczenia, od sprzedaży, którą próg został przekroczony, a także w następnym roku.
• W procedurze unijnej (OSS) zagraniczny VAT rozlicza się w jednej deklaracji kwartalnej we własnym kraju; w Polsce jest to deklaracja VIU-DO składana w Drugim Urzędzie Skarbowym Warszawa-Śródmieście.
• W WooCommerce: stawki dla każdego kraju w każdej klasie podatkowej, obliczanie według adresu wysyłki; prosimy świadomie wybrać między jednakową ceną końcową a jednakową ceną netto.
• Prosimy przechowywać dowód kraju przeznaczenia; EU-KOR i przypadki wątpliwe prosimy omówić z księgowym.

Quiz

Zadanie

Zadanie A4.2: Jaki VAT naliczyć? (studium przypadku). Prosimy przeczytać studium przypadku i wypełnić trzy pola. Program porównuje odpowiedzi ze stałym kluczem; nic nie jest pobierane z sieci.

Theehuis Example z Utrechtu sprzedaje osobom prywatnym dzbanki do herbaty (podstawowa stawka VAT). Od 1 stycznia do 30 września 2026 sprzedał towary za € 6.200 (≈ 27 233,50 zł) osobom prywatnym w Belgii i za € 3.500 (≈ 15 373,75 zł) osobom prywatnym w Niemczech (kwoty bez VAT). Nie sprzedaje usług cyfrowych. W zeszłym roku pozostał poniżej € 10.000 (≈ 43 925,00 zł). 3 października osoba prywatna z Kolonii zamawia dzbanek do herbaty za € 400 (≈ 1 757,00 zł) bez VAT. Sklep nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności poza Holandią i nie zrezygnował ze stosowania progu.

• Kraj: VAT którego kraju nalicza się przy tym zamówieniu? (Holandia / Niemcy / Belgia)
• Stawka: jaki procent?
• Deklaracja: jak rozlicza się ten VAT? (holenderska deklaracja VAT / OSS (procedura unijna) / tylko niemiecka deklaracja / brak deklaracji)

Zielony, gdy wszystkie trzy odpowiedzi są poprawne, pomarańczowy przy dwóch, czerwony przy mniejszej liczbie. Przy błędnym polu pojawi się wskazówka.

Dalsza lektura

• Sprzedaż na odległość, np. e-commerce, w UE (Belastingdienst, po niderlandzku): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-en-diensten-voor-particulieren-in-andere-eu-landen/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-binnen-de-eu/
• Obrót wliczany do EU-KOR (Belastingdienst, po niderlandzku): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/btw/content/omzet-die-meetelt-voor-de-eu-kor
• One-stop-shop (OSS) Komisji Europejskiej (po angielsku): https://vat-one-stop-shop.ec.europa.eu/index_en
• Stawki VAT we wszystkich krajach UE, TEDB (Komisja Europejska, po angielsku): https://ec.europa.eu/taxation_customs/tedb/
• Setting up taxes in WooCommerce (woocommerce.com, po angielsku): https://woocommerce.com/document/setting-up-taxes-in-woocommerce/