Regulamin sklepu, prywatność i pliki cookie w sklepie internetowym

Moduł 5: Obowiązki i regulaminy · Czas czytania: 11 min

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili udostępnić regulamin sklepu tak, aby obowiązywał, uzupełnić politykę prywatności sklepu o operacje przetwarzania związane ze sprzedażą, ocenić, jakie pliki cookie sklep może zapisywać bez zgody, oraz neutralnie zdecydować, czy znak jakości jest dla Państwa odpowiedni.

Kluczowe pojęcia: regulamin sklepu, doręczenie, udostępnienie drogą elektroniczną, pole wyboru akceptacji, polityka prywatności, podmiot przetwarzający, umowa powierzenia przetwarzania danych, okres przechowywania, funkcjonalne pliki cookie, śledzące pliki cookie, atrybucja zamówień (order attribution), zgoda, znak jakości, komisja rozstrzygania sporów, platforma ODR

Ta lekcja wyjaśnia przepisy w brzmieniu obowiązującym 9 listopada 2026 r. Nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W razie wątpliwości co do Państwa sytuacji prosimy zwrócić się do prawnika, organizacji branżowej lub księgowego.

Regulamin sklepu: samo posiadanie nie wystarczy

Regulamin sklepu to stałe zasady, które stosują Państwo przy każdym zamówieniu: dostawa, płatność, gwarancja, odpowiedzialność, reklamacje. Nie jest obowiązkowy, ale ma go niemal każdy sklep. Pułapka: warunki, z którymi klient nie mógł się zapoznać na czas, mogą nie obowiązywać.

W Holandii art. 6:234 holenderskiego kodeksu cywilnego (BW) stanowi, że warunki należy przekazać klientowi przed zawarciem lub w chwili zawarcia umowy. W internecie można to zrobić drogą elektroniczną, jeśli klient może je zapisać i później ponownie przeczytać. W przeciwnym razie klient może unieważnić postanowienia. W praktyce:

• link do regulaminu tuż przy przycisku zamówienia, z polem wyboru, które na początku jest puste („Przeczytałem/am regulamin sklepu”);
• regulamin jako plik pdf lub tekst w e-mailu potwierdzającym lub razem z nim, aby klient go miał;
• stała strona, zawsze dostępna, na przykład przez stopkę.

Niemcy mają podobną zasadę (klient musi mieć rozsądną możliwość zapoznania się z „Allgemeine Geschäftsbedingungen”, AGB). W Belgii warunki obowiązują, jeśli klient mógł je poznać przed zawarciem umowy i je zaakceptował. Idea jest wszędzie ta sama: pokazać na czas i umożliwić zachowanie. W Polsce regulamin również nie może ograniczać praw konsumenta wynikających z ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.

Równie ważne jest to, czego w nim być nie może. Regulamin nie może ograniczać ustawowych praw konsumenta. „Zwrot wyłącznie w oryginalnym, nieotwartym opakowaniu” lub „brak odstąpienia od umowy dla produktów z wyprzedaży” jest sprzeczne z prawem odstąpienia od umowy (lekcja 5.2). Postanowienie, które znajduje się tylko w regulaminie, nigdy też nie zastępuje obowiązkowych informacji (lekcja 5.1 i 5.4). Organizacje branżowe i znaki jakości często udostępniają wzorcowe regulaminy; to bezpieczniejszy początek niż pisanie samodzielne lub kopiowanie tekstu innego sklepu (to ostatnie jest też niezgodne z prawem autorskim).

Prywatność: co sklep przetwarza dodatkowo

Podstawy RODO dla strony internetowej (dane osobowe, podstawa prawna, polityka prywatności, formularze, podmioty przetwarzające) omawia kurs WordPress, lekcja 9.3. Sklep przetwarza więcej danych i z udziałem większej liczby podmiotów:

Co z tym zrobić:

1. Proszę wymienić każde przetwarzanie w polityce prywatności, z celem, podstawą prawną, okresem przechowywania i odbiorcami. WordPress ma w Ustawienia > Prywatność pomocniczy szablon; WooCommerce sam dodaje do niego propozycje tekstu dla sklepu. Prosimy traktować je jako punkt wyjścia, a nie tekst końcowy.
2. Proszę zawrzeć umowy powierzenia przetwarzania danych z podmiotami, które przetwarzają dane w Państwa imieniu (hosting, usługa wysyłki e-maili, program księgowy). W przypadku operatorów płatności i przewoźników rola każdego podmiotu jest inna; prosimy sprawdzić, co sami podają.
3. Proszę ustawić okresy przechowywania w WooCommerce > Ustawienia > Konta i prywatność (lekcja 2.3): nieaktywne konta są usuwane po określonym czasie, nieopłacone, nieudane i anulowane zamówienia trafiają do kosza, a w zamówieniach zwróconych i zrealizowanych dane osobowe są anonimizowane. Prosimy pamiętać o podatkowym obowiązku przechowywania (lekcja 5.6): dane do faktur należy zachować w księgowości, jeśli usuwają je Państwo ze sklepu.
4. Proszę wiedzieć, co robić w razie naruszenia ochrony danych (KB 6749 oraz kurs Bezpiecznie w sieci). Włamanie do sklepu z danymi klientów niemal zawsze podlega obowiązkowi zgłoszenia.

Pliki cookie w sklepie

Same przepisy o plikach cookie (w Holandii Telecommunicatiewet, w UE dyrektywa o prywatności i łączności elektronicznej) również omawia kurs WordPress, lekcja 9.3. Zasada ogólna: funkcjonalne pliki cookie, niezbędne do usługi, o którą prosi odwiedzający, można zapisywać bez zgody. Na pliki śledzące i większość statystycznych potrzebna jest wcześniejsza zgoda.

Dla sklepu oznacza to:

• Funkcjonalne: pliki cookie WooCommerce dla koszyka i sesji (woocommerce_cart_hash, woocommerce_items_in_cart, wp_woocommerce_session_...) oraz pliki cookie operatora płatności podczas płatności. Są dozwolone i należy je wymienić w informacji o plikach cookie.
• Atrybucja zamówień (order attribution): WooCommerce ma funkcję, która rejestruje, z jakiego kanału przyszło zamówienie (wyszukiwarka, kampania, e-mail). Używa plików cookie zaczynających się od sbjs_, domyślnie tylko na czas wizyty. To, czy trzeba prosić o zgodę, zależy od sposobu wykorzystania danych; jest to pomiar, a nie element niezbędny do zamówienia. Funkcję można wyłączyć w WooCommerce > Ustawienia > Zaawansowane > Funkcje. Prosimy ustalić, co dotyczy Państwa sklepu, i opisać to w informacji o plikach cookie.
• Śledzenie i reklamy: piksele mediów społecznościowych, sieci reklamowe i statystyki udostępniające dane podmiotom trzecim. Należy je ładować dopiero po wyrażeniu zgody. Baner cookie, który ładuje wszystko, zanim odwiedzający dokona wyboru, nie spełnia wymogów.

Pułapka: duży, zielony przycisk „Akceptuj” obok przycisku „Odmów”, którego trzeba szukać. Organy nadzoru wymagają, aby odmowa była równie łatwa jak akceptacja.

Znaki jakości i spory

Znak jakości to dobrowolne porozumienie z organizacją, która kontroluje Państwa sklep, udostępnia wzorcowy regulamin i często oferuje procedurę rozstrzygania sporów. Przykłady: Thuiswinkel Waarborg w Holandii, BeCommerce w Belgii, Trusted Shops w Niemczech; jest ich więcej. Różnią się wymaganiami, zakresem kontroli i kosztami. Znak jakości nie jest obowiązkowy i nie zastępuje prawa; może jednak budować zaufanie i pomaga być na bieżąco z przepisami. Prosimy porównać je pod kątem tego, co kontrolują, czego od Państwa wymagają i jaka procedura rozstrzygania sporów jest z nimi związana.

W sprawie sporów jeszcze jedna aktualna kwestia: do 2025 r. sklepy internetowe musiały zamieszczać link do europejskiej platformy ODR do internetowego rozstrzygania sporów. Platforma ta została zamknięta 20 lipca 2025 r. (rozporządzenie (UE) 2024/3228), a obowiązek zamieszczania linku wygasł. Jeśli link nadal znajduje się w regulaminie lub stopce, prosimy go usunąć; prowadzi do czegoś, co już nie istnieje. Komisja Europejska odsyła obecnie do listy podmiotów rozstrzygających spory w poszczególnych krajach.

W praktyce: jak to wygląda w WooCommerce

W Theehuis Example:

1. Strony Regulamin sklepu i Polityka prywatności; w WooCommerce > Ustawienia > Zaawansowane > Konfiguracja strony wybrana strona regulaminu (pole wyboru akceptacji przy składaniu zamówienia), a w Ustawienia > Prywatność strona polityki prywatności.
2. W Konta i prywatność: tekst o prywatności, który WooCommerce pokazuje przy rejestracji i składaniu zamówienia, odsyła do polityki prywatności.
3. Baner cookie, który ładuje śledzenie dopiero po wyrażeniu zgody; sprawdzony w oknie prywatnym za pomocą narzędzi deweloperskich (karta Sieć i Pamięć): przed dokonaniem wyboru brak żądań do usług reklamowych lub statystycznych.
4. Regulamin jako pdf dołączony do e-maila potwierdzającego (za pomocą rozszerzenia) lub link w dodatkowej treści wiadomości.

Podsumowanie

• Regulamin sklepu obowiązuje tylko wtedy, gdy udostępnią go Państwo drogą elektroniczną przed zawarciem lub w chwili zawarcia umowy, tak aby klient mógł go zachować (w Holandii art. 6:234 BW); nie może on ograniczać praw konsumenta. W Polsce prawo odstąpienia od umowy w ciągu 14 dni wynika z ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (art. 27), a nadzór sprawuje Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK).
• Sklep przetwarza więcej danych osobowych niż zwykła strona; prosimy wymienić każde przetwarzanie z podstawą prawną, okresem przechowywania i odbiorcami w polityce prywatności oraz ustawić okresy przechowywania w WooCommerce.
• Pliki cookie koszyka i sesji są funkcjonalne; śledzenie i reklamy dopiero po wyrażeniu zgody; atrybucję zamówień świadomie włączyć lub wyłączyć.
• Znaki jakości są dobrowolne; prosimy porównywać je neutralnie. Obowiązkowy link do platformy ODR wygasł 20 lipca 2025 r.

Quiz

Zadanie

Zadanie A5.5: Regulamin sklepu, prywatność i pliki cookie. Proszę wpisać adres swojego sklepu. Program pobiera stronę główną bez plików cookie, jak nowy odwiedzający, który jeszcze niczego nie wybrał, i zapisuje tylko nazwy plików cookie ustawianych przez stronę. Szuka linku do regulaminu sklepu i linku do polityki prywatności (także po niemiecku, angielsku i francusku) i pobiera obie strony. Zielony, jeśli oba linki istnieją, a strony zwracają 200, w HTML nie ma znanych skryptów statystycznych ani reklamowych i przed dokonaniem wyboru przez odwiedzającego nie są ustawiane statystyczne ani reklamowe pliki cookie (takie jak _ga, _fbp). Pomarańczowy, jeśli taki skrypt jest już w HTML („czy ładuje się dopiero po wyrażeniu zgody?”), jeśli ustawiane są pliki cookie atrybucji zamówień (sbjs_) (informacja) lub jeśli nadal jest link do platformy ODR. Czerwony, jeśli brakuje jednego z dwóch linków, strona jest niedostępna lub śledzące albo reklamowe pliki cookie są ustawiane bez wyboru. Program widzi tylko HTML bez JavaScript; skrypty, które później ładują inne skrypty, prosimy sprawdzić samodzielnie na karcie Sieć w przeglądarce.

Pytanie dla Państwa (niesprawdzane): które operacje przetwarzania z tabeli w tej lekcji nie są jeszcze opisane w Państwa polityce prywatności?

Dalsza lektura

• Darmowy kurs WordPress 9.3: RODO: pliki cookie, formularze i polityka prywatności
• Pliki cookie (Autoriteit Persoonsgegevens, niderlandzki): https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/internet-slimme-apparaten/cookies
• Czy to jest wyciek danych i czy muszę go zgłosić?
• Holenderski kodeks cywilny, księga 6, art. 6:234 (wetten.overheid.nl, niderlandzki): https://wetten.overheid.nl/BWBR0005289/
• Zamknięcie platformy ODR i podmioty rozstrzygające spory w poszczególnych krajach (Komisja Europejska, angielski): https://consumer-redress.ec.europa.eu/site-relocation_en
• Thuiswinkel.org (znak jakości Thuiswinkel Waarborg, niderlandzki): https://www.thuiswinkel.org/