Faktury i księgowość

Moduł 5: Obowiązki i regulaminy · Czas czytania: 10 min

Cel lekcji: Po tej lekcji potrafią Państwo wyjaśnić, kiedy sklep internetowy musi wystawić fakturę, co musi się na niej znaleźć w poszczególnych krajach, jak księgowo obsłużyć zwroty pieniędzy i jak długo wszystko przechowywać. Potrafią Państwo również wybrać sposób generowania faktur z WooCommerce.

Kluczowe pojęcia: faktura, paragon, wymogi dotyczące faktury, kolejny numer faktury, faktura uproszczona, faktura korygująca, OSS a faktury, dostawa wewnątrzwspólnotowa, e-faktura (B2B), Peppol, obowiązek przechowywania, integracja z programem księgowym

Ta lekcja opisuje przepisy obowiązujące na dzień 9 listopada 2026. Nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W razie wątpliwości co do Państwa sytuacji prosimy zwrócić się do prawnika, organizacji branżowej lub księgowego.

Czy sklep w ogóle musi wystawiać faktury?

To zależy od tego, kto kupuje i gdzie.

• Firmom (B2B) w UE trzeba wystawić fakturę. Bez faktury klient biznesowy nie może odliczyć VAT.
• Konsumentom (B2C) we własnym kraju faktura na potrzeby VAT zwykle nie jest obowiązkowa; często wystarczy potwierdzenie zamówienia lub paragon. Wielu klientów jednak jej oczekuje, a na potrzeby własnej księgowości przydatny jest dokument z ciągłą numeracją.
• Sprzedaż na odległość konsumentom w innych krajach UE (lekcja 4.2): jeśli uczestniczą Państwo w procedurze unijnej (OSS) w Holandii, obowiązują holenderskie przepisy dotyczące faktur i na potrzeby VAT nie trzeba wystawiać faktury, jak podaje holenderski urząd skarbowy (Belastingdienst). Jeśli rozliczają Państwo podatek samodzielnie w drugim kraju, obowiązują przepisy dotyczące faktur tego kraju. W Polsce rejestracja w procedurze unijnej OSS i kwartalna deklaracja VIU-DO odbywają się w Drugim Urzędzie Skarbowym Warszawa-Śródmieście.

Fakturę uproszczoną (z mniejszą liczbą danych) można w Holandii wystawić do kwoty € 100 (≈ 439,25 zł) brutto, ale nie przy dostawach wewnątrzwspólnotowych, sprzedaży na odległość i kilku innych transakcjach transgranicznych.

Co musi znaleźć się na fakturze

Wymogi wynikają z unijnej dyrektywy VAT i w poszczególnych krajach są niemal identyczne. Przegląd:

W Belgii obowiązują te same unijne zasady ogólne; prosimy poprosić księgowego o potwierdzenie, co w Państwa przypadku musi znaleźć się na fakturze, zwłaszcza w kwestii numeru przedsiębiorstwa i odwrotnego obciążenia. W Polsce sprzedawca podaje na fakturze swój NIP (firma figuruje w KRS lub CEIDG), a w transakcjach wewnątrzwspólnotowych numer VAT UE w formacie PL + 10 cyfr.

Przy dostawie wewnątrzwspólnotowej do firmy (lekcja 4.1) na fakturze znajdują się także numer VAT klienta oraz adnotacja o odwrotnym obciążeniu.

Zwroty pieniędzy i faktury korygujące

Jeśli wystawili Państwo fakturę, a klient odstępuje od umowy (lekcja 5.2) lub zwracają Państwo część kwoty, nie zmienia się pierwotnej faktury. Wystawia się fakturę korygującą: nowy dokument z własnym numerem, odwołaniem do pierwotnej faktury i ujemnymi kwotami. Dzięki temu numeracja pozostaje ciągła, a deklaracja VAT się zgadza: VAT z faktury korygującej pomniejsza podatek w okresie, w którym nastąpił zwrot.

Pułapki:

• Usunięcie faktury lub zmiana numeracji. Powstaje wtedy luka w serii, co zwraca uwagę podczas kontroli.
• Zwrot pieniędzy w WooCommerce bez wystawienia faktury korygującej. WooCommerce rejestruje zwrot przy zamówieniu, ale Państwa księgowość nic o nim nie wie, jeśli nie ma integracji.
• Pozostawienie zamówienia testowego z prawdziwym numerem faktury. W sklepie testowym prosimy używać innej serii numerów albo wyłączyć tam tworzenie faktur.

Jak uzyskać faktury z WooCommerce

WooCommerce domyślnie nie tworzy faktur w formacie PDF ani ciągłych numerów faktur: numer zamówienia to numer wewnętrzny, który nie zawsze jest ciągły (numer otrzymują także zamówienia anulowane i nieudane). Są trzy możliwości:

1. Wtyczka do faktur, która przy określonym statusie (zwykle "W trakcie realizacji" lub "Zrealizowano") tworzy PDF z własnym, ciągłym numerem i dołącza go do e-maila. Prosimy wybrać taką, która potrafi tworzyć faktury korygujące i pozwala samodzielnie ustalić numerację.
2. Integracja z programem księgowym: zamówienie trafia do programu księgowego, który tworzy i wysyła fakturę. Wszystko jest wtedy w jednym miejscu, łącznie z zestawieniami OSS według kraju i stawki VAT. Wiele programów księgowych ma integrację z WooCommerce.
3. Operator płatności lub zewnętrzna usługa, która tworzy faktury. Prosimy sprawdzić, czy numeracja i dane spełniają wymogi.

Każdą wtyczkę lub integrację prosimy ocenić tak jak w kursie WordPress, lekcja 5.3, i zapytać księgowego, która droga pasuje do Państwa księgowości. W Theehuis Example faktury tworzy program księgowy; sklep przekazuje tylko dane zamówień. Dzięki temu Theehuis ma jedną serię numerów i zestawienie sprzedaży według krajów UE do deklaracji OSS.

E-faktury między firmami

Jeśli sprzedają Państwo również firmom, prosimy zwrócić uwagę na e-fakturowanie: fakturę w ustrukturyzowanym formacie, który może odczytać komputer (nie PDF).

• Belgia: od 1 stycznia 2026 e-faktury między belgijskimi firmami będącymi podatnikami VAT są obowiązkowe, w praktyce przez sieć Peppol (FOD Financiën, efactuur.belgium.be).
• Niemcy: między firmami z siedzibą w Niemczech e-faktura jest standardem (§ 14 UStG); firmy muszą umieć je odbierać, a obowiązek wysyłania wprowadzany jest etapami.
• Holandia: (stan na listopad 2026) brak jeszcze ogólnego obowiązku między firmami.

Dla konsumentów nic się nie zmienia: otrzymują zwykły PDF lub potwierdzenie. Jeśli sprzedają Państwo belgijskim lub niemieckim firmom, prosimy zapytać dostawcę programu księgowego, czy potrafi wysyłać e-faktury. W Polsce obowiązkowe e-faktury między firmami wprowadzane są etapami od 2026 r. w KSeF (Krajowy System e-Faktur); faktury dla konsumentów nie podlegają obowiązkowi KSeF.

Jak długo przechowywać dokumenty

Przechowywanie oznacza również zachowanie dokumentów w formie czytelnej i łatwej do odnalezienia, także po zmianie oprogramowania sklepu lub usunięciu wtyczki. Prosimy regularnie eksportować faktury do księgowości lub archiwum. W Polsce okres przechowywania wynosi 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (Ordynacja podatkowa). Prosimy też uzgodnić to z okresami przechowywania w WooCommerce (lekcja 2.3 i 5.5): jeśli po kilku latach anonimizują Państwo zrealizowane zamówienia, prosimy zadbać, aby dane do faktur były przechowywane w innym miejscu.

Podsumowanie

• Firmom zawsze faktura; konsumentom we własnym kraju zwykle nie jest obowiązkowa; w procedurze OSS w Holandii obowiązują przepisy holenderskie i na potrzeby VAT faktura nie jest potrzebna.
• Na fakturze: data, ciągły numer, dane obu stron, numer VAT UE, co i kiedy dostarczono, kwoty według stawki i VAT; w Niemczech zgodnie z § 14 Abs. 4 UStG.
• Zwrot pieniędzy oznacza fakturę korygującą z odwołaniem, nigdy usunięcie faktury.
• WooCommerce sam nie tworzy faktur: prosimy wybrać wtyczkę, integrację z programem księgowym lub zewnętrzną usługę.
• Przechowywanie: Holandia 7 lat, Belgia 10 lat na potrzeby VAT, Niemcy 8 lat dla faktur; w Polsce 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (Ordynacja podatkowa).

Quiz

Zadanie

Zadanie D5.6: Sprawdzenie faktury. Prosimy złożyć w sklepie testowym zamówienie testowe i wygenerować fakturę (lub, jeśli nie wystawiają Państwo faktur konsumentom, potwierdzenie, które otrzymuje klient). Prosimy porównać ją z wymogami dotyczącymi faktur dla Państwa kraju z tej lekcji. Do odhaczenia: sprawdzono wszystkie obowiązkowe dane; skontrolowano ciągłość numeracji (także po anulowanym zamówieniu); zapewniono fakturę korygującą przy zwrocie pieniędzy; ustalono okres i miejsce przechowywania; uwzględniono sytuację w zakresie OSS.

Prosimy odpowiedzieć: jakich danych brakowało i jak Państwo to rozwiążą? Jak tworzą Państwo faktury: wtyczką, programem księgowym czy przez operatora płatności, i dlaczego? Co dzieje się przy zwrocie pieniędzy, od WooCommerce aż po księgowość? Jak długo i gdzie przechowują Państwo faktury, także w razie zmiany oprogramowania sklepu?

Dalsza lektura

• Jakie wymogi muszą spełniać faktury? (Belastingdienst, po niderlandzku): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/factuureisen
• Faktura uproszczona (Belastingdienst, po niderlandzku): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/aangepaste_regels_facturen/vereenvoudigde_factuur
• Przechowywanie faktur (Belastingdienst, po niderlandzku): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren
• Sprzedaż na odległość w UE i procedura unijna (Belastingdienst, po niderlandzku): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-en-diensten-voor-particulieren-in-andere-eu-landen/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-binnen-de-eu/
• E-fakturowanie w Belgii (FOD Financiën, po niderlandzku): https://efactuur.belgium.be/nl
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (po niemiecku): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen (po niemiecku): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• Darmowy kurs WordPress 5.3: Wybór i ocena wtyczek