Rozdział 1 · 1.2
Państwa poczta w chmurze Microsoft: kwestia prywatności
Jeśli dodają Państwo swój adres e-mail WebOké do nowego programu Outlook lub do aplikacji Outlook, Outlook nie pobiera poczty bezpośrednio z naszego serwera. Microsoft nazywa to „synchronizacją konta z chmurą firmy Microsoft”. Warto wiedzieć, co to oznacza, aby mogli Państwo podjąć świadomą decyzję.
Co dokładnie się dzieje?
- W programie Outlook wpisują Państwo swój adres e-mail, hasło i dane serwera.
- Outlook przekazuje te dane firmie Microsoft. Serwer firmy Microsoft loguje się w Państwa imieniu na nasz serwer pocztowy.
- Microsoft zapisuje kopię Państwa poczty we własnych centrach danych. Według firmy Microsoft dotyczy to poczty oraz, tam gdzie to możliwe, kalendarza i kontaktów.
- Nowy Outlook na komputerze lub aplikacja na telefonie komunikuje się następnie z firmą Microsoft, a już nie z naszym serwerem.
Microsoft sam informuje, że do tych zsynchronizowanych danych mają zastosowanie Umowa o świadczenie usług firmy Microsoft oraz Oświadczenie o ochronie prywatności firmy Microsoft. Warunki WebOké nadal obowiązują w odniesieniu do poczty przechowywanej na naszym serwerze.
Jak to Państwo odczują?
- Opóźnienia. Nowe wiadomości pojawiają się czasem dopiero po pewnym czasie, ponieważ Microsoft musi je najpierw pobrać.
- Niejasne komunikaty o błędach. Jeśli firmie Microsoft nie uda się zalogować, często widzą Państwo jedynie informację, że coś poszło nie tak. Nie dowiedzą się Państwo, czy przyczyną jest hasło, serwer czy port.
- Logowanie z serwerów firmy Microsoft. Nasz serwer widzi próby logowania z serwerów firmy Microsoft, a nie z Państwa połączenia internetowego.
- Brak wyboru. W przypadku nowego programu Outlook dla Windows i aplikacji Outlook Microsoft nie opisuje sposobu wyłączenia tej funkcji. Jeśli nie wyrażą Państwo zgody, nie będzie można dodać konta.
Czy to problem?
To zależy od Państwa. Dla wielu osób nie stanowi to problemu. Jeśli jednak pracują Państwo z danymi wrażliwymi, na przykład w ochronie zdrowia, w kancelarii prawnej lub w administracji publicznej, albo w Państwa organizacji obowiązują ustalenia dotyczące miejsca przechowywania poczty, mogą Państwo nie chcieć, aby kopia trafiała do firmy Microsoft. W razie potrzeby prosimy skonsultować się z osobą odpowiedzialną w Państwa organizacji za RODO.
Więcej informacji znajdą Państwo na naszym blogu we wpisie Outlook: koszmar prywatności oraz w lekcji Outlook: nowy i klasyczny.
Nie chcą Państwo, aby kopia trafiała do firmy Microsoft?
- W systemie Windows prosimy korzystać z klasycznego programu Outlook. Łączy się on bezpośrednio z naszym serwerem (zob. Dodawanie adresu e-mail do klasycznego programu Outlook).
- Na komputerze Mac podczas dodawania konta w programie Outlook prosimy wybrać bezpośrednią synchronizację (zob. Aplikacja Outlook na telefonie i Outlook dla Mac) lub skorzystać z Apple Mail.
- Na telefonie prosimy używać aplikacji pocztowej, która jest już zainstalowana w urządzeniu (zob. iPhone i iPad oraz Android i aplikacja Gmail).
- Mogą Państwo również wybrać inny program pocztowy, na przykład Thunderbird, lub pocztę przez przeglądarkę (zob. Otwieranie poczty webmail).