Wspólny kalendarz ze współpracownikami

Chcą Państwo korzystać ze współpracownikami z jednego kalendarza, na przykład kalendarza sali konferencyjnej lub całego zespołu? Sama skrzynka pocztowa WebOké tego nie umożliwia: skrzynka IMAP nie ma kalendarza. Jest to jednak możliwe dzięki Państwa Nextcloud WebOké, również wtedy, gdy wszyscy korzystają z programu Outlook.

Krok 1: udostępnienie kalendarza w Nextcloud

1. W swoim Nextcloud, w aplikacji Kalendarz, prosimy utworzyć nowy kalendarz, na przykład Zespół.
2. Prosimy udostępnić ten kalendarz współpracownikom lub grupie. Mogą Państwo wybrać, czy będą mogli go tylko przeglądać, czy także edytować.

Sposób konfiguracji udostępniania opisano w artykule Udostępnianie kalendarzy, publikowanie ich i umieszczanie na stronie internetowej. Każdy współpracownik potrzebuje do tego własnego użytkownika w tym samym Nextcloud.

Krok 2: każdy współpracownik łączy kalendarz w programie Outlook

• Klasyczny program Outlook: każdy współpracownik tworzy w CalDav Synchronizer profil dla wspólnego kalendarza, używając własnej nazwy użytkownika i hasła aplikacji (zob. Kalendarz i kontakty z Nextcloud w klasycznym programie Outlook). Wspólny kalendarz pojawi się na liście podczas wyszukiwania kalendarzy.
• Nowy program Outlook lub aplikacja Outlook: synchronizacja dwukierunkowa nie jest tu możliwa (zob. Kalendarz w nowym Outlooku i aplikacji Outlook). Współpracownicy przeglądają i edytują wtedy wspólny kalendarz w przeglądarce lub w aplikacji kalendarza w telefonie.

Wspólne kontakty

W ten sam sposób mogą Państwo udostępnić książkę adresową w Nextcloud. W klasycznym programie Outlook łączy się ją za pomocą dodatkowego profilu w CalDav Synchronizer, z pustym folderem na kontakty.

Wskazówki

• Prosimy ustalić, kto może dodawać spotkania do wspólnego kalendarza. Pozostałym osobom warto nadać tylko uprawnienia do odczytu.
• Współpracownik odchodzi z firmy? Prosimy przeczytać artykuł Odejście współpracownika: bezpieczne przejęcie plików, kalendarza i udostępnionych folderów.
• Państwa organizacja korzysta również z Microsoft 365 lub Exchange? W takim przypadku pozostaje to osobny kalendarz. Prosimy nie synchronizować tych dwóch kalendarzy ze sobą, ponieważ spowoduje to zdublowanie spotkań.