Archiwizacja: folder archiwum na serwerze lub plik pst

Chcą Państwo uporządkować folder Skrzynka odbiorcza, ale zachować starą pocztę? Można ją zarchiwizować. W przypadku adresu e-mail w WebOké są dwa sposoby. Różnią się tym, gdzie poczta będzie się potem znajdować.

Sposób 1: folder archiwum na serwerze (zalecany)

Prosimy utworzyć w Outlook przy swoim adresie e-mail folder, na przykład Archiwum lub Archiwum 2025, i przeciągnąć do niego starą pocztę. Ten folder znajduje się na naszym serwerze.

• Archiwum jest widoczne na każdym komputerze, w telefonie i w poczcie webmail.
• Jest objęte kopiami zapasowymi Państwa pakietu.
• Wlicza się jednak do przestrzeni skrzynki pocztowej (zob. Foldery, wysłana poczta i pełna skrzynka e-mail).

Wiele wersji Outlook ma również przycisk Archiwizuj. Przenosi on wiadomość do folderu archiwum. W przypadku konta IMAP Outlook czasem najpierw pyta, który to ma być folder. Prosimy wtedy wybrać folder pod swoim adresem e-mail, a nie folder na komputerze.

Sposób 2: plik pst na komputerze

Klasyczny Outlook może zapisywać pocztę w pliku danych programu Outlook, czyli w pliku z rozszerzeniem .pst. Ten plik znajduje się na Państwa komputerze, a nie na naszym serwerze.

• Jest to przydatne, gdy skrzynka pocztowa się zapełnia, a stara poczta nie musi już być przechowywana na serwerze.
• Uwaga: taka poczta będzie widoczna tylko na tym komputerze. Nie w telefonie i nie w poczcie webmail.
• Jeśli komputer ulegnie awarii lub plik zostanie uszkodzony, poczta zostanie utracona. Plik pst nie jest objęty naszymi kopiami zapasowymi. Prosimy więc samodzielnie wykonywać jego kopię zapasową (zob. Strategia kopii zapasowych: zasada 3-2-1 dla własnej firmy).

W klasycznym Outlook plik pst tworzy się, wybierając Plik, Otwórz i eksportuj, a następnie Import/eksport, z opcją eksportu do pliku. Dostępna jest też funkcja Autoarchiwizacja, która automatycznie przenosi starą pocztę do pliku pst. Prosimy włączać ją tylko wtedy, gdy wiedzą Państwo, gdzie znajduje się ten plik, i mają jego kopię zapasową.

Pliki pst a nowy Outlook

Nowy Outlook obsługuje pliki pst tylko w ograniczonym zakresie. Microsoft podaje jako warunki między innymi to, że na komputerze musi być zainstalowany również klasyczny Outlook oraz że muszą Państwo mieć subskrypcję Microsoft 365. Jeśli planują Państwo przejście, prosimy najpierw w klasycznym Outlook przenieść pocztę z plików pst z powrotem do folderu na serwerze. Wtedy będzie ona automatycznie widoczna w nowym Outlook.

Wskazówka: Klasyczny Outlook przechowuje konto IMAP także w pliku z rozszerzeniem .ost. Jest to jedynie kopia tego, co znajduje się na serwerze. Jeśli ten plik ulegnie uszkodzeniu, Outlook może ponownie pobrać wszystko z serwera. Plik .pst to coś innego: poczta często znajduje się wyłącznie w nim.