Domena, poczta e-mail i strona internetowa w przypadku śmierci lub zakończenia działalności firmy: co powinni zrobić bliscy

Czy klient zmarł albo działalność kończy firma, stowarzyszenie lub fundacja? Strona internetowa, adres e-mail i domena działają wtedy nadal, dopóki ktoś się nimi nie zajmie. W tym artykule wyjaśniamy, w jakiej kolejności należy postępować: jakie dokumenty dostarczyć, jak zabezpieczyć pocztę e-mail i stronę internetową oraz jak zachować lub wypowiedzieć domenę.

1. Najpierw proszę ustalić, czego Państwo chcą

Zazwyczaj jest to jedna z trzech możliwości:

• Przejęcie wszystkiego: konto zostaje przepisane na Państwa, a strona internetowa, poczta e-mail i domena działają dalej.
• Zachowanie części: na przykład tylko domeny, aby dawne adresy e-mail nie trafiły do kogoś innego, albo tylko poczty e-mail.
• Zakończenie wszystkiego: najpierw zabezpieczenie tego, co chcą Państwo zachować, a następnie wypowiedzenie usług.

2. Proszę dostarczyć dokumenty

Jeśli nie mogą Państwo zalogować się na konto osoby zmarłej, prosimy o wysłanie wiadomości e-mail na adres support@weboke.pl, zawierającej:

• kopię aktu zgonu;
• dokument potwierdzający, że mogą Państwo działać w imieniu bliskich, na przykład notarialne poświadczenie dziedziczenia lub zaświadczenie o powołaniu wykonawcy testamentu, albo pisemne pełnomocnictwo od spadkobierców;
• kopię własnego dokumentu tożsamości;
• informację, czego Państwo oczekują: przepisania konta na Państwa nazwisko i adres e-mail albo wypowiedzenia (części) produktów i domen.

Czy konto było zarejestrowane na firmę, stowarzyszenie lub fundację? W takim przypadku nowy członek zarządu lub osoba uprawniona do reprezentacji przesyła aktualny odpis z rejestru handlowego (w Holandii KvK), na którym jest wymieniona, wraz z kopią własnego dokumentu tożsamości. Jeśli nie figurują Państwo w odpisie, prosimy o przesłanie pisemnego pełnomocnictwa od osoby, która w nim figuruje.

Po weryfikacji zmienimy adres e-mail i numer telefonu komórkowego przypisane do konta. Następnie mogą Państwo samodzielnie ustawić nowe hasło i się zalogować. Więcej informacji znajdą Państwo w artykule Nie mogę się zalogować: utracony adres e-mail lub telefon albo klient zmarł.

3. Proszę zabezpieczyć pocztę e-mail i stronę internetową

Po zalogowaniu mogą Państwo samodzielnie zarządzać pakietem w Moje WebOké i DirectAdmin. Prosimy zabezpieczyć wszystko, co chcą Państwo zachować, nawet jeśli później wszystko zostanie wypowiedziane:

1. Poczta e-mail: proszę ustawić w DirectAdmin nowe hasło do skrzynki, zob. Zmiana hasła do adresu e-mail. Następnie proszę otworzyć skrzynkę w programie pocztowym i zapisać wiadomości w folderze lokalnym, zob. Lokalne zapisywanie poczty w celu oszczędzania miejsca na serwerze pocztowym.
2. Strona internetowa i pliki: proszę pobrać pełną kopię zapasową, zob. WebOké Backups: przeglądanie, przywracanie lub pobieranie kopii zapasowej.
3. Nextcloud: proszę wyeksportować pliki, kalendarz i kontakty, zob. Eksport danych z Nextcloud: pliki, kalendarz i kontakty.

Chcą Państwo poinformować kontakty, że adres nie jest już odczytywany? Prosimy ustawić automatyczną odpowiedź dla skrzynki, zob. Autorespondery.

Czy chodzi o firmę, która kończy działalność? Prosimy pamiętać, że korespondencja służbowa i faktury mogą podlegać obowiązkowi przechowywania wynikającemu z przepisów podatkowych. Zob. Przechowywanie służbowej poczty e-mail: obowiązek przechowywania i archiwizacja.

4. Przedłużenie lub wypowiedzenie

• Kontynuacja: prosimy opłacać faktury za przedłużenie. Jeśli są wystawiane na konto osoby zmarłej, zaczną Państwo je otrzymywać, gdy tylko konto zostanie przypisane do Państwa adresu e-mail.
• Wypowiedzenie: prosimy wypowiedzieć usługę na dzień jej wygaśnięcia, wtedy wszystko działa do tej daty. Wypowiedzenia można dokonać w Moje WebOké lub bez logowania za pomocą formularza Wypowiedzenie umowy, załączając dokumenty z kroku 2.
• Przeniesienie: jeśli ktoś inny chce zachować stronę internetową lub domenę, prosimy zamiast wypowiedzenia przenieść pakiet lub domenę na konto WebOké tej osoby.

Po dacie zakończenia pakiet zostaje natychmiast wyłączony. Jeśli jednak o czymś Państwo zapomnieli, na życzenie możemy przywrócić kopię zapasową do 30 dni od zakończenia usługi. Prosimy o zgłoszenie tego w formie zgłoszenia (ticketu). Co dzieje się dalej po wypowiedzeniu, opisujemy w artykule Wypowiadanie produktów i domen, wycofanie wypowiedzenia i co dzieje się potem.

5. Proszę przypisać domenę właściwemu abonentowi

To, że konto jest zarejestrowane na Państwa nazwisko, nie oznacza automatycznie, że domena należy do Państwa. W rejestrze jako abonent nadal figuruje osoba zmarła lub zlikwidowana organizacja. Jeśli chcą Państwo zachować domenę, prosimy zmienić abonenta w kontaktach domeny w Moje WebOké. Jest to zmiana abonenta: po jej dokonaniu domena prawnie należy do nowego abonenta.

• Spółka z o.o. lub fundacja kończy działalność, ale jedna z zaangażowanych osób chce zachować domenę? Prosimy przeprowadzić zmianę abonenta, zanim organizacja zostanie wykreślona z rejestru handlowego.
• W przypadku zakończenia jednoosobowej działalności gospodarczej abonentem pozostaje sam przedsiębiorca. W razie jego śmierci domena przechodzi na spadkobiercę poprzez zmianę abonenta.

W razie trudności prosimy o przesłanie zgłoszenia (ticketu). Kim jest abonent, wyjaśniamy w artykule Kim jest abonent domeny?.

Krok po kroku ze zrzutami ekranu: Zmiana kontaktów domeny i właściciela, Przenoszenie i łączenie kont oraz Wypowiedzenie produktu, wycofanie wypowiedzenia lub przeniesienie w podręczniku WebOké.

Zobacz także: Rezygnacja z WebOké: jak zabrać swoje dane