Przechowywanie firmowej poczty e-mail: obowiązek przechowywania i archiwizacja

Jak długo należy przechowywać firmową pocztę e-mail i czy wolno przechowywać wszystko bez ograniczeń? W tym artykule wyjaśniamy, co mówią przepisy o obowiązku przechowywania dokumentów oraz zasady ochrony prywatności, na przykładzie Holandii, a także jak w praktyce archiwizować pocztę. Jest to ogólne objaśnienie, a nie porada prawna ani podatkowa. Terminy różnią się w zależności od kraju: prosimy o kontakt z urzędem skarbowym, księgowym lub biegłym rewidentem.

1. Która poczta podlega obowiązkowi przechowywania?

W wielu krajach przedsiębiorstwo musi przechowywać swoją dokumentację przez określoną liczbę lat. Poczta e-mail również się do niej zalicza, jeśli zawiera ustalenia lub dane istotne dla księgowości lub podatków. Na przykład:

• oferty, potwierdzenia zamówień i ustalenia dotyczące cen;
• faktury wysyłane lub otrzymywane pocztą e-mail, wraz z załącznikami;
• umowy i ich zmiany.

Newslettery, reklamy i zwykła korespondencja bez skutków finansowych zazwyczaj nie muszą być przechowywane.

2. Jak długo? Przykład Holandii

• Termin zaczyna biec dopiero wtedy, gdy dokument przestaje być aktualny. Umowę obowiązującą przez cztery lata przechowują Państwo przez te cztery lata, a następnie jeszcze przez 7 lat.
• Jeśli Państwa firma zakończy działalność, obowiązek przechowywania nadal obowiązuje.
• Przechowywanie w formie cyfrowej jest dozwolone, o ile mogą Państwo okazać dokumenty w rozsądnym terminie i nie mogą one zostać niepostrzeżenie zmienione.

Zasady są opisane na stronie holenderskiego urzędu skarbowego Belastingdienst. W innych krajach obowiązują inne terminy.

3. Kwestia prywatności: nie dłużej, niż to konieczne

Poczta e-mail często zawiera dane osobowe. Zgodnie z RODO (po angielsku GDPR) danych osobowych nie przechowuje się dłużej, niż jest to niezbędne do realizacji celu. Nie stoi to w sprzeczności z obowiązkiem przechowywania: to, co muszą Państwo przechowywać zgodnie z prawem, wolno Państwu przechowywać. Przechowywanie wszystkiego na zawsze tylko dlatego, że jest to możliwe, nie jest jednak właściwe.

• Prosimy określić dla każdego rodzaju poczty, jak długo jest potrzebna, i zapisać te ustalenia.
• Prosimy usuwać pocztę bez znaczenia biznesowego, np. stare aplikacje o pracę lub wiadomości z formularzy kontaktowych.
• Archiwum należy chronić równie dobrze jak skrzynkę pocztową: silnym hasłem i kopią zapasową.

Więcej o RODO i Państwa stronie internetowej przeczytają Państwo w artykule RODO a Państwa strona internetowa: pliki cookie, treści zewnętrzne, formularze i polityka prywatności.

4. Jak archiwizować pocztę

Istnieje kilka sposobów. Można je również łączyć.

1. Folder archiwum na serwerze. Prosimy przenieść starą pocztę do folderu, np. Archiwum lub Archiwum 2025. Poczta pozostaje wtedy dostępna w poczcie webowej, na telefonie i w naszej nocnej kopii zapasowej, ale wlicza się do pojemności skrzynki pocztowej. Zobacz Foldery w skrzynce pocztowej: Odebrane, Wysłane, Wersje robocze, Kosz, Spam i Archiwum.
2. Zapisywanie lokalne. Prosimy przenieść pocztę do lokalnego folderu w programie pocztowym, np. do pliku .pst w Outlooku lub do Folderów lokalnych w Thunderbirdzie. Oszczędza to miejsce na serwerze, ale poczta będzie wtedy dostępna tylko na tym komputerze. Zobacz Lokalne zapisywanie poczty w celu zaoszczędzenia miejsca na serwerze pocztowym.
3. Eksportowanie pojedynczych wiadomości. Ważną wiadomość można zapisać jako plik .eml wraz z załącznikami. Zobacz Eksportowanie wiadomości jako .eml i ponowny import. Takie pliki można umieścić na przykład w stałym folderze w Nextcloud, obok pozostałej dokumentacji.

5. Rezygnują Państwo ze skrzynki pocztowej lub pakietu?

W takim przypadku prosimy wyeksportować pocztę, którą muszą Państwo przechowywać, przed datą zakończenia. Po dacie zakończenia pakiet zostaje natychmiast wyłączony. Jak zabrać wszystkie dane, przeczytają Państwo w artykule Rezygnacja z WebOké: jak zabrać swoje dane.

Szczegółowe objaśnienie ze zrzutami ekranu: Archiwizacja: folder archiwum na serwerze lub plik pst w podręczniku Outlooka oraz Archiwizowanie wiadomości w podręczniku poczty webowej.

Chcą Państwo dowiedzieć się więcej? Zapraszamy na bezpłatny kurs Porządek w poczcie e-mail, lekcja 3.2 Pojemność, limity i pełna skrzynka pocztowa.