Dlaczego nie wszyscy otrzymują Państwa automatyczną odpowiedź
Autoodpowiedź jest włączona, ale klient twierdzi, że nie otrzymał odpowiedzi. Albo ktoś otrzymał ją za pierwszym razem, a później już nie. Zazwyczaj nie jest to błąd: autoodpowiedź celowo nie odpowiada na każdą wiadomość. W tym artykule wyjaśniamy, dlaczego tak się dzieje i jak ją skonfigurować, aby odpowiedź otrzymywały właściwe osoby.
Jak to działa
Autoodpowiedź, którą ustawiają Państwo w poczcie webmail w menu Ustawienia > Autoodpowiedź, jest technicznie filtrem na serwerze pocztowym. Działa w momencie, gdy wiadomość dociera na serwer, a więc także wtedy, gdy Państwa komputer jest wyłączony. Zasady takiej automatycznej odpowiedzi określa standard dla autoodpowiedzi Sieve, RFC 5230 (w języku angielskim). Zawiera on kilka ograniczeń, które zapobiegają szkodom wyrządzanym przez autoodpowiedź.
1. Jedna odpowiedź na nadawcę w danym odstępie czasu
Serwer zapamiętuje, komu już odpowiedział. W ramach ustawienia Odstęp między odpowiedziami ten sam nadawca nie otrzyma drugiej odpowiedzi. Jeśli nie wybiorą Państwo żadnej wartości, zgodnie ze standardem wynosi on 7 dni. Jeśli więc ktoś napisze do Państwa cztery razy w ciągu trzech dni, otrzyma jedną autoodpowiedź. Dopiero po upływie tego odstępu otrzyma kolejną, jako przypomnienie, że nadal są Państwo nieobecni.
Czy testowali Państwo autoodpowiedź, wysyłając wiadomość do siebie z innego adresu? W takim razie przy drugim teście nie otrzymają już Państwo odpowiedzi. Oznacza to, że wszystko działa.
2. Brak odpowiedzi na listy mailingowe i wiadomości automatyczne
Autoodpowiedź wysłana na listę mailingową liczącą tysiąc członków albo dwie automatyczne wiadomości odpowiadające sobie nawzajem bez końca: nikt tego nie chce. Dlatego zgodnie z RFC 5230 (sekcja 4.6) serwer nie odpowiada na:
- wiadomości z nagłówkiem List-Id lub innymi nagłówkami List: newslettery i listy mailingowe;
- wiadomości z nagłówkiem Auto-Submitted o wartości innej niż
no: wiadomości automatyczne, takie jak inna autoodpowiedź lub powiadomienie systemowe; - wiadomości z adresów takich jak MAILER-DAEMON lub z adresów zaczynających się od
owner-albo kończących się na-request.
Państwa własna odpowiedź również otrzymuje nagłówek Auto-Submitted: auto-replied. Dzięki temu inna autoodpowiedź wie, że nie powinna na nią odpowiadać. Odpowiedź trafia ponadto do nadawcy z koperty (Return-Path). W przypadku zwykłej poczty jest to adres nadawcy, w przypadku systemów często adres techniczny.
3. Tylko gdy wiadomość jest rzeczywiście skierowana do Państwa
Serwer odpowiada tylko wtedy, gdy jeden z Państwa adresów znajduje się w nagłówku Do (To) lub DW (Cc). Zapobiega to odpowiedziom na wiadomości, które dotarły przez listę lub jako UDW (Bcc). Serwer zna adres Państwa skrzynki pocztowej, ale nie zna adresu takiego jak info@example.com, który jest przekierowywany do Państwa skrzynki.
Dlatego pole Moje adresy e-mail jest tak ważne:
- Prosimy przejść do Ustawienia > Autoodpowiedź i otworzyć Ustawienia zaawansowane.
- W polu Moje adresy e-mail prosimy wpisać każdy adres, na który otrzymują Państwo pocztę, także aliasy i adresy przekierowań (forwardery). Przycisk Wypełnij wszystkimi moimi adresami powoduje, że webmail przejmuje adresy z Państwa tożsamości.
- Prosimy kliknąć Zapisz.
Jeśli pominą Państwo adres info@, klient piszący na info@ nie otrzyma autoodpowiedzi i może na próżno czekać na odpowiedź.
4. Poza czasem rozpoczęcia i zakończenia
Jeśli wypełnili Państwo pola Czas rozpoczęcia i Czas zakończenia, autoodpowiedź poza tym okresem nie działa. Prosimy sprawdzić, czy daty są poprawne, łącznie z rokiem. Jeśli pozostawią je Państwo puste, wiadomość jest aktywna, dopóki pole Status jest ustawione na Włączona. Ustawienie daty rozpoczęcia i zakończenia jest jednak najbezpieczniejszym wyborem: wtedy nie można zapomnieć o wyłączeniu wiadomości.
Szybkie sprawdzenie, dlaczego ktoś nie otrzymał odpowiedzi
| Sprawdź | Gdzie |
|---|---|
| Czy Status jest ustawiony na Włączona i czy dzisiejsza data mieści się między Czasem rozpoczęcia a Czasem zakończenia? | Ustawienia > Autoodpowiedź |
| Czy ten nadawca otrzymał już odpowiedź w ramach Odstępu między odpowiedziami? | Ustawienia zaawansowane > Odstęp między odpowiedziami |
| Czy wiadomość została wysłana na alias lub adres przekierowania, którego nie ma w polu Moje adresy e-mail? | Ustawienia zaawansowane > Moje adresy e-mail |
| Czy był to newsletter, lista mailingowa lub wiadomość automatyczna? | Nagłówki wiadomości (Headers): List-Id lub Auto-Submitted |
| Czy filtr umieszczony wyżej na liście już przenosi wiadomość? | Ustawienia > Filtry |
Prosimy pozostawić Akcja dla wiadomości przychodzącej ustawioną na Zachowaj. Wtedy otrzymana wiadomość pozostaje w Państwa skrzynce i mogą ją Państwo przeczytać po powrocie.
Kroki ze zrzutami ekranu znajdą Państwo w podręczniku Roundcube w artykule Ustawianie autoodpowiedzi. Jeśli korzystają Państwo z DirectAdmin, prosimy zapoznać się z sekcją Vacation Messages w podręczniku DirectAdmin.